La gestion multi-centres

Si vous devez vous occuper de plusieurs centres de formation et souhaitez conserver séparés les accès, factures et le BPF de chacun d'entre eux, Dendreo a prévu la gestion multi-centres.

L’option multi-centres vous permet de gérer des Centres de Formation qui sont sous la même Entreprise (un seul SIRET, un seul BPF) mais pour lesquels vous souhaitez avoir des statistiques séparées et des droits spécifiques pour certains utilisateurs. Vous pouvez également gérer plusieurs Entreprises différentes (plusieurs SIRET, plusieurs BPF) mais qui ont des synergies importantes et partagent le même Catalogue de Formations et les mêmes clients.

L'option multi-centres est disponible dans les offres commerciales Bronze, Argent, Or et Platine.

Contactez-nous pour activer l'option.

Une fois l'option activée, rendez-vous dans Configuration pour créer vos différents centres de formation.

Cliquez sur Ajouter un centre de formation et indiquez sa raison sociale. Le nouveau centre apparaîtra dans la liste de vos centres de formation. Utilisez le crayon éditeur pour modifier son nom.

Vous pourrez naviguer entre vos centres de formation avec l'outil sélecteur en haut à gauche du logiciel. Les super-administrateurs pourront bénéficier d'une vue globale afin de voir les données de tous leurs centres en simultanée. Ainsi que des vues agrégées des données de tous les centres. 

Utilisateurs : régler l'accès aux différents centres de formation

Le super administrateur de votre compte pourra se rendre dans la gestion des utilisateurs afin de définir qui peut avoir accès à chacun des centres et définir le niveau d'accès.

Lors de la création ou l'édition d'un nouvel utilisateur (ou administrateur), définissez leur niveau d'accès par centre :

Vous pouvez choisir de ne donner aucun accès à un centre.

Les administrateurs ayant l'autorisation de voir plusieurs centres pourront, en vue globale, voir :

• le BPF agrégé de tous les centres
• l'Agenda avec toutes les ADF de tous les centres
• la liste des actions de formation programmées pour tous les centres

• les exports globaux
• les indicateurs de performance

Un administrateur avec un accès à tous les centres pourra programmer une Action de formation sur l’un des sous-centre, ce qui n’est pas le cas lorsque l’administrateur dispose uniquement d’accès à son sous-centre.

Configuration multi centres de formation

Toute variable définie spécifiquement dans la page de configuration d'un centre écrasera la configuration définie au niveau global (en vue globale).

Vous pouvez donc visiter la page de configuration de chacun de vos centres afin d'affiner la gestion de chacun d'entre eux.

Afin de vérifier si une configuration s'appliquera au niveau local (maison) d'un seul centre ou au niveau global (monde) de tous vos centres, vérifiez l'icône indicatrice.

Modèles de documents

Vous pouvez définir vos Modèles de documents en fonction de vos différents centres de formation. Dans l'onglet Modèle de documents, cliquez sur l'icône maison afin de définir sur quel centre appliquer le Modèle de document.

Données partagées entre tous les centres

• Ne pas générer de conflits entre les centres : si configuré sur oui, il sera possible pour un sous-centre de planifier une formation dans une salle de formation déjà utilisée par un autre sous-centre sur le même créneau de formation.
• Espace de stockage du menu Accueil : il est possible de mutualiser les Fichiers présents dans l’Espace de stockage principal de chaque sous-centre afin qu’ils soient disponibles par tous les administrateurs.

Il est possible de partager le Catalogue de formation et votre CRM entre les différents sous-centres, ou bien de les rendre hermétiques les uns aux autres.Depuis la Vue globale, il est également possible, lorsque vos centres de formation sont hermétiques, de partager une fiche Module, Salle ou encore une Entreprise et donc par définition les Contacts et Participants rattachés à celle-ci.

Données uniques par centre

• Action de formation : une Action de formation doit forcément être liée à un centre de formation. Vous pourrez déterminer le centre de formation au moment de la programmation d'une Action de formation si vous bénéficiez d’un accès en vue globale ou bien si la configuration des centres n’est pas en mode hermétique. Si ce n’est pas le cas, le centre de formation se renseignera automatiquement et il ne pourra pas être modifié.
• Factures : en choisissant la vue depuis l'un de vos centres de formation, vous ne verrez que les factures de ce centre. Chaque action de formation étant liée à un seul centre de formation, la facture le sera de la même manière.
• Paiement en ligne : vous pouvez associer chaque sous-centre à un compte Stripe spécifique (chacun héritant d'abord automatiquement de la vue globale). Un compte bancaire spécifique est alors créé dans Dendreo pour chaque sous-centre. Vous pouvez également activer l'option uniquement sur certains sous-centres, avec le même compte Stripe pour plusieurs sous-centres, sans forcément que ce soit activé en vue globale. La facturation de l'option est quant à elle globale.