Import initial de données

Vous venez de vous abonner à Dendreo et vous avez sûrement déjà des données que nous pouvons importer pour vous dans Dendreo.

Avant-propos

Seules les données Entreprises, Participants, Formateurs, Contacts et Particuliers sont importables par défaut.

Les Modules de votre Catalogue sont importables mais nécessitent d'être structurés de façon simple et les champs de description doivent respecter le format présent dans Dendreo. N'hésitez pas à nous fournir des exemples de données qui nous permettront de valider la faisabilité. 

Les Actions de Formation, Inscriptions et Actions commerciales peuvent être importées sous certaines conditions. Dans le cas où vous vous abonnez à Dendreo en cours d'année, vous pouvez facilement renseigner manuellement vos Actions de Formation et inscriptions a posteriori afin de compléter votre BPF. Pour plus d'informations, ou situations particulières, contactez-nous sur support@dendreo.com.

Configuration de votre compte avant l'import

Avant que nos équipes procèdent à l'import de vos données, il est indispensable que vous personnalisiez les réglages ci-dessous en configuration de votre compte Dendreo.

• CRM - Informations par défaut : renseignez les informations par défaut qui seront pré-remplies par Dendreo sur les fiches CRM (Entreprises, Formateurs, Particuliers) lors de l'import de vos données CRM - Accéder à la configuration
• Catalogue de Formation - Informations par défaut : renseignez les informations par défaut qui seront pré-remplies par Dendreo sur les fiches de vos Modules lors de l'import de votre Catalogue de Formation - Accéder à la configuration
• Action de Formation - Informations par défaut : renseignez les informations par défaut qui seront pré-remplies par Dendreo sur les fiches de vos Actions de Formation lors de l'import de vos sessions de formation - Accéder à la configuration
• Action de Formation - Etapes INTER & INTRA : configurez et personnalisez les étapes et sous-étapes de vos Actions de Formation pour que nous puissions importer vos sessions de Formation directement dans les bonnes étapes - Accéder à la configuration
• Agenda - Jours d'ouverture du centre : renseignez les jours d’ouverture et de fermeture de votre centre de formation qui seront utilisés lors de l'import des sessions de formation - Accéder à la configuration
• Agenda - Jours fériés/vacances : définissez manuellement des périodes de fermeture de votre centre de formation qui seront utilisées lors de l'import des sessions de formation - Accéder à la configuration
• Checklist : renseignez la liste de vos tâches administratives et qui seront automatiquement appliquées lors de l'import de vos données CRM, Modules et sessions de Formation - Accéder à la configuration
• Numérotation : demandez aux équipes de Dendreo la mise en place d'une numérotation personnalisée de vos Actions de Formation, de vos Entreprises, de vos Formateurs et de vos Modules, qui sera prise en compte lors de l'import de vos données - Contacter l'équipe support
• Budgets types : saisissez vos frais annexes, recettes libres et rémunérations additionnelles récurrents qui seront intégrés automatiquement par Dendreo dans le budget de chaque nouvelle Action de Formation qui sera importée - Accéder à la configuration
• Numéros de comptes clients spécifiques : demandez à l'équipe Dendreo la mise en place d'une numérotation personnalisée pour vos comptes clients généraux et/ou auxiliaires. Cette numérotation sera prise en compte dès l'import de vos Entreprises - Contacter l'équipe support
• Centres : si vous utilisez l'option Multi-centres, renseignez la raison sociale de chacun des Centres que vous gérez avec Dendreo - Accéder à la configuration

Réaliser le fichier d'import avec vos données  

Instructions initiales :

• Les colonnes en bleu sont obligatoires, tous les autres champs sont facultatifs
• Si une colonne ne se trouve pas dans ce fichier, mais que le champ existe dans Dendreo, vous pouvez ajouter la colonne dans ce fichier en prenant soin de copier/coller le nom exact du champ, nous l'affecterons correctement
• Si une colonne n'est pas dans ce fichier et que le champ n'existe pas dans Dendreo, contactez-nous pour la création d'un champ personnalisé dans Dendreo : merci de consulter cet article pour plus d'informations
• Conservez le format de cellule Texte pour les colonnes SIRET, Téléphone, Fax, Code Postal, et Dates
• Pour les Modules, pensez à configurer les horaires par défaut (par exemple 9h-12h, 14h-18h) dans la configuration de Dendreo avant l'import
• Pensez à bien vérifier vos données avant de nous les envoyer ! Si vous insérez des doublons, ils seront importés ! Si des Raisons Sociales ne sont pas orthographiées de manière absolument identiques entre 2 onglets, les Contacts ou Participants ne seront pas rattachés à la bonne Entreprise (cf. ci-dessous)
• L'import de données ne vérifie pas les doublons existants déjà dans votre base de données. Si vous avez déjà renseigné des fiches à la main dans Dendreo, ne les incluez pas dans cet import pour ne pas créer de doublons

