Présentation des Participants

Sur cette page vous découvrirez comment ajouter un Participant dans votre CRM, comment modifier les informations d'un Participant, quelles informations vous pouvez consulter sur la fiche d'un Participant, comment gérer l'historique des formations d'un Participant, etc.

Avant Propos

Les Participants sont vos stagiaires ou vos apprenants, ce sont les personnes qui suivront vos Formations. Contrairement aux Particuliers, un Participant est obligatoirement lié à une Entreprise.

A noter : est considérée comme un Particulier toute personne non liée à une Entreprise (personne physique séparée d'une personne morale), ou ne réalisant pas sa Formation dans le cadre de sa relation avec son employeur. C'est donc notamment les professions libérales, les auto-entrepreneurs, les personnes en recherche d'emploi et les stagiaires réalisant une formation en auto-financement ou en utilisant leur CPF.

Ajouter des Participants dans votre CRM

Créer manuellement un Participant

Rendez-vous dans votre CRM et accédez au listing de vos Participants depuis lequel vous pouvez ajouter des Participants en cliquant sur le bouton Ajouter un Participant.

Astuce : Dendreo intègre un outil de fusion de fiches, vous permettant notamment de supprimer des doublons qui auraient pu être créés par erreur.

Gestion des doublons

Pour vous éviter de créer plusieurs fois un même Participant dans votre base de données, Dendreo vous signale en temps réel la présence dans votre CRM d'un éventuel doublon dès lors qu'il identifie des données similaires.

A noter : dès qu'un Participant est inscrit à une Action de formation, Dendreo enregistre l'Entreprise à laquelle il est rattaché au moment de son inscription. S'il change d'Entreprise plus tard, Dendreo continuera d'afficher l'Entreprise d'appartenance du Participant pour chaque inscription au moment de son inscription à cette formation. Pour centraliser l'historique des formations réalisées par un Participant tout au long de sa carrière avec votre Organisme de Formation, il suffit donc de modifier l'Entreprise de rattachement chaque fois que le Participant change d'Entreprise.

Importer une liste de Participants

Vous avez également la possibilité d'importer en autonomie une liste de Participants d'une même Entreprise.

Notez que cette procédure existe aussi pour importer une liste de Participants d'une Action de Formation INTRA. Dendreo enregistrera automatiquement dans votre CRM les Participants ET les inscrira à l'Action de Formation.

Fiche Participant

Depuis la fiche d'un Participant vous pouvez accéder à de nombreuses informations liées à l'historique du Participant. Ces informations sont réparties en plusieurs onglets :

Résumé

Sur la fiche résumé du participant, vous pourrez :

Retrouver et modifier ses informations principales, ses coordonnées, son statut BPF (Salarié, Agent public, Apprenti, etc.), son responsable hiérarchique (déjà renseigné en tant que Contact ou Participant) qui peut être mis en copie lors de l'envoi d'un Email au Participant
Consulter ses statistiques : les recettes, les heures de formations, le nombre d'Actions de Formation et de Modules suivis
Retrouver les information liées à son accès Extranet Participant : lien d'accès, code personnel et QR Code (disponibles si le Participant est inscrit à au moins une Action de Formation)
Lui envoyer un email
Fusionner sa fiche avec un doublon

Agenda

Comme pour l'agenda, cet onglet vous permet, sous la forme d'un calendrier, de consulter et d'accéder aux Actions de Formation auxquelles est inscrit le Participant.

Participations

Vous pouvez voir sous forme d'un tableau l'historique des Actions de Formation effectuées par le Participant.

Factures

Vous retrouvez ici toutes les Factures liées à ce Participant. Dendreo classe les Factures par année et vous signalera celles en attente de paiement et échues non réglées.

Espace de stockage

Cet onglet vous permet de gérer vos documents, à savoir :

Retrouver l'ensemble des documents stockés sur les différents espaces de stockage et rattachés à ce Participant
Mettre à disposition du Participant ou récupérer des documents mis à disposition par le Participant depuis son Extranet Participant

Suivi Qualité

Vous retrouvez ici l'historique des Tickets de Suivi Qualité liés à ce Participant.