Gestion des Modèles de document

Le module de gestion des Modèles de document (ou documents types) vous permet de gérer des modèles de documents que vous pouvez ensuite télécharger au sein de vos Actions de Formation et qui seront pré-remplis automatiquement avec les différentes informations contenues dans Dendreo. 

Cela vous permet, par exemple, d'avoir un modèle de feuille d'émargement qui contiendra automatiquement les bons horaires et noms des Participants pour chaque Action de Formation dans laquelle vous téléchargerez ce document. Un gain de temps indéniable !

Principe de fonctionnement

Vous pouvez créer autant de modèles de document que vous le souhaitez. Dendreo gère différentes extensions de documents, cependant le format le plus commun et le plus recommandé et le .docx.

Chaque modèle de document peut avoir plusieurs versions. Par exemple, si vous souhaitez changer le logo sur votre modèle de feuille d'émargement existant, il vous suffit de partir du modèle existant (retéléchargez-le depuis Dendreo), changer le logo et uploader la nouvelle version sur Dendreo. Vous pouvez ainsi garder un historique de toutes les versions utilisées et revenir à une version ultérieure si nécessaire.

L'édition des modèles de document se fait directement dans votre logiciel d'édition (Suite Microsoft Office ou Open Office). Les documents ne sont pas édités dans Dendreo directement. Vous avez donc accès à l'intégralité des fonctionnalités classiques de votre logiciel d'édition et n'êtes pas restreints par des contraintes de mise en forme ! Vous pouvez donc partir de vos modèles de document existants.

Un modèle de document est un document qui contient des "tags" (vous pouvez cependant utiliser des modèles de document sans tags). Ces tags seront ensuite remplacés dynamiquement par Dendreo avec la bonne valeur lors de leur génération dans vos adf. Un tag est toujours entre accolades, par exemple {participant_nom}, qui sera remplacé par le nom du Participant lors de la génération du document. "Tagger" un document correspond à l'activité d'identifier les zones du document qu'il faut rendre variable, en les remplaçant par les tags Dendreo appropriés.

En parallèle, notez que si vous utilisez  la gestion électronique de document, alors pensez à réserver un espace libre toujours au même endroit sur vos documents afin que Dendreo puisse y insérer un QR Code sans rentrer en conflit avec le reste du design de votre document !

Gérer vos Modèles de documents

Rendez-vous sur la page de  configuration de vos Modèles de Docs.

Dans cette gestion vous avez également la possibilité de restreindre la génération de documents en fonction de la présence des participants. Pour se faire il vous suffit de cliquer sur le bouton bleu pour modifier :

Puis de sélectionner l'option que vous souhaitez :

Une fois sauvegardé, vous pourrez retourner dans l'édition de document dans une Action de Formation et seul les participants répondant au critère choisi apparaitront:

Créer un nouveau modèle

Pour ajouter un nouveau modèle de document, choisissez tout d'abord la bonne catégorie dans laquelle l'ajouter : 

  • Action de formation : documents généraux liés aux actions de formation INTRA / INTER
  • Action de formation > Formateurs : documents relatifs à chaque Formateur d'une Action de Formation
  • Action de formation > Entreprises : documents relatifs à chaque Entreprise (client) d'une Action de Formation
  • Action de formation > Participant : documents relatifs à chaque Participant d'une Action de Formation
  • Action de formation > Financements : documents relatifs à chaque Financement d'une Action de Formation (typiquement, les Factures)
  • Action de formation > Modules : documents relatifs à chaque Module (ou séance) d'une Action de Formation, si vous faites des Actions de Formation multi-modules

Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un nouveau modèle de document" de la bonne catégorie.

Il vous sera demandé de remplir deux choses :

- intitulé du document à l'affichage

Deux documents ne peuvent pas avoir le même intitulé. Mais toutes les versions d'un même document auront le même intitulé. Ce nom est différent du nom du fichier lorsqu'il sera téléchargé : il s'agit simplement du titre du document qui apparaîtra dans l'onglet  Documents d'une action de formation pour vous aider à l'identifier.

Nom du document au téléchargement

Vous pouvez aussi définir le nom du fichier : on entend ici le nom du fichier lors de son téléchargement.  Vous n'avez pas besoin d'inclure l'extension du fichier dans le nom

Exemple : Si vous intitulez votre document type "Convention de formation" et que son nom de fichier est "convention_de_formation", il sera listé comme "Convention de formation" sur votre Action de Formation et sera nommé "convention_de_formation.docx" lors du téléchargement.

Il est possible d'inclure un certain nombre de  tags dans le nom de vos fichiers, afin de nommer vos fichiers pertinemment et faciliter leur identification après téléchargement.

Les tags disponibles sont les mêmes que ceux utilisés pour tagger vos documents (voir notre article dédié à ce sujet en bas d'article). Cependant, au lieu de les inclure entre accolades "{" et "}", vous devez les mettre entre dièses "#" et "#". Par exemple, votre nom de fichier peut être le suivant :  Convention_#ent_raison_sociale#.

Une fois ces deux noms choisis, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder pour créer votre Modèle de document :

Désormais, votre modèle de document est créé mais ne contient encore aucune version du document. Il vous faut ajouter la première version de votre modèle de document.

Uploader une nouvelle version d'un modèle de document

Dans la zone jaune-orangée, cliquez simplement sur le bouton Parcourir, et sélectionner votre document sur votre disque dur. Le nom de votre fichier localement n'a absolument aucune importance et ne sera pas enregistré. Cliquez ensuite sur " Uploader nouvelle version".

