Importer ses données sur Dendreo

Vous venez de vous abonner à Dendreo et vous disposez d'un historique de données relatif à votre activité que vous souhaitez importer dans Dendreo. Dans cet article, nous vous présentons toutes les informations à connaître pour réaliser l'import initial de ces données sur votre compte.

Fonctionnement général

Pour vous permettre de retrouver les données nécessaires à la gestion de votre Organisme de Formation sur votre compte Dendreo, dans le cadre de la mise en service, nous vous proposons de réaliser un import initial de vos données.

L'objectif principal de cet import initial est de vous permettre de ne pas avoir besoin de ressaisir manuellement les données de votre CRM, votre Catalogue de Formation et la liste de vos Salles. Vous gagnez ainsi du temps pour prendre en main le logiciel !

Pour réaliser cet import, il convient que vous nous transmettiez les données que vous souhaitez importer en les renseignant dans un masque d'import spécialement conçu pour cette prestation. L'utilisation de ce masque d'import est indispensable pour garantir que les données à importer respectent bien le format attendu par notre base de données.

Une fois que vous avez complété ce masque d'import, il suffit alors de nous le transmettre par email pour qu'il soit validé par notre équipe. Le cas échéant, l'import des données est réalisé par nos soins.

Procédure d'import des données

Préalablement à l'import de vos données par nos équipes, nous vous recommandons de suivre les étapes détaillées ci-dessous, qui garantissent le bon format des données transmises et vous évitent ainsi de devoir les ressaisir manuellement suite à l'import.

Étape #1 - Priorisez les tâches du guide de configuration liées à l'import

Dans votre guide de configuration, certaines tâches nécessitent d'être réalisées en amont de l'import de vos données.

Par exemple, dans la configuration du Catalogue de Formations, vous pouvez définir des informations par défaut de vos Modules qui sont automatiquement renseignées par Dendreo lors de la création d'une nouvelle fiche Module dans votre Catalogue. Dans le cas de l'import de vos Modules, si des informations spécifiques ne sont pas renseignées pour certains Modules dans le masque d'import, lorsque nous importerons la liste des Modules renseignés, chaque fiche Module créée héritera alors automatiquement des valeurs par défaut définies en configuration. En configurant ces informations par défaut avant l'import, vous évitez ainsi de vous retrouver avec des champs vides.

Pour identifier les tâches de configuration que nous vous recommandons de réaliser en amont de l'import, ouvrez le guide de configuration directement depuis votre compte Dendreo et activez le filtre dédié aux tâches liées à l'import :

Étape #2 - Vérifiez votre compréhension des concepts de Dendreo

Pour compléter correctement le masque d'import et vous aider à déterminer les données à renseigner dans chaque onglet, il est important que vous maîtrisiez certains concepts fondamentaux de Dendreo. Pour cela, nous vous recommandons de prendre connaissance des articles de notre documentation ci-dessous :

• Présentation des Entreprises et Particuliers
• Présentation des Contacts
• Présentation des Participants
• Gérer ses Formateurs
• Présentation du Catalogue de Formation
• Présentation des salles

Étape #3 - Prenez connaissance de la structure du masque d'import

Une fois le masque d'import téléchargé, vous devez l'ouvrir avec votre logiciel Excel. Ce fichier est constitué de plusieurs onglets :

• Les onglets Instructions et Contraintes vous expliquent comment renseigner correctement vos données dans le masque d'import. Nous vous recommandons vivement de les lire attentivement avant de renseigner vos données dans les autres onglets.
• Les autres onglets sont prévus pour y renseigner vos données. Chaque onglet correspond à une typologie d'informations à importer : Entreprises, Contacts, Participants, Particuliers, Formateurs, Modules, et Salles.

Questions fréquentes

Est-ce que l'import initial de mes données est payant ?

L'import de vos données, réalisé par nos soins, est inclus dans les frais de mise en service prévus dans les conditions commerciales de votre abonnement (cf. votre devis) et doit être réalisé pendant la phase de déploiement. Dans le cas où vous souhaitez importer de nouvelles données après la période de déploiement, il est toujours possible d’importer en autonomie une liste d’Entreprises, de Contacts, de Participants et de Particuliers.

