Questions fréquentes - BPF

Cette page liste l'ensemble des questions fréquentes de nos utilisateurs concernant le remplissage du Bilan Pédagogique et Financier par Dendreo. Dans le cas où vous ne trouvez pas les réponses à vos questions, nous vous invitons à contacter l'équipe support.

Quelles étapes des Actions de Formation sont prises en compte dans le BPF ?

Cela dépend de la façon dont sont configurées les Étapes de vos Actions de Formation. C'est vous qui déterminez les Étapes que vous souhaitez que Dendreo utilise pour alimenter votre BPF.

Comment est comptabilisée une ADF quand celle-ci commence l'année N-1 et se termine l'année N ?

Dendreo alimente différemment votre BPF selon les types de données à déclarer, à savoir :

• En ce qui concerne le Bilan pédagogique (encadrés E, F et G), les Participants et Formateurs sont comptabilisés une première fois sur le BPF de l'année N-1 et une seconde fois sur le BPF de l'année N. La répartition des heures se fait en fonction du relevé de présences pour les Participants et du staffing par Créneau pour les Formateurs.
• En ce qui concerne le Bilan financier (encadré C), Dendreo prend en compte la date d'émission de la Facture. Par exemple, si vous réalisez une unique Facture avec une date d'émission sur l'année N concernant l'ensemble de l'Action de Formation, les produits seront comptabilisés dans l'encadré C du BPF de l'année N. Dendreo ne répartissant actuellement pas le montant d'une Facture sur la réalité de la Formation (par manque d'informations), si vous souhaitez ventiler le montant des recettes sur les deux années, alors il convient de créer sur Dendreo deux Financements et Factures (une sur chaque année) afin d'aligner au mieux la reconnaissance du revenu vis-à-vis de l'activité réelle associée.

Si nous ne facturons pas sur Dendreo, pouvons-nous utiliser le BPF Dendreo ?

La Facturation sur Dendreo est indispensable pour que le Bilan Financier (encadré C) soit correctement alimenté. Dans le cas où vous souhaitez absolument utiliser un logiciel externe pour votre Facturation, il faudra générer fictivement vos Factures dans Dendreo. Pour éviter la double saisie, facturez sur Dendreo puis utilisez nos Exports comptables pour faire remonter les Factures dans vos autres systèmes !

Sur le dernier exercice, nous n'avons pas mené d'ADF. Devons-nous quand même faire une déclaration ?

Conformément à l’article L. 6352-11 du Code du travail, tout Organisme de Formation doit déclarer chaque année son Bilan Pédagogique et Financier. Un défaut de déclaration entraine un risque de perte de votre numéro de déclaration d'activité (NDA) et une amende. La déclaration est aussi obligatoire pour les Organismes de Formation n'ayant pas eu d'activité au cours d'un exercice donné.

Nous ne faisons pas de subrogation et facturons directement les Entreprises, mais celles-ci font des demandes de prise en charge : devons-nous bien faire des Financement de type Entreprise ? 

Le Bilan financier (encadré C) devant correspondre à votre comptabilité, dès lors que ce sont les Entreprises que vous facturez, vous devez créer des Financements de type Entreprise qui permettent à Dendreo d'alimenter entre autres la ligne 1 de l'encadré C. Dans le cas où vos clients font une demande de remboursement auprès de leur OPCO postérieurement à votre Facturation, alors bien que techniquement la Formation ait été prise en charge par un OPCO, il n'est pas nécessaire de modifier vos Financements. En effet, vous ne pouvez pas être certain que votre client a reçu une prise en charge, et ce n'est pas de votre responsabilité de le suivre, et les OPCO font eux-même leur reporting, donc en consolidant les BPF des OF et les reportings des OPCO, les chiffres de prise en charge globaux seront corrects au niveau gouvernemental (même raisonnement qu'avec la sous-traitance).

Lorsqu'un Participant suit une Formation à titre gratuit, doit-on quand même le facturer à 0 euro ?

Il n'est pas obligatoire de facturer une Formation gratuite. En revanche, il est indispensable de générer un Financement afin que Dendreo enregistre le statut du Participant au moment de sa Formation, et que les heures stagiaires soient donc bien compilées. 

Si nous avons déjà tout facturé après le 1er janvier, comment peut-on faire pour les rattacher à l'année comptable précédente ?

Si vous n'avez pas encore clôturé votre exercice précédent, vous pouvez éventuellement encore faire des avoirs et refacturer sur la bonne période. Si c'est trop tard, alors vous pouvez comptablement ajuster la reconnaissance de revenu de vos factures : attention cependant, toute modification de reconnaissance en comptabilité, devra calculer l'incidence associée sur le BPF, pour retranscrire cette modification de reconnaissance sur les chiffres calculés par Dendreo (qui n'aura pas connaissance de cette modification). Nous vous rappelons qu'une seule et même Facture peut alimenter plusieurs cases du BPF, donc l'opération n'est pas toujours aisée ! (raison de plus pour facturer au plus proche de votre activité).

