Compatibilité du multi-centres avec les fonctionnalités Dendreo

Le multi-centres est compatible avec toutes les fonctionnalités de Dendreo (Catalogue Public, Paiement en ligne, Dendreo Live, Extranets, etc.). Néanmoins, certains usages très spécifiques nécessitent une certaine vigilance. Dans cet article, nous avons dressé une liste de spécificités, déjà identifiées, qui vous permettront de mieux appréhender le fonctionnement du multi-centres avec votre utilisation de Dendreo.

Les fonctionnalités que vous retrouverez dans cet article sont les suivantes :

Bilan Pédagogique et Financier

Une Action de Formation programmée sur un compte multi-centres étant obligatoirement rattachée à un sous-centre, Dendreo peut alors facilement alimenter un Bilan Pédagogique et Financier par sous-centre. Par conséquent, si vous gérez plusieurs Organismes indépendants ayant chacun leur propre BPF, depuis la vue de chaque sous-centre, vous pouvez consulter indépendamment les données de chaque BPF.

Dans le cas où vous gérez plusieurs activités appartenant à un même Organisme de Formation, la vue globale de votre compte multi-centres vous permet d'avoir un Bilan Pédagogique et Financier agrégé des données de plusieurs sous-centres qui composent votre compte.

Exemple d'un BPF qui agrège les données de 2 sous-centres d'un compte multi-centres

Agenda

Pour rappel, dans le cas d'un compte multi-centres, vous pouvez configurer un fuseau horaire au niveau de la vue globale et un fuseau horaire au niveau de chaque sous-centre. Par conséquent, le fuseau horaire de la vue globale peut être différent de celui configuré au niveau de chaque sous-centre. Le cas échéant, il convient d'être conscient que les Créneaux visibles sur les Agendas de la vue globale ne correspondent pas aux horaires du fuseau horaire de cette vue.

Exemple de cas d'usage : vous planifiez deux Actions de Formation à 9h sur deux sous-centres ayant chacun un fuseau horaire différent entre eux et différent de celui de la vue globale. Alors, en consultant l'Agenda depuis la vue globale, les deux Actions de Formation s'affichent toutes les deux dans l'Agenda comme démarrant à 9h. Le problème pourra être le même sur l'Agenda de l'Extranet si le Formateur ou le Participant est rattaché aux 2 sous-centres dans votre CRM et a été invité à se connecter à son Extranet depuis la vue globale.

Pour en savoir plus sur la gestion des fuseaux horaires sur Dendreo, consultez notre documentation.

Modèles d'Emails et de documents

Dans le cas du multi-centres, seuls les membres de votre Équipe ayant des droits d'administrateurs de la vue globale peuvent rendre visibles les modèles d'Emails ou de document existants aux différents sous-centres du compte.

Dans le cas où un Modèle est partagé avec plusieurs sous-centres, il n'est alors modifiable que par les membres de votre Équipe ayant des droits d'administrateur de la vue globale. En revanche, un Modèle visible exclusivement sur un sous-centre peut être modifié par un membre de l'Équipe ayant des droits d'administrateur du sous-centre concerné.

Exemple d'un Modèle d'Email partagé avec plusieurs sous-centre du compte multi-centres

Attention : par défaut les Emails système sont communs à tous les sous-centres.

Pour avoir un Modèle d’Email différent pour chacun de vos sous-centres, deux solutions s’offrent à vous :

Depuis la vue globale, utilisez des tags conditionnels dans le Modèle d'Email. Ainsi, vous pouvez configurer un unique Modèle d'Email dont le contenu s'adapte en fonction du sous-centre depuis lequel il est envoyé.
Depuis un sous-centre, créez un Modèle d'Email spécifique au sous-centre sur lequel vous vous trouvez puis rattachez-y l'action système concernée. Vous pouvez également le faire depuis la vue globale et sélectionner ensuite les sous-centres souhaités en cliquant sur l'icône de maison ci-dessus.

Si vous paramétrez le déclenchement automatique de l'envoi de vos Emails, l'Automatisme peut être créé soit depuis la vue globale, soit depuis un sous-centre spécifique. Il peut également être partagé à un ou plusieurs sous-centres. Cependant, un administrateur d’un sous-centre ne pourra éditer, désactiver ou supprimer un Automatisme que si celui-ci n’est partagé qu’avec le sous-centre de l’administrateur en question. Dans tous les cas, la désactivation de l’Automatisme pourra toujours se faire ADF par ADF.

Questionnaire de Satisfaction

Avec votre compte multi-centres, vous avez la possibilité de personnaliser les Questionnaires de Satisfaction par sous-centre plutôt que d’utiliser un Questionnaire global applicable à tous.

Cette option est particulièrement utile pour les Organismes de Formations composés de sous-centres ayant des activités ou des langues différentes, offrant ainsi la possibilité d'effectuer une analyse de Satisfaction adaptée aux particularités de chaque sous-centre.

Cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut. Pour plus d’informations sur sa configuration, consultez la documentation Créer et configurer les Questionnaires de Satisfaction.

À noter : toute modification apportée au Questionnaire global ne se répercute pas automatiquement sur les Questionnaires personnalisés des sous-centres. Il vous faut ainsi appliquer ces modifications à la main sur les Questionnaires personnalisés.

Catalogue Public

Plusieurs Catalogues Publics activables

Au sein d'un compte multi-centres, plusieurs Catalogue Publics peuvent être activés :

Pour chaque sous-centre de votre compte, vous pouvez spécifiquement activer, configurer et personnaliser un Catalogue Public. Vous pouvez ainsi avoir autant de Catalogues Publics que de sous-centres qui composent votre compte multi-centres. Cette solution est idéale si vous souhaitez diffuser sur internet plusieurs offres de Formation indépendantes mais centraliser la gestion des demandes d'inscriptions au sein du même compte Dendreo.
Depuis la vue globale, vous pouvez activer, configurer et personnaliser un unique Catalogue Public qui affiche le Catalogue de Formation et le calendrier des Formations des sous-centres que vous souhaitez.

Catalogue Public activé depuis la vue globale et intégrant 2 des 3 sous-centres composant le compte multi-centres

Attention : chaque Catalogue Public activé sur votre compte multi-centres est facturé 59€ HT/mois. Ainsi, si vous utilisez un compte Dendreo composé de 3 sous-centres mais que vous activez 2 Catalogues Publics, vous serez alors facturé 118€ HT/mois.

Spécificités liées aux inscriptions

Depuis le Catalogue Public de la vue globale, lors d'une pré-inscription à une ADF programmée, celle-ci est alors automatiquement affectée au sous-centre concerné. Elle ne peut donc être traitée que par les membres de votre Équipe ayant accès à la vue du sous-centre concerné ou à la vue globale.
Dans le cas d'une demande d'INTRA, ou d'une pré-inscription à une Formation e-learning en session permanente, si le Module est partagé entre différents sous-centres, alors c'est le sous-centre qui valide en premier la pré-inscription qui peut programmer l'Action de Formation.

Spécificités liées au Paiement en ligne

Si le Paiement en ligne lors d'une Pré-inscription est activé sur votre compte, vous pouvez associer un compte Stripe à chaque sous-centre. Un compte bancaire spécifique est alors automatiquement créé pour chaque sous-centre.
Si vous associez plusieurs comptes Stripes à différents sous-centres, lors d'une demande d'INTRA ou d'une pré-inscription à une Formation e-learning en session permanente, si le Module est partagé entre ces différents sous-centres, alors le Paiement en ligne ne sera pas proposé. En effet, dans ce cas, Dendreo ne peut pas savoir sur quel compte Stripe transférer le Paiement.
Si vous utilisez plusieurs devises et que vous les gérez avec un compte Stripe par devise, vous ne pouvez pas lier chaque compte Stripe à un sous-centre d’un même compte Dendreo. Il vous faut en effet avoir 2 comptes Stripe et 2 comptes Dendreo distincts.

Extranets

Bien que l'interface de configuration des Extranets soit accessible uniquement en vue globale, vous pouvez toujours proposer à vos Participants, Formateurs, et Contacts des Extranets personnalisés par sous-centres. En effet, vous pouvez définir un logo, une couleur dominante et une URL spécifique pour chaque sous-centre ainsi que pour la vue globale.

Option permettant d'avoir une URL Extranet différente par sous-centre

C'est l'URL depuis laquelle se connecte l'utilisateur qui définit le design de son Extranet. Dans le cas où une fiche CRM est partagée sur plusieurs sous-centres, si vous invitez un Formateur, Participant ou Contact à se connecter à son Extranet depuis la vue globale, c'est le logo de la vue globale et la couleur dominante qui s'affichent sur l'Extranet de l'utilisateur.

Attention : dans le cas où vous proposez une URL Extranet différente par sous-centre, veillez à utiliser le bon tag dans vos Modèles d'Emails et de documents afin que Dendreo génère l'URL adaptée au contexte depuis lequel vous envoyez l'invitation.

Intégrations LMS

Intégration non exclusive mais unique par plateforme LMS

Avec votre compte multi-centres, vous pouvez décider de synchroniser Dendreo avec plusieurs de nos partenaires LMS (Dokeos, Moodle, Thinkific, et 360Learning). Néanmoins, quelque soit la ou les plateforme(s) LMS que vous intégrez avec votre compte multi-centres Dendreo, alors :

Il n’est pas possible d’associer plusieurs instances d'une même plateforme LMS. En résumé, 1 compte Dendreo = 1 instance de chaque plateforme LMS.
La configuration d'un LMS n'est possible qu'en vue globale, tous les sous-centres de votre compte Dendreo peuvent techniquement être synchronisés avec les contenus e-learning disponibles sur le LMS configuré.

