Présentation du multi-centres

Dans cet article, nous vous présentons le fonctionnement général de l'option multi-centres, notamment les avantages, les cas d'usage courants ainsi que les spécificités à connaître avant d'activer l'option.

Principe général

L’option multi-centres vous permet de diviser en plusieurs sous-centres un seul et même compte Dendreo, et cloisonner ainsi vos différentes activités de Formation.

Grâce à l'activation de cette option sur votre compte Dendreo, il devient facile de gérer plusieurs activités appartenant à une même Entreprise (un seul SIRET, un seul NDA et un seul BPF) ou plusieurs Organismes de Formation indépendants (plusieurs SIRET, plusieurs NDA, plusieurs BPF) mais ayant des synergies.

Chaque sous-centre qui compose votre compte multi-centres peut ainsi fonctionner de façon totalement indépendante des autres mais, selon vos besoins, vous pouvez aussi décider que certaines données de votre compte (CRM, Catalogue, Salles, Modèles de documents, Modèles d'Emails, etc.) sont rattachées exclusivement à un sous-centre ou être communes à plusieurs sous-centres.

Une vue globale permet aux administrateurs du compte Dendreo de conserver une vue consolidée de tous les sous-centres. En tant qu’administrateur, vous pouvez attribuer des droits spécifiques à chaque membre de votre Équipe en leur donnant accès à la vue globale ou aux sous-centres. Vous pouvez ainsi maîtriser les informations auxquelles vous souhaitez qu'ils puissent accéder et garantir la confidentialité de vos données.

Une Action de Formation programmée sur votre compte Dendreo devant obligatoirement être rattachée à un sous-centre, Dendreo peut alors alimenter un Bilan Pédagogique et Financier par sous-centre. La vue globale vous permet toujours d'avoir un BPF agrégé des données de plusieurs sous-centres qui composent votre compte, en plus des BPF par sous-centre.

Dans quels cas utiliser le multi-centres ?

La notion de sous-centre étant complexe, l'option multi-centres peut être une solution à différentes situations. Pour vous aider à savoir si cette option est adaptée à la votre, vous trouverez ci-dessous une liste non exhaustive des cas d'usage pour lesquels l'utilisation de l'option multi-centres est adaptée.

• Vous commercialisez votre Catalogue de Formation sous plusieurs marques et vous souhaitez pouvoir générer des documents administratifs avec une charte graphique différente par marque ;
• Votre Organisme de Formation est divisé en plusieurs sites géographiques (villes, régions, pays, territoires, etc.) et vous souhaitez que chaque site puisse être autonome dans le suivi de son activité ;
• Vos Formations s'adressent à des publics différents (exemple interne et externe) et vous souhaitez diffuser en ligne un Catalogue Public spécifique par public ;
• Vous dispensez régulièrement des Formations sur des fuseaux horaires différents. Pour vous assurer que Dendreo affiche systématiquement les bons horaires sur tous les Agendas, vous souhaitez avoir un sous-centre par fuseau horaire ;
• Vous devez facturer des clients dans des devises différentes de celle du domicile fiscal de votre Entreprise. Pour un meilleur suivi de vos indicateurs financiers, vous souhaitez avoir un sous-centre par devise ;
• Vous gérez une Coopérative d’Activité et d’Emploi (CAE) ou une société de portage salariale. Chacun des entrepreneurs/portés doit être indépendant sur Dendreo et vous devez avoir une vue consolidée de l'ensemble de son activité de Formation ;
• Vous gérez un Organisme de Formation considéré comme multi-sites au sens Qualiopi. Vous devez avoir un sous-centre pour chaque site et les membres de la fonction centrale doivent avoir un accès à la vue globale pour veiller au bon respect de la démarche qualité de chaque site ;
• Vous proposez un service d'externalisation de gestion administrative à d'autres Organismes de Formation que le votre. Vous devez avoir un sous-centre pour votre Organisme de Formation et un sous-centre pour chaque autre Organisme de Formation qui vous a confié sa gestion administrative.

• Vous sous-traitez vos Formations à la même Équipe pédagogique et vous souhaitez que les fiches Formateurs de votre CRM soient communes à vos sous-centres ;
• Vos Organismes de Formation commercialisent la même offre de Formation et vous souhaitez que les fiches Modules de votre Catalogue de Formation soient communes à vos sous-centres ;
• Vos Organismes de Formation travaillent avec la même base de clients et vous souhaitez que les fiches Entreprises de votre CRM soient communes à vos sous-centres ;
• Vous gérez un Organisme de Formation assujetti à la TVA et un autre Organisme de Formation exonéré de TVA. Vous pouvez ainsi commercialiser vos offres de Formation avec un tarif exonéré de TVA tout en mutualisant certaines « charges de structure » telles que vos équipes administratives, vos locaux, etc. ;
• Vous gérez deux Organismes de Formation qui se sous-traitent des Formations. Vous avez alors besoin de centraliser votre gestion administrative au sein d'un même compte Dendreo.

