Partager les pièces jointes d'un Email sur les Espaces de stockage

Cette nouvelle fonctionnalité vous permet de partager automatiquement dans les Espaces de stockage les documents que vous envoyez par Email. Ces documents sont alors accessibles par les destinataires de vos Emails depuis leur Extranet.

Partager un document

Depuis l'interface d’envoi d’un Email (que ce soit un envoi d’Email depuis une Action de Formation ou depuis une fiche de votre CRM), vous pouvez partager :

• Des pièces jointes générées automatiquement par Dendreo
• Des pièces jointes libres

Le fonctionnement du partage de document est le même pour ces deux types de pièces jointes, à la différence que pour une pièce jointe libre, il vous faut tout d’abord la joindre manuellement à votre Email, par glisser-déposer ou en cliquant sur Ajouter.

Cochez l’icône de partage pour le document que vous souhaitez partager dans l’Espace de stockage :

Pour chaque document ainsi partagé, une infobulle vous indique où retrouver le document :

Cochez Envoi programmé si vous souhaitez programmer l’envoi de votre Email à une date spécifique.

Consultez le récapitulatif des pièces jointes présentes dans l’Email, puis cliquez sur Envoyer l’email.

Retrouver les documents partagés automatiquement

Le tableau ci-dessous présente la correspondance entre chaque type d'Email envoyé et le dossier dans lequel est partagé le document :

Retrouver les documents partagés depuis une ADF

Sur l'Extranet

Sur l'Extranet d’un Participant par exemple, depuis la page de l’Action de Formation, l'onglet Documents partagés regroupe les dossiers contenant ces documents :

Ils sont également accessibles en cliquant sur Documents puis Documents partagés : le dossier Formations amène au même niveau de l'arborescence des dossiers.

Sur la fiche de votre Action de Formation

Sur la page de l’Action de Formation, cliquez sur Espace de stockage pour retrouver les dossiers contenant les documents partagés lors de l’envoi de l’Email.

Retrouver les documents partagés depuis une fiche CRM

Sur la fiche CRM

Depuis la fiche d’un Participant par exemple, cliquez sur l’onglet Espace de stockage.

Sur l'Extranet

Cliquez sur Documents puis sur Documents partagés.

Retrouver l’historique des documents partagés

Dans l’onglet Log d’emails d’une ADF ou d’une fiche de votre CRM, consultez un Email envoyé précédemment en cliquant sur l’icône d’œil ou sur l’intitulé de l’Email.

En bas de page, vous retrouvez le document partagé en pièces jointes de l’Email ainsi qu’une infobulle vous indiquant s’il a été partagé dans l’Espace de stockage.

Configurer le partage de document par défaut

Pour définir le comportement par défaut des documents en pièces jointes de vos Modèle d'Emails, rendez-vous dans la Configuration des modèles d’emails.

En modification de vos Modèles, dans la rubrique Pièces jointes, cochez Partager sur l’Espace de stockage pour placer automatiquement les documents en pièces jointes dans l’Espace de stockage :

N’oubliez pas de Sauvegarder votre paramétrage.

Cas particuliers

Les situations suivantes ne permettent pas le partage de documents dans les Espaces de stockage, car elles n'ont pas d'accès à un Extranet ni à un Espace de stockage :

• Emails destinés à une Salle ;
• Emails de refus de Pré-inscription ;
• Emails destinés aux Financeurs.