BPF - Questions fréquentes

Cette page liste l'ensemble des questions fréquentes de nos utilisateurs concernant le remplissage du Bilan Pédagogique et Financier par Dendreo. Dans le cas où vous ne trouvez pas les réponses à vos questions, nous vous invitons à contacter l'équipe support.

Quelles étapes des Actions de Formation sont prises en compte dans le BPF ?

Cela dépend de la façon dont sont configurées vos étapes d'ADF. C'est vous qui déterminez les étapes que vous souhaitez que Dendreo utilise pour alimenter votre BPF.

Comment est comptabilisée une Action de Formation quand celle-ci commence l'année N-1 et se termine l'année N ?

Dendreo alimente différemment votre BPF selon les types de données à déclarer, à savoir :

• En ce qui concerne le Bilan pédagogique (encadrés E, F et G), les Participants et Formateurs sont comptabilisés une première fois sur le BPF de l'année N-1 et une seconde fois sur le BPF de l'année N. La répartition des heures se fait en fonction du relevé de présences pour les Participants et du staffing par Créneau pour les Formateurs.
• En ce qui concerne le Bilan financier (encadré C), Dendreo prend en compte la date d'émission de la Facture. Par exemple, si vous réalisez une unique Facture avec une date d'émission sur l'année N concernant l'ensemble de l'Action de Formation, les produits seront comptabilisés dans l'encadré C du BPF de l'année N. Dendreo ne répartissant actuellement pas le montant d'une Facture sur la réalité de la formation (par manque d'informations), si vous souhaitez ventiler le montant des recettes sur les deux années, alors il convient de créer sur Dendreo deux Financements et Factures (une sur chaque année) afin d'aligner au mieux la reconnaissance du revenu vis à vis de l'activité réelle associée. 

Si nous ne facturons pas sur Dendreo, pouvons-nous utiliser le BPF Dendreo ?

La Facturation sur Dendreo est indispensable pour que le Bilan Financier (encadré C) soit correctement alimenté. Dans le cas où vous souhaitez absolument utiliser un logiciel externe pour votre Facturation, il faudra générer fictivement vos Factures dans Dendreo. Mais le mieux pour éviter la double saisie est de facturer sur Dendreo puis d'utiliser nos Exports comptables pour faire remonter les Factures dans vos autres systèmes !

Sur le dernier exercice, nous n'avons pas mené d'Actions de Formation. Devons-nous quand même faire une déclaration ?

Conformément à l’article L. 6352-11 du Code du travail, tout Organisme de Formation doit déclarer chaque année son Bilan Pédagogique et Financier. Un défaut de déclaration entraine un risque de perte de votre numéro de déclaration d'activité (NDA) et une amende. La déclaration est aussi obligatoire pour les Organismes de Formation n'ayant pas eu d'activité au cours d'un exercice donné.

Nous ne faisons pas de subrogation et facturons directement les Entreprises, mais celles-ci font des demandes de prise en charge : devons-nous bien faire des Financement de type Entreprise ? 

Le Bilan financier (encadré C) devant correspondre à votre comptabilité, dès lors que ce sont les Entreprises que vous facturez, vous devez créer des Financements de type Entreprise qui permettent à Dendreo d'alimenter entre autres la ligne 1 de l'encadré C. Dans le cas où vos clients font une demande de remboursement auprès de leur OPCO postérieurement à votre Facturation, alors bien que techniquement la formation ait été prise en charge par un OPCO, il n'est pas nécessaire de modifier vos Financements : 1. vous ne pouvez pas être certain que votre client a reçu une prise en charge, et ce n'est pas de votre responsabilité de le suivre, et 2. les OPCO font eux-même leur reporting, donc en consolidant les BPFs des OFs et les reportings des OPCO, les chiffres de prise en charge globaux seront corrects au niveau gouvernemental (même raisonnement qu'avec la sous-traitance).

Lorsqu'un Participant suit une formation à titre gratuit, est-ce que l'on doit quand même le facturer à 0 euros ?

Il n'est pas obligatoire de facturer une formation gratuite. En revanche, il est indispensable de générer un Financement afin que Dendreo enregistre le statut du Participant au moment de sa formation, et que les heures stagiaires soient donc bien compilées. 

Si nous avons déjà tout facturé après le 1er janvier, comment peut-on faire pour les rattacher à l'année comptable précédente ?

Si vous n'avez pas encore clôturé votre exercice précédent, vous pouvez éventuellement encore faire des avoirs et refacturer sur la bonne période. Si c'est trop tard, alors vous pouvez comptablement ajuster la reconnaissance de revenu de vos factures : attention cependant, toute modification de reconnaissance en comptabilité, devra calculer l'incidence associée sur le BPF, pour retranscrire cette modification de reconnaissance sur les chiffres calculés par Dendreo (qui n'aura pas connaissance de cette modification). Nous vous rappelons qu'une seule et même Facture peut alimenter plusieurs cases du BPF, donc l'opération n'est pas toujours aisée ! (raison de plus pour facturer au plus proche de votre activité).

Si un Participant suit plusieurs formations, est-il comptabilisé une seule fois dans le cadre F ?

