Importer ses données initiales

Vous venez de vous abonner à Dendreo et vous disposez certainement de données relatives à votre activité (Formateurs, Entreprises clientes ou Prospects, Contacts, Particuliers, Participants, Modules et Salles) que vous souhaitez importer dans Dendreo. Cet import se réalise en autonomie, mais nos équipes sont à votre disposition vous aider à le réaliser.

🎥 Pour plus d'informations sur l'import de données, regardez notre vidéo dédiée en cliquant ici !

Si vous ne réalisez pas d’import de données initiales, il est possible d’importer a posteriori et en toute autonomie une liste d’Entreprises, de Contacts, de Participants et de Particuliers.

Pour en savoir plus sur les données que vous pouvez importer plus tard, consultez notre documentation Introduction au CRM.

Avant-propos

Seules les données Entreprises, Participants, Formateurs, Contacts et Particuliers sont importables par défaut.

Les Modules de votre Catalogue de Formation sont importables mais nécessitent d'être structurés de façon simple et les champs de description doivent respecter le format présent dans Dendreo. N'hésitez pas à nous fournir des exemples de données qui nous permettront de valider la faisabilité !

Les Actions de Formation, Inscriptions et Actions Commerciales peuvent être importées sous certaines conditions. Dans le cas où vous vous abonnez à Dendreo en cours d'année, vous pouvez facilement renseigner manuellement vos Actions de Formation et inscriptions a posteriori afin de compléter votre BPF.

Pour plus d'informations ou si vous rencontrez une situation particulière, contactez-nous sur support@dendreo.com.

Préparer l’import

Utiliser le guide de configuration

Avant que nos équipes procèdent à l'import de vos données, il est indispensable que vous personnalisiez certains réglages depuis la configuration de votre compte Dendreo.

Attention : il est nécessaire d’anticiper l’import, le délai moyen observé étant de 3 semaines.

Pour vous aider dans cette configuration nous avons mis en place un guide de configuration, depuis lequel vous pouvez voir toutes les tâches dédiées à l’import ainsi que plus globalement toutes les options de Dendreo à configurer sur votre compte.

Un guide de configuration complété à 100% = un compte Dendreo adapté à votre fonctionnement !

Pour plus d’informations sur ce guide de configuration, consultez la documentation Configurer son compte Dendreo.

Maîtriser Dendreo

Il est important que vous maîtrisiez les concepts principaux de Dendreo avant de vous lancer dans l’import de données : Participants VS Particuliers, Modules VS Actions de Formation, etc.

Pour cela, il est essentiel que vous consultiez attentivement la documentation ainsi que les vidéos mises à votre disposition ! En effet, suivre la Formation d’initiation n’est pas suffisant, et demande de l’implication de votre côté.

Récupérer le masque d’import

Pour commencer, veuillez télécharger et remplir le masque d'import. Une fois complété, merci de de nous le retourner par email à support@dendreo.com.

Prenez connaissance des instructions détaillées dans le fichier puis validez en interne les données que vous souhaitez importer dans Dendreo.

Renseigner ses données dans le masque d’import

Instructions initiales

  • Les colonnes en bleu sont obligatoires, tous les autres champs sont facultatifs.
  • Ajoutez des colonnes additionnelles si nécessaire.

À noter : si une colonne ne se trouve pas dans ce fichier, mais que le champ existe dans Dendreo, vous pouvez ajouter la colonne dans ce fichier en prenant soin de copier/coller le nom exact du champ, nous l'affecterons correctement. Si une colonne n'est pas dans ce fichier et que le champ n'existe pas dans Dendreo, contactez-nous pour la création d'un champ personnalisé dans Dendreo.

Pour plus d’informations sur les champs personnalisés, consultez la documentation Personnaliser les formulaires des fiches CRM.

  • Respectez les formats requis pour les colonnes SIRET, Téléphone, Fax, Code postal, Email et Dates.
  • Pensez à configurer les horaires par défaut des Modules (par exemple 9h-12h, 14h-18h) dans la configuration de Dendreo avant l'import.
  • Assurez-vous de l'exactitude des données ! Si des raisons sociales ne sont pas orthographiées de manière absolument identiques entre deux onglets, les Contacts ou Participants ne seront pas rattachés à la bonne Entreprise.
  • Supprimez les doublons, sinon, ils seront importés ! L'import de données ne vérifie pas les doublons existants déjà dans votre base de données. Si vous avez déjà renseigné des fiches à la main dans Dendreo, ne les incluez pas dans cet import pour ne pas créer de doublons.

