Définir les Étapes d'une Action de Formation
Depuis la liste de vos Actions de Formation INTER et INTRA, vous pouvez consulter vos Actions de Formation classées dans différentes Étapes et sous-étapes qui ont pour but de vous aider à ranger vos Actions de Formations en fonction de leur statut d'avancement, et définir certains comportements automatiques en fonction de ces statuts.
Configurer les Étapes
Depuis la configuration des Étapes des ADF, configurez et personnalisez vos Étapes afin qu'elles s'adaptent à votre processus administratif interne.
Attention : certains paramètres de configuration affectent votre BPF, vos indicateurs, votre Agenda, la détection de conflits, le Catalogue Public et les accès Extranets des Formateurs, Participants et Entreprises. Lisez attentivement les points ci-dessous !
- Créer les Étapes nécessaires
Cliquez sur Ajouter une Étape INTER/INTRA pour créer toutes les Étapes nécessaires à votre gestion des Actions de Formation. Par défaut, plusieurs Étapes sont déjà disponibles sur votre compte Dendreo et ne peuvent être supprimées.
- Définir les Étapes favorites
Définissez l'Étape sur laquelle vous souhaitez que l'onglet Formation s'ouvre automatiquement, en cliquant sur l'étoile. Cela vous permet d'accéder plus rapidement à l'information la plus importante.
À noter : chaque utilisateur de votre compte Dendreo peut paramétrer son Étape favorite, son paramètre prendra alors le dessus sur le paramètre général.
- Définir l'Étape par défaut
Cochez la case correspondante pour définir l'Étape que vous souhaitez voir assignée par défaut lorsque vous programmez une nouvelle Action de Formation.
- Sélectionner un pictogramme d'illustration
Cliquez sur l'icône correspondante pour sélectionner un symbole visuel qui apparaitra ensuite dans la liste de vos Actions de Formation.
- Ordonner les Étapes
Modifiez l'ordre de vos Étapes et créez éventuellement des sous-étapes en glissant/déposant la ligne sélectionnée au niveau souhaité.
- Affecter une couleur
Pour chaque Étape, choisissez la couleur appliquée dans l'Agenda pour toutes les Actions de Formation de cette Étape.
À noter : ce paramétrage fonctionne sous réserve d'avoir configuré votre Agenda pour que s'affichent les couleurs de vos Actions de Formation.
- Définir si les ADF sont confirmées/non confirmées/annulées
Définissez pour chaque Étape le statut confirmée, non confirmée ou annulée.
Les Actions de Formation rangées dans une Étape confirmée sont prises en compte dans le calcul de vos Indicateurs et dans le Bilan Pédagogique et Financier. Le statut non confirmé est parfois pris en compte dans le calcul de certains indicateurs prévisionnels. Les étapes annulées ne sont jamais prises en compte, y compris pour la détection de conflits.
- Rendre visibles ou non les Actions de Formation dans l'Agenda
Définissez pour chaque Étape la visibilité des Actions de Formation dans l'Agenda.
Les Actions de Formation contenues dans une étape configurée comme étant visible dans l'Agenda seront alors visibles par tous les administrateurs de votre compte Dendreo depuis l'Agenda visuel et l'Agenda liste (et l'abonnement iCal de l'Agenda du Centre).
- Rendre visibles ou non les Actions de Formation sur le Catalogue Public
Définissez pour chaque Étape la visibilité des Actions de Formation sur le Catalogue Public.
Les Actions de Formation rangées dans une étape configurée comme étant visible sur le Catalogue Public seront visibles sur votre Catalogue Public sauf paramétrages contraires au niveau du Module et de l'ADF.
Pour plus d'informations, consultez notre documentation Fonctionnement du Catalogue Public.
- Rendre visibles ou non les Actions de Formation sur les Extranets
Définissez pour chaque Étape la visibilité des Actions de Formation par les Formateurs, les Participants et les Entreprises depuis leurs Extranets.
Les Actions de Formation sont alors visibles dans leur Agenda ainsi que dans la liste des Formations passées et futures. Ce réglage affecte aussi les abonnements Agenda (iCal) de ces entités.
À noter : le nom de vos Étapes n'est pas visible sur les Extranets : les Formateurs, Participants, Entreprises n'ont comme seule information le statut de l'Étape (confirmée, non confirmée ou annulée).
- Définir une alerte
Réglez une alerte en nombre de jours, pour que Dendreo vous avertisse automatiquement lorsqu'une Action de Formation est positionnée sur cette Étape depuis une durée supérieure à ce que vous avez indiqué.
- Supprimer une Étape
Cliquez sur l'icône de corbeille pour supprimer une Étape.
À noter : vous ne pouvez supprimer que les Étapes que vous avez créées, les Étapes disponibles par défaut sur votre compte ne peuvent pas être supprimées.
Modifier l'Étape d'une Action de Formation
Depuis l'onglet Résumé de la fiche d'une Action de Formation, vous pouvez changer son Étape depuis le menu déroulant :
Depuis la liste des Actions de Formation, glissez/déposez une ADF vers une Étape directement dans le menu :
