Présentation de l'Extranet Formateur

Cet article vous détaille les fonctionnalités de l'Extranet Formateur. Vous y découvrirez comment vos Formateurs peuvent y accéder et échanger des données avec vous, les informations auxquelles ils ont accès, les actions qu'ils peuvent exécuter et comment configurer cet Extranet sur votre compte Dendreo.

Fonctionnement général

L'Extranet Formateur est activé par défaut sur votre compte, quel que soit votre niveau d'abonnement.

Depuis cet Extranet, le Formateur peut :

  1. Consulter ses prochains Créneaux de Formation sur la page d'Accueil ;
  2. Consulter et gérer son Agenda de Formation : planifier ses Créneaux en autonomie, modifier les Salles, saisir ses indisponibilités et connecter son Agenda Dendreo à son agenda personnel ;
  3. Consulter le détail de ses Formations (Participants, Salles et autres informations relatives à une ADF) et visualiser le nombre d'heures d'intervention des Formations sur lesquelles il est staffé ;
  4. Déposer ses Factures de prestations dans le cas d'un Formateur externe ;
  5. Saisir ses Notes de frais : cette fonctionnalité est soumise à votre validation ;
  6. Récupérer et mettre à disposition des documents à destination de l’Organisme, des autres Formateurs ou des Participants dans l'Espace de stockage, et signer électroniquement des documents ;
  7. Créer des tickets de Suivi Qualité ;
  8. Accéder à ses informations de connexion à son Extranet ;
  9. Accéder à son profil pour y compléter ses informations personnelles (email, numéro de téléphone, etc.) ;
  10. Changer la langue de son Extranet s'il le souhaite ;
  11. Suivre les émargements électroniques et certifier électroniquement ceux-ci en émargeant lui-même ;
  12. Consulter ses heures de Formations non-planifiées en cas de Formation à planification progressive ;
  13. Consulter rapidement ses prochains Créneaux de Formation ;
  14. Consulter rapidement ses prochaines Formations ;
  15. Consulter rapidement ses Formations en cours et terminées ;
  16. Accéder aux Questionnaires de Satisfaction et Questionnaires d'évaluation ;
  17. Compléter le Suivi Pédagogique d'une Action de Formation, retranscrire l'évaluation des compétences acquises par les Participants, renseigner la validation des Modules qui composent une Action de Formation et accéder à l'Auto-positionnement des Participants ;
  18. Accéder au Catalogue de Modules ainsi qu'à la bibliothèque de Questionnaires.

Inviter un Formateur à son Extranet

Vous devez inviter les Formateurs auxquels vous souhaitez donner accès à l'Extranet de votre Organisme de Formation, soit depuis leur fiche CRM, soit depuis la liste des Formateurs.

Si un Formateur intervient pour plusieurs Organismes clients de Dendreo, il peut avoir accès à plusieurs Extranets. Dans ce cas, il doit communiquer la même adresse mail aux Organismes, pour que le lien se fasse. Il pourra basculer d’un Extranet à un autre et s’y connecter avec un seul compte.

Depuis sa fiche CRM

Depuis la rubrique CRM, rendez-vous sur la fiche du Formateur. Dans la section Extranetvous retrouvez l'URL permettant au Formateur d’accéder en autonomie à son Extranet, ainsi qu'un bouton Envoyer une invitation vous permettant de lui envoyer un Email d'invitation

Attention : si le Formateur n'a pas d'adresse mail renseignée sur sa fiche, vous ne pourrez pas l'inviter.

Depuis cet encadré, cliquez sur Prévisualiser pour accéder à l'Extranet du Formateur et le consulter.

Depuis le listing des Formateurs

Vous pouvez également inviter rapidement un Formateur depuis le listing des Formateurs en cliquant sur l'icône d'enveloppe depuis la colonne Extranet. Si l'icône est une flèche, cela signifie que l'invitation a déjà été envoyée, mais jamais acceptée. L'icône peut également être une clé, signifiant que l'invitation a été acceptée, mais vous pouvez envoyer un Email de réinitialisation de mot de passe.

Une fois le Formateur invité, l'icône d'accès à l'Extranet devient verte.

Vous pouvez customiser l'Email d'invitation envoyé par Dendreo depuis la configuration des Modèles d'Emails, dans Invitation à l'Extranet Formateur. Cependant, il est important de noter que ce Modèle est lié à une Action Système spécifique qui ne permet pas le même niveau de personnalisation que des Modèles d'Emails classiques : seules certaines parties sont personnalisables et il est possible d'utiliser des tags qui seront ensuite remplacés par les valeurs réelles (par exemple {prenom} pour le prénom du destinataire).

Attention : si vous changez l'adresse mail d'un Formateur, cela ne changera pas l'adresse de son compte personnel Dendreo. Seul le Formateur lui-même peut changer son adresse de connexion ou son mot de passe. Pour en savoir plus, consultez Que faire si un Formateur change d’adresse email ?.

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