Configurer les Exports comptables

Cette page vous explique comment configurer les exports comptables générés depuis Dendreo afin de vous assurer qu'ils sont au format attendu par votre logiciel comptable et que les données exportées sont conformes à vos écritures comptables. 

Vous y découvrirez notamment les différentes solutions proposées par Dendreo pour paramétrer les numéros de comptes Produits et les numéros de comptes Clients qui seront associés automatiquement à vos Factures lors de la génération des exports comptables.

Numéros de comptes Client

Chaque Facture générée sur Dendreo doit être liée à un numéro de compte client dans votre comptabilité. Par conséquent, pour chaque Facture exportée dans l'export du journal des ventes, Dendreo doit pouvoir rattacher le numéro de compte client à enregistrer dans votre comptabilité. 

Selon la structure de votre journal comptable, plusieurs configurations sont possibles : 

Numérotation des Entreprises et Particuliers

Dès lors que vous générez une Facture à destination d'une Entreprise (= financement de type Entreprise ou Sous-traitance) ou d'un Particulier (= financement de type Particulier), Dendreo peut affecter automatiquement un numéro de compte client spécifique. Deux options non exclusives s'offrent à vous :

Option 1 : Numéro de compte client général par défaut

Si vous souhaitez que toutes les Factures destinées à vos Entreprises et Particuliers soient enregistrées sous un numéro de compte client générique, rendez-vous dans la configuration des exports comptables et renseignez le numéro souhaité dans le champ "N° compte client général par défaut"

👉 Il est également possible de configurer un numéro de compte client auxiliaire par défaut

Option 2 : Numéro de compte client personnalisé

Pour définir un numéro de compte spécifique par Entreprise / Particulier (ou par groupe d'Entreprises/Particuliers), rendez vous sur la fiche CRM de vos Entreprises et renseignez manuellement le numéro souhaité dans le champ " N° compte général".

👉 Il est également possible de configurer un numéro de compte tiers (auxiliaire) personnalisé par Entreprise / Particulier

Numérotation des Participants

Si vous êtes amené à facturer directement des Participants (= financement de type Participant), même si ceux-ci sont rattachés à des Entreprises dans votre CRM, vous pouvez affecter des numéros de compte client uniques. Depuis la configuration des exports comptables, renseignez un n° de compte client général Participant par défaut et/ou n° de compte client Participant auxiliaire par défaut.

Numérotation des Financeurs externes

Lorsque vous générez une Facture destinée à un organisme financeur ( = Financement de type OPCO ou Pouvoir Public), Dendreo peut affecter automatiquement un numéro de compte client spécifique par Organisme facturé. Pour cela, rendez vous dans la configuration des N° Comptes - Financeurs externes et renseignez les numéros de compte dans les colonnes nᵒ compte général et nᵒ compte tiers.

Numéros de comptes Produit

Pour le bon enregistrement dans vos écritures comptables, chaque Facture doit être liée à un numéro de compte produit correspondant aux prestations que vous facturez (formations, prestations et/ou produits hors formation, TVA, notes de frais, frais annexes, recettes libres...). Par conséquent, pour chaque Facture exportée dans l'export du journal des ventes, Dendreo doit pouvoir rattacher le(s) numéro(s) de compte Produit concerné(s). 

Selon la nomenclature comptable décidée et les subdivisions de vos comptes de ventes prévues, plusieurs configurations sont possibles : 

Produits liés à la formation

Si vous souhaitez pouvoir isoler comptablement les recettes liées à vos prestations de Formations (= facturation des frais pédagogiques d'une Action de Formation), plusieurs options de configuration non exclusives s'offrent à vous :

Option 1 : Numéro de compte Produit par défaut

Si vous souhaitez que les frais pédagogiques de toutes vos Actions de Formation soient affectés à un seul et unique compte Produit, rendez-vous dans la configuration des exports comptables et renseignez le numéro de compte souhaité dans le champ "nᵒ compte Produit (formation) par défaut"

Option 2 : Numéro de compte Produit par Module

Si vous souhaitez subdiviser vos prestations de formation de sorte que chaque Module (ou groupe de Modules) de votre Catalogue de formations puisse être identifié dans votre comptabilité, rendez-vous sur la fiche de chaque Module et renseignez le numéro de compte souhaité dans le champ " N°  compte Produit". 

Avec cette configuration, chaque Action de Formation hérite automatiquement du numéro de compte produit renseigné sur la fiche du premier Module et les frais pédagogiques facturés depuis l'Action de Formation sont affectés au numéro de compte dudit Module.

Option 3 : Numéro de compte Produit par Action de Formation

Si vous souhaitez subdiviser vos prestations de formation de telle sorte à ce que les recettes de chaque Action de Formation (ou groupe d'ADFs)  puissent être identifiées dans votre comptabilité, rendez-vous sur la page d'édition de vos Actions de Formation et renseignez manuellement le numéro de compte souhaité dans le champ " N° compte produit". 

