Présentation des comptes Utilisateur
Dès l'ouverture de votre compte et tout au long de votre utilisation de Dendreo, vous pouvez gérer en autonomie les membres votre équipe.
Avant propos
Lorsqu'un utilisateur a accès à Dendreo, il faut distinguer :
- Son compte personnel utilisateur qui est composé de ses identifiants de connexion (adresse email et mot de passe) et qui lui permettent d'accéder à un ou plusieurs comptes Dendreo
- Ses profils/accès qui sont composés de ses informations personnelles (nom, prénom, email de notification, etc.) et de ses droits au sein de chaque compte Dendreo (= compte d'un OF).
Dendreo est capable de gérer un compte utilisateur unique permettant d'accéder à plusieurs comptes OF complètement indépendants.
Par exemple, vous trouverez ci-dessous le schéma explicatif d'un Utilisateur de Dendreo qui utilise un seul et même compte personnel sur plusieurs comptes d'Organismes de Formation, avec des profils différents pour chacun d'entre eux.
Il ne faut pas confondre avoir accès à plusieurs comptes Dendreo (= des comptes complètement séparés, tels que pro.dendreo.com/moncentre1 et pro.dendreo.com/moncentre2) et avoir accès à plusieurs Centres au sein d'UN compte Dendreo, grâce à notre option Multi-centres.
Les utilisateurs
Au sein de votre équipe, il faut distinguer différents profils de membres :
1 - Les utilisateurs actifs
Ce sont les membres de votre équipe administrative ou commerciale auxquels vous souhaitez donner des droits d'accès pour qu'ils puissent se connecter et collaborer simultanément sur le compte de votre Organisme de Formation.
Selon le niveau de droits qui leur est attribué, ces utilisateurs peuvent consulter, accéder et/ou interagir sur votre compte Dendreo.
A noter : un nombre d'utilisateurs actifs est inclus en fonction du niveau d'abonnement auquel vous avez souscrit. L'ajout d'un nouvel utilisateur au delà du nombre inclus dans votre abonnement de base entraîne automatiquement un surcoût de 19€ HT/mois.
2 - Les utilisateurs passifs
Ce sont les membres de votre équipe n'ayant aucun droit d'accès pour se connecter à votre compte Dendreo mais qu'il est nécessaire de renseigner pour le bon fonctionnement de votre activité.
C'est de cette façon, par exemple, que vous pouvez renseigner sur les fiches Entreprises, les personnes en charge des comptes clients sans que celles-ci n'aient besoin d'accéder à votre compte Dendreo.
A noter : l'ajout d'Administrateur passif n'a pas d'impact sur votre abonnement.
Les limites
Chaque utilisateur doit disposer de ses propres identifiants pour se connecter à son compte, à savoir :
- Une adresse email
- Un mot de passe
Si votre Organisme de Formation est, par exemple, constitué d’une Directrice, d’un Assistant et de deux Commerciaux, vous devez créer 4 accès différents et disposer du niveau d'abonnement correspondant à ce nombre d’utilisateurs.
Attention : les identifiants sont personnels et privés. Il est strictement interdit de partager ces informations entre plusieurs personnes, conformément à nos Conditions Générales de Ventes. C'est également le moyen de conserver unepiste d'audit correcte de l'activité de chacun de vos utilisateurs, pour faciliter votre mise en conformité avec la RGPD (et les vérifications en cas de fausses manipulations) !
Dendreo enregistre toutes les informations de connexion liées à chaque utilisateur. S'il est établi qu’un compte utilisateur est partagé par plusieurs personnes différentes, Dendreo se réserve le droit de modifier le niveau d’abonnement lié au compte en question.
Ainsi, lors du départ ou de l'arrivée de nouveaux collaborateurs au sein de votre Organisme de Formation, nous vous recommandons de supprimer l'accès des anciens collaborateurs et de créer un nouvel accès pour les nouveaux utilisateurs.
Les droits d’accès des utilisateurs actifs
Vous pouvez définir pour chaque utilisateur de votre compte Dendreo un niveau de droits spécifique. Les différents niveaux d'accès sont les suivants :
- Administrateur : accès à tout le centre, ses paramètres, et l'ajout de nouveaux utilisateurs
- Gérant : accès à toutes les informations, accès limités aux options de configuration suivantes : Catégories de Module, Catalogue Public - personnalisation contenu, Catalogue Public - formulaire
- Standard : pas d’accès aux Indicateurs ou autres récapitulatifs financiers (Tableau de bord, Bilan Pédagogique et Financier, Exports, etc.), accès limités aux options de configuration suivantes : Catégories de Module, Catalogue Public - personnalisation contenu, Catalogue Public - formulaire
- Commercial : similaire à Standard, mais limite la visibilité des Actions Commerciales à seulement ses propres Actions Commerciales, pas d'accès aux Configurations
- Commercial (avec configuration des Catégories et contenu Catalogue Public) : similaire à Commercial, mais accès aux options de configuration suivantes : Catégories de Module, Catalogue Public - personnalisation contenu, Catalogue Public - formulaire
- Collaborateur (aucun accès) : aucun accès à Dendreo mais peut être désigné comme Responsable ou Commercial sur une ADF ou une Action Commerciale / Relance.
Les Formateurs, Clients et Stagiaires
Ces personnes ne sont pas considérées comme des "utilisateurs", et n'ont pas d'accès à la partie de gestion administrative de Dendreo.
Cependant, ils peuvent avoir des accès limités à Dendreo sur des Extranets dédiés :
- Les Formateurs : ont la possibilité de gérer leur agenda, les émargements de leurs sessions de formation ou encore de planifier les créneaux depuis l'Extranet Formateur
- Les Participants : peuvent voir les prochaines dates de formation, les lieux ou encore le suivi pédagogique réalisé par le formateur depuis son Extranet Participant
- Les Entreprises : ont un accès pour consulter les formations passées et à venir, les participants inscrits et les documents associés à leur entreprise, et peuvent également accéder à leurs factures depuis l'Extranet Entreprise
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