Non, si un Participant suit plusieurs formations au cours de l'année N, alors dans le Bilan Pédagogique et Financier de l'année N, Dendreo le comptabilisera autant de fois qu'il a fait d'Actions de formation (=contrats de formation). Ce mode opératoire n'est pas explicitement décrit dans la notice du BPF, mais nous a été confirmé par la DREETS (mai 2022).

Dendreo ventile-t-il les heures dispensées en INTER et en INTRA ?

La notion INTER ou INTRA n'a aucun impact sur le BPF. C'est une information qui n'est pas nécessaire pour votre déclaration.

En sous-traitance, nous n'avons pas le détail des charges (Formateur ou autre), c'est un package. Dans quelle case doit-on saisir le montant ?

Vous pouvez rentrer l'intégralité du montant en ligne "Achats de prestation de formation et honoraires de formation".

Comment est alimenté le BPF avec les Formations en e-learning ?

Pour les Actions de Formation en e-learning, les Participants et les heures-stagiaires seront comptabilisés sur l'année de la date de fin du Module et non pas la date de fin de l’Action de Formation.

Doit-on déclarer le salaire de personnes qui ne sont pas Formateurs, comme par exemple le salaire des équipes administratives ?

Oui, dans votre Bilan Pédagogique et Financier, les charges de l'Organisme de Formation, incluant les salaires de vos collaborateurs, doivent être déclarées dans la première ligne de l'encadré D. Les 2 lignes suivantes, vous demandent ensuite de détailler une partie de ces charges, selon 2 ventilations.

Notez que sur Dendreo, les données alimentées dans l'encadré D ne sont données qu'à titre indicatif. Nous vous recommandons de collecter certaines informations auprès de votre comptabilité. Par exemple, dans le cas de vos Formateurs internes, Dendreo ne peut pas calculer le montant exact des salaires bruts car ceux-ci doivent tenir compte du taux de charges (salariales et patronales) qui peut varier selon plusieurs critères (statut du salarié, nombre d'heures du contrat de travail, ... ).

Comment fonctionne Dendreo dans le cas où une ADF est composée d'un Module inclus dans le BPF et d'un autre hors BPF ?

Si une ADF est paramétrée pour être incluse dans le BPF, alors même si elle contient des Modules (de formation) hors BPF, l'ensemble de ces Modules alimente le BPF.

Une prochaine mise à jour permettra d'avoir une gestion plus fine des Modules à prendre en compte dans le BPF. 

En revanche, si vous utilisez la fonctionnalité Multi-Produits de Dendreo, alors vous pouvez mixer un Produit de type Module de Formation, avec un autre Produit : dans ce cas, uniquement la partie formation sera comptabilisé dans le BPF. Les Produits hors formation comportent cependant pour le moment des restrictions : il sont plutôt adaptés pour de la vente forfaitaire ne nécessitant pas le tracking de Formateurs ou de Participants, qu'ils ne permettent pas.

Que signifie le champ "Part du chiffre d'affaires global réalisée dans le domaine de la formation professionnelle (en %)" dans le Bilan pédagogique et Financier ?

Cette case est réservée aux Entreprises qui commercialisent plusieurs prestations dont de la formation. Elle leur permet de déclarer le pourcentage que représentent les recettes de la formation vis-à-vis des autres prestations. Ce chiffre est une donnée à laquelle Dendreo n'a pas accès, il convient donc de le calculer manuellement à partir de vos données comptables. 

Comment savoir d'où viennent les incohérences des cases rouges ?

Les incohérences indiquées en rouge vous précisent quelles sont les ADFs / Participants / Formateurs concernés. Des liens dans les messages d'erreur vous permettent d'accéder à la fiche des Actions de Formation dont il est question.

Est-il possible de faire une extraction du BPF au format PDF ?

Il n'est pas possible de faire une extraction de votre BPF au format CERFA directement sur Dendreo. Désormais la déclaration de votre Bilan Pédagogique et Financier est exclusivement dématérialisée : il n'est plus possible d'envoyer à la Dreets votre BPF au format papier signé. 

Notez cependant que si vous souhaitez enregistrer un PDF d'archive de votre BPF, vous pouvez imprimer la page de votre BPF Dendreo, en choisissant "Enregistrer en PDF" lors du choix de votre imprimante.

Faut-il remplir manuellement le BPF sur "Mes démarches", ou existe-t-il un lien direct avec Dendreo ?

Dendreo ne télédéclare pas automatiquement votre Bilan Pédagogique et Financier. À l'heure actuelle, il n'existe pas de possibilité de connecter des logiciels extérieurs directement au site gouvernemental. C'est donc bien à vous de reprendre les données alimentées par Dendreo et de les retranscrire manuellement sur votre compte sur le site Mon Activité Formation. Promis, cela ne prend que quelques minutes par an ;)

Pourquoi Dendreo ne distingue pas les Formateurs externes à leur compte et les Formateurs externes rattachés à un organisme dans le cadre F-2 ?

L'activité de formation étant réglementée en France, pour le BPF, un Formateur externe est un organisme de formation (=il est censé obtenir un NDA et réaliser son BPF). Comme précisé dans le guide de Centre Inffo, la case F-2 doit correspondre à la case E-2. Dans le cas contraire, votre déclaration bloquera au moment de la valider sur "Mes démarches".