Gérer ses Formateurs

Sur cette page, vous découvrirez comment ajouter un Formateur dans votre CRM, comment modifier les informations d'un Formateur, quelles informations vous pouvez consulter sur la fiche d'un Formateur et sur le CRM, et de nombreuses autres fonctionnalités.

Consulter la liste des Formateurs

Depuis le menu principal CRM, rendez-vous dans le sous-menu Formateurs.

Depuis cette page, vous pouvez :

• Personnaliser les informations affichées depuis la case Colonnes
• Consulter la fiche d'un Formateur en cliquant sur son nom
• Modifier les informations d'un Formateur en cliquant sur l'icône "stylo" à sa gauche
• Ajouter un Formateur en cliquant sur le bouton Ajouter Salle
• Effectuer un export sous forme de fichiers CSV ou Excel

Nous vous conseillons de prendre le temps de bien remplir la fiche d'un Formateur pour la fluidité des données dans Dendreo, notamment l'encart Statut et Rémunération à partir duquel vous pouvez définir le statut professionnel et le statut BPF du formateur.

Vous pouvez définir le centre auquel est rattaché le Formateur. Il deviendra alors Formateur interne pour le centre défini, et Formateur externe pour les autres centres.

Vous pouvez également assigner une fiche Entreprise de rattachement à vos Fiches Formateurs. Ceci est pratique lorsque vous travaillez avec des Formateurs externes qui sont rattachés à une autre structure (autre centre, société de portage, etc.).

Si vous cohez la case Rappel à afficher lors du staffing de ce Formateur, un message d'alerte apparait lorsque vous staffez ce Formateur sur une ADF.

Consulter la fiche d'un Formateur

En cliquant sur la fiche de chacun de vos Formateurs, vous retrouvez et pouvez modifier plusieurs informations utiles : le résumé de ses données personnelles, compétences, le taux de satisfaction remonté par les questionnaires, ses interventions et quelques statistiques.

C'est dans la fiche du Formateur que vous pouvez définir s'il est bénévole, salarié, travailleur indépendant ou encore extérieur à votre OF. Vous pourrez également définir sa rémunération horaire ou journalière.

Un numéro est automatiquement attribué au Formateur. Vous pouvez modifier ce numéro si besoin. Ce numéro vous permet d'avoir un numéro unique par Formateur, présent dans vos listings sur Dendreo et que vous pouvez utiliser dans les tags Formateur de vos Modèles de Document, notamment pour la création de contrats de prestation.

• L'agenda avec son planning de travail et la possibilité de s'abonner à son agenda personnel ou d'y noter leurs indisponibilités
• La liste de ses interventions passées et futures, exportables ou imprimables

Notez que les Formateurs rattachés à une Entreprise apparaissent comme tels dans les Actions de Formation :

Lors du staffing de vos Formateurs, une icône vous indique s'il est interne ou externe à votre centre (valable aussi en cas de Multi centres) :

Vous avez la possibilité de modifier le statut de vos Formateurs directement sur l'Action de formation :

Le taux de satisfaction de vos Participants vis à vis des Formations dispensées par ce Formateur en particulier est également disponible :

Utiliser l'espace de stockage

Vous pouvez stocker plusieurs documents relatifs à ce Formateur tels que son CV ou une attestation Siren. Cliquez sur le sous-onglet Documents, le sous-dossier du Formateur s'ouvre automatiquement.

Ajouter des compétences et des disponibilités géographiques

La gestion des compétences et des disponibilités géographiques de vos Formateurs est simplifiée. Vous pouvez vous rendre en Configuration pour ajouter les compétences et lieux géographiques généraux de votre Organisme de Formation en cliquant sur le bouton Ajouter.

Rendez-vous sur la fiche de vos Formateurs pour ajouter ou supprimer les compétences et lieux d'un simple clic, ou en en créant de nouveaux à la volée.