Seuls les documents au format Word, Excel, Power Point (à partir de la version 2003), OpenOffice, et PDF avec champs de formulaire peuvent être pré-remplies par Dendreo. Il est nécessaire que tous les documents types générables soient sauvegardés aux formats Word 2007 (.docx, .xlsx ou .pptx),  formats Word XML 2003 (.doc ou .xls "anciennes versions") ou OpenOffice (.odt, .ods). 

Nous vous recommandons d'utiliser le format .docx dès que possible. C'est le plus optimisé et celui permettant de réaliser le plus de choses, notamment l'utilisation de tags avancés (boucles, images, etc.)

Si vous enregistrez un document Word sous le format XML 2003, son nom deviendra "nom_document.xml". Fermez le document puis renommez le fichier en "nom_document.doc". Vous pouvez maintenant l'ouvrir à nouveau, il se comportera comme un document Word ordinaire mais sera générable par Dendreo si vous le taggez (cf. plus bas) et l'uploadez. Seul le format 2007 pptx est géré pour les PowerPoints.

Dendreo est capable de remplir les documents PDF qui contiennent des champs éditables. Si vous avez des difficultés pour insérer des tags dans des champs limités en longueur (code postal, etc.), merci de contacter le support pour obtenir de l'aide.

Si un document type OpenOffice, Word, Excel ou Powerpoint est bien enregistré aux formats 2007 ou XML 2003 et qu'il contient au moins un tag, alors une icône apparaîtra à côté de son nom pour vous signifier que Dendreo a détecté que ce document sera pré-rempli lors de son téléchargement.

Attention à la limite de poids qui est de 6 Mb, cela permet d'optimiser la génération de vos documents et de limiter la taille des emails lorsque ces documents sont utilisés en guise de pièces jointes.

Choix de la version à utiliser d'un modèle de document

Puisque vous pouvez uploader plusieurs versions d'un même modèle de document afin de le faire évoluer, il vous est possible de choisir quelle version du document il convient d'activer et de rendre disponible dans les actions de formation. Vous pouvez ainsi tester une nouvelle version et, si elle ne vous convient pas, revenir à une version antérieure en un clic ! Aucun risque de perdre vos documents types.

Pour choisir la version du document à activer, cliquez sur la coche verte à gauche. Tout upload d'une nouvelle version d'un modèle de document active automatiquement celle-ci comme la version à utiliser.

Modification ou suppression

Pour modifier un modèle de document, cliquez sur le bouton d'édition : vous pourrez alors changer les paramètres de nom.

Pour modifier le contenu du document lui même, téléchargez la dernière version du modèle de document en cliquant sur son nom (en bleu), modifiez là sur votre ordinateur, et uploadez la nouvelle version en cliquant sur le bouton d'édition du modèle de document pour révéler la barre jaune d'upload.

Vous pouvez  désactiver (sans le supprimer) n'importe quel document type en décochant l'œil se trouvant devant son nom dans le listing détaillé.

Vous pouvez supprimer n'importe quelle version d'un modèle de document grâce au bouton de suppression à droite. Cependant, il est souvent inutile de supprimer une ancienne version puisque Dendreo n'utilisera que la version actuellement activée. Conserver les anciennes versions vous permet de conserver un historique de vos modèles que vous pouvez réutiliser en cas d'erreur.

Vous pouvez également supprimer intégralement un modèle de document : cette action supprimera le modèle de document, ainsi que toutes les versions du document associées. Si vous n'êtes pas sur de vouloir faire cela, vous pouvez simplement désactiver (masquer) un modèle de document, sans le supprimer (cf. plus haut).

Changer l'ordre d'affichage de vos documents types

Vous avez la main sur l'ordre dans lequel apparaitront vos documents types sur les onglets "Documents" de vos pages actions de formation. Pour ordonner vos fichiers, il vous suffit de simplement glisser-déposer vos documents type au sein du listing (grâce à la petite poignée à gauche du nom).

Modèles par Centre de Formation

Si vous utilisez la fonctionnalité Multi-centres, vous pouvez activer/désactiver des modèles de documents pour seulement certains de vos Centres de Formation en cliquant sur l'icône maison.

Récapitulatif

Vous pouvez en utilisant le crayon éditeur à droite :

  • cacher un document, si vous ne souhaitez plus le voir apparaître parmi vos modèles de documents
  • définir un modèle par centre
  • identifier si un document est utilisé en tant que pièces jointes de vos modèles d'email
  • voir si un modèle de documents contient des tags
  • activer un modèle grâce à la coche verte (si vous avez plusieurs modèles pour un même élément 

  • choisir les centres de formation dans lesquels activer ce modèle de document (dans le cadre d'une gestion multicentres)
  • définir l'intitulé du document pour l'identifier plus facilement dans la gestion de vos actions de formation
  • définir le nom au téléchargement du document, grâce à des tags pertinents qui vous permettront de retrouver facilement un document spécifique sur votre ordinateur.

Ajouter des modèles non générables

Outre le fait de de pouvoir uploader des documents qui seront générés avec du contenu dynamique, vous pouvez également uploader des documents "fixes", c'est à dire ne contenant aucun tag. Dendreo vous alertera que votre document ne contient pas de tag, mais le reste du process fonctionnera de manière identique. Vous pouvez notamment utiliser cette possibilité pour, par exemple, envoyer votre Règlement intérieur en pièce jointe d'emails envoyés via Dendreo même si votre Règlement ne contient aucun partie variable.

Tagger un document

Rendez-vous sur notre article qui explique toute la démarche pour  tagger correctement vos documents.

Configuration des modèles de facture par défaut

Les modèles de Factures doivent se trouver dans la section  Actions de Formation > par Financement.

En savoir plus sur l' article dédié à la configuration des modèles de facture.

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