Import initial de données

Vous venez de vous abonner à Dendreo et vous avez sûrement déjà des données que nous pouvons importer pour vous dans Dendreo. 

Pour rappel : l'import initial de vos données est inclus dans les frais de mise en service. Notez que tout autre import suivant peut entraîner des coûts additionnels.

Avant-propos

Seules les données Entreprises, Participants, Formateurs, Contacts, et Particuliers sont importables par défaut.

Les  Modules de votre Catalogue sont importables mais nécessitent d'être structurés de façon simple et les champs de description doivent respecter le formatting Dendreo, n'hésitez pas à nous fournir des exemples de données qui nous permettront de valider la faisabilité. 

Il n'est pas vraiment possible d'importer les Actions de Formation ou Inscriptions car la structure de données est souvent trop éloignées d’un logiciel à l’autre. Dans le cas où vous vous abonnez à Dendreo en cours d'année, vous pouvez facilement renseigner manuellement vos Actions de Formation ou sessions passées a posteriori afin de compléter votre BPF. Pour plus d'informations, ou situations particulières, contactez-nous.

Configuration de votre compte avant l'import

Avant que nos équipes procèdent à l'import de vos données, il est indispensable que vous personnalisiez les réglages ci-dessous en configuration de votre compte Dendreo. 

Ce sont des réglages par défaut en lien avec vos données et qui seront automatiquement appliqués au moment de l'import, sauf si vous spécifiez ces infos dans les fichiers d'import. Dans le cas où vous ne réalisez pas ces réglages avant l'import alors il vous faudra les modifier manuellement par la suite.

  • Le statut BPF par défaut de vos Formateurs 
  • Le statut BPF par défaut des Participants d'une Entreprise
  • Le statut BPF par défaut des Particuliers  

Réaliser le fichier d'import avec vos données  

Pour commencer veuillez télécharger et remplir le masque d'import  en suivant les instructions ci-dessous Une fois complété merci de de nous le retourner par email à support@dendreo.com

Instructions Initiales :

  • Les colonnes en bleu sont obligatoires, tous les autres champs sont facultatifs !
  • Si une colonne ne se trouve pas dans ce fichier, mais que le champ existe dans Dendreo, vous pouvez ajouter la colonne dans ce fichier en prenant soin de copier/coller le nom exact du champ. Nous l'affecterons correctement.
  • Si une colonne n'est pas dans ce fichier, et que le champ n'existe pas dans Dendreo. Contactez nous pour la création d'un champ personnalisé dans Dendreo : merci de consulter  cet article pour plus d'informations sur cet aspect.
  • Conservez le format de cellule "Texte" pour les colonnes SIRET, Téléphone, Fax, Code Postal, Dates.
  • Pour les Modules pensez à configurer les horaires par défaut de vos Modules (par exemple 9h-12h, 14h-18h) dans la config de Dendreo avant l'import !
  • Pensez à bien vérifier vos données avant de nous les envoyer !! Si vous insérer des doublons, ils seront importés ! Si des Raisons Sociales ne sont pas orthographiées de manière absolument identiques entre 2 onglets, les Contacts ou Participants ne seront pas rattachés à la bonne Entreprise ! (cf. ci-dessous)
  • L'import de données ne vérifie pas les doublons existants déjà dans votre base de données. Si vous avez déjà renseigné des fiches à la main dans Dendreo, ne les incluez pas dans cet import pour ne pas créer de doublons !

Structure de l'import :

  • L'import des Entreprises, Contacts et Participants se fait de manière séparée. Il s'agit d'entités différentes dans la base de données de Dendreo.
  • Il est donc nécessaire de lister toutes vos Entreprises dans l'onglet ENTREPRISES, avec une Entreprise par ligne.
  • Puis chaque Contact et chaque Participant doivent être listés dans leurs onglets respectifs, avec le nom de l'Entreprise à laquelle ils sont rattachés dans la colonne "Raison Sociale". Cette Entreprise, avec cette Raison Sociale exacte doit donc exister dans l'onglet ENTREPRISES !
  • Il est inutile de répéter les informations des Entreprises sur les Contacts ou Participants rattachés à ces Entreprises (par exemple il est inutile de mettre l'adresse de l'Entreprise sur tous les Participants d'une Entreprise).
  • Les Particuliers sont des personnes (indépendants, chercheurs d'emploi, autres…) qui n'ont pas d'Entreprise de rattachement ou sont leur propre Entreprise. Ils doivent être listés dans l'onglet PARTICULIERS, et ne doivent PAS apparaitre dans aucun des autres onglets.
  • Lors de l'import les Particuliers créeront automatiquement à la fois une fiche Entreprise, une fiche Contact et une fiche Participant, reliées entres-elles dans Dendreo.
  • Les Formateurs peuvent aussi être rattachés à des Entreprises, lorsque ceux-ci dépendent d'une structure externe. Pour cela renseignez la Raison Sociale de l'Entreprise de rattachement dans la colonne désignée ET ajoutez l'Entreprise dans l'onglet Entreprises.

Informations spécifiques à chaque onglet :

  • Entreprises : Le champ "Raison sociale" est obligatoire.
  • Contacts : Le champ "Raison sociale" est obligatoire et doit correspondre exactement avec la raison sociale d'une Entreprise de l'onglet ENTREPRISES. Les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires.
  • Participants : Le champ "Raison sociale" est obligatoire et doit correspondre exactement avec la raison sociale d'une Entreprise de l'onglet ENTREPRISES. Les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires.
  • Particuliers : Les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires.
  • Formateurs : Les champs "Nom" et "Prénom" sont obligatoires. Champ "Raison sociale" optionnel.
  • Modules : 
    • Les champs "Intitulé" et "durée heures" sont obligatoires. Attention une durée de 2h30 doit être rentrée comme 2,5. 
    • "inclus dans le BPF ?" doit contenir 0 ou 1 selon que votre Module de formation doit être compté dans votre Bilan Pédagogique et Financier ou non
    • "dans catalogue ?" doit contenir 0 ou 1 selon que votre Module de formation doit être inclus dans votre Catalogue (et aussi Catalogue Public si vous utilisez l'option), ou en "Hors Catalogue"
    • "éligible CPF ?" doit contenir 0 ou 1 selon que votre Module est éligible au CPF et peut exporté via notre option d'export vers EDOF
  • Salles : Les champs "Intitulé" et "emplacement" sont obligatoires. L'emplacement est en général soit "interne" (dans votre OF, inutile de renseigner les infos d'adresse ou d'accès, elles seront héritées. Si vous êtes en multi Centres il faut rajouter l'info id_centre_de_formation) soit "cdf_outside" (Externe, adresse libre)

Spécificités de champs :

  • Civilité : "M." ou "Mme" uniquement
  • Dates : format dd/mm/yyyy
  • Adresse : si l'adresse est sur 2 lignes, rentrez là sur 2 lignes dans excel (avec un saut de ligne dans la cellule = Alt + Entrée. En savoir plus ici)
  • Statut BPF : valeurs possibles restreintes (cf. Légendes dans l'onglet CONTRAINTES)
  • ID Externe : peut contenir n'importe quelle valeur d'identification, utilisée par exemple dans votre CRM actuel. Champ complètement optionnel, utile uniquement si vous souhaitez rapprocher des informations rentrées dans Dendreo avec des informations de votre système actuel, via des exports ou l'API par exemple.

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