Structure de l’import

  • L'import des Entreprises, Contacts et Participants se fait de manière séparée. Il s'agit d'entités différentes dans la base de données de Dendreo. Il est donc nécessaire de lister toutes vos Entreprises dans l'onglet Entreprise, avec une Entreprise par ligne.
  • Chaque Contact et Participant doit être listé dans son onglet respectif, avec le nom de l'Entreprise à laquelle il est rattaché dans la colonne Raison Sociale. Cette Entreprise avec cette raison sociale exacte doit donc exister dans l'onglet Entreprise.
  • Il est inutile de répéter les informations des Entreprises sur tous les Contacts ou Participants rattachés à ces Entreprises (par exemple il est inutile de mettre l'adresse de l'Entreprise sur tous les Participants d'une Entreprise).
  • Les Particuliers (indépendants, chercheurs d'emploi ou autre) n'ont pas d'Entreprise de rattachement ou sont leur propre Entreprise, ils doivent donc être listés dans l'onglet Particuliers et ne doivent pas apparaître dans aucun des autres onglets.
  • Lors de l'import, les Particuliers créeront automatiquement à la fois une fiche Entreprise, une fiche Contact et une fiche Participant, reliées entres-elles dans Dendreo.
  • Les Formateurs peuvent aussi être rattachés à des Entreprises, lorsque ceux-ci dépendent d'une structure externe. Pour cela, renseignez la raison sociale de l'Entreprise de rattachement dans la colonne désignée et ajoutez l'Entreprise dans l'onglet Entreprise.

Informations spécifiques à chaque onglet

  • Entreprises : le champ Raison Sociale est obligatoire.
  • Contacts : le champ Raison Sociale est obligatoire et doit correspondre exactement avec la raison sociale d'une Entreprise. Les champs Nom et Prénom sont obligatoires.
  • Participants : le champ Raison Sociale est obligatoire et doit correspondre exactement avec la raison sociale d'une Entreprise de l'onglet Entreprises. Les champs Nom et Prénom sont obligatoires.
  • Particuliers : les champs Nom et Prénom sont obligatoires.
  • Formateurs : les champs Nom et Prénom sont obligatoires. Le champ Raison Sociale est optionnel.
  • Modules :
    • Les champs Intitulé et Durée heures sont obligatoires. Attention, une durée de 2h30 doit être rentrée comme 2,5 !
    • Inclus dans le BPF ? doit contenir 0 ou 1 si votre Module de Formation doit être compté dans votre Bilan Pédagogique et Financier ou non.
    • Dans catalogue ? doit contenir 0 ou 1 si votre Module de Formation doit être inclus dans votre Catalogue (et Catalogue Public si vous utilisez l'option), ou en Hors Catalogue.
    • Éligible CPF ? doit contenir 0 ou 1 si votre Module est éligible au CPF et peut être exporté via notre option d'export vers EDOF.
  • Salles : les champs Intitulé et Emplacement sont obligatoires. L'emplacement est en général soit "interne" soit "cdf_outside" (externe, adresse libre). Dans votre Organisme de Formation il est inutile de renseigner les infos d'adresse ou d'accès, elles seront héritées. Si vous êtes en Multi-centres, il faut rajouter l'info id_centre_de_formation.

Spécificités de champs

  • Civilité : le format doit être M. ou Mme uniquement.
  • Dates : le format doit être dd/mm/yyyy.
  • Adresse : si l'adresse est sur deux lignes, rentrez-la sur deux lignes dans Excel (avec un saut de ligne dans la cellule = Alt + Entrée).

Pour plus d'informations, consultez la documentation de Microsoft Excel.

  • Statut BPF : valeurs possibles restreintes (cf. légendes dans l'onglet Contraintes).
  • ID Externe : ce champ peut contenir n'importe quelle valeur d'identification, utilisée par exemple dans votre CRM actuel. Ce champ est optionnel, utile uniquement si vous souhaitez rapprocher des informations rentrées dans Dendreo avec des informations de votre système actuel, via des exports ou l'API par exemple.
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