Présentation de l'Extranet Entreprise

Cette page vous détaille la fonctionnalité de l'Extranet Entreprise. Vous y découvrirez comment vos clients peuvent y accéder et échanger des données avec vous, les informations auxquelles ils ont accès, les actions qu'ils peuvent exécuter et comment le configurer sur votre compte Dendreo.

Avant Propos - Conditions d'utilisation de la fonctionnalité

Selon votre abonnement, l'Extranet Entreprise est une option qui peut ne pas être incluse par défaut dans l'offre Dendreo. Si vous n'y avez pas accès et que vous souhaitez l'activer, contactez l 'équipe Support Dendreo pour changer de formule.

Vous pouvez prévisualiser la fonctionnalité sans restriction (= consulter tous les Extranets de vos Entreprises), en revanche pour commencer à l'utiliser (= inviter les Contacts de vos Entreprises), il vous faudra activer l'option grâce au bouton d'activation disponible en configuration ou sur chaque fiche Entreprise (si vous avez des droits suffisants).

Notez que le tarif indiqué sur votre compte n’est pas par Entreprise cliente mais bien pour la fonctionnalité à part entière.

Fonctionnement général

L'Extranet Entreprise est destiné uniquement à vos clients Entreprise de type personnes morales (sociétés). Les Personnes physiques (Particuliers) peuvent accéder à l' Extranet Participant.

Pour chaque Entreprise renseignée dans votre CRM, Dendreo créé automatiquement un Extranet Entreprise dédié. Seuls les Contacts rattachés à une Entreprise dans votre CRM peuvent accéder à l'Extranet de l'Entreprise.

En se connectant à l'Extranet de leur Entreprise, vos Contacts peuvent ainsi :

Consulter un tableau de bord reprenant différents indicateurs d'activité
S'informer des Actions de Formation passées et à venir sous forme de listing ou d'un agenda visuel
Avoir une visibilité sur les Participants rattachés à son Entreprise dans votre CRM
Consulter la liste des Participants inscrits à des Actions de Formation et connaître leur statut de présence basé sur votre relevé de présence
Consulter le détail d'une Action de Formation à laquelle est inscrit au moins un de ses salariés : informations principales, liste des Modules, Lieux de formation, Formateurs, taux de présence...
Retrouver et télécharger les documents déjà signés ou qui restent à signer via l'outil de signature électronique de document
Récupérer ses Factures classées par année et par statut de paiement
Accéder directement au Catalogue Public pour inscrire en autonomie ses salariés à des Actions de Formation
Récupérer et/ou mettre à disposition des documents dans l'espace de stockage
Accéder à un Extranet spécifique selon le sous-centre de rattachement de son Entreprise si vous êtes en configuration multi-centres
Se connecter à son Extranet via une URL de connexion personnalisée grâce à l'option marque blanche
Renseigner des informations sur des participants non identifiés.

Spécificités liées au Catalogue Public

Si vous avez activé l' option du Catalogue Public, en naviguant sur l'Extranet de son Entreprise, un Contact peut inscrire un Participant à une Action de formation INTER ou faire une demande INTRA, comme il peut déjà le faire depuis votre Catalogue Public. Sauf que lorsqu'il accède au Catalogue Public depuis l'Extranet, Dendreo connait le lien d'affiliation du Contact à son Entreprise et par conséquent certaines spécificités facilitent la procédure d'inscription :

Un encart signale qu'il est connecté au Catalogue Public en tant que Contact d'une Entreprise ;
Un bouton de retour vers l'Extranet apparaît pour lui permettre de revenir sur l'Extranet Entreprise ;
Le Contact n'a que les choix "inscrire un ou des participants à une INTER" ou "faire une demande d'INTRA" (les options à destination des participants ou particuliers ne sont pas proposées) ;
Si l'Entreprise bénéficie de prix spécifiques pour des formations, ce sont ces prix qui s'afficheront et non les prix par défaut renseignés sur les fiches Modules ;
A l'étape de la validation du panier, le formulaire est simplifié : les informations relatives à l'Entreprise et au Contact ne sont pas à renseigner puisque Dendreo les connait déjà ;
A l'étape de la validation du panier pour l'inscription de Participants en INTER, le Contact peut sélectionner dans un menu déroulant de(s) Participant(s) déjà renseigné(s) dans votre CRM plutôt que de renseigner leurs informations à nouveau ;

Prévisualiser l'accès Extranet d'une Entreprise

En tant qu'Administrateur, depuis la fiche de l'Entreprise (en lecture), vous pouvez prévisualiser l'Extranet d'une Entreprise en cliquant sur ce bouton :

Une nouvelle page s'ouvrira alors vous permettant de consulter ce que verront les Contacts ayant été invités à accéder à l'Extranet.