Spécificités

Préalablement à l'activation du multi-centres sur votre compte, nous attirons votre attention sur le fait qu'il est indispensable que tous les sous-centres qui composent votre compte aient des synergies fortes : même offre de Formations et/ou même base clients et/ou même Équipe pédagogique et/ou mêmes Salles, etc.

En effet, les options listées ci-dessous sont configurables uniquement au niveau de la vue globale et s’appliquent donc obligatoirement à tous les sous-centres :

• Les Compétences et Disponibilités géographiques des Formateurs ;
• Les Catégories de Modules, les Compétences et le Recyclage ;
• Les Formulaires du Catalogue Public ;
• La configuration des Extranets ;
• Les Étapes des Actions de Formation ;
• Les Checklists ;
• La GED (ainsi que l'arborescence par défaut des Espaces de Stockage) ;
• Les Notes de frais ;
• Les Frais pédagogiques des Formateurs ;
• Les Devis ;
• Le Suivi commercial ;
• Les Produits hors Formation ;
• Les Motifs de mise en attente du Catalogue Public ;
• Les LMS Moodle, Thinkific, et 360Learning ;
• Dendreo Live ;
• Le portail utilisateur.

Fonctionnalités

• Une vue par sous-centre pour consulter uniquement les infos et données liées à chaque sous-centre ;
• Une vue globale pour accéder à une vision consolidée de l'activité des différents sous-centres ;
• Une gestion des droits d'accès spécifique qui vous permet de définir les vues auxquelles chaque membre de votre équipe peut avoir accès ;
• Une navigation simplifiée qui permet à vos utilisateurs de passer d'une vue à une autre en un clic ;
• Une gestion de vos bibliothèques (Emails et de documents) spécifique au multi-centres qui vous permet de choisir les modèles que vous souhaitez rendre disponibles par sous-centre ;
• Plusieurs options de partage des données par fiche (Modules, CRM, et Salles) afin de définir les données à partager entre tous les sous-centres ou uniquement à certains sous-centres ;
• La possibilité d'émettre une Facture liée à plusieurs sous-centres : cela fonctionne uniquement si la numérotation de vos Factures est commune à tous vos sous-centres (contactez le support de Dendreo pour activer cette option) ;
• Un mode hermétique qui permet uniquement aux utilisateurs de la vue globale de partager des données sur plusieurs sous-centres : idéal pour maîtriser le partage des données entre vos sous-centres ;
• Une interface de configuration complète pour définir des paramètres au niveau de la vue globale dont tous les sous-centres héritent automatiquement, et des paramètres à configurer par sous-centre ;
• La possibilité d'activer plusieurs Catalogues Publics, soit par sous-centre soit en vue globale ;
• L'option Marque blanche pour personnaliser les URL (Extranets et Catalogues Publics) des sous-centre ;
• Un mode CAE avec une configuration conçue spécifiquement pour les Coopératives d'Activité Economique (CAE) et les sociétés de portage ;
• Plusieurs visions de votre Bilan Pédagogique et Financier : un BPF par sous-centre et un BPF agrégé au niveau de la vue globale ;
• La compatibilité avec toutes les fonctionnalités de Dendreo (Extranets, Catalogues Publics, Paiement en ligne, Dendreo Live, etc.).

Limites

• Pour alimenter correctement le BPF, une Action de Formation programmée est obligatoirement liée à un seul sous-centre. Il n'est pas possible de la rattacher à la vue globale ni à plusieurs sous-centres.

• Comme pour une Action de Formation, un Devis est obligatoirement rattaché à un seul sous-centre. Il n’est pas possible de faire un Devis liés à plusieurs sous-centres.
• Si un Module est partagé entre deux sous-centres, le Module ne peut pas être rendu visible sur le Catalogue Public d'un des deux sous-centres mais pas de l'autre, il faut dans ce cas dupliquer le Module.
• Dans le cas où vous avez des sous-centres avec des devises différentes, Dendreo affiche alors en vue globale tous les montants dans la devise configurée au niveau de la vue globale. Il n'y a pas de conversion en temps réel pour que les Indicateurs financiers de la vue globale prennent en compte les différentes devises.
• Pour les différents LMS disponibles, en cas de configuration multi-centres sur Dendreo, il n’est pas possible d’associer plusieurs instances / portails LMS. En effet, 1 compte Dendreo = 1 instance LMS.
• Le portail utilisateur est disponible pour tout le Centre, il n'y a pas d'accès distinct par sous-centre.