Je dois programmer une Action de Formation qui se déroule sur un fuseau horaire différent de celui de mon Centre de Formation

Dendreo ne permet pas (encore) de gérer plusieurs fuseaux horaires au sein d'un même sous-Centre. Par conséquent, sur tous les Agendas d'un sous-Centre, tous les Événements programmés et rattachés à ce sous-Centre héritent du fuseau horaire renseigné.

Vous pouvez paramétrer le fuseau horaire souhaité dans la rubrique Abonnement à l’Agenda et fuseau horaire de la Configuration des Agendas et des invitations RSVP de votre compte.

La gestion de plusieurs fuseaux horaires au sein d'un même sous-Centre n'est pas triviale, puisque cela implique de pouvoir personnaliser un fuseau horaire au niveau de chacun de vos interlocuteurs (Participant, Formateur, Contact et Entreprise) et de gérer la conversion de chaque heure et date selon le fuseau horaire correspondant. Cela reste néanmoins une amélioration que nous prévoyons d'apporter à terme, n'hésitez pas à voter pour la priorisation de cette évolution sur le portail utilisateurs !

En attendant, il est essentiel que les utilisateurs de votre compte comprennent le fonctionnement actuel de Dendreo, particulièrement si vous avez besoin de programmer des ADF :

dont le Lieu est sur un fuseau horaire différent de celui de votre Organisme de Formation ;
ayant des Participants qui assistent à la Formation depuis une zone géographique dont le fuseau horaire est différent de celui du lieu de la Formation.

À noter : ce problème de fuseaux horaires ne concerne pas l'abonnement aux Agendas Dendreo. En effet, dans ce cas, c'est le fuseau horaire configuré dans l'outil calendrier (Google Agenda, Apple Calendar, etc.) qui fait en sorte que l'heure de l'Événement soit correctement affichée. Par exemple, si une Action de Formation est rattachée à un sous-Centre ayant un fuseau horaire en Guadeloupe mais que l'outil calendrier est configuré sur un fuseau horaire à Paris, l'Agenda convertit alors l'heure guadeloupéenne transmise par Dendreo pour l'afficher en heure parisienne.

Points d'attention

Si vous essayez de contourner le fonctionnement actuel de Dendreo, par exemple en renseignant les horaires du lieu de Formation sur les Créneaux d'une Action de Formation, plusieurs problèmes peuvent survenir :

Les horaires affichés sur l'Extranet des Participants et des Formateurs peuvent être erronés. Cela peut entraîner des confusions et leur laisser penser que les horaires affichés sur l'Extranet sont ceux de leur heure locale. Dans le cas d’une classe virtuelle, si le Formateur est à Paris et les Participants dans les DOM-TOM ou inversement, ils ne se connecteront donc pas à la même heure.
Les Participants et les Formateurs ne peuvent pas accéder à l'interface de signature des émargements. En effet, les Émargements électroniques sont possibles pendant une période spécifique, définie en fonction des horaires du Créneau programmé qui dépendent eux-mêmes du fuseau horaire configuré sur le sous-centre.
Les Emails programmés, comme les invitations aux Actions de Formation, peuvent être envoyés aux mauvais horaires. Cela peut entraîner des retards dans vos communications et générer de l'absentéisme.

Modifier les heures des Créneaux

Cas d'usage : nous vous recommandons cette solution si votre Centre de Formation est amené à rencontrer ce cas de figure ponctuellement. À partir d'une procédure manuelle, elle vous permet de générer correctement les Documents administratifs liés à la Formation tout en garantissant l'exactitude des informations affichées sur l'agenda administrateur de Dendreo et le bon fonctionnement des Émargements. Elle ne permet cependant pas que les heures affichées sur l'Extranet des Participants et Formateurs soient correctes.

Étape #1 - Planifiez les horaires en fonction du lieu de la Formation

Lors de la planification des Créneaux, indiquez les horaires attendus par les Participants et les Formateurs.

Étape #2 - Générez vos Documents administratifs

À partir de cette planification, vous pouvez générer les documents administratifs affichant des horaires tels que les conventions, les convocations et les feuilles d'émargements. Assurez-vous que les horaires indiqués dans ces documents correspondent au fuseau horaire des Participants et Formateurs.

Étape #3 - Planifiez les horaires en fonction de votre Centre de Formation

Une fois les Documents administratifs transmis et/ou signés par vos interlocuteurs, vous devez décaler tous les Créneaux de Formation sur le fuseau horaire de votre Centre de Formation, en tenant compte du décalage horaire nécessaire. À compter de cette étape, les horaires des Créneaux affichés dans l’Agenda de votre Centre de Formation sont alors corrects.

À noter : lors de la conversion des heures, certains Créneaux peuvent correspondre à deux jours différents (par exemple de 22h à 2h). Il faut alors créer deux Créneaux distincts, un Créneau de 22h à 23h55 et un Créneau de 00h à 2h05. Le deuxième Créneau doit en effet finir 5 minutes plus tard pour que la durée totale de la Formation soit correcte.

Étape #4 - Envoyez des invitations RSVP aux Participants

Étant donné que tous les Agendas Dendreo afficheront la Formation sur le fuseau horaire du Centre de Formation, cela signifie que l'Agenda sur l'Extranet des Participants et des Formateurs affichera toujours l’heure selon le fuseau horaire du Centre. Néanmoins, pour vous permettre de bloquer les Créneaux dans leur Agenda, vous pouvez leur envoyer une invitation RSVP. Dès qu’ils acceptent l’invitation, le Créneau de Formation est directement bloqué dans leur Agenda et correspond à leur fuseau horaire. Les Participants et Formateurs peuvent alors se connecter à la Classe virtuelle à l’heure prévue dans leur fuseau horaire, et émarger leur présence aux Créneaux de Formation selon la procédure habituelle.

Créer un sous-Centre dédié par fuseau horaire

Cas d'usage : nous vous recommandons cette solution si votre Centre de Formation organise régulièrement des Actions de Formation sur un même fuseau horaire, mais différent de celui de votre Centre. Pour cette solution, il vous faut activer l’option multi-Centres sur votre compte Dendreo.

Une fois votre sous-Centre créé, rendez-vous dans la configuration de l’Agenda de ce sous-Centre et indiquez le fuseau souhaité dans la rubrique Abonnement à l’Agenda et fuseau horaire.

Vous pouvez alors programmer vos Actions de Formation et générer vos Documents comme vous en avez l'habitude, tous les horaires indiqués sur votre compte Dendreo et partagés sur les Extranets correspondront au fuseau horaire du sous-Centre.

Attention : dans le cas d'un compte multi-Centres, vous pouvez configurer un fuseau horaire au niveau de la vue globale et qui peut être différent de celui des sous-Centres. Le cas échéant, les horaires des Créneaux affichés sur les Agendas de la vue globale ne seront pas corrects. En effet, si vous planifiez deux Actions de Formation le lundi à 9h sur deux sous-Centres ayant chacun un fuseau horaire différent de celui de la vue globale, alors les Actions de Formation s'afficheront toutes les deux dans l'Agenda comme démarrant à 9h. Le problème pourra être le même sur l'Agenda de l'Extranet si le Formateur ou le Participant est rattaché aux 2 sous-Centres dans votre CRM.