Inviter un Contact à l'Extranet de son Entreprise

Pour donner accès à son Extranet Entreprise, vous devez inviter des Contacts de celle-ci. Il vous faut un accès de niveau Standard au minimum pour inviter de nouveaux utilisateurs sur un Extranet (les Commerciaux n'ont pas accès à la fonctionnalité).

Plusieurs solutions existent mais notez qu'elles impliquent forcément que vous renseignez l'adresse email du Contact dans votre CRM.

Les accès sont individualisés pour chaque Contact, ce qui permet notamment de couper ces accès si le Contact quitte l'Entreprise. Cela permet également d'identifier chaque Contact individuellement afin de faciliter la Signature Electronique de Documents (qui ne nécessite pas nécessairement l'utilisation de l'Extranet Entreprise pour fonctionner, c'est optionnel !).

Notez que si vous changez l'adresse email d'un Contact postérieurement à l'envoi de son invitation, cela ne changera pas l'adresse email de son compte personnel Dendreo. Seul le Contact lui-même peut changer son adresse email de connexion ou son mot de passe. Contactez le support en cas de question.

Depuis la fiche Entreprise (en lecture)

Attention : Il n'est pas possible de donner plusieurs accès Extranet Entreprises à une même fiche Contact de votre CRM (hormis cas particulier de fiche Maison-mère / Filiale).

Depuis l'encadré dédié au Contact, cliquez sur " Envoyer une invitation pour accéder à l'Extranet Client" pour activer l'envoi d'un email d'invitation automatique.

Depuis la fiche du Contact (en écriture)

Lors de la création d'un Contact, ou lors de l'édition d'une fiche existante, vous pouvez cocher la case " Inviter ce Contact à accéder à l'Extranet de son Entreprise", ce qui aura pour effet de déclencher un email d'invitation dès la sauvegarde.

Bon à savoir : Vous pouvez systématiquement pré-cocher cette case grâce à une option de configuration. Ainsi tout nouveau Contact se fera automatiquement inviter à son Extranet Entreprise.

Depuis le listing des Contacts

Depuis le listing de vos Contacts, vous pouvez déclencher l'envoi de l'email d'invitation en cliquant sur l'icône enveloppe bleue de la colonne "Extranet" (qu'il vous faudra potentiellement afficher en cliquant sur le bouton "Colonne" en haut à droite du tableau).

Une fois le Contact invité, l'icône d'accès à l'Extranet se transforme en flèche indiquant que le Contact est habilité à accéder à son Extranet.

Il n'est pas possible de customiser l'email d'invitation envoyé par Dendreo. Cependant, celui-ci présentera quand même votre raison sociale, votre logo et votre couleur principale.
Si vous êtes en fonctionnement multi-centres, et que l'Entreprise d'un Contact est rattaché spécifiquement à un centre, alors c'est la configuration de ce sous-centre qui sera utilisée pour habiller l'email. En configuration multi-Extranets, c'est l'URL de l'Extranet de ce sous-centre qui sera automatiquement utilisée (cf. ci-dessous).

Couper l'accès à un Extranet Entreprise

Une fois un Contact invité, un nouveau bouton apparaitra vous permettant de couper son accès à l'Extranet Entreprise. Toute suppression de la fiche Contact entrainera également la coupure à son Extranet.

Afficher un message dédié sur l'Extranet d'une Entreprise

Pour chaque Entreprise, il vous est possible d'insérer un message qui s'affichera sur la page d'accueil de son Extranet, en cliquant ici :

Notez qu'une option similaire existe en configuration générale des Extranets Entreprises, permettant de régler un message général à afficher à toutes les Entreprises sur leur Extranet.

Vue agrégée - Filiales et Maison Mère

Si une Entreprise cliente de votre CRM a été notée comme Entreprise Parente et qu'elle possède plusieurs filiales, il est possible de faire afficher les informations liées :

A chacune des filiales
A la maison mère
A l'ensemble des entreprises rattachées (Vue Agrégée)

Lors de la prévisualisation depuis la fiche d'un Contact, quel qu'il soit, vous accédez à l'Extranet Entreprise complet, comme les Contacts rattachés à la Maison mère. Par contre, les Contacts rattachés à une Filiale uniquement, lorsqu'ils se connectent à leur Extranet, ne voient que les informations de la Filiale.

Configuration

Pour découvrir les options de configuration des Extranets Entreprises, tout savoir sur les URLs d'accès aux Extranets, les possibilité en configuration multi-Centres, continuez la lecture sur notre article couvrant les options de configuration des Extranets Entreprise.