Créer la liste des tâches à suivre

Afin de faciliter la gestion de vos tâches, Dendreo intègre un outil de checklists à plusieurs niveaux dans le logiciel.

Une checklist est une succession de tâches que vous souhaitez systématiquement voir effectuées dans le cadre de la gestion de votre Centre de Formation. Cette série de tâches peut s'appliquer par exemple à chaque nouvelle Session de Formation programmée, à chaque nouveau Participant inscrit à une formation, à chaque nouveau Formateur que vous engagez, etc. Une Checklist a l'avantage de vous montrer très facilement et rapidement son niveau d'avancement pour chaque élément, grâce à un compteur d'étapes et un indicateur de progression radial. Les checklists sont présentes à plusieurs étapes d'une Formation, celles-ci sont visibles et remplissables par tous les administrateurs de votre compte.

Vous pouvez les reconnaître facilement avec leur camembert d'avancée :

Consulter les checklists

Chacune des checklists de Dendreo correspondent à un stade précis de votre gestion. Il en existe donc différents types !

La checklist Formateur

La checklist Formateur correspond aux étapes que vous souhaitez suivre généralement avec vos Formateurs, elle est présente sur la fiche CRM de chacun de vos Formateurs ainsi que sur le tableau récapitulatif de tous vos Formateurs. Vous pourrez ainsi y définir toutes les étapes que vous souhaitez voir associées dans votre travail avec les Formateurs.

Les checklists d'une Action de Formation

Bien que vous puissiez définir des étapes différentes pour les checklists des Actions de Formation de type INTRA ou INTER, vous pourrez les retrouver dans les mêmes stades : ces checklists apparaissent au niveau du tableau récapitulatif de toutes vos Actions de Formation INTER et INTRA.

La Checklist Formateur dans le cadre d'une Action de Formation

Cette Checklist correspond aux étapes que vous souhaitez suivre avec votre Formateur, dans le cadre de son animation d'une Action de Formation en particulier. À la différence de la Checklist Formateur qui est unique par Formateur, cette Checklist est appliquée pour chaque nouveau staffing d'un Formateur sur une Action de Formation.

La Checklist d'inscription à une Action de Formation

Cette Checklist vous permet de suivre l'avancée des étapes liées à l'inscription des Participants à une ADF définie.

Gérer les Checklists

Depuis la configuration des Checklists, vous pouvez définir les Checklists sur les différents éléments présents dans Dendreo : à chaque fois qu'un nouvel élément sera créé, la Checklist correspondante sera aussi automatiquement créée, vous permettant ainsi de facilement traquer les actions effectuées ou restant à effectuer pour cet élément.

Commencez par choisir si vous souhaitez voir apparaître les Checklists sur votre configuration du logiciel en sélectionnant Oui ou Non pour chacun des éléments suivants :

Pour chacune des Checklists, définissez l'intitulé et l'ordre des étapes selon votre besoin :

• Cliquez sur l'intitulé d'une étape déjà existante pour le modifier ;
• Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer une étape déjà existante ;
• Cliquez sur le bouton + pour ajouter une étape à cette checklist ;
• Utilisez le bouton d'ordre afin de modifier l'ordre des étapes et "cliquant/glissant" la Checklist.

Créer et utiliser les checklists

Vous pouvez créer une Checklist globale s'appliquant dans tout le logiciel Dendreo depuis la configuration : les Checklists seront activées pour tous les utilisateurs et la validation de chacune des étapes se reflétera sur le compte de tous.

Vous pouvez également éditer une Checklist au niveau local, c'est-à-dire que vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des étapes pour une Checklist et pour un stade en particulier sans que cela n'affecte les autres Checklists du même type ailleurs (ce qui est pratique, si vous rencontrez un cas particulier nécessitant d'autres étapes).

Cliquez sur le diagramme d'une Checklist pour l'ouvrir et voir le détail des étapes la constituant.

• Coche verte : pour checker qu'une étape est accomplie ;
• Coche grise : pour la marquer non accomplie.

Vous pouvez ajouter une étape pour cette Checklist uniquement en local, en cliquant sur Ajouter une étape. Vous pouvez également ajouter des commentaires à retrouver sur cette Checklist en local uniquement et visible par tous vos collaborateurs.

Réinitialiser des Checklists

Vous avez la possibilité de réinitialiser d'anciennes Checklists avec celles ajoutées dans la configuration.

Réinitialiser une seule Checklist

Il est possible de forcer une ancienne Checklist à se réinitialiser avec le modèle actuellement réglé en configuration, grâce au bouton Réinitialiser.

Le bouton Réinitialiser vous servira dans le cas où vous avez modifié la configuration d'une Checklist (de manière globale), et que vous souhaitez réinitialiser une Checklist qui existait déjà avant votre changement de configuration. Si vous cliquez sur Réinitialiser, vous perdrez votre Checklist locale actuelle et celle-ci sera recréée sur le modèle actuellement en configuration. 

Réinitialiser l'ensemble des Checklists d'une catégorie

Vous pouvez forcer la réinitialisation d'une catégorie de Checklist, qui viendra mettre à jour les anciennes, avec le modèle présent dans la configuration. Pour cela, sur la page de configuration des checklists, cliquez sur la catégorie que vous souhaitez éditer.