Configurer les Exports comptables

Cette page vous explique comment configurer les exports comptables générés depuis Dendreo afin de vous assurer qu'ils sont au format attendu par votre logiciel comptable et que les données exportées sont conformes à vos écritures comptables. 

Vous découvrirez notamment les différentes solutions proposées pour paramétrer les numéros de comptes produits, de comptes charge et les numéros de comptes clients qui seront associés automatiquement à vos Factures de Ventes et d'Achats de Frais pédagogiques lors de la génération des exports comptables.

Numéros de comptes client

Chaque Facture générée sur Dendreo doit être liée à un numéro de compte client dans votre comptabilité. Par conséquent, pour chaque Facture exportée dans l'Export du Journal des Ventes, Dendreo doit pouvoir rattacher le numéro de compte client à enregistrer dans votre comptabilité. 

Selon la structure de votre Journal comptable, plusieurs configurations sont possibles.

^{Numérotation des Entreprises et Particuliers}

Dès lors que vous générez une Facture à destination d'une Entreprise (Financement de type Entreprise ou Sous-traitance) ou d'un Particulier (Financement de type Particulier), Dendreo peut affecter automatiquement un numéro de compte client spécifique. Deux options non exclusives s'offrent à vous :

• Option #1 - Numéro de compte client général par défaut

Si vous souhaitez que toutes les Factures destinées à vos Entreprises et Particuliers soient enregistrées sous un numéro de compte client générique, renseignez le numéro souhaité dans N° compte client général par défaut. Il est également possible de configurer un numéro de compte client auxiliaire par défaut.

• Option #2 - Numéro de compte client personnalisé

Pour définir un numéro de compte spécifique par Entreprise/Particulier (ou par groupe d'Entreprises/Particuliers), rendez vous sur la fiche CRM de vos Entreprises et renseignez manuellement le numéro souhaité dans N° compte général. Il est également possible de configurer un numéro de compte tiers (auxiliaire) personnalisé par Entreprise/Particulier.

^{Numérotation des Participants}

Si vous êtes amené à facturer directement des Participants (Financement de type Participant), même si ceux-ci sont rattachés à des Entreprises dans votre CRM, Dendreo peut affecter automatiquement un numéro de compte client spécifique. Deux options non exclusives s'offrent à vous :

• Option #1 - Numéro de compte client général par défaut

Si vous souhaitez que toutes les Factures destinées à vos Participants soient enregistrées sous un numéro de compte client générique, renseignez le numéro souhaité dans N° compte client général Participant par défaut. Il est également possible de configurer un numéro de compte client auxiliaire par défaut.

• Option #2 - Numéro de compte client personnalisé

Pour définir un numéro de compte spécifique par Participant, rendez vous sur la fiche CRM de vos Participants et renseignez manuellement le numéro souhaité dans N° compte général. Il est également possible de configurer un numéro de compte tiers (auxiliaire) personnalisé par Participant.

^{Numérotation des Financeurs externes}

Lorsque vous générez une Facture destinée à un Organisme financeur (type OPCO ou Pouvoir Public), Dendreo peut affecter automatiquement un numéro de compte client spécifique par Organisme facturé. Pour cela, renseignez le numéro souhaité dans N° compte client général Opco par défaut.

Vous pouvez également vous rendre dans la configuration des numéros de comptes - Financeurs externes pour renseigner les numéros de compte directement dans les colonnes N° compte général et N° compte tiers, en cliquant sur l'icône de crayon.

Numéros de comptes fournisseur

Dès lors qu’une Facture de Frais pédagogiques est générée sur Dendreo ou déposée par un Formateur externe, Dendreo peut affecter automatiquement un numéro de compte fournisseur spécifique.

Trois options non exclusives s'offrent à vous :

• Option #1 - Numéro de compte fournisseur général par défaut

Si vous souhaitez que toutes les Factures de Frais pédagogiques qui vous sont destinées soient enregistrées sous un numéro de compte fournisseur générique, renseignez le numéro souhaité dans N° compte fournisseur général par défaut. Il est également possible de configurer un numéro de compte fournisseur auxiliaire par défaut.