Quelles sont les données que je peux importer ?

Dans les frais de mise en service indiqués publiquement sur notre grille de prix, seules les données Entreprises, Participants, Formateurs, Contacts, Particuliers, Modules et Salles sont prévues dans la prestation d'import initial.

Néanmoins, sous certaines conditions, l'historique de vos Formations (= Actions de Formation mono-module et multi-modules), Créneaux, inscriptions, relevés de présence, évaluations et Actions Commerciales peut être importé. Nous vous invitons à vous rapprocher de vos interlocuteurs dédiés chez Dendreo afin de valider la faisabilité technique. Le cas échéant, notez qu'une participation financière pourra vous être demandée.

Est-ce que je peux fournir mes données dans un autre fichier que votre masque d'import ?

Dans les frais de mise en service indiqués publiquement sur notre grille de prix, vous devez obligatoirement renseigner les données à importer dans notre masque d'import disponible au format Excel. Le bon respect du format des données et des contraintes de cette matrice détaillées dans les instructions est indispensable pour que nous puissions réaliser l'import dans ces conditions.

Néanmoins, si vous souhaitez que nous réalisions l'import à partir de données brutes non renseignées dans notre masque d'import, notre équipe reste disponible pour étudier la faisabilité en nous transmettant vos fichiers. Dans ce cas, une participation financière complémentaire aux frais de mise en service vous sera nécessairement demandée.

Est-il possible de transférer les données hébergées sur un logiciel concurrent de Dendreo ?

Certains logiciels concurrents de Dendreo peuvent avoir une structure technique relativement proche de la nôtre. Dans ce cas, nous pouvons étudier la possibilité de réaliser un import à partir des fichiers exportés directement depuis le logiciel concurrent. Conscients que cela vous fasse gagner du temps pour migrer votre activité de votre ancien logiciel à Dendreo, nous pouvons étudier la faisabilité technique à partir des fichiers que vous nous transmettrez. Selon la complexité identifiée, une participation financière pourra vous être demandée.

Quel est le délai moyen pour faire l'import initial ?

Dans un projet de déploiement de Dendreo au sein de votre Organisme de Formation, l'import des données est une étape qui prend du temps et dont il ne faut pas négliger le délai de réalisation.

D'expérience, le délai moyen observé pour que nos clients fournissent les données finales est généralement de 1 mois. Cette tâche peut s'avérer fastidieuse de votre côté car il peut être compliqué de retrouver vos données et les renseigner manuellement au bon format dans notre masque import.

De plus, il faut compter un délai supplémentaire de 2 semaines, à compter de la validation par notre équipe, pour les importer sur votre compte Dendreo.

Est-ce que l'import conserve la mise en forme des contenus renseignés dans le masque d'import ?

S'il s'agit de champ de texte riche (comme par exemple une description ou le contenu d'une fiche Module), il est possible de conserver la mise en forme en renseignant le contenu avec des balises HTML dans le masque d'import.

Est-ce que je peux renseigner un champ qui ne figure pas dans la matrice d'import ?

Oui, il vous suffit pour cela d'ajouter des colonnes. Si une colonne ne se trouve pas dans notre masque d'import mais que le champ existe dans Dendreo, vous pouvez ajouter la colonne dans ce fichier en prenant soin de copier/coller le nom exact du champ, nous l'affecterons correctement. Si une colonne n'existe pas dans ce masque d'import et que le champ n'existe pas dans Dendreo, un champ personnalisé sera automatiquement créé sur votre compte lors de l'import.

Est-ce que je peux faire plusieurs imports ?

Non. Dans le cadre de l'import initial réalisé par nos soins, il est nécessaire de nous fournir toutes les données à importer en une seule fois, afin d'assurer leur cohérence et d'éviter les doublons.

En revanche, pour les imports de données en autonomie, réalisables par vos soins depuis le CRM, vous pouvez réaliser autant d'imports que vous le souhaitez.

Est-ce que je peux faire l'import de mes données en autonomie ?