Spécificité liée au multi-portails de Dokeos

Dokeos proposant une option multi-portails, il est légitime de se demander si elle est compatible avec l'option multi-centres de Dendreo. Pour en savoir plus, consultez notre documentation Puis-je combiner le multi-Centres Dendreo avec le multi-portails Dokeos ?.

Dendreo Live

Une fois l'option Dendreo Live activée sur votre compte Dendreo, tous les sous-centres peuvent alors programmer des Actions de Formation avec Dendreo Live. Cette option étant configurable uniquement en vue globale, tous les sous-centres héritent alors des mêmes paramètres.

Attention : un seul abonnement Dendreo Live est donc nécessaire dans le cas d'un multi-centres, mais dans ce cas le forfait initial de 50 heures incluses est utilisable par l'ensemble des sous-centres. Sauf si vous avez activé le mode CAE, il ne vous sera pas possible de consulter le détail des heures consommées sur Dendreo Live par sous-centre. Il en est de même pour les heures supplémentaires.

Factures de frais pédagogiques de vos Formateurs

Dans le cas où un Formateur intervient sur des ADF de plusieurs sous-centres, lors de la sélection des Créneaux qu'il souhaite facturer, il ne peut sélectionner que les Créneaux d'un même sous-centre.

Par conséquent, si depuis son outil de facturation le Formateur a émis une facture unique (= un seul numéro de facture) pour des Actions de Formation qui concernent plusieurs sous-centres, il doit alors la déposer deux fois sur son Extranet Formateur : une fois pour chaque sous-centre, en sélectionnant à chaque fois les Créneaux qui correspondent à chaque sous-centre.

Export EDOF

Si vous utilisez le multi-centres pour gérer plusieurs Organismes indépendants (plusieurs SIRET, plusieurs NDA, plusieurs BPF), vous pouvez réaliser un export EDOF par sous-centre depuis la vue de chaque sous-centre.

⚠️ Utilisation des sessions permanentes : Si les sous-centres de votre compte ont des taux de TVA différents alors chaque session permanente doit être rattachée à un SEUL sous-centre. En effet, dans le cas où une session permanente est rattachée à TOUS les sous-centre alors c'est la TVA configurée au niveau de la vue globale qui s'applique.

Si vous utilisez le multi-centres pour gérer plusieurs activités appartenant à un même Organisme de Formation (un seul SIRET, un seul NDA et un seul BPF), alors depuis la vue globale vous pouvez faire un Export EDOF de TOUS les Modules éligibles au CPF de TOUS les sous-centres.

Synchronisation WEDOF

Si vous utilisez le multi-centres pour gérer plusieurs activités appartenant à un même Organisme (un seul SIRET, un seul NDA et un seul BPF) depuis la vue globale, vous pouvez alors renseigner la clé API liée à votre compte WEDOF.

Si vous utilisez le multi-centres pour gérer plusieurs Organismes de Formation indépendants (plusieurs SIRET, plusieurs NDA, plusieurs BPF), en souscrivant alors à plusieurs abonnements WEDOF, vous pouvez synchroniser les dossiers CPF par sous-centre, avec des clés API distinctes pour chaque sous-centre.

À noter : si votre compte est synchronisé avec un abonnement WEDOF avant d'activer le multi-centres, une fois l'option activée les sous-centres héritent automatiquement du compte EDOF précédemment synchronisé. Pour paramétrer un compte WEDOF spécifique à un sous-centre, rendez-vous dans la section Synchronisation EDOF de la page de configuration.

Suivi commercial

Un Devis est obligatoirement rattaché à un seul sous-centre de votre compte Dendreo. Dans le cas où vous utilisez le multi-centres pour gérer plusieurs activités appartenant à un même Organisme de Formation (un seul SIRET, un seul NDA et un seul BPF), il n'est donc pas possible de gérer un unique Devis rattaché à des Actions de formation de différents sous-centres.

Indicateurs financiers

Comme pour le Bilan Pédagogique et Financier, une Action de Formation étant obligatoirement rattachée à un sous-centre, Dendreo peut alors facilement rattacher les Indicateurs de chaque ADF (heures-stagaires, stagiaires formés, recettes, et résultat opérationnel) à chaque sous-centre.

Les Indicateurs consultés depuis la vue globale correspondent aux données de TOUS les sous-centres qui composent votre compte.

Attention : les Indicateurs financiers dépendent de la devise configurée au niveau de chaque sous-centre et/ou de la vue globale. Dans le cas où vous gérez des sous-centres avec des devises différentes, comme il n'y a pas de conversion en temps réel, les montants des Indicateurs financiers de la vue globale s'affichent en fonction de la devise configurée sur la vue globale et ne sont donc pas interprétables.

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