• Option #2 - Numéro de compte fournisseur personnalisé par Entreprise

Pour définir un numéro de compte spécifique par Entreprise (ou par groupe d'Entreprises), rendez vous sur la fiche CRM de vos Entreprises, cochez la case Fournisseur/Sous-traitant puis renseignez manuellement le numéro souhaité dans N° compte fournisseur général. Il est également possible de configurer un numéro de compte fournisseur auxiliaire personnalisé par Entreprise.

• Option #3 - Numéro de compte fournisseur personnalisé par Formateur

Pour définir un numéro de compte spécifique par Formateur, rendez vous sur la fiche CRM de vos Formateurs, et renseignez manuellement le numéro souhaité dans N° de compte fournisseur. Il est également possible de configurer un numéro de compte fournisseur auxiliaire personnalisé par Formateur.

Numéros de comptes Produit

Pour le bon enregistrement dans vos écritures comptables, chaque Facture doit être liée à un numéro de compte produit correspondant aux prestations que vous facturez (Formations, prestations et/ou produits Hors Formation, Notes de frais, frais annexes, recettes libres, etc.). Pour chaque Facture exportée dans l'export du Journal des Ventes, Dendreo doit pouvoir rattacher les numéros de compte Produit concernés.

Selon la nomenclature comptable décidée et les subdivisions de vos comptes de ventes prévues, plusieurs configurations sont possibles.

^{Produits liés à la Formation}

Si vous souhaitez pouvoir isoler comptablement les recettes liées à vos prestations de Formations (facturation des Frais pédagogiques d'une Action de Formation), plusieurs options de configuration non exclusives s'offrent à vous :

• Option #1 - Numéro de compte Produit par défaut

Si vous souhaitez que les Frais pédagogiques de toutes vos Actions de Formation soient affectés à un seul et unique compte Produit, renseignez le numéro de compte dans N° compte Produit (formation) par défaut.

• Option #2 - Numéro de compte Produit par Module

Si vous souhaitez subdiviser vos prestations de Formation de sorte que chaque Module (ou groupe de Modules) de votre Catalogue de Formations puisse être identifié dans votre comptabilité, rendez-vous sur la fiche de chaque Module et renseignez le numéro de compte souhaité dans N° compte Produit.

Avec cette configuration, chaque Action de Formation hérite automatiquement du numéro de compte produit renseigné sur la fiche du premier Module et les Frais pédagogiques facturés depuis l'Action de Formation sont affectés au numéro de compte dudit Module.

• Option #3 - Numéro de compte Produit par Action de Formation

Si vous souhaitez subdiviser vos prestations de Formation de sorte que les recettes de chaque ADF (ou groupe d'ADF) puisse être identifié dans votre comptabilité, rendez-vous sur la page d'édition de vos Actions de Formation et renseignez manuellement le numéro de compte souhaité dans N° compte Produit.

^{Produits Hors Formation}

Si vous facturez des prestations Hors Formation (conseil, ventes de livres, licences, etc.) avec Dendreo et que vous souhaitez isoler les recettes liées à ces prestations dans votre Journal de Ventes, vous pouvez configurer un numéro de compte Produit spécifique qui sera affecté aux Factures concernées. 

Selon la méthode utilisée pour gérer ces prestations sur Dendreo, plusieurs paramétrages sont possibles : 

1.  Si vous utilisez la fonctionnalités des Produits Hors Formation, vous pouvez configurer un numéro de compte Produit unique rattaché par défaut à toutes les Factures générées depuis vos Actions Hors Formation et/ou configurer un numéro de compte Produit spécifique par Produit Hors Formation de votre Catalogue en le renseignant manuellement sur la fiche de chaque Produit.
2. Si vous utilisez la solution de Modules hors BPF, rendez-vous sur la fiche de chaque Module et renseignez le numéro de compte souhaité dans le champ N° compte produit.

