Présentation de l'Extranet Entreprise

Cet article vous détaille les fonctionnalités de l'Extranet Entreprise. Vous y découvrirez comment vos clients peuvent y accéder et échanger des données avec vous, les informations auxquelles ils ont accès, les actions qu'ils peuvent exécuter et comment le configurer sur votre compte Dendreo.

Avant-propos

Selon votre abonnement, l'Extranet Entreprise peut ne pas être inclus par défaut sur votre compte. Le coût de l'option dépend de votre niveau d'abonnement : retrouvez le détail de la tarification sur notre grille de prix.

Vous pouvez prévisualiser la fonctionnalité sans restriction et consulter les Extranets de toutes vos Entreprises, en revanche, pour commencer à l'utiliser réellement, activez l'option grâce au bouton d'activation disponible en configuration ou sur chaque fiche Entreprise (si vous avez des droits suffisants).

Fonctionnement général

L'Extranet Entreprise est destiné uniquement à vos clients Entreprise de type personnes morales (sociétés). Les personnes physiques (Particuliers) peuvent accéder à l'Extranet Participant.

Pour chaque Entreprise renseignée dans votre CRM, Dendreo crée automatiquement un Extranet Entreprise dédié. Seuls les Contacts rattachés à une Entreprise de votre CRM peuvent accéder à cet Extranet.

En se connectant à l'Extranet de leur Entreprise, vos Contacts peuvent ainsi : 

• Consulter un tableau de bord reprenant différents indicateurs d'activité ;
• S'informer des Actions de Formation passées et à venir sous forme de listing ou d'un agenda visuel ;
• Avoir une visibilité sur les Participants rattachés à leur Entreprise dans votre CRM ;
• Consulter la liste des Participants inscrits à des Actions de Formation et connaître leur statut de présence/absence basé sur le Relevé de présence effectué ;
• Consulter le détail d'une Action de Formation à laquelle est inscrit au moins un de leurs salariés : informations principales, liste des Modules, lieux de Formation, Formateurs, taux de présence, etc. ;
• Retrouver et télécharger les documents déjà signés ou à signer grâce à la signature électronique ;
• Accéder à leurs Factures classées par année et par statut de paiement ;
• Accéder directement au Catalogue Public pour inscrire en autonomie leurs salariés à des ADF ;
• Récupérer et/ou mettre à disposition des documents dans l'Espace de stockage ;
• Accéder à un Extranet spécifique selon le sous-centre de rattachement de leur Entreprise ;
• Se connecter à leur Extranet avec une URL de connexion personnalisée grâce à l'option marque blanche ;
• Créer des tickets de suivi Qualité ;
• Renseigner des informations sur des Participants non identifiés ;
• Répondre aux Questionnaires et Quiz d'évaluation.

Inviter un Contact à l'Extranet de son Entreprise

Pour donner accès à son Extranet à une Entreprise, vous devez inviter des Contacts de celle-ci. Plusieurs solutions existent, mais elles impliquent forcément de renseigner l'adresse mail du Contact dans votre CRM.

Les accès sont individualisés pour chaque Contact, ce qui permet notamment de couper ces accès si le Contact quitte l'Entreprise. Cela permet également d'identifier chaque Contact individuellement afin de faciliter la signature électronique des documents (qui ne nécessite pas nécessairement l'utilisation de l'Extranet Entreprise pour fonctionner, c'est optionnel !).

^{Depuis la fiche Entreprise (en lecture)}

Depuis la fiche CRM de l'Entreprise, dans l'encadré dédié au Contact, cliquez sur Envoyez une invitation à l'Extranet Entreprise pour déclencher l'envoi d'un Email d'invitation.

^{Depuis la fiche du Contact (en lecture)}

Depuis la fiche CRM du Contact, dans l'encadré dédié à l'Extranet Entreprise de l'onglet Résumé, cliquez sur Envoyez une invitation à l'Extranet Entreprise pour déclencher l'envoi d'un Email d'invitation.

^{Depuis la fiche du Contact (en écriture)}

Lors de la création d'un Contact, ou lors de l'édition d'une fiche existante, vous pouvez cocher la case Inviter ce Contact à accéder à l'Extranet de son Entreprise, ce qui déclenchera l'envoi d'un Email d'invitation dès la sauvegarde des modifications sur la fiche.

^{Depuis la liste des Contacts}

Depuis la liste de vos Contacts, vous pouvez déclencher l'envoi de l'Email d'invitation en cliquant sur l'icône d'enveloppe dans la colonne Extranet (qu'il vous faudra potentiellement afficher en cliquant sur le bouton Colonne en haut à droite du tableau).

Couper l'accès à un Extranet

Une fois un Contact invité et l'invitation acceptée de son côté, cliquez sur le bouton vert dans la colonne Extranet pour couper son accès à l'Extranet Entreprise.

Gérer les inscriptions du Catalogue Public depuis l'Extranet

Si vous avez activé l'option du Catalogue Public, un Contact peut inscrire un Participant à une ADF INTER ou faire une demande INTRA depuis l'Extranet de son Entreprise, comme il peut déjà le faire depuis votre Catalogue Public. Sauf que lorsqu'il accède au Catalogue Public depuis l'Extranet, Dendreo connait le lien d'affiliation du Contact à son Entreprise et certaines spécificités facilitent donc la procédure d'inscription : 

• Un encart signale qu'il est connecté au Catalogue Public en tant que Contact d'une Entreprise ;
• Un bouton de retour vers l'Extranet apparaît pour lui permettre de revenir sur l'Extranet Entreprise ;
• Le Contact n'a que les choix Inscrire un ou des participants à une INTER ou Faire une demande d'INTRA (les options à destination des Participants ou Particuliers ne sont pas proposées) ;
• Si l'Entreprise bénéficie de prix spécifiques pour des Formations, ce sont ces prix qui s'afficheront et non les prix par défaut renseignés sur les fiches Modules ;
• À l'étape de validation du panier, le formulaire est simplifié : les informations relatives à l'Entreprise et au Contact ne sont pas à renseigner puisque Dendreo les connait déjà ;
• À l'étape de validation du panier pour l'inscription de Participants en INTER, le Contact peut sélectionner des Participants déjà renseignés dans le CRM plutôt que de renseigner leurs informations à nouveau.