Créer et gérer les Événements libres
Dans Dendreo, vous avez la possibilité de créer et configurer des types d'Événements libres personnalisés. Ces Événements libres sont indépendants des Actions de Formation et vous permettent de gérer efficacement divers Événements en dehors des Formations, tels que des réunions internes, des rendez-vous clients et des journées portes ouvertes par exemple.
Principe général
Programmez vos Événements libres directement depuis l'Agenda visuel ou l'Agenda d'une fiche CRM, en y rattachant les personnes concernées (Participants, Formateurs, administrateurs, Contacts, etc.) et en définissant la visibilité souhaitée dans les Agenda. Ainsi, ces Événements sont ensuite visibles sur les Agendas respectifs des personnes concernées, ainsi que sur les Agendas des Actions de Formation liées, selon les critères de visibilité que vous avez définis.
Attention : lors de la programmation d'un Événement libre, il n'est pas possible d'envoyer une invitation RSVP aux personnes concernées. En revanche, il est visible depuis les abonnements iCal.
Configurer les Événements libres
Personnaliser les types d'Événements
Depuis la configuration de l’Agenda, dans la rubrique Types d’événements libres, indiquez l’intitulé du type d’Événement à créer, sa visibilité sur les Extranets et ADF et sa couleur par défaut, puis cliquez sur le +.
Vous pouvez également modifier les intitulés des autres types d’Événements.
À noter : vous ne pouvez pas modifier l'intitulé des types Centre fermé et Indisponibilité formateur.
Attention : la modification de l’intitulé d’un type d’Événement marche également de manière rétroactive. Ainsi, si vous renommez un Événement libre public en Rendez-vous par exemple, les Événements anciennement de type Événement libre public seront désormais de type Rendez-vous.
Définir la visibilité d'un type d'Événement libre sur les Agendas
Ces types d'Événements peuvent être définis avec une visibilité spécifique sur les Agendas des Extranets ainsi que sur les Agendas des Actions de Formation.
Pour chaque type d’Événement, indiquez donc la visibilité souhaitée.
À noter : vous ne pouvez pas modifier la visibilité des types Centre fermé et Indisponibilité formateur.
Pour plus d'informations, consultez notre documentation Présentation de l'Agenda.
Activer les conflits sur un type d'Événement libre
Si vous activez les conflits sur un type d'événément, il pourra :
- Générer un conflit de staffing si au moins une des personnes concernées est un Formateur et que la configuration Vérifier les conflits d'agenda des Formateurs est activée ;
- Générer un conflit d'inscription si au moins une des personnes concernées est un Participant et que la configuration Vérifier les conflits d'agenda des Participants est activée ;
- Générer un conflit de dates si plusieurs événements sans personne concernée sont simultanés.
Définir une couleur par défaut pour le type d'Événement libre
Pour chaque type d'Événement, sélectionnez une couleur par défaut qui s'affichera dans l'Agenda pour chaque Événement programmé de ce type.
Supprimer un type d'Événement libre
Supprimez un type d'Événement en cliquant sur l'icône de corbeille.
À noter : vous pouvez supprimer un type d'Événement seulement si vous n'avez créé aucun Événement. Si vous avez déjà créé un Événement, vous pouvez alors le désactiver. Il ne pourra plus être sélectionné à la création d’un Événement, mais vous pourrez toujours voir les Événements de ce type précédemment créés.
Programmer un Événement libre
Depuis l’Agenda visuel ou l’Agenda d’une fiche CRM, cliquez sur l’horaire de l’Événement à créer et complétez les informations relatives à l’Événement souhaité.
- Le Titre : il vous permet de renseigner l'intitulé de l'Événement qui sera alors visible sur votre Agenda et celui des personnes concernées par le type d'Événement ;
- Les Personnes concernées : vous pouvez associer une ou plusieurs Personnes concernées (parmi les Formateurs, Administrateurs, Participants, Contacts et Entreprises de votre CRM) à un Événement ;
À noter : si vous créez un Événement depuis une fiche CRM, la personne associée à cette fiche est automatiquement associée à l'Événement. Il vous est néanmoins possible de l’enlever.
Attention : si vous laissez le champ Personnes concernées vide, l'Événement concernera alors tout le monde et sera visible sur les Agendas de toutes les fiches CRM ainsi que sur l'Agenda des Actions de Formation et/ou Extranets selon la configuration du Type de l'Événement.
- Le Type d'Événement : ces types sont à paramétrer. Les types Indisponibilité formateur et Centre fermé ne peuvent pas être supprimés et sont forcément dans la liste des types d'Événement.
À noter : vous ne pouvez sélectionner le type Indisponibilité formateur que si vous avez indiqué un Formateur dans le champ Personnes concernées.
Dans le cas d'un Événement de type Indisponibilité formateur, sélectionnez ensuite le type d'indisponibilité.
À noter : vous ne pouvez sélectionner le type d'indisponibilité que si vous avez indiqué un Formateur interne dans le champ Personnes concernées.
- La Récurrence : ce paramètre vous permet de définir si votre Événement est ponctuel ou est lié à une récurrence hebdomadaire ;
- La Date et les Heures de début et de fin.
Une fois votre Événement créé, vous le visualisez dans l'Agenda.
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