Si un Participant suit plusieurs Formations, est-il comptabilisé une seule fois dans le cadre F ?

Non, si un Participant suit plusieurs Formations au cours de l'année N, alors dans le Bilan Pédagogique et Financier de l'année N, Dendreo le comptabilisera autant de fois qu'il a fait d'Actions de Formation (= contrats de Formation). Ce mode opératoire n'est pas explicitement décrit dans la notice du BPF, mais nous a été confirmé par la DREETS (mai 2022).

Dendreo ventile-t-il les heures dispensées en INTER et en INTRA ?

La notion INTER ou INTRA n'a aucun impact sur le BPF. Ce n'est pas nécessaire pour votre déclaration.

En sous-traitance, nous n'avons pas le détail des charges (Formateur ou autre), c'est un package. Dans quelle case doit-on alors saisir le montant ?

Vous pouvez rentrer l'intégralité du montant en ligne Achats de prestation et honoraires de Formation.

Comment est alimenté le BPF avec les Formations en e-learning ?

Pour les Actions de Formation en e-learning, les Participants et les heures-stagiaires seront comptabilisés sur l'année de la date de fin du Module et non pas la date de fin de l’Action de Formation.

Doit-on déclarer le salaire de personnes qui ne sont pas Formateurs, comme par exemple le salaire des équipes administratives ?

Oui, dans votre Bilan Pédagogique et Financier, les charges de l'Organisme de Formation, incluant les salaires de vos collaborateurs, doivent être déclarées dans la première ligne de l'encadré D. Les 2 lignes suivantes, vous demandent ensuite de détailler une partie de ces charges, selon 2 ventilations.

Notez que sur Dendreo, les données alimentées dans l'encadré D ne sont données qu'à titre indicatif. Nous vous recommandons de collecter certaines informations auprès de votre comptabilité. Par exemple, dans le cas de vos Formateurs internes, Dendreo ne peut pas calculer le montant exact des salaires bruts car ceux-ci doivent tenir compte du taux de charges (salariales et patronales) qui peut varier selon plusieurs critères (statut du salarié, nombre d'heures du contrat de travail, etc.).

Comment fonctionne Dendreo dans le cas où une Action de Formation est composée d'un Module inclus dans le BPF et d'un autre hors BPF ?

Si une ADF est paramétrée pour être incluse dans le BPF, alors même si elle contient des Modules (de Formation) hors BPF, l'ensemble de ces Modules alimente le BPF. Une prochaine mise à jour permettra d'avoir une gestion plus fine des Modules à prendre en compte dans le BPF. 

En revanche, si vous utilisez la fonctionnalité de multi-produits de Dendreo, alors vous pouvez mixer un Produit de type Module de Formation, avec un autre Produit : dans ce cas, uniquement la partie Formation sera comptabilisé dans le BPF. Les Produits Hors Formation comportent cependant pour le moment des restrictions : il sont plutôt adaptés pour de la vente forfaitaire ne nécessitant pas le tracking de Formateurs ou de Participants, qu'ils ne permettent pas.

Que signifie le champ Part du chiffre d'affaires global réalisée dans le domaine de la Formation professionnelle (en %) dans le Bilan pédagogique et Financier ?

Cette case est réservée aux Entreprises qui commercialisent plusieurs prestations dont de la Formation. Elle leur permet de déclarer le pourcentage que représentent les recettes de la Formation vis-à-vis des autres prestations. Ce chiffre est une donnée à laquelle Dendreo n'a pas accès, il convient donc de le calculer manuellement à partir de vos données comptables.

Comment savoir d'où viennent les incohérences des cases rouges ?

Les incohérences indiquées en rouge vous précisent quelles sont les ADF, Participants ou Formateurs concernés. Des liens dans les messages d'erreur vous permettent d'accéder à la fiche des Actions de Formation dont il est question.

Est-il possible de faire une extraction du BPF au format PDF ?

Il n'est pas possible de faire une extraction de votre BPF au format CERFA directement sur Dendreo. Désormais la déclaration de votre Bilan Pédagogique et Financier est exclusivement dématérialisée : il n'est plus possible d'envoyer à la Dreets votre BPF au format papier signé. 

Notez cependant que si vous souhaitez enregistrer un PDF d'archive de votre BPF, vous pouvez imprimer la page de votre BPF Dendreo, en choisissant Enregistrer en PDF lors du choix de votre imprimante.

Faut-il remplir manuellement le BPF sur Mes démarches, ou existe-t-il un lien direct avec Dendreo ?