^{Produits par Client}

Si vous souhaitez identifier par Client (par Entreprise facturée) les Frais pédagogiques facturés, Dendreo peut rattacher aux Factures concernées un numéro de compte Produit spécifique par Entreprise.

Au niveau de l'Action de Formation, le numéro de Produit est bien le même pour l’ensemble des Entreprises clientes. Mais au niveau de la Facturation, le numéro de Produit par Client se met à jour en fonction de l'Entreprise facturée. Vous le retrouvez donc dans votre export comptable. 

Pour le paramétrer, rendez-vous sur la fiche CRM de vos Entreprises et renseignez le numéro souhaité dans N° compte produit des formations associées.

^{Autres Produits}

Depuis la configuration des Exports comptables, vous pouvez paramétrer divers numéros de compte Produits qui peuvent être nécessaires au bon fonctionnement de votre comptabilité, à savoir :

• Un n° de compte Produit par défaut pour les Frais annexes refacturés et les recettes libres inclus dans le Bilan Pédagogique et Financier de vos Actions de Formation ;
• Un n° de compte Produit par défaut pour les Frais annexes refacturés et les recettes libres de vos Actions Hors Formation ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux frais Stripe, si vous utilisez le Paiement en ligne de Dendreo ;
• Un n° de compte de TVA par défaut pour catégoriser vos encaissements de TVA sur un n° unique ;
• Un n° de compte de TVA spécifique par taux, si vous êtes amené à facturer vos clients avec différents taux de TVA et que vous souhaitez subdiviser chaque taux dans votre comptabilité ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux Frais annexes provenant des Notes de Frais de vos Formateurs ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux repas des Formateurs refacturés à vos clients ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux frais d'hébergement de vos Formateurs refacturés à vos clients ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux frais de déplacement (train ou avion) de vos Formateurs refacturés à vos clients ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux frais de déplacement (péage, parking, carburant, taxi) de vos Formateurs refacturés à vos clients ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux frais kilométriques de vos Formateurs refacturés à vos clients ;
• Un n° de compte Produit spécifique aux autres Frais des Notes Formateurs refacturés à vos clients.

Depuis l'interface listant les Financeurs, vous pouvez également forcer un numéro de compte Produit en cliquant sur l'encadré dans la colonne N° compte produit forcé et en y indiquant le numéro souhaité.

Numéros de comptes charge

Pour le bon enregistrement dans vos écritures comptables, chaque Facture de Frais pédagogiques doit être liée à un numéro de compte charge correspondant aux prestations que l’on vous facture (Formations, prestations et/ou produits Hors Formation, frais annexes, etc.). Pour chaque Facture exportée dans l'export du Journal des Achats, Dendreo doit pouvoir rattacher les numéros de compte charge concernés.

Depuis l'interface de configuration des Exports comptables, paramétrez :

• Un n° de compte charge de Frais pédagogique liés à la Formation ;
• Un n° de compte charge de Frais pédagogique liés aux Frais annexes ;
• Un n° de compte charge de Frais pédagogique liés aux Hors Formation ;
• Un n° de compte fournisseur général ou auxiliaire par défaut comme vu précédemment ;
• Un n° de compte de TVA par défaut ;
• Un n° de compte de TVA spécifique par taux.

Numéros de comptes bancaires 

Si vous souhaitez utiliser l'Export du Journal de Banque, Dendreo doit pouvoir rattacher chaque Règlement exporté à un code correspondant au compte bancaire sur lequel vous les avez encaissés. Que vous déteniez un ou plusieurs comptes bancaires, pour le bon fonctionnement du Journal de Banque, il convient de les saisir dans les champs correspondants :

Une fois vos comptes bancaires configurés, lors de la saisie d'un Règlement sur Dendreo, vous pouvez le lier au bon compte bancaire dont le code est repris par Dendreo lors de l'export du Journal de Banque.

