BPF : Bilan pédagogique et financier

  1. Depuis la page Accueil, vous pourrez accéder à votre onglet BPF (Bilan Pédagogique et Financier). Afin de vous aider au mieux à remplir votre BPF, nous avons rassemblé ici toutes les données pouvant être automatiquement calculées par Dendreo.
  2. Pour rappel, le BPF est dû au plus tard le 30 avril de chaque année. Les données rassemblées sont purement indicatives et leur vérification relève de votre responsabilité.

Nous ne pouvons pas remplir automatiquement le BPF pour vous, bien qu'ayant déjà contacté le service technique du site mesdemarches.emploi.gouv.fr, il n'existe pas à l'heure actuelle de possibilité de connecter des logiciels extérieurs directement au site. Nous avons cependant souhaité faciliter vos démarches en collectant les données entrées dans Dendreo, afin que vous n'ayez plus qu'à les copier/coller sur le site ou sur le PDF du Cerfa 10 443 * 14.

Pratique

Un encadré vous rappelle comment faire parvenir votre BPF et vous permet de télécharger le CERFA 10 443 * 146 à remplir pour une version papier.

Afin de filtrer les données à afficher dans le BPF de la page, vous pouvez sélectionner la période de données que vous souhaitez retrouver pour l'exercice comptable.

3 options vous sont disponibles :

  1. Afficher les bulles d'aide
  2. Afficher les données sources
  3. Afficher les erreurs
Afficher les bulles d'aide

Si cette option est cochée, Dendreo affichera les bulles d'aide sous chaque partie du BPF afin de vous indiquer les méthodes de calcul appliquées.

Afficher les données sources

Si cette option est cochée, Dendreo affichera des encadrés sous chaque partie du BPF pour que vous puissiez retrouver les sources Dendreo utilisées pour le calcul. Il vous suffit de cliquer sur Afficher les sources qui vous renverra vers l'export pertinent. 

Vous pourrez y vérifier les informations utilisées, identifier les incohérences le cas échéant afin de les corriger dans Dendreo. Il vous est également possible de télécharger les données sources sous forme de tableur CSV ou XLSX.

Afficher les erreurs

En sélectionnant cette option, Dendreo affichera en encadré jaune les erreurs identifiées dans la collecte des données du BPF. Vous pourrez alors identifier les erreurs et les corriger le cas échéant, en suivant les instructions affichées.

Méthode de calculs des données BPF

Comment vous assurer que votre BPF est bien rempli ?

  1. Vous pouvez inclure toute ADF (Action de formation) de votre Bilan Pédagogique et Financier en cochant la case "Inclure dans le BPF" lorsque vous éditez cette ADF (case cochée par défaut si le Module catalogue à l'origine de l'ADF a l'option activée). Il vous est possible de le définir au moment de la création d'une Action de formation, qu'elle soit INTER ou INTRA. Ou de revenir sur une ADF précédemment créée et de la modifier.
  2. Vous pouvez définir dans Configuration les étapes d'ADF devant figurer dans le BPF en définissant des ADF comme en cours de réalisation ou réalisées. Les ADF se trouvant dans des étapes prévisionnelles ou non cochées ne seront pas comptées dans le BPF.
  3. Vous assurer que votre Action de formation se trouve dans une Etape en cours de réalisation ou réalisée. Pour cela rendez vous dans la fiche résumé d'une action de formation INTRA ou INTER. 
  4. Assurez vous de la distribution du statut de vos formateurs, internes ou externes. Rendez-vous dans l'onglet Formateurs. Vous pourrez voir sur le tableau récapitulatif de vos formateurs leur statut BPF.  Si le statut est incorrect, cliquez sur le crayon éditeur du formateur et modifiez son statut. 
  5. Assurez-vous que des participants sont inscrits à votre Action de Formation et sont déclarés présents. Pour cela rendez-vous dans l'onglet Participants de l'ADF puis dans Relevé de présences. Cette partie calcule les heures stagiaires de chaque participant en fonction de leur présence sur les créneaux des différentes actions de formation. Assurez vous donc que chaque créneau est bien renseigné et rattaché à une action de formation. Et que les relevés de présence de chaque participant est correctement rempli pour chacun des créneaux des actions de formation (coche verte = présence, croix grise = absence).
  6. Vous devez vous assurer qu'un Financement est renseigné pour votre Action de Formation. Rendez vous sur la fiche de votre action de formation, dans le sous onglet Financement et ajoutez-le ou les financements nécessaires en choisissant le type de Financement (OPCO, Particulier, Pouvoirs publics, Sous-traitance, Entreprise). Plusieurs financements possibles par action de formation.
  7. Vérifiez le statut BPF de vos participants au moment de la création du financement. Si le statut BPF du Participant est modifié APRES la création du financement, cela n'impactera pas cette action de formation dans le BPF. 
  8. Pour corriger un mauvais statut BPF de Participant après la création du financement de l'action de formation, faites la modification dans Financement. Rendez-vous dans l'Action de Formation puis dans Financement. Cliquez sur le crayon éditer, puis modifiez le statut tel qu'indiqué.
  9. Assurez-vous que l'objectif de l'action de formation est correctement renseigné. Rendez-vous sur la fiche Résumé de votre action de formation INTRA ou INTER et vérifier l'objectif. Si celui-ci est incorrect, cliquez sur Modifier une Action de Formation et sélectionnez l'objectif désiré.
  10. Assurez-vous que la spécialité BPF de votre formation est correctement définie. Rendez-vous dans l'onglet Catalogue et sélectionnez le module correspond à votre action de formation. Puis sur la fiche Résumé, vous pouvez vérifier la spécialité BPF définie pour ce module. Modifiez si nécessaire.
  11. Assurez-vous que votre Action de Formation est bien un produit de type Formation en vous rendant dans la fiche Résumé du Module catalogue dont cette ADF est tirée. 

