Checklists

Afin de faciliter votre travail et la gestion de vos tâches, Dendreo intègre un outil de checklists à plusieurs niveaux dans le logiciel.

Une checklist est une succession de tâches que vous souhaitez systématiquement voir effectuées dans le cadre de la gestion de votre centre de formation. Cette série de tâches peut s'appliquer par exemple à chaque nouvelle session de formation programmée, à chaque nouveau participant inscrit à une formation, à chaque nouveau formateur que vous engagez, etc. Une checklist a l'avantage de vous montrer très facilement et rapidement son niveau d'avancement pour chaque élément, grâce à un compteur d'étapes et un indicateur de progression radial.

Les checklists sont présentes à plusieurs étapes d'une formation, celles-ci sont visibles et remplissables par tous les administrateurs de votre compte.

Les checklists sont automatiquement présentes dans Dendreo à des étapes clés. Vous pouvez les reconnaître facilement avec leur camembert d'avancée :

Création et utilisation des checklists

Vous pouvez créer une checklist globale s'appliquant dans tout le logiciel Dendreo à partir de la page de  Configuration, les checklists seront activées pour tous les utilisateurs et la validation de chacune des étapes se reflétera sur le compte de tous. Rendez-vous dans le chapitre Configuration plus bas pour plus d'explications.

Vous pouvez également éditer une checklist au niveau local, c'est-à-dire que vous pouvez ajouter, éditer ou supprimer des étapes pour une checklist en particulier à un stade particulier sans que cela n'affecte les autres checklists du même type ailleurs. Pratique, si vous rencontrez un cas particulier qui nécessite des étapes autres.

Cliquez simplement sur le diagramme d'une checklist pour l'ouvrir et voir le détail des étapes la constituant.

Pour checker qu'une étape est accomplie, coche verte, ou la marquer non accomplie, coche grise. Vous pouvez ajouter une étape pour cette checklist uniquement, en local, en cliquant sur Ajouter une étape. Vous pouvez également annoter des commentaires à retrouver sur cette checklist en local uniquement et visible par tous vos collaborateurs.

Le bouton Réinitialiser vous servira dans le cas où vous avez modifié la configuration d'une checklist (de manière globale), et que vous souhaitez réinitialiser une checklist qui existait déjà avant votre changement de configuration. Si vous cliquez sur Réinitialiser, vous perdrez votre checklist local actuelle et celle-ci sera recréée sur le modèle actuellement en configuration 

A quoi correspondent les checklists ?

Chacune des checklists de Dendreo correspondent à un stade précis de votre gestion. 

Checklist Formateur

La checklist Formateur correspond aux étapes que vous souhaitez suivre généralement avec vos Formateurs, elle est présente sur la fiche CRM de chacun de vos Formateurs ainsi que sur le tableau récapitulatif de tous vos Formateurs. Vous pourrez donc y définir toutes les étapes que vous souhaitez voir associées dans votre travail avec les Formateurs.

Checklist Action de Formation INTER et Action de Formation INTRA

Bien que vous puissiez définir des étapes différentes pour les Checklists des actions de formation de type INTRA ou INTER, vous pourrez les retrouver dans les mêmes stades :

Ces checklists apparaissent au niveau du tableau récapitulatif de toutes vos actions de formation INTER et INTRA

ainsi que sur la fiche Résumé d'une action de formation. Chaque checklist est liée à une action de formation en particulier. 

Vous pourrez la trouver aussi dans le tableau récapitulatif des interventions d'un Formateur :

Ou dans la page des Participations d'un Participant récapitulant toutes les formations effectuées par le Participant

Ainsi que sur la liste des Formations liées à une Entreprise

Checklist Action de Formation > Formateurs

Cette checklist correspond aux étapes que vous souhaitez suivre avec votre Formateur, dans le cadre de son animation d'une Action de Formation en particulier. A la différence de la checklist "Formateur" qui est unique par Formateur, cette checklist est appliquée pour chaque nouveau staffing d'un Formateur sur une Action de Formation. Elle est présente sur le sous-onglet  Formateurs d'une Action de Formation :

ainsi que sur le sous-onglet des Interventions d'une fiche Formateur :

Action de Formation > Participants (Inscriptions)

Cette checklist vous permet de vérifier l'avancée des étapes liées à l'inscription de chaque Participant à une Action de formation définie. Vous pourrez la trouver et la remplir dans le sous-onglet listant les Participants d'une Action de Formation

Sur le listing d'export des Participants d'une ADF

ou dans la fiche d'une Entreprise, à la page listant les participations :

Gestion des checklists

En configuration, vous pourrez définir vos checklists sur les différents éléments présents dans Dendreo : à chaque fois qu'un nouvel élément sera créé, la checklist correspondante sera aussi automatiquement créée, vous permettant ainsi de facilement traquer les actions effectuées ou restant à effectuer pour cet élément.

Vous pouvez commencer par choisir si vous souhaitez voir apparaître les checklists sur votre configuration du logiciel en sélectionnant oui ou non pour chacun des éléments suivants :

Pour chacune des checklists, vous pouvez définir l'intitulé et l'ordre des étapes sans limite de quantité selon ce que vous souhaitez :

Cliquez sur le crayon éditeur pour modifier l'intitulé d'une étape déjà existante.

Cliquez sur la poubelle rouge afin de supprimer une étape déjà existante.

Cliquez sur le bouton Ajouter une étape à cette checklist afin d'ajouter une étape :

Utilisez le bouton d'ordre afin de modifier l'ordre des étapes :

Si vous éditez une checklist, cela n'affectera que les nouvelles checklists pour les nouveaux éléments créés dans Dendreo. Vos checklists existantes ne seront pas modifiées. Cependant vous pouvez forcer une ancienne checklist à se Réinitialiser sur le modèle actuellement réglé en configuration, grâce au bouton suivant :

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