Format des Exports

Selon la solution comptable que vous utilisez, Dendreo doit exporter le fichier au format attendu lors de l'import dans votre comptabilité. Depuis la configuration des Exports comptables, vous pouvez définir le format par défaut des fichiers pour les 4 exports comptables : Journal de Ventes, Journal d'Achats, Journal de Banque et comptes clients.

Plusieurs exports au bon format sont nativement configurés sur votre compte Dendreo et fonctionnent avec les principaux outils de comptabilité du marché. Si aucun de ces formats ne vous convient, des formats génériques intitulés "Custom" vous permettent de faire un mapping des colonnes sur votre outil comptable pour que celui-ci identifie les données attendues à chaque export.

Axes analytiques

La mise en place d'axes analytiques pour vos Exports comptables est cruciale pour le suivi de vos ventes et de vos achats, car elle permet d'évaluer vos dépenses et la rentabilité de vos produits et d'optimiser vos stratégies de vente. Ces axes vont agir comme des filtres, pour vous permettre de trier les informations de vos Exports comptables.

^{Axes analytiques de ventes}

• Fixe : si votre Centre de Formation vend divers produits ou services autres que des Formations, cet axe vous permet, lors de l'analyse de vos données comptables après import dans votre logiciel, de voir la part de votre chiffre d’affaires qui est lié à votre activité de Formation ;
• Par ADF : cet axe vous permet de renseigner une valeur au niveau de chaque ADF. Par exemple, en indiquant INTER ou INTRA dans le champ (natif) Code analytique de l'ADF, vous pourrez savoir quelle part de votre activité de Formation est liée à de l’INTER et quelle part est liée à de l’INTRA ;
• Par Module : cet axe vous permet de renseigner une valeur au niveau de chaque Module, vous permettant par exemple d’analyser vos ventes par Catégories de Modules ;
• Par ADF sinon par Module : cet axe vous permet de récupérer les informations analytiques du premier Module de l'Action de Formation si aucun code analytique n'est renseigné dans celle-ci ;
• Par Centre sinon par Formateur : cet axe vous permet de renseigner une valeur dans la configuration de vos sous-centres (si vous utilisez le multi-centres) ou sur vos fiches Formateurs et de voir, lors de l'Export de vos données comptables, lesquelles de vos ventes sont liées à tel sous-centre ou Formateur ;
• Par Financement : cet axe vous permet de voir, lors de l'Export de vos données comptables, lesquelles de vos ventes sont liées à tel ou tel type de Financement ;
• Formation BPF / Formation Hors BPF / Divers BPF / Divers Hors BPF : cet axe vous permet de voir, lors de l'Export de vos données comptables, lesquelles de vos ventes sont liées à des Formations BPF ou Hors BPF.

^{Axes analytiques fournisseur}

• Fixe : si votre Centre de Formation achète divers produits ou services autres que des Formations, cet axe vous permet, lors de l'analyse de vos données comptables après import dans votre logiciel, de voir la part de vos dépenses globales qui sont liées à votre activité de Formation ;
• Par ADF : cet axe vous permet de renseigner une valeur au niveau de chaque ADF. Par exemple, en indiquant INTER ou INTRA dans le champ (natif) Code analytique de l'ADF, vous pourrez savoir quelle part de votre activité de Formation est liée à de l’INTER et quelle part est liée à de l’INTRA.

Options diverses

Dans cette section, nous pouvez configurer les options suivantes :

• Ajouter les numéros d'ADF dans l'intitulé des lignes de débit Client ;
• Ajouter les intitulés d'ADF dans l'intitulé des lignes de débit Client ;
• Afficher l'intitulé de la ligne de facture ;
• Utiliser le compte client du Particulier plutôt que celui de la CDC pour les Factures financées par CPC géré par la CDC : en activant cette option, les Factures émises à destination du Financeur CPF géré par la CDC ne seront pas associées aux numéros de compte client principal et auxiliaire de la CDC, mais à celui des Particuliers concernés par la Facture. De plus, lors de l'export des comptes clients, les comptes de ces Particuliers auront pour intitulé les numéros CPF de ces Particuliers, suivi du nom du Particulier.