Créer et configurer les Questionnaires de Satisfaction

Sur la page de configuration des Questionnaires de Satisfaction, vous avez la possibilité de personnaliser l'ensemble de vos Questionnaires de Satisfaction en renseignant les questions qui seront ensuite utilisées pour générer dynamiquement les Questionnaires selon le contenu de vos Actions de Formation.

Ajouter des questions

Vous pouvez créer des questions relatives à l'évaluation des cibles suivantes :

• Modules de Formation ;
• Formateurs (Questionnaire de satisfaction Participant) ;
• Lieux de la Formation (Salles) ;
• Action de Formation dans sa globalité ;
• Participants (Questionnaire de satisfaction Formateur).

Pour chaque question, différents formats sont possibles : 

• Notation qui se traduit par une note de 0 à l'amplitude de notation à paramétrer pour chaque question ;
• Question ouverte qui correspond à un champ texte dans lequel les participants peuvent répondre librement ;
• Question fermée qui permet aux Participants de répondre uniquement par Oui ou Non ;
• Liste de choix et choix multiple qui proposent de choisir une ou plusieurs valeurs parmi des choix prédéfinis.

Définir les messages à afficher

Dans cette section, vous pouvez renseigner et mettre en forme les contenus texte qui introduisent et clôturent vos Questionnaires. Les messages peuvent être personnalisés en fonction des destinataires : Participants ou Formateurs.

Définir les paramètres généraux

Dans cette section, vous pouvez configurer les paramètres suivants : 

• Réglage par défaut des questions de type notation : vous permet de définir l'affichage par défaut des notes au moment où le Participant commence à répondre ;
• Rendre disponibles les Questionnaires au fur et à mesure de la complétion des Modules : en activant cette option, dans le cas des Actions de Formation multi-modules, les Participants peuvent répondre au Questionnaire à chaud à la fin de chaque Module ;
• Bloquer l'édition et la modification des réponses déjà apportées : en désactivant cette option, dans le cas des Actions de Formation multi-modules, les Participants peuvent modifier les réponses des questions auxquelles ils ont déjà répondu pour les Modules précédents ;
• Période de calcul des moyennes de satisfaction : par défaut la période de calcul est de 12 mois, mais vous pouvez choisir la période de calcul que vous souhaitez. Notez que ce réglage a également un effet sur le calcul des notes lorsque vous initialisez une Satisfaction sur vos Modules.

Paramètres des questionnaires Participants

• Évaluation des Formateurs : vous permet de définir la gestion de l'évaluation des Formateurs, à savoir soit pour l'Action de Formation dans son ensemble, soit Module par Module si un Formateur intervient sur plusieurs Modules de votre Action de Formation ;
• Délai avant d’afficher le Questionnaire à froid sur les Extranets Participants : vous permet de définir le délai d’affichage du Questionnaire à froid sur l’Extranet de vos Participants après la date de fin de l'Action de Formation ;
• Délai après lequel le Questionnaire à froid n’est plus affiché sur les Extranets Participants (en mois) : vous permet de définir le délai de disponibilité du Questionnaire à froid sur les Extranets Participants. Après ce délai, le Questionnaire disparaitra automatiquement pour ne pas polluer l'interface de vos Participants avec de très vieux Questionnaires (utile notamment lors de l'import de données initial) ;
• Rendre le questionnaire à chaud disponible sur les Extranets Participants X heures avant la fin du dernier Créneau.

Paramètres des questionnaires Formateurs

• Évaluation des Participants : vous permet de définir la gestion de l'évaluation des Participants, à savoir soit au global de l'Action de Formation soit Module par Module dans le cas des Actions de Formation multi-Modules.

Paramètres des notifications

Dans cette section, vous pouvez définir et paramétrer des notifications spécifiques à vos Questionnaires : 

• Email administrateur à alerter lorsqu'un Participant répond à un Questionnaire : vous permet de renseigner l'adresse Email vers laquelle Dendreo enverra les emails d'alerte dès lors qu'un Participant répond à un Questionnaire. Notez que vous pouvez renseigner plusieurs adresses Emails en les espaçant d'une virgule ;
• Recevoir les notifications seulement si la moyenne de satisfaction est en dessous du seuil suivant (en %) : vous permet de définir un seuil de note à partir duquel vous souhaitez activer l'envoi de l'Email administrateur activé précédemment (pour n'être alerté que des problèmes). Si au moins une des notes du Questionnaire renseigné par un Participant est inférieure au seuil défini, vous serez alors notifié ;
• Envoyer un Email d'accusé de réception au Participant ayant répondu à un Questionnaire : vous permet d'activer l'envoi d'un email d'accusé de réception aux Participants qui répondent à vos Questionnaires. Notez qu'il faut configurer au préalable un modèle d'email avec l'action système Accusé de réception d'un Questionnaire de satisfaction ;
• Envoyer un email d'accusé de réception au Formateur ayant répondu à un Questionnaire : vous permet d'activer l'envoi d'un email d'accusé de réception aux Formats qui répondent à vos Questionnaires. Notez qu'il faut configurer au préalable un modèle d'email avec l'action système Accusé de réception d'un Questionnaire de satisfaction ;
• Avertir aussi le Responsable de l’Action de Formation (si défini) : en plus d’alerter l’administrateur en charge des Questionnaires de Satisfaction, il est possible de prévenir le Responsable (Dendreo) lorsqu’il est renseigné au niveau de l’Action de Formation.

Désactiver les Questionnaires

Depuis cette section, vous pouvez désactiver la fonctionnalité des Questionnaires de Satisfaction sur l'intégralité de votre compte Dendreo (utile si vous utilisez un autre système que celui intégré dans Dendreo).

Configurer les Questionnaires par sous-centre

Avec votre compte multi-centres, vous avez la possibilité de personnaliser les Questionnaires de Satisfaction par sous-centre plutôt que d’utiliser un Questionnaire global applicable à tous.

Cette fonctionnalité n’est pas activée par défaut, il vous faut donc tout d’abord vous rendre depuis la vue globale dans la configuration du multi-centres.

Sélectionnez ensuite Oui à Autoriser la personnalisation des Questionnaires de Satisfaction par Centre de Formation.

Une fois l’option activée, rendez-vous dans la configuration des Questionnaires de Satisfaction depuis la vue spécifique à chaque sous-centre.

Dans les onglets des différents Questionnaires, cliquez sur Utiliser un Questionnaire personnalisé pour ce Centre de Formation.

Si vous décidez de finalement revenir à un Questionnaire commun à tous les sous-centres, cliquez sur Utiliser le Questionnaire global.