Envoyer une invitation avec demande de réponse (RSVP)

Dendreo vous permet d'envoyer des invitations RSVP (Répondez S'il Vous Plait) afin de confirmer la disponibilité de vos Formateurs et de vos Participants pour chaque Créneau programmé sur une Action de Formation.

Cet article vous présente notamment les différentes procédures pour leur envoyer ces invitations RSVP, que vos Formateurs et Participants peuvent facilement enregistrer dans leur Agenda pour ne pas oublier qu'ils doivent se présenter à la Formation aux dates programmées, ainsi que l'ensemble des interfaces de votre compte Dendreo qui permettent de suivre les réponses à vos invitations.

Principe général

Dès lors qu'une Action de Formation est programmée, une fois les Formateurs staffés et les Participants inscrits, parallèlement aux Emails, vous pouvez leur envoyer des invitations avec demande de réponse (RSVP) pour chaque Créneau qui compose l'Action de Formation.

Une fois les invitations envoyées, les Participants et Formateurs doivent confirmer ou non leur disponibilité (Oui, Non ou Peut-être) Créneau par Créneau. Leurs réponses sont automatiquement enregistrées sur l'Action de Formation concernée pour vous permettre d'avoir un suivi des destinataires attendus aux Créneaux programmés.

Lorsqu'ils valident leurs disponibilités à vos invitations, des Événements s'enregistrent directement dans les Agendas personnels ou professionnels des Participants et des Formateurs.

Avant propos

Pour l'utilisation de cette fonctionnalité, il est obligatoire d'avoir personnalisé votre domaine d'envoi des emails.
Le traitement des invitations RSVP diffère selon le fournisseur Email (gmail, yahoo mail, orange, outlook, etc.) de vos destinataires. La façon de gérer ces invitations et l'ajout d'Événements associés dans un Agenda peuvent être différents d'un fournisseur Email à un autre.
Une fois un Événement ajouté dans l'Agenda du destinataire d'une invitation, celui-ci peut être notifié sur son ordinateur ou son smartphone pour lui rappeler que l'Événement approche. Les règles de notification dépendent uniquement de la configuration mise en place par le destinataire (Dendreo ne peut en aucun cas modifier les règles configurées par le destinataire).
La gestion des invitations RSVP est indépendante des Emails que vous envoyez à vos Formateurs et Participants au sein d'une Action de Formation.

Fonctionnement

Attention : une invitation correspond obligatoirement à un (et un seul) Créneau d'une Action de Formation, un rendez-vous ne peut donc avoir qu'une seule heure de début et une seule heure de fin.

Il n'est donc pas possible d'envoyer une seule invitation pour l'ensemble des Créneaux d'une Action de Formation. Il faut obligatoirement envoyer les invitations Créneau par Créneau.
Les destinataires des invitations doivent confirmer leur présence pour chaque Créneau individuellement. En cas de Formation longue il est donc conseillé d'envoyer les invitations progressivement, par exemple chaque mois pour le mois suivant afin de ne pas inonder les destinataires d'un trop grand nombre d'invitations.

Envoyer une invitation

Invitation des Formateurs par votre équipe

Depuis l'interface de Staffing par Créneau & Invitation accessible depuis l'onglet Formateurs de votre Action de Formation, vous pouvez déclencher l'envoi des invitations RSVP en un clic et de deux façons :

Créneau par Créneau pour un Formateur donné ;
Pour tous les Formateurs staffés sur un Créneau donné.

À noter : vous pouvez définir des invitations RSVP dans vos Modèles d'email.

Invitation des Participants par votre équipe

Depuis l'interface de gestion du relevé des présences de la fiche de votre Action de Formation, pour chaque Créneau, vous pouvez envoyer une invitation aux Participants inscrits. Vous pouvez déclencher l'envoi des invitations RSVP en un clic et de deux façons :

Créneau par Créneau pour un Participant donné ;
Pour tous les Participants inscrits sur un créneau donné.

Inviter des Participants par les Formateurs staffés

Pour autoriser les Formateurs à déclencher l'envoi des invitations depuis leur Extranet, pensez à activer l'option Autoriser les Formateurs à envoyer des invitations RSVP depuis leur Extranet en configuration des Extranets Formateur.

En accédant à leur Extranet, depuis l'onglet Parcours, les Formateurs staffés sur un Créneau peuvent déclencher en autonomie l'envoi des invitations RSVP aux Participants inscrits au Créneau concerné. En un clic, ils peuvent ainsi envoyer les invitations à tous les Participants.

Cas d'usage : ce mode de fonctionnement est particulièrement utile pour les Organismes de Formation qui laissent la possibilité à leurs Formateurs de programmer en autonomie les Créneaux futurs d'une Formation grâce à la planification progressive. Ainsi, en programmant un Créneau depuis son Extranet, le Formateur peut aussi envoyer l'invitation RSVP aux Participants pour bloquer le Créneau dans son Agenda.

Suivre et traiter les réponses

Depuis les interfaces de suivi

Dès lors que les invitations sont envoyées, les statuts de réponses des destinataires sont agrégés sur différentes interfaces de votre compte Dendreo :

Depuis l'onglet Relevé de présence de la fiche de l'Action de Formation concernée ;
Depuis l'onglet Formateurs de la fiche de l'Action de Formation concernée ;
Depuis l'onglet Participants de la fiche de l'Action de Formation concernée en affichant la colonne Invitations RSVP ;
Depuis le listing de vos Actions de Formation INTER et INTRA en affichant la colonne Invitations RSVP ;
Sur l'Extranet des Formateurs staffés depuis l'onglet Parcours de l'Action de Formation concernée ;
Depuis l'abonnement iCal de l'Agenda Formateur.

Attention : Google Agenda n'accepte pas d'afficher les invités ni les réponses des invitations lorsque l'on s'abonne à un iCal externe.

Quelques soit l'interface, plusieurs statuts sont visibles :

Depuis les notifications

Dans le cas où le destinataire répond Non ou Peut-être à une invitation, le membre de votre équipe renseigné comme responsable Dendreo sur la fiche de l'Action de Formation sera alors notifié dans le centre de notifications.

Configurer l'envoi de rappels

Depuis la configuration de l'Agenda, vous pouvez configurer l'envoi de rappels pour les RSVP. En configurant une durée de rappel, les Participants et/ou Formateurs à qui une invitation RSVP est envoyée reçoivent une notification de rappel avant le Créneau concerné, selon le temps défini.

Annuler une invitation

Plusieurs cas déclenchent l'annulation d'une invitation déjà envoyée et informent automatiquement les destinataires concernés :

La désinscription d'un Participant sur un Module ou une Action de Formation ;
Le destaffing d'un Formateur sur un Module ou un Créneau ;
Le changement/remplacement d'un Formateur sur un Module ou un Créneau : dans ce cas, vous pouvez choisir d'envoyer automatiquement une invitation RSVP au nouveau Formateur staffé ;
Le changement des heures d'un Créneau ;
Le changement de statut (par exemple Annulée) d'une Action de Formation ;
L'annulation manuelle d'une invitation par un membre de votre équipe ou Formateur.

Si des invitations RSVP avaient déjà été envoyées, ou si des Emails avaient déjà été programmés, une alerte apparaît pour vous prévenir de penser à annuler ces invitations et Emails.