Utiliser l'Extranet Participant

Bienvenue sur le logiciel Dendreo 👋

L'Organisme proposant la Formation à laquelle vous allez assister vous a donné accès à l'Extranet à destination des Participants. Cet Extranet est une interface web vous permettant de consulter l’Agenda des Créneaux ainsi que de compléter différentes informations à destination du Formateur et de l’Organisme de Formation (Questionnaires de Satisfaction, Auto-positionnement, etc.).

Dans cet article, découvrez comment bien utiliser l'Extranet, notamment comment consulter les informations auxquelles vous avez accès ainsi que les actions que vous pouvez exécuter.

Fonctionnement général

L'accès à votre Extranet est activé et géré par l'Organisme de Formation. En cas de besoin concernant son utilisation, nous vous recommandons de contacter vos interlocuteurs au sein de cet Organisme.

En lisant cet article, vous découvrirez comment :

• Vous connecter à votre compte ;
• Compléter vos informations personnelles dans votre profil ;
• Consulter les horaires, modalités d'accès et autres informations sur vos prochaines Formations ;
• Consulter l'Agenda de vos Créneaux de Formation ;
• Renseigner vos Auto-positionnements et le Recueil de vos besoins ;
• Compléter les Questionnaires de Satisfaction ;
• Émarger électroniquement les feuilles de présence ;
• Accéder aux classes virtuelles ;
• Accéder aux contenus e-learning présents sur un LMS ;
• Signer électroniquement les documents mis à votre disposition ;
• Récupérer et partager des documents à destination de l’Organisme de Formation, des autres formateurs ou des Participants dans l'Espace de stockage ;
• Consulter les Factures dont vous êtes le destinataire ;
• Créer des tickets de suivi qualité ;
• Consulter le Catalogue Public de l'Organisme de Formation.

Se connecter à son Extranet

Dès qu’un Participant s’inscrit à une Formation, Dendreo crée automatiquement un Extranet associé au Participant, auquel ce dernier peut se connecter pour chaque Formation qu’il réalise avec l’Organisme. Rapprochez-vous de l'Organisme pour connaître les modalités de connexion à cet espace apprenant !

Vous pouvez vous connecter à l'Extranet en utilisant le code à 9 chiffres communiqué par l'Organisme ou le Formateur, ou bien en cliquant sur le lien Accéder à mon espace apprenant présent dans l'Email d'invitation.

Une fois sur votre Extranet, renseignez vos informations personnelles (si vous n'êtes pas encore connu de l'Organisme) pour faciliter la communication d’informations administratives et logistiques importantes entre vous et l’Organisme de Formation. Pour cela, cliquez sur Renseigner mes informations.

Vous pouvez également vous rendre à tout moment dans l'onglet Mes informations pour modifier en autonomie vos informations personnelles (adresse mail, numéro de téléphone, photo de profil, etc.).

Consulter les horaires et informations de la Formation

Sur la page d’accueil de l’Extranet, vous pouvez consulter rapidement les horaires des prochains Créneaux de Formation auxquels vous allez assister.

Cliquez sur une Formation pour consulter toutes ses informations, depuis l'accueil ou l’onglet Formations.

Sur la page de la Formation, cliquez sur les onglets correspondants pour plus d’informations :

• Résumé : consultez les prochains Créneaux de Formations, ainsi que les émargements électroniques, auto-positionnements ou questionnaires de satisfaction à compléter.
• Parcours : consultez le déroulé complet de la Formation d'un point de vue pédagogique, avec le détail des Modules et des Créneaux.
• Planning : consultez le déroulé complet de la Formation d'un point de vue chronologique.
• Formateur : consultez toutes les informations sur les intervenants animant la Formation que vous suivez.
• Module : consultez les Modules composant la Formation. En cliquant sur l’un des Modules, vous retrouvez le détail de celui-ci (la description du contenu, des modalités pédagogiques et d’évaluation, etc.).
• Salle : consultez les informations liées à la Salle dans laquelle se déroule la Formation (adresse, accès pour les personnes en situation de handicap, le plan d’accès de la salle, etc.).
• Documents partagés : accédez à l'Espace de stockage dans lequel récupérer et mettre à disposition des documents à destination de l’Organisme de Formation, des autres formateurs ou des Participants.

Pour une vue plus globale des Créneaux (et de toutes les Formations, si vous en suivez plusieurs), consultez l’onglet Agenda dans lequel vous pouvez choisir une vue par jour, semaine, mois ou planning en liste.

Renseigner l’Auto-positionnement et le Recueil des besoins

Sur la page d'accueil de l'Extranet ou depuis une Formation spécifique, vous retrouvez un encadré Auto-positionnements, qui vous permet d'accéder à un formulaire se devisant en deux parties, correspondant à l'auto-positionnement et au recueil des besoins.

^{Auto-positionnement pré et post-formation}

Le formulaire d'auto-positionnement se complète à deux moments distincts : il vous permet d'évaluer votre niveau de compétences sur le Module en amont de la Formation (c'est l'Auto-positionnement pré-formation) et de quantifier votre progression et l'acquisition de vos connaissances au terme de la Formation (c'est l'Auto-positionnement post-formation).

^{Recueil des besoins et attentes}

Le Recueil des besoins et des attentes est intégré au formulaire d'Auto-positionnement. Il vous permet de renseigner vos attentes et d'exprimer librement vos besoins concernant la Formation que vous allez suivre (vos contraintes horaires, ou toute autre information utile au Formateur).

Compléter les Questionnaires de Satisfaction

Sur la page d'accueil de l'Extranet ou depuis une Formation spécifique avec des Modules dans le passé, vous retrouvez un encadré Questionnaires de