Présentation des Formateurs

Sur cette page, vous découvrirez comment ajouter des Formateurs dans votre CRM, modifier les informations des Formateurs et consulter leur fiche, consulter l'historique des Formations animées par eux, etc.

🎥 Pour plus d'informations sur les Formateurs, regardez notre vidéo dédiée en cliquant ici !

Consulter la liste des Formateurs

Depuis le menu principal CRM, rendez-vous dans le sous-menu Formateurs.

Depuis cette page, vous pouvez :

  • Personnaliser les informations affichées dans le tableau depuis le bouton Colonnes ;
  • Consulter la fiche d'un Formateur en cliquant sur son nom ;
  • Modifier les informations d'un Formateur en cliquant sur l'icône de crayon sur sa gauche ;
  • Ajouter un Formateur en cliquant sur le bouton Ajouter un Formateur ;
  • Effectuer un export sous forme de fichiers CSV ou Excel.

Attention : nous vous conseillons de prendre le temps de bien remplir la fiche d'un Formateur pour la fluidité des données dans Dendreo, notamment l'encart Statut et Rémunération à partir duquel vous pouvez définir le statut professionnel et le statut BPF du Formateur.

Vous pouvez définir le Centre de Formation auquel est rattaché le Formateur. Il deviendra alors Formateur interne pour le Centre sélectionné, et Formateur externe pour les autres Centres.

Vous pouvez assigner une Entreprise de rattachement aux Formateurs, ce qui peut être utile si vous travaillez avec des Formateurs externes rattachés à une autre structure (autre centre, société de portage, etc.).

Si vous complétez le champ Rappel à afficher lors du staffing de ce Formateur, un message d'alerte apparait avec le contenu complété lorsque vous staffez ce Formateur sur une Action de Formation.

Consulter la fiche d'un Formateur

Depuis la fiche d'un Formateur, accédez à de nombreuses informations liées au Formateur et à ses interventions au sein de votre Organisme de Formation. Ces informations sont réparties en plusieurs onglets.

Résumé

Dans l'onglet Résumé du Formateur, vous pouvez : 

  • Retrouver et modifier ses informations principales, ses coordonnées, son statut BPF, son statut professionnel, sa rémunération par défaut, les Modules aptes à réaliser par lui, etc. ;
  • Retrouver ses informations complémentaires : les compétences, les disponibilités géographiques ;
  • Consulter ses statistiques : moyenne de satisfaction, nombre et durée de leurs interventions ;
  • Retrouver les informations liées à son accès à l'Extranet Formateur ;
  • Lui envoyer un Email grâce à l'adresse renseignée sur sa fiche.

À noter : un numéro est automatiquement attribué au Formateur. Vous pouvez modifier ce numéro si besoin. Il vous permet d'avoir un numéro unique par Formateur, présent dans vos listings sur Dendreo et que vous pouvez utiliser dans les tags Formateur de vos Modèles de Documents (par exemple pour la création de contrats de prestation).

Agenda

Dans cet onglet, comme pour l'Agenda de votre Organisme de Formation, vous pouvez consulter et accéder aux Actions de Formation sur lesquelles intervient le Formateur, sous la forme d'un calendrier. Vous avez également la possibilité de vous abonner à son agenda personnel ou de consulter leurs indisponibilités.

Pour plus d'informations, consultez notre rubrique Introduction à l'Agenda.

Interventions

Dans cet onglet, vous retrouvez la liste des interventions passées et futures du Formateur, que vous pouvez exporter aux formats Excel ou CSV et imprimer en sélectionnant les colonnes à afficher souhaitées.

Depuis l'onglet CRM > Formateurs > Récapitulatif mensuel des heures, consultez le nombre d'heures sur lequel le Formateur est staffé par mois, sous la forme d'un tableau exportable et imprimable. Afin que les heures du Formateur soient comptées ici, les Actions de Formation doivent se trouver dans la bonne étape.

Satisfaction

Dans cet onglet, vous retrouvez un récapitulatif de l'ensemble des données de Satisfaction collectées pour ce Formateur : le taux de réponse, la moyenne de Satisfaction, ainsi que le détail par répondant.

Pour plus d'informations, consultez notre rubrique Introduction aux Questionnaires de Satisfaction.

Règles de rémunérations

Dans cet onglet, automatisez et personnalisez les règles de rémunération du Formateur en indiquant une rémunération spécifique selon le contexte de l'ADF, selon les spécificités de votre Organisme de Formation.

