Exports comptables

Si vous n'avez pas cette option par défaut sur votre niveau d'abonnement, vous pouvez l'activer en autonomie !

Dendreo n’est pas un logiciel comptable à part entière, pour deux raisons essentielles :

  • il existe des logiciels spécialisés dans cette fonction, et nous vous recommandons de choisir des logiciels spécialisés dans ce qu’ils font et le font bien, plutôt que des « usines à gaz » qui prétendent tout faire mais le font mal ! 🙂
  • Dendreo ne traque que les produits provenant de votre activité de Formation (ou éventuellement d’activités proches de la formation, comme le coaching), mais pas les produits d’autres activités éventuelles, ni vos Dépenses. Sans ces informations, Dendreo ne peut donc faire une comptabilité complète.

Cependant Dendreo est capable d'exporter une partie de votre activité financière vers plusieurs logiciels de comptabilité spécialisés. Les formats d’exports comptables actuellement gérés par Dendreo sont les suivants :

  • EBP (.csv)
  • SAGE (.pnm)
  • Quadratus ASCII – Cegid (.txt)
  • WinBIZ (.csv)
  • WINFIC & WINSIS (Fiducial) (.win)

D’autres exports peuvent être développés sous conditions de faisabilité technique.

Dendreo est capable de générer automatiquement des  Exports Comptables du Journal des Ventes ainsi que des Exports Comptables du Journal de Banque. 

Vous pouvez ensuite importer ces données dans votre logiciel de comptabilité préféré. Ainsi, inutile de ressaisir toutes vos factures en compta à la main : en quelques secondes le détail complet de tous vos produits du mois ou de l’année peut être automatiquement généré et transféré.

Configuration

Afin de personnaliser vos données comptables, rendez-vous dans le menu secondaire Export Comptable du menu Configuration.

Dans le menu Configuration Exports comptables, vous avez la possibilité de configurer le format par défaut de l'export comptable du journal de vente ou de banque. 

Vous pouvez aussi configurer les Codes Journaux par défaut de vos exports.

Comptes Client et Produit par défaut

Chaque client/Entreprise peut avoir un numéro comptable. 

Si aucun compte n'est fourni sur les fiches Entreprises, c'est le compte ci-dessous qui sera utilisé. Idem pour le compte produits. Les lignes de budget autre que celle de la formation (=frais annexes, comme les déplacements, repas...), ont aussi un code par défaut.

Dans le cadre d'une gestion Multi-Centres, les réglages par défaut en  Configuration peuvent être fait indépendamment par sous-centres. Il est donc possible de régler que tous les produits d'un sous centre, ou tous les clients d'un sous-centre, aient un même code, différent d'un autre sous-centre.

Comptes de TVA

Un compte de TVA est réglable par défaut, et vous avez la possibilité de ventiler aussi sur des comptes différents par taux de TVA.

Compte Client pour les Entreprises 

Les numéros de comptes clients Entreprise doivent être renseignés directement dans les fiches Entreprises dans le champ N° compte général. Il est également possible de régler un numéro de compte auxiliaire pour les exports comptables qui le

Vous pouvez également définir par Entreprise/Particulier un numéro de Compte produit des formations associées. C'est-à-dire que si un Compte produit est renseigné dans la fiche d'une Entreprise, toutes les actions de formation de cette Entreprise se verront associées ce Compte produit.

Compte Client pour les Financeurs Externes

Pour modifier les Comptes Clients de vos Financeurs externes, il faut vous rendre dans le menu secondaire N° Comptes - Financeurs externes comme présenté ci-dessous. Cliquez sur une case du tableau afin de passer en mode édition et renseigner le compte souhaité.

Numéros de Compte Produit pour les Modules 

Vous avez la possibilité de personnaliser le  Numéro de Compte Produit de votre Module directement sur la fiche du Module concerné.

Une fois le Module programmé en Action de Formation, son compte produit sera copié/collé dans le compte produit de l'Action de Formation.

Numéros de Compte Produit pour les Actions de Formations

Les Actions de Formation héritent, au moment de leur programmation, du compte produit du premier Module à leur origine.

Si une Action de Formation est multi-modules, seul le compte produit du premier Module à l'origine de l'ADF est utilisé.

Vous pouvez customiser le compte produit sur chacune de vos ADFs. 

Les modifications de compte produit sur un Module n'affecteront que les ADFs programmées postérieurement à cette modification.

Compte Produit pour les Frais Annexes provenant de Notes de Frais Formateurs 

Pour vos frais annexes provenant des Notes de Frais de vos Formateurs, vous avez la possibilité de leurs attribuer des comptes en fonction de leur nature.

Réaliser un Export comptable

À partir du menu secondaire Exports comptables, vous pouvez exporter l'ensemble de vos Factures sur une période choisie. Vous pouvez le faire par centre indépendamment dans le cas d'un organisme de formation Multi-centres. 

Vous pouvez sélectionner les Factures à exporter individuellement, grâce aux cases à cocher. Lorsqu'une Facture a déjà été exportée, Dendreo vous l'indiquera en affichant la date à laquelle elle a été exportée. Si, une Facture n'a pas été importée, elle sera notée comme jamais exportée. Lorsqu'une Facture a déjà été exportée, celle-ci ne sera pas recochée par défaut lors du prochain export comptable, afin d'éviter des exports/imports en doublon. Cependant vous pouvez toujours forcer l'inclusion d'une Facture déjà exportée si vous le souhaitez.

Avant de Générer un Export comptable du journal des ventes pour le Centre sélectionné, vous pouvez changer le format de l'export afin de faciliter l'import dans votre logiciel comptable.

Comme vous le savez, vous pouvez renseigner les informations de règlement (date, moyen de paiement, référence) des Factures sur Dendreo. Avec l'Export comptable du journal de Banque, vous pouvez exporter les écritures comptables du journal de banque en fonction des règlements renseignés sur Dendreo.

Une fois une Facture exportée en comptabilité, tout ou partie de ses informations seront définitivement figées : par exemple vous ne pourrez plus changer la date de paiement d'une Facture si celle-ci a déjà été exportée sur le journal de Banque.



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