Présentation des profils d'utilisateurs

Dès l'ouverture de votre compte et tout au long de votre utilisation de Dendreo, vous pouvez gérer en autonomie les membres votre Équipe.

Avant-propos

Lorsqu'un utilisateur a accès à Dendreo, il faut distinguer :

• Son compte personnel utilisateur qui est composé de ses identifiants de connexion (adresse mail et mot de passe) et qui lui permettent d'accéder à un ou plusieurs comptes Dendreo ;
• Ses profils/accès qui sont composés de ses informations personnelles (nom, prénom, email de notification, etc.) et de ses droits au sein de chaque compte Dendreo (= compte d'un OF).

Par exemple, vous trouverez ci-dessous le schéma explicatif d'un utilisateur de Dendreo qui utilise un seul et même compte personnel sur plusieurs comptes d'Organismes de Formation, avec des profils différents pour chacun d'entre eux.

Les profils d'utilisateurs

Au sein de votre Équipe, il faut distinguer différents profils de membres :

1. Les utilisateurs actifs

Ce sont les membres de votre Équipe administrative ou commerciale auxquels vous souhaitez donner des droits d'accès pour qu'ils puissent se connecter et collaborer simultanément sur le compte de votre Organisme de Formation. 

Selon le niveau de droits qui leur est attribué, ces utilisateurs peuvent consulter, accéder et/ou interagir sur votre compte Dendreo.

2. Les utilisateurs passifs

Ce sont les membres de votre Équipe n'ayant aucun droit d'accès pour se connecter à votre compte Dendreo mais qu'il est nécessaire de renseigner pour le bon fonctionnement de votre activité. 

C'est de cette façon, par exemple, que vous pouvez renseigner sur les fiches Entreprises, les personnes en charge des comptes clients sans que celles-ci n'aient besoin d'accéder à votre compte Dendreo. 

Les limites

Chaque utilisateur doit disposer de ses propres identifiants pour se connecter à son compte, à savoir :

• Une adresse mail
• Un mot de passe

Si votre Organisme de Formation est, par exemple, constitué d’une directrice, d’un assistant et de deux commerciaux, vous devez créer 4 accès différents et disposer du niveau d'abonnement correspondant à ce nombre d’utilisateurs.

Dendreo enregistre toutes les informations de connexion liées à chaque utilisateur. S'il est établi qu’un compte utilisateur est partagé par plusieurs personnes différentes, Dendreo se réserve le droit de modifier le niveau d’abonnement lié au compte en question.

Ainsi, lors du départ ou de l'arrivée de nouveaux collaborateurs au sein de votre Organisme de Formation, nous vous recommandons de supprimer l'accès des anciens collaborateurs et de créer un nouvel accès pour les nouveaux utilisateurs. 

Les droits d’accès des utilisateurs

Vous pouvez définir un niveau de droits spécifique pour chaque utilisateur de votre compte Dendreo. Les différents niveaux d'accès sont les suivants :

• Administrateur : il a accès à tout le centre, à ses paramètres et à l'ajout de nouveaux utilisateurs ;
• Gérant : il a accès à toutes les informations, mais son accès aux options de configuration suivantes est limité : Catégories de Module et Catalogue Public (personnalisation du contenu et du formulaire) ;
• Standard : il n'a pas d’accès aux indicateurs ou autres récapitulatifs financiers (Tableau de bord, BPF, Exports, etc.), et a un accès limité aux options de configuration suivantes : Catégories de Module, Catalogue Public (personnalisation du contenu et du formulaire) ;
• Commercial : similaire à Standard, mais la visibilité des Actions Commerciales est limitée à seulement ses propres Actions Commerciales, il n'a pas d'accès aux configurations ;
• Commercial (avec configuration des Catégories et du contenu Catalogue Public) : similaire à Commercial, mais il a accès aux options de configuration suivantes : Catégories de Module, Catalogue Public (personnalisation du contenu et du formulaire) ;
• Collaborateur (aucun accès) : ce profil d'utilisateur passif n'a aucun accès à Dendreo mais peut être désigné comme Responsable ou Commercial sur une ADF ou une Action Commerciale/Relance.

Les Formateurs, Clients et Stagiaires

Ces personnes ne sont pas considérées comme des "utilisateurs", et n'ont pas d'accès à la partie de gestion administrative de Dendreo.

Cependant, ils peuvent avoir des accès limités à Dendreo sur des Extranets dédiés : 

• Les Formateurs : ils ont la possibilité de gérer leur Agenda, les Émargements de leurs Sessions de Formation ou encore de planifier les Créneaux depuis l'Extranet Formateur ;
• Les Participants : ils peuvent voir les prochaines dates de Formation, les lieux ou encore le suivi pédagogique réalisé par le Formateur depuis son Extranet Participant ;
• Les Entreprises : ils ont un accès pour consulter les Formations passées et à venir, les Participants inscrits et les documents associés à leur Entreprise, et peuvent également accéder à leurs Factures depuis l'Extranet Entreprise.

Les utilisateurs ayant plusieurs profils

Un utilisateur peut avoir un double profil sur Dendreo, c’est-à-dire être par exemple Formateur ET Participant ou Contact ET Formateur au sein du même Organisme de Formation, si son adresse mail est utilisée sur les deux fiches CRM correspondantes. Lors de la connexion, l’utilisateur peut alors choisir le profil sur lequel il souhaite se connecter.

Une fois connecté, il peut passer d'un profil à un autre sans avoir à se déconnecter, depuis Mes accès.