Signature électronique de documents

Nous avons conçu une fonctionnalité qui vous permet, depuis votre compte Dendreo, de proposer à l'ensemble de vos interlocuteurs (Prospects, Clients, Formateurs, Participants...) de  signer numériquement (ou "électroniquement") des documents. Cette fonctionnalité vous fera gagner encore plus de temps dans votre gestion administrative et votre suivi des documents contractuels. 

Pour la signature  d'émargements, n'utilisez pas la signature de documents : nous avons une fonctionnalité dédiée spécifiquement à la signature électronique des émargementsC'est plus adapté, et c'est moins cher ! :)

Avant propos

Cette fonctionnalité est une option qui peut ne pas être incluse par défaut dans votre abonnement. Pour le vérifier, vous pouvez consulter notre grille tarifaire.

Le coût de la signature électronique oscille entre 1€ et 1,4€ par signature, plus une base fixe (qui est commune avec l'émargement électronique). 

Comment ces prix se comparent avec le reste de l'industrie ? Nous avons compilé pour vous les prix moyens observés (tarification API, en forfait mensuel sans engagement) en Mai 2020 pour quelques acteurs phares proposant de la signature électronique :


Coût annuel pour 1000 signatures
Docusign
entre 5076€ et 8124€ (+ coût d'intégration API)
Hellosign
entre 3396€ et 6132€ (+ coût d'intégration API)
Yousign entre 1800€ et 2400€ (+ coût d'intégration API)
SoWeSign entre 4900€ et 6100€ (+ coût d'intégration API)
Universign entre 1798€ et 3000€ (+ coût d'intégration API)
Dendreo entre 1748€ et 2768€
Comme vous le constatez, Dendreo propose des tarifs parmi les plus bas du marché !

Et surtout, notre solution est déjà 100% intégrée à votre ERP de gestion quotidienne, ainsi que dans les Extranets de vos interlocuteurs. Vous pouvez faire signer n'importe quel document en 1 clic sans quitter votre interface Dendreo 🤩

Enfin, notez que cette option vous donne également accès à l' émargement électronique avec un coût à la signature bien inférieur au coût de signature par document. La majorité des acteurs ci-dessus ne permettent pas d'utiliser leur solution pour de l'émargement électronique : les process ne sont pas adaptés et le coût serait prohibitif.

Vous bénéficiez d' un crédit de signatures offertes qui vous permettra de tester son fonctionnement. Une fois le crédit initial consommé, son utilisation engendrera un coût additionnel qui dépendra entre autre du nombre de signatures numériques que vous réaliserez par mois. 

Vous pouvez activer l'option depuis certaines pages directement au sein de vos Actions de formation, ou sur cette page.

Le bon fonctionnement de la signature électronique implique que vous maîtrisiez au préalable: 

  1. L'utilisation des Modèles de Document ;
  2. La configuration des pièces jointes dans les Modèles d'Emails ;
  3. L'envoi d'Emails pour une Action de Formation (ou un Devis) ;

Avantages

  • Adapté à tous vos documents PDF (Modèles de Document Dendreo, ou docs PDF libres) ;
  • Utilisable avec tous vos interlocuteurs (Prospects, Clients, Contacts, Participants, Formateurs) ;
  • Valeur juridique identique à la signature manuscrite ;
  • Traçabilité et chiffrage des documents grâce à un coffre fort numérique ;
  • Compatibilité avec tous les supports numériques (smartphone, tablette, ordinateur) ;
  • Procédure de demande de signature intégrée à l'envoi des Emails via Dendreo ;
  • Interface de suivi des signatures (en attente de signature / signé, relances) ;
  • Acceptation automatique des Devis signé électroniquement ;
  • Notifications lors de la signature d'un document que vous avez demandée ;
  • Stockage automatique des documents signés directement dans Espace de stockage ;

Valeur légale de la signature

Dendreo agit ici en tant que tiers de confiance, respecte le règlement européen eIDAS, et vous propose une plateforme sécurisée permettant de de faire de la signature avancée avec horodatage qualifié

Cette signature a une valeur juridique (en France, grâce à l'Article 1367 du Code civil) : faire une signature électronique via Dendreo produit des effets juridiques la rendant recevable devant une cour de justice au même titre qu’une signature manuscrite avec une valeur juridique renforcée.

