Checklists

Afin de faciliter votre travail et la gestion de vos tâches, Dendreo intègre un outil de Checklists à plusieurs niveaux dans le logiciel.

Les Checklists sont présentes à plusieurs étapes d'une formation, celles-ci sont visibles et remplissables par tous les administrateurs de votre compte.

Chacune des checklists de Dendreo correspondent à un stade précis de votre gestion. 

Checklist Formateur

La Checklist Formateur correspond aux étapes que vous souhaitez suivre généralement avec vos Formateurs, elle est présente sur la fiche CRM de chacun de vos Formateurs ainsi que sur le tableau récapitulatif de tous vos Formateurs. Vous pourrez donc y définir toutes les étapes que vous souhaitez voir associées dans votre travail avec les Formateurs.

Checklist Action de Formation INTER et Action de Formation INTRA

Bien que vous puissiez définir des étapes différentes pour les Checklists des Actions de Formation de type INTRA ou INTER, vous pourrez les retrouver dans les mêmes stades :

Ces Checklists apparaissent au niveau du tableau récapitulatif de toutes vos Actions de Formation INTER et INTRA

ainsi que sur la fiche Résumé d'une Action de Formation. Chaque Checklist est liée à une Action de Formation en particulier. 

Vous pouvez également la retrouver dans le tableau récapitulatif des interventions d'un Formateur :

Ou sur la page des Participations d'un Participant récapitulant toutes les formations qu'il a effectuées

Ainsi que sur la liste des Formations liées à une Entreprise.

Checklist Action de Formation > Formateurs

Cette Checklist correspond aux étapes que vous souhaitez suivre avec votre Formateur, dans le cadre de son animation d'une Action de Formation en particulier. A la différence de la Checklist "Formateur" qui est unique par Formateur, cette checklist est appliquée pour chaque nouveau staffing d'un Formateur sur une Action de Formation. Elle est présente sur le sous-onglet  Formateurs d'une Action de Formation :

ainsi que sur le sous-onglet des Interventions d'une fiche Formateur :

Action de Formation > Participants (Inscriptions)

Cette Checklist vous permet de vérifier l'avancée des étapes liées à l'inscription de chaque Participant à une Action de Formation définie. Vous pourrez la trouver et la remplir dans le sous-onglet listant les Participants d'une Action de Formation

ainsi que sur le sous-onglet des  Participations d'une fiche Entreprise :

Gestion des Checklists

En configuration, vous pouvez définir les Checklists sur les différents éléments présents dans Dendreo : à chaque fois qu'un nouvel élément sera créé, la Checklist correspondante sera aussi automatiquement créée, vous permettant ainsi de facilement traquer les actions effectuées ou restant à effectuer pour cet élément.

Vous pouvez commencer par choisir si vous souhaitez voir apparaître les Checklists sur votre configuration du logiciel en sélectionnant "oui" ou "non" pour chacun des éléments suivants :

Pour chacune des Checklists, vous pouvez définir l'intitulé et l'ordre des étapes sans limite de quantité selon ce que vous souhaitez :

• Cliquez sur l'intitulé d'une étape déjà existante pour le modifier
• Cliquez sur la poubelle rouge afin de supprimer une étape déjà existante.
• Cliquez sur le bouton + pour ajouter une étape à cette checklist
• Utilisez le bouton d'ordre afin de modifier l'ordre des étapes et "cliquant/glissant" la Checklist :

Création et utilisation des checklists

Vous pouvez créer une checklist globale s'appliquant dans tout le logiciel Dendreo à partir de la page de  Configuration, les checklists seront activées pour tous les utilisateurs et la validation de chacune des étapes se reflétera sur le compte de tous. Rendez-vous dans le chapitre Configuration plus bas pour plus d'explications.

Vous pouvez également éditer une checklist au niveau local, c'est-à-dire que vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des étapes pour une checklist et pour un stade en particulier sans que cela n'affecte les autres checklists du même type ailleurs. Pratique, si vous rencontrez un cas particulier qui nécessite des étapes autres.

Cliquez simplement sur le diagramme d'une checklist pour l'ouvrir et voir le détail des étapes la constituant.

• Coche verte : pour checker qu'une étape est accomplie 
• Coche grise : pour la marquer non accomplie

Vous pouvez ajouter une étape pour cette checklist uniquement en local, en cliquant sur  Ajouter une étape. Vous pouvez également ajouter des commentaires à retrouver sur cette checklist en local uniquement et visible par tous vos collaborateurs.

Le bouton  Réinitialiser vous servira dans le cas où vous avez modifié la configuration d'une checklist (de manière globale), et que vous souhaitez réinitialiser une checklist qui existait déjà avant votre changement de configuration. Si vous cliquez sur Réinitialiser, vous perdrez votre checklist locale actuelle et celle-ci sera recréée sur le modèle actuellement en configuration 

Réinitialiser des Checklists

À noter : la modification des templates de checklists n'est pas rétroactive.

Vous avez la possibilité de réinitialiser d'anciennes Checklists avec celles ajoutées dans la configuration.

Réinitialiser une seule checklist 

Il est possible de forcer une ancienne Checklist à se réinitialiser avec le modèle actuellement réglé en configuration, grâce au bouton suivant :

Réinitialiser l'ensemble des checklists d'une catégorie

Vous pouvez forcer la réinitialisation d'une catégorie de Checklist, qui viendra mettre à jour les anciennes, avec le modèle présent dans la configuration :

Rendez-vous sur la page de configuration des checklists, puis cliquez en bas de page sur la catégorie que vous souhaitez éditer.

Attention : la réinitialisation est à utiliser avec précaution. Lorsque vous réinitialisez les Checklists d'une catégorie, toutes les Checklists de cette catégories sont supprimées (y compris les cochages que vous auriez pu faire) et seront ré-initialisées selon le modèle en configuration.