Utilisez le système de flèches pour attribuer ou supprimer une compétence ou un lieu à la fiche d'un Formateur.

Entrez la nouvelle compétence ou le nouveau lieu dans le champ de texte libre et appuyez sur la touche Entrée afin d'ajouter un nouvel élément à la volée. Ce nouvel élément à la volée est ajouté à votre liste générale une fois la fiche Formateur sauvegardée.

Gérer les Formateurs extérieurs

Vous pouvez être amené à sous-traiter vos Formations ou engager des formateurs qui ne sont pas salariés de votre organisme de formation. Vous pouvez enregistrer cette information dans Dendreo avec les statut professionnel et statut BPF dans la fiche Résumé d'un formateur.

L'option Personne extérieure du statut BPF du Formateur vous permet de répercuter correctement les données de vos Formations dans le calcul de votre Bilan Pédagogique et Financier, notamment sur la case : G. STAGIAIRES DONT LA FORMATION A ÉTÉ CONFIÉE A UN AUTRE ORGANISME DE FORMATION.

Dendreo intègre une fonctionnalité qui permet aux Formateurs externes de déposer en autonomie les Factures liées à leurs prestations de Formation et de faciliter votre suivi du Paiement de ces Factures. Rendez-vous sur cet article pour en découvrir le fonctionnement.

Configurer l'Agenda et l'Extranet du Formateur

Rendez-vous sur cet article concernant l'Extranet, et sur cet article pour la gestion des indisponibilités de vos Formateurs.

Consulter le Récapitulatif mensuel des heures de formation

Depuis la rubrique Formateurs > Récapitulatif mensuel des heures, consultez le nombre d'heures sur lequel le Formateur est staffé par mois, sous la forme d'un tableau exportable et imprimable. Afin que les heures de vos Formateurs soient comptées ici, les Actions de Formation doivent se trouver dans la bonne étape :  "confirmées" ou "non confirmées".

Consulter le Récapitulatif des interventions de tous les formateurs

Depuis la rubrique Formateurs > Récapitulatif des interventions, consultez la liste de chacune des interventions et Actions de Formation de vos formateurs, sous la forme d'un tableau exportable et imprimable. L'outil Colonnes vous permet de sélectionner les données que vous souhaitez afficher sur le tableau.

Consulter le Récapitulatif des Frais Pédagogiques

Depuis la rubrique Formateurs > Récapitulatif des Frais Pédagogiques, vous retrouvez un tableau récapitulatif de suivi de vos Factures fournisseurs, en euro et par mois, concernant vos Formateurs externes.

Modifier la configuration générale

Plusieurs options et éléments sont configurables sur Dendreo :

• Le statut BPF par défaut pour votre formateur
• Le taux de charges

• Le mode de rémunération horaire ou journalier
• La rémunération par Module par défaut : elle permet de découper la rémunération totale de ce Formateur par Module
• La durée d'une journée type
• La rémunération horaire par défaut
• La rémunération journalière par défaut
• La gestion des rôles CACES : elle permet de déterminer qu’un Formateur est également Testeur ou examinateur dans le cadre d’une Action de Formation CACES. Ce rôle peut être défini en sélectionnant le Formateur testeur depuis les onglets Formateurs > Staffing par Module et Staffing par Créneaux et Invitation d'une ADF.

Communiquer avec vos Formateurs

Dans Dendreo, il vous est possible de créer des modèles d'email à envoyer à vos Formateurs pour accélérer et faciliter votre communication. Vous pouvez également créer des Modèles de Documents à leur faire parvenir, automatiquement prérempli grâce à nos nombreux tags dédiés.

Notez que vous pouvez mettre en copie des emails Formateurs, les Contacts de l'Entreprise de rattachement du Formateur : il existe de nombreux tags prévus aussi à cet effet.

Enfin, l’Extranet Formateur est également un bon moyen d’échanger avec vos Formateurs.