Fonctionnement Général

Le principe général est de pouvoir envoyer tous types de documents numériques PDF à vos interlocuteurs afin de les faire signer électroniquement, en toute sécurité, et sans pré-requis.

Au préalable, vos Modèles de documents tels que votre Devis ou votre Convention de formation doivent être configurés sur Dendreo. Ensuite, vous pouvez définir que ces Modèles de documents soient attachés automatiquement à des Modèles d'emails.

Vous pouvez aussi faire signer des documents PDF ajoutés manuellement, mais la force du process est l'automatisation au maximum !

Demande de signature numérique

Dans vos Emails via Dendreo, vous avez dorénavant la possibilité de cocher " signature numérique" en face de chacun des documents qui sont automatiquement affichés (si ceux-ci sont configurés par défaut dans vos Modèles d'emails), ou pour les documents que vous pouvez ajouter manuellement dans la section "Pièces jointes libres".

Un document coché pour une demande de signature électronique basculera dans la case " Documents à signer" de votre aperçu d’email à droite.

Si vous ne cochez pas le document, il sera simplement envoyé en pièce jointe de votre email et se trouvera dans la partie gauche de votre aperçu d’email, nommée Pièces jointes.

Un document est soit envoyé en pièce jointe, soit envoyé via le processus de signature numérique décrit ci-dessous, il ne peut être simultanément envoyé en PJ et en requête de signature numérique.

Lorsque des documents doivent être signés électroniquement, Dendreo envoie un email séparé contenant un lien sécurisé unique vers le(s) document(s) à signer. Le destinataire pourra signer ces documents en ligne, sans pré-requis

Pourquoi un email séparé ? Cela permet de s'assurer que seul le destinataire recevra cet email, dont le lien ne sera visible par aucun personne en copie de votre email initial, ni par vous en copie cachée éventuellement. Le lien n'est également pas consultable dans votre Log d'emails. Ainsi, nous nous assurons du mieux possible, que le signataire du document est le destinataire de votre email (même s'il doit le déclarer aussi lors de la signature), pour assurer la validité légale de la signature.

Signature du ou des documents

Votre destinataire atterrira sur une page de ce type : 

Cet affichage vous semble familier ? C'est normal, c'est en fait l'Extranet Participant, Formateur ou Entreprise !

Il n'y aucun pré-requis : si vous n'utilisez pas (encore !) les Extranets, le destinataire accédera simplement à cette page et pourra effectuer ses signatures. Si vous utilisez les Extranets, alors votre destinataire aura potentiellement plus d'options.

Votre interlocuteur peut uniquement signer le(s) document(s) qui sont associés au lien reçu, cependant, si il a d’autres documents à signer (pour une autre formation par exemple), alors Dendreo lui montrera automatiquement une prévisualisation de ceux-ci (comme sur l'exemple ci-dessus).

Deux solutions s'offrent alors à lui pour signer le 2nd document :

  • trouver l'autre email l'invitant à signer ce document et cliquer sur le lien qu'il contient.
  • se connecter à son Extranet Participant, Formateur ou Entreprise pour débloquer l'affichage complet de l'Extranet et signer l’ensemble des documents (à condition que vous l'ayez invité au préalable à utiliser son Extranet !)

Une fois que votre interlocuteur clique sur un document, il peut le visualiser, le télécharger et le signer :

En cliquant sur "Signer", Dendreo lui donne l'occasion de confirmer son identité, puis de réaliser sa signature :

Une fois le document signé, votre interlocuteur obtient un message de validation, et il peut télécharger le document signé :

Qu'il retrouvera aussi sur le tableau de bord :

Document signé

Pour réaliser la signature électronique du document, Dendreo ajoute automatiquement une nouvelle page en fin de document

Le document généré est également horodaté de manière qualifiée, et enregistré de manière inaltérable

Vous et votre interlocuteur pouvez constater et vérifier la validité de cette signature numérique en ouvrant le document dans Adobe Acrobat Reader. Le logiciel affichera automatiquement un bandeau en haut du document pour indiquer que ce PDF dispose d'une signature électronique valide, et vous pouvez cliquer sur le message pour obtenir le détail complet du processus de signature et des certificats impliqués.

