Agenda : présentation générale

Votre Agenda est accessible depuis Accueil Agenda ou directement via l'onglet principal Agenda. Il vous sert à visualiser et programmer toutes les Actions de Formation passées, présentes et futures ainsi qu'à gérer vos jours de fermetures.

Vous pouvez définir de nombreuses options pour configurer votre agenda via l'outil de configuration de l'Agenda. Consultez notre article d'aide consacré à la configuration de votre agenda.

Disponible uniquement aux comptes administrateurs à l'heure actuelle.

Explorez votre agenda en mode visuel ou en mode liste, selon vos préférences :

Agenda visuel

Agenda en liste

Vous pouvez définir le type d'Agenda de votre agenda principal depuis Configuration > Agenda.

Les potentiels filtres appliqués (Type, Étape, Centre de formation, Salle de formation) affectent les 2 modes de visualisation simultanément. Chaque session de formation apparaît avec une couleur unique (aléatoire) : les multiples créneaux appartenant à la même session de formation apparaissent ainsi de la même couleur et sont facilement repérables. Vous pouvez changer ce critère de colorisation des Créneaux en configuration, et également forcer des couleurs spécifiques. Vous pouvez également définir sur cet Agenda des évènements libres et des périodes de fermeture de votre centre, lorsqu'il est en mode visuel.

Agenda principal

L'agenda principal vous permet de visualiser vos Actions de Formation, vos jours de fermeture et autres événements libres en mode visuel ou listing, en fonction de vos réglages dans Configuration.

Vous pouvez vous abonner à la vue globale de cet agenda grâce au bouton en bas à droite :

Vous pouvez programmer une Action de Formation depuis l'agenda, en haut à droite.

Vous pouvez imprimer l'agenda facilement grâce à la page déjà optimisée pour impression par Dendreo, en haut à droite.

Vous pouvez utiliser nos différents filtres afin de ne visualiser que les informations qui vous intéressent :

• Pour les comptes multi-centres, vous pouvez sélectionner l'Agenda du centre que vous désirez voir
• Vous pouvez filtrer par Formation INTRA ou INTER
• Vous pouvez visualiser l'agenda d'un Formateur spécifique
• Vous pouvez choisir de filtrer uniquement les ADF comportant un Module
• Vous pouvez filtrer par salle
• Vous pouvez changer dynamiquement le critère de coloration : par Action de Formation / étape / Formateur / Module / salle / catégorie de Modules 

Événements

Vous pouvez ajouter des évènements dans votre agenda. Vous avez la possibilité de:

• Ajouter un titre 
• Associer une couleur à cet évènement 
• Définir une récurrence à cet évènement 
• Définir un type d'évènement : jour de fermeture, évènement libre, évènement libre public (visible sur les Extranets)
• Ajouter une description

Conflits

Cette page vous permet de voir tous les conflits de programmation de vos Actions de Formation avec les jours de fermeture de votre centre sur les 12 prochains mois. Plusieurs notifications vous invitent à vous rendre sur l'onglet Conflits afin d'identifier les conflits et les régler si nécessaire.

Dendreo vous liste l'ensemble des conflits de programmation, avec le nom de la Formation, le Créneau horaire et la date ainsi que la cause. Cliquez sur l'icône oeil pour laisser apparaître l'agenda à la date du conflit.

Vous pouvez cliquer sur le bloc de Créneau du conflit afin de vous rendre sur l'Action de Formation en conflit.

Vous pouvez également cliquer sur le lien avec le nom du Créneau pour vous rendre directement sur l'Action de Formation et la modifier.

Jours de fermeture

Si vous programmez une Formation sur un jour de fermeture (par exemple un jour férié), un message d'alerte s'affiche pour vous signaler qu'il y a un conflit.

2 possibilités s'offrent à vous dans votre Configuration : 

• Autoriser la programmation : alors votre Créneau reste programmé sur le jour de fermeture, et vous indique simplement un conflit
• Reporter les Créneaux : le Créneau sera alors programmé le jour ouvré suivant

Intitulés courts

Afin de gagner en visibilité sur vos agendas, vous pouvez définir des intitulés courts pour vos Actions de Formation. En vous rendant sur un Module pour le modifier, indiquez un intitulé court. Cette option est également disponible sur vos Modules.

Vous pouvez également définir un nom court pour vos Entreprises, qui sera utilisé à la place de la raison sociale s'il est défini :

Agenda des Formateurs

Chaque formateur peut aussi s'abonner à son propre agenda. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet Formateurs.

Dans la liste de vos formateurs, sélectionnez l'un d'eux en cliquant sur son nom puis cliquez sur Agenda.

Indisponibilités du Formateur

Il vous est possible d'enregistrer des annotations dans les agendas de vos Formateurs, afin notamment de gérer leurs indisponibilités. Pour cela, il vous suffit de définir un créneau directement dans l'agenda (en le sélectionnant avec votre souris), puis de choisir s'il s'agit d'une indisponibilité ponctuelle ou hebdomadaire. Pour supprimer un créneau d'indisponibilité, cliquez simplement dessus et validez. 

Seuls les superadmins et les Formateurs peuvent régler les indisponibilités.

Portail personnel du Formateur

Vos formateurs peuvent consulter leur agenda en ligne grâce à l'Extranet Formateur.

Abonnement à l'Agenda de ce Formateur

En cliquant sur le bouton Abonnement en bas de cet agenda, vous pourrez, vous ou le Formateur, vous abonner à l'agenda de ce Formateur uniquement. Découvrez-en plus sur les abonnements aux agendas.