Dendreo ne télé-déclare pas automatiquement votre Bilan Pédagogique et Financier. À l'heure actuelle, il n'existe pas de possibilité de connecter des logiciels extérieurs directement au site gouvernemental. C'est donc bien à vous de reprendre les données alimentées par Dendreo et de les retranscrire manuellement sur votre compte sur le site Mon Activité Formation. Promis, cela ne prend que quelques minutes par an ;)

Pourquoi Dendreo ne distingue pas les Formateurs externes à leur compte et les Formateurs externes rattachés à un organisme dans le cadre F-2 ?

L'activité de Formation étant réglementée en France, pour le BPF, un Formateur externe est un Organisme de Formation (= il est censé obtenir un NDA et réaliser son BPF). Comme précisé dans le guide de Centre Inffo, la case F-2 doit correspondre à la case E-2. Dans le cas contraire, votre déclaration bloquera au moment de la valider sur Mes démarches.

Comment devons-nous compléter le BPF dans le cas où nous recevons des fonds publics pour financer nos Actions de Formation et couvrir le coût des Formateurs sous-traitants qui interviennent ?

Comme précisé dans le guide Centre inffo, ces produits doivent être pris en compte dans votre déclaration du BPF, dans les cases C-5, C-6 ou C-8 (selon l’origine des produits).

Le fonctionnement actuel de Dendreo pour alimenter le BPF se base intégralement sur votre Facturation et donc sur les Factures émises sur votre compte. Cependant, dans votre cas, vous n'émettez pas de Facture pour ces subventions. Deux solutions sont donc possibles :

1. Pour Participants et les Actions de Formation concernés par ces subventions, vous générez les Financements que vous transformez ensuite en Factures en renseignant un numéro de Facture manuellement de telle sorte à ce qu'elles ne viennent pas "polluer" le chrono de votre numérotation de Facture. Bien évidemment, ces Factures fictives doivent servir uniquement à ce que Dendreo alimente correctement votre BPF, elles ne devront donc pas être transmises à votre comptabilité.
2. Pour les Participants et les Actions de Formations concernés, vous générez des Financement à 0 euro (pour que Dendreo alimente le BPF) mais vous n'émettez pas de Facture associée. Dendreo n'alimentera pas le BPF, mais lors de votre télé-déclaration sur monactivitedeformation.emploi.gouv.fr, vous devrez ajouter manuellement aux montants indiqués par Dendreo ceux liés à vos subventions. Il vous suffira de demander à votre comptabilité quel est le montant des ces subventions à déclarer. Nous privilégions cette seconde solution.

Pourquoi ne retrouve-t-on pas le montant de la ligne C-11 ?

Cette case compile des cas particuliers parfois complexes, il n'est donc pas toujours évident de retracer tous les calculs. Appuyez-vous sur l'export des données sources du cadre C BPF Financements. Compilez ensuite :

• Les frais annexes ;
• Les Financements marqués comme entreprise > étranger ;
• La différence entre le montant des Financements entreprise et entreprise + dont salariés, afin d'obtenir les Financements entreprises non dédiés à des salariés (qui vont eux en case C-1).

Cet export ne vous suffira pas toujours : vous pouvez le compléter avec l'export BPF Participants.

Comment sont alimentées mes formations réalisées à l'étranger pour le compte de clients étrangers ?

Dendreo se base sur le pays renseigné sur vos fiches Entreprises, et sur vos fiches Salles. De nombreuses valeurs sont considérées comme "France", telles que " " (vide), "FR", "Guadeloupe", "Martinique", "Réunion", etc.

Si l'Entreprise du Financement est étrangère, et qu'au moins un Créneau de la Formation a lieu à l'étranger, Dendreo comptera alors le montant financé en ligne C-11.

Le montant calculé vous sera indiqué dans un champ d'information dédié :

Que faire si notre exercice comptable fait plus de 12 mois ?

Lors de la création de votre OF ou dans le cas d'une fusion avec une autre entreprise, il se peut que vous ayez exceptionnellement un exercice comptable de plus de 12 mois. Dans ce cas, contactez le support, nous adapterons le BPF de l'année correspondante sur votre compte Dendreo !

Peut-on ajouter des Participants anonymes sur une Action de Formation pour remplir la case F du BPF ?

Oui, les Participants non identifiés alimentent bien ce cadre une fois financés et notés comme étant présents à l'Action de Formation.

Pour une Formation e-learning, doit-on déclarer le nombre d'heures "forfaitaire" estimées au départ, ou le temps réel utilisé par le Participant pour réaliser sa Formation ?

Le BPF alimenté par Dendreo reprend le nombre d'heures renseignées sur les modules e-learning dans vos actions de formation. Par exemple, si le temps estimé pour le module e-learning est de 3 heures et que le participant réalise 100 % de ce module sur la plateforme LMS, alors Dendreo alimentera 3 heures de présence dans le BPF. Peu importe que le participant ait mis 1 heure ou 5 heures pour terminer sa formation.

Dans le cas où vous utilisez une liaison entre le LMS et Dendreo, le relevé de présence s’effectuera automatiquement grâce à la remonté de la progression des Participants.