Pour plus d'informations, consultez Définir des règles de rémunération pour les Formateurs.

Notes de frais

Dans cet onglet, vous pouvez consulter l'ensemble des Notes de frais soumises par ce Formateur. Une fois une Note de frais soumise, vous pouvez l'accepter ou la refuser. Si vous l'acceptez, elle sera ajoutée au Budget de l'ADF, éventuellement refacturée à votre client, et vous pourrez la noter comme remboursée au Formateur.

Tous les montants sont en TTC.

Si vous filtrez par date de début des Actions de Formation ou date de fin des Actions de Formation, les Notes de frais hors formation seront exclues du tableau.

Suivi qualité

Dans cet onglet, vous retrouvez l'historique des tickets de Suivi qualité liés à ce Formateur.

Espace de stockage

Dans cet onglet, vous pouvez gérer les documents, à savoir : 

Pour plus d'informations, consultez notre rubrique Introduction à l'Espace de stockage.

Gérer les Formateurs internes et extérieurs

Vous pouvez être amené à sous-traiter vos Formations ou engager des Formateurs qui ne sont pas salariés de votre Organisme de Formation. Vous pouvez enregistrer cette information dans Dendreo avec les statut professionnel et statut BPF en modification de la fiche d'un Formateur.

L'option Personne extérieure du statut BPF du Formateur vous permet de répercuter correctement les données de vos Formations dans le calcul de votre Bilan Pédagogique et Financier, notamment sur la case G. STAGIAIRES DONT LA FORMATION A ÉTÉ CONFIÉE A UN AUTRE ORGANISME DE FORMATION.

Dendreo intègre une fonctionnalité qui permet aux Formateurs externes de déposer en autonomie les Factures liées à leurs prestations de Formation et de faciliter votre suivi du Paiement de ces Factures. Pour plus d'informations, consultez Suivre les Frais pédagogiques des Formateurs externes.

Lors du staffing du Formateur dans une Action de Formation, l'icône de maison vous indique si le Formateur est interne ou extérieur à votre Organisme de Formation. Cliquez sur l'icône de maison pour changer le statut : cela n'aura pas d'impact sur le statut indiqué sur la fiche CRM du Formateur.

Ajouter des compétences aux Formateurs

En modification ou création de la fiche CRM d'un Formateur, vous pouvez définir des compétences spécifiques pour le Formateur, pour vous aider par la suite à sélectionner le Formateur le plus approprié pour dispenser une Formation lors du staffing de Formateurs dans une Action de Formation.

Ces compétences sont à créer préalablement depuis la configuration des compétences, mais vous pouvez également ajouter une nouvelle compétence directement depuis la fiche du Formateur.

À noter : plusieurs Compétences peuvent être associées à un même Formateur.

Ajouter des disponibilités géographiques aux Formateurs

De la même manière que pour les Compétences, vous pouvez définir des disponibilités géographiques pour le Formateur, en modification ou création de sa fiche CRM, pour vous aider par la suite à sélectionner le Formateur le plus approprié (et disponible dans la ville souhaitée pour animer la Formation en présentiel) lors du staffing de Formateurs dans une Action de Formation.

Ces villes sont à ajouter préalablement depuis la configuration des disponibilités géographiques, mais vous pouvez également ajouter une nouvelle ville directement depuis la fiche du Formateur.

À noter : plusieurs disponibilités géographiques peuvent être associées à un même Formateur.

Paramétrer la configuration générale

Depuis la configuration générale, vous retrouvez plusieurs options et éléments liés aux Formateurs :

  • Pour les Formateurs dont le statut est Salariés, le taux de charges est appliqué à la rémunération nette dans le budget de vos Actions de Formation lors du staffing des Formateurs. Par exemple, si un Formateur salarié vous coûte 100 € net, le budget de votre Formation inclura également une ligne de charges de 100€ x 50% = 50€, pour un total chargé de 150€ brut. Les changements de ce paramètre n'affectent pas les budgets existants, seulement les budgets pour vos prochains staffing.
  • La gestion des rôles CACES : elle permet de déterminer qu’un Formateur est également Testeur ou examinateur dans le cadre d’une Action de Formation CACES. Ce rôle peut être défini en sélectionnant le Formateur testeur depuis les onglets Formateurs > Staffing par Module et Staffing par Créneaux et Invitation d'une ADF.

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