Exports

Il vous est possible d'effectuer plusieurs exports en relation avec votre BPF depuis Accueil > Exports.

Vous pouvez utiliser le tableau présent sur chacune des pages pour filtrer les informations qui vous sont nécessaires. Utilisez les outils à votre disposition, tels que la fourchette de date, l'export CSV, l'export Excel, la fonction impression, la fonction recherche : 

Par défaut, toutes les colonnes sont affichées ! Sur certains exports, cela peut rendre le tableau peu lisible. Pour limiter le nombre de colonnes affichées, sélectionnez celle que vous souhaitez voir en cliquant sur le bouton "Colonnes".

Configuration

Il vous est possible dans configuration générale de prédéfinir plusieurs automatisations pour votre BPF.

Particuliers

Vous pouvez définir le statut BPF attribué par défaut à chacun des nouveaux Particuliers que vous créerez dans Dendreo afin de gagner du temps par la suite. Cette configuration n'est pas exclusive, libre à vous de définir un autre statut pour un Particulier lors de sa création  :

  • Indépendant / Libéral
  • Salarié
  • Personne en recherche d'emploi

Entreprises

Vous pouvez définir le statut BPF attribué par défaut à chacun des nouveaux Participants des nouvelles Entreprises que vous créerez dans Dendreo afin de gagner du temps par la suite. Cette configuration n'est pas exclusive, libre à vous de définir un autre statut pour un Participant lors de sa création  :

Il vous est également possible de configurer ce réglage à l'échelle de chacune de vos Entreprises. Rendez-vous dans l'onglet Entreprise, puis sur la fiche de l'entreprise de votre choix, en cliquant sur Modifier, vous pour définir le statut BPF associé par défaut aux nouveaux Participants associés à cette entreprise.

Module

Vous pouvez définir lors de la création d'un nouveau produit Formation dans votre catalogue, lors de la création d'un nouveau module donc, que chaque action de formation créée depuis ce module soit incluse par défaut dans le BPF.

Ce réglage au niveau des modules catalogue n’affecte que l’option cochée par défaut au moment de la création d’une nouvelle ADF dérivée du module. Si vous créez des actions de formation multi-modules (une formation qui comporte plusieurs modules de votre catalogue), le réglage sur l’Action de Formation n’est affecté uniquement que par le premier Module à l’origine de votre ADF. Les modules ajoutés ensuite à l’ADF n’ont pas d’effet sur ce réglage.
Notez par ailleurs que le réglage est global au niveau de l’ADF et qu’il s’agit du seul réglage pris en compte. Le fait que certains Modules de votre ADF multi-modules aient le réglage “inclure dans le BPF” à 0 ou 1 n’est pas pris en compte dans le calcul du BPF. Il n’est donc pas possible d’inclure partiellement une ADF dans le BPF.

Produits hors formation

Option disponible uniquement pour les comptes l'ayant activé. N'hésitez pas à contacter notre équipe commerciale.

Dans configuration, il vous est possible de créer des produits autres que des formations à ajouter à votre catalogue, vous pouvez y ajouter ce que vous voulez. Le produit Formation est par défaut présent dans Dendreo, il ne peut être ni modifié ni supprimé.

L'option Multi-Produits permet uniquement de rajouter des produits HORS FORMATION. Aucun produit (autre que "Formation") ajouté ici ne sera inclus dans votre Bilan Pédagogique et Financier.

Budgétiser votre Action de Formation sans affecter votre BPF

Certaines lignes composant le budget d'une Action de Formation n'affecteront pas votre BPF :  

Recettes :

  • Autres recettes - Vous pouvez ajouter des frais libres additionnels à facturer à votre client (par exemple la location d'ordinateurs). Ces recettes ne sont pas comptées dans le Bilan Pédagogique et Financier.

Frais :

  • Frais refacturables - Cette ou ces lignes sont des frais de fonctionnement que vous refacturez directement à votre client (par exemple des repas, ou des supports de formation). Ces lignes sont donc "neutres" et n'affectent pas votre marge. Les recettes liées à la refacturation de ces frais ne sont pas incluses dans le Bilan Pédagogique et Financier.

Questions fréquentes - liste de vérification :

Pourquoi ma formation n’apparaît pas dans le BPF ? 
Mes données sont dans la mauvaise case du BPF !

Merci de vérifier la liste des points suivants qui peut influer sur l’inclusion ou non de votre ADF dans le BPF et sa ventilation dans les différentes cases :

  1. Regardez-vous l'exercice comptable de la bonne année ? 
  2. Vérifiez que votre action de formation est bien cochée à “inclure dans le BPF”. 
  3. Est-ce que votre ADF est bien un produit de type Formation ?
  4. Vérifiez les dates de votre Action de formation.
  5. Vérifiez que l'étape dans laquelle se trouve votre ADF est bien une étape dite "de réalisation" ou "réalisée".
  6. Vérifiez bien le statut BPF de votre Participant.
  7. Vérifiez bien le statut BPF de votre Formateur.
  8. Vérifiez que votre Participant est bien indiqué comme étant présent à cette ADF.
  9. Vérifiez que votre ADF a bien un Financement et une Facture.
  10. Vérifiez que l'objectif de formation de votre ADF est correct.
  11. Vérifiez que la spécialité de formation de votre ADF est correct.

Si vos informations se trouvent dans la mauvaise case, n’hésitez pas à exporter les informations de la section associée pour comprendre les données que Dendreo prend en compte et la ventilation effectuée. Si vous pensez qu'il y a toujours une erreur, contactez le service support de Dendreo.

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