Produits hors formation

Si vous facturez des prestations hors formation (conseil, ventes de livres, licences, ...) avec Dendreo et que vous souhaitez isoler les recettes liées à ces prestations dans votre journal de vente, vous pouvez configurer un numéro de compte produit spécifique qui sera affecté aux Factures concernées. 

Selon la méthode utilisée pour gérer ces prestations sur votre compte Dendreo, plusieurs paramétrages sont possibles : 

1.  Si vous utilisez la fonctionnalités des Produits hors formation, vous pouvez configurer un numéro de compte Produit unique rattaché par défaut à toutes les Factures générées depuis vos Actions hors formation et/ou configurer un numéro de compte Produit spécifique par Produit hors formation de votre Catalogue en le renseignant manuellement sur la fiche de chaque Produit.
2. Si vous utilisez la solution de Modules hors BPF,  rendez-vous sur la fiche de chaque Module et renseignez le numéro de compte souhaité dans le champ "nᵒ compte produit". 

Produits par Client

Si vous souhaitez identifier par Client (= par Entreprise facturée) les frais pédagogiques facturés, Dendreo peut rattacher aux Factures concernées un numéro de compte Produit spécifique par Entreprise. Dans le fonctionnement, au niveau de l'Action de formation, le numéro Produit est bien le même pour l’ensemble des Entreprises clientes. Mais au niveau de la Facturation, le numéro Produit par Client se met à jour en fonction de l'Entreprise facturée. Vous le retrouvez donc dans votre export comptable.  Pour le paramétrer, rendez-vous sur la fiche CRM de vos Entreprises et renseignez le numéro souhaité dans le champ " N°compte produit des formations associées".

Autres Produits

Depuis la configuration des exports comptables, vous pouvez paramétrer divers numéros de compte Produits qui peuvent être nécessaires au bon fonctionnement de votre comptabilité, à savoir :

• Un numéro de compte Produit par défaut pour les Frais annexes refacturés et les recettes libres (inclus dans le Bilan Pédagogique et Financier) de vos Actions de Formation.
• Un numéro de compte Produit par défaut pour les Frais annexes refacturés et les recettes libres de vos Actions hors formation.
• Un numéro de compte Produit spécifique aux frais Stripe, si vous utilisez la fonctionnalité du paiement en ligne de Dendreo.
• Un numéro de compte Produit de TVA par défaut pour catégoriser l'ensemble de vos encaissements de TVA sur un unique numéro.
• Un numéro de compte Produit de TVA spécifique par taux, si vous êtes amené à facturer vos clients avec différents taux de TVA et que vous souhaitez subdiviser chaque taux dans votre comptabilité.
• Un numéro de Compte Produit Frais annexes provenant des Notes de Frais de vos Formateurs.
• Un numéro de Compte Produit spécifique aux repas des Formateurs refacturés à vos clients.
• Un numéro de Compte Produit spécifique aux frais d'hébergement de vos Formateurs refacturés à vos clients.
• Un numéro de Compte Produit spécifique aux frais de déplacement (train ou avion) de vos Formateurs refacturés à vos clients.
• Un numéro de Compte Produit spécifique aux frais de déplacement (péage, parking, carburant, taxi) de vos Formateurs refacturés à vos clients.
• Un numéro de Compte Produit spécifique aux frais kilométriques de vos Formateurs refacturés à vos clients.
• Un numéro de Compte Produit spécifique aux autres Frais des Notes de Frais Formateurs refacturés à vos clients.

Numéros de comptes bancaires 

Si vous souhaitez utiliser l'export du journal de banque, Dendreo doit pouvoir rattacher chaque règlement exporté à un code Banque correspondant au compte bancaire sur lequel vous les avez encaissés. 

Que vous déteniez un ou plusieurs comptes bancaires, pour le bon fonctionnement du journal de banque, il convient de les saisir dans la configuration des exports comptables. 

Une fois vos comptes bancaires configurés, lors de la saisie d'un Règlement sur Dendreo, vous pouvez le lier au bon compte bancaire dont le code est repris automatiquement par Dendreo lors de l'export du journal de banque. 

Format des Exports

Selon la solution comptable que vous utilisez, Dendreo doit exporter le fichier au format attendu lors de l'import dans votre comptabilité. Depuis la configuration des exports comptables, vous pouvez définir le format par défaut des fichiers pour les 3 exports comptables : journal des ventes, journal de banque et comptes clients.

Plusieurs exports au bon format sont nativement configurés sur votre compte Dendreo et fonctionnent avec les principaux outils de comptabilité du marché. Si aucun de ces formats ne vous conviennent, des formats génériques intitulés "Custom" vous permettent de faire un mapping des colonnes sur votre outil comptable pour que celui-ci identifie les données attendues à chaque export.