Suivi des demandes de Signatures électroniques dans les ADFs

Sur chaque Action de Formation, vous disposez d’un nouveau menu secondaire nommé Signatures électroniques. On y retrouve le tableau de suivi de toutes les demandes de signatures numériques de documents.

Le suivi est découpé par type de destinataire (Formateurs, Participants ou Entreprises), et pour chaque type de destinataire, les documents sont regroupés par type de document (= Modèle de document). Ceci vous permet de facilement vérifier d'un seul coup d'oeil que vous avez envoyé et récupéré toutes les Conventions Entreprises, et les Contrats Formateurs par exemple.

Vous trouverez plusieurs barres de progression; 

  • Une globale, qui vous indique où en sont les signatures de tous les documents de l’ADF.
  • Une part document, ce qui vous indiquera le niveau d’avancement des signatures de ce document.

Si une personne n’a pas encore signé, sa carte est orange. En passant la souris sur les "..." à droite, un menu s'ouvrira vous permettant : 

  • de télécharger le document original
  • d'uploader le document signé (utile si vous recevez le document signé par un autre moyen que via la signature électronique)
  • de relancer le destinataire (ce qui lui enverra un nouvel email l'invitant à signer ce document)
  • de supprimer la demande de signature

Lorsque vous placez votre curseur sur chaque carte (qui modélise chaque demande de signature), un certain nombre d’information supplémentaires peuvent apparaitre, comme la date et heure d’envoi, ainsi que les relances éventuelles effectuées, et le statut de réception de ces emails (grâce au suivi des emails Dendreo).

Notez qu'en haut de la page de suivi des signatures, vous trouverez également un bouton qui vous permet d’ envoyer une relance à toutes les demandes en attente de réponse.

Si un destinataire a signé son document, la carte devient blanche et vous pouvez télécharger le document signé via le logo vert à droite :

Dans votre tableau de listing des Actions de Formation une nouvelle colonne "Suivi signatures" a également fait son apparition vous permettant de suivre d'un seul coup d'oeil la progression globale des signatures de documents de chaque ADF :

Suivi dans les Devis

Vous pouvez également demander la signature électronique de documents dans la section Opportunité & Devis de Dendreo :

Lorsque vous envoyez un email contenant un Devis à signer électroniquement, alors la page du Devis affichera une section de suivi du ou des documents à signer : 

Lorsqu'un document de Devis est signé par votre interlocuteur, alors le Devis dans Dendreo est accepté automatiquement (et tout autre Devis de la même Opportunité est marqué comme décliné) !

Suivi dans les Fiches individuelles

Il n'est pas encore possible aujourd'hui de faire des demandes de signature électronique lors d'envoi d'emails depuis une fiche Entreprise, Contact, Participant, Formateur. Il s'agit d'une évolution future.

Notifications

Dendreo vous propose également un Centre de Notifications, accessible dans la barre tout en haut de toutes vos fenêtres. Lorsque de nouvelles Notifications sont disponibles, une bulle rouge vous l'indique. Un clic sur cet icône affiche la liste des Notifications.

Lors de la signature de documents, le demandeur de la signature (l'utilisateur qui a envoyé l'email de demande de signature électronique) se fera notifier de la signature par le destinataire en temps réel.

Si vous cliquez sur une Notification, celle-ci sera marquée comme lue, et vous emmènera sur la page de suivi de l'ADF ou du Devis correspondante.

Espace de stockage

Une fois un document signé, en plus d'être disponible dans la page Signature électroniques de votre ADF, celui-ci se retrouve automatiquement enregistré dans un sous dossier "Signature électronique" de votre Espace de Stockage.

Configuration

Aucune configuration particulière n'est nécessaire pour commencer à utiliser la signature électronique (à condition de maitriser déjà les Modèles de Documents, les Modèles d'Emails et l'envoi d'Emails via Dendreo).

Cependant notez que :

  • vous avez la possibilité de pré-cocher « Demander la signature » par défaut pour chaque document en PJ de vos Emails dans la configuration des Modèles d’emails.