Structure de l'import :

• L'import des Entreprises, Contacts et Participants se fait de manière séparée. Il s'agit d'entités différentes dans la base de données de Dendreo
• Il est donc nécessaire de lister toutes vos Entreprises dans l'onglet Entreprise, avec une Entreprise par ligne
• Puis chaque Contact et chaque Participant doit être listé dans son onglet respectif, avec le nom de l'Entreprise à laquelle il est rattaché dans la colonne "Raison Sociale". Cette Entreprise avec cette Raison Sociale exacte doit donc exister dans l'onglet Entreprise
• Il est inutile de répéter les informations des Entreprises sur les Contacts ou Participants rattachés à ces Entreprises (par exemple il est inutile de mettre l'adresse de l'Entreprise sur tous les Participants d'une Entreprise)
• Les Particuliers sont des personnes (indépendants, chercheurs d'emploi ou autre) qui n'ont pas d'Entreprise de rattachement ou sont leur propre Entreprise, ils doivent donc être listés dans l'onglet PARTICULIERS et ne doivent PAS apparaître dans aucun des autres onglets
• Lors de l'import, les Particuliers créeront automatiquement à la fois une fiche Entreprise, une fiche Contact et une fiche Participant, reliées entres-elles dans Dendreo
• Les Formateurs peuvent aussi être rattachés à des Entreprises, lorsque ceux-ci dépendent d'une structure externe. Pour cela, renseignez la Raison Sociale de l'Entreprise de rattachement dans la colonne désignée ET ajoutez l'Entreprise dans l'onglet Entreprise

Informations spécifiques à chaque onglet :

• Entreprises : le champ Raison Sociale est obligatoire
• Contacts : le champ Raison Sociale est obligatoire et doit correspondre exactement avec la raison sociale d'une Entreprise. Les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires
• Participants : le champ "Raison Sociale" est obligatoire et doit correspondre exactement avec la raison sociale d'une Entreprise de l'onglet Entreprise. Les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires
• Particuliers : les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires
• Formateurs : les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires. Le champ "Raison Sociale" est optionnel
• Modules : 
  • Les champs "Intitulé" et "Durée heures" sont obligatoires. Attention, une durée de 2h30 doit être rentrée comme 2,5
  • "Inclus dans le BPF ?" doit contenir 0 ou 1 selon que votre Module de Formation doit être compté dans votre Bilan Pédagogique et Financier ou non
  • "Dans catalogue ?" doit contenir 0 ou 1 selon que votre Module de Formation doit être inclus dans votre Catalogue (et aussi Catalogue Public si vous utilisez l'option), ou en "Hors Catalogue"
  • "Eligible CPF ?" doit contenir 0 ou 1 selon que votre Module est éligible au CPF et peut être exporté via notre option d'export vers EDOF
• Salles : les champs "Intitulé" et "Emplacement" sont obligatoires. L'emplacement est en général soit "interne" (dans votre OF, il est inutile de renseigner les infos d'adresse ou d'accès, elles seront héritées. Si vous êtes en Multi-centres, il faut rajouter l'info id_centre_de_formation) soit "cdf_outside" (externe, adresse libre)

Spécificités de champs :

• Civilité : "M." ou "Mme" uniquement
• Dates : format dd/mm/yyyy
• Adresse : si l'adresse est sur 2 lignes, rentrez-la sur 2 lignes dans Excel (avec un saut de ligne dans la cellule = Alt + Entrée. En savoir plus ici
• Statut BPF : valeurs possibles restreintes (cf. légendes dans l'onglet Contraintes)
• ID Externe : peut contenir n'importe quelle valeur d'identification, utilisée par exemple dans votre CRM actuel. Champ complètement optionnel, utile uniquement si vous souhaitez rapprocher des informations rentrées dans Dendreo avec des informations de votre système actuel, via des exports ou l'API par exemple