  • Il vous faut probablement ajuster un peu vos modèles d’emails par défaut qui contiennent sans doute une formulation du type "Veuillez trouver en pièce jointe la convention à nous retourner signée...". A la place, il sera plus opportun dorénavant d'écrire quelque chose du type :

« Nous vous remercions de signer électroniquement la [convention, proposition, devis, attestation...] que vous allez recevoir dans un second email sécurisé séparé » / « Merci de nous retourner le document dûment signé. Il vous sera envoyé par email dans un second temps. » / « Veuillez trouver dans le prochain email, la [convention, proposition, devis, attestation...] a nous retourner signé(e). »

Questions fréquentes

Que se passe-t-il si j'envoie deux fois exactement le même document ?

Dendreo le détectera, et ne créera pas de doublon. En revanche, la personne sera notifiée à nouveau par email, comme si elle avait été relancée pour signer le document initial.

Que se passe-t-il si j'envoie deux fois le même Modèle de Document avec un contenu différent ?

Si il y a une modification du contenu (changement du Modèle de Document, ou des données de votre Action de Formation ou Devis), alors Dendreo détectera que c'est le même modèle, mais qu'il s'agit de deux versions différentes. Ces versions seront regroupées en terme d'affichage dans le suivi, en revanche le destinataire pourra toujours signer les deux versions. Il vous appartient de supprimer l’ancienne version qui n'est plus valide pour que votre interlocuteur ne signe pas la mauvaise version.

Pour les PDF "libres" (non issus d'un Modèle de document généré dynamiquement par Dendreo) cette fonctionnalité n'est pas disponible.

Que se passe-t-il si j'envoie le même email à deux destinataires différents ?

Ce sera également regroupé en terme d'affichage dans le suivi et la première personne qui signera "validera" le document pour les deux destinataires.

Que se passe-t-il si mon destinataire transfère l'email qui lui est destiné ?

Ce n’est pas souhaitable car cela annule une partie de la vérification d'identité, et donc la valeur de la signature électronique, mais cela fonctionne. La personne qui recevra l'email pourra alors signer les documents. Dendreo demande au signataire de confirmer son identité avant la signature, donc la personne qui signe pourra indiquer son nom avant de signer.

Que se passe-t-il si je supprime une demande de signature ?

La suppression de la demande de signature est possible si le document n'a pas encore été signé : le document ne sera alors plus disponible pour le destinataire qui pourra voir un message de ce type en cliquant sur l'email qu'il aura reçu.

Est-ce que plusieurs destinataires peuvent signer le même doc ?

Ce n’est pas encore disponible mais prévu dans une seconde version en cours de production !

Puis changer le contenu de l'email invitant le destinataire à signer ?

Non, ce n'est pas possible, mais vous pouvez cependant ajuster le logo et la couleur qu'il utilise en les modifiant en configuration.

Est-il possible d'avoir un certificat au nom de ma société et non Dendreo ?

Si vous souhaitez que les document signés électroniquement affichent qu'ils ont été signés par votre société et non Dendreo, il est possible d'utiliser un certificat d’authentification au nom de votre entreprise. 

Si vous êtes intéressé, merci de contacter le support Dendreo.

Peut-on choisir l'emplacement de la signature ?

Non ce n'est pas possible. Dendreo ajoute automatiquement une page de signature à la suite du document.

Peut-on demander le remplissage de champs ?

Cette option n'est pas actuellement disponible dans la signature électronique de document intégrée de Dendreo.

Comment suis-je facturé ?

Si vous êtes en prélèvement automatique bancaire, vous êtes facturé automatiquement en fin de mois des signatures (et émargements électroniques) effectuées depuis votre dernière facture.

Si vous payez en avance par virement bancaire, il vous faudra aussi acheter des crédits de signature en avance, afin de pouvoir utiliser la fonctionnalité. Contactez notre support !

Est-ce qu'une demande de signature me coûte de l'argent ?

Non : seule une signature effective du document engendre un coût.

Que se passe-t-il si je ne suis pas en facturation automatique et que je n'ai plus de crédits de signature ?

Vous ne pourrez plus envoyer de nouveaux documents à faire signer électroniquement. Vos demandes de signatures déjà lancées continueront de fonctionner (et pourront donc avoir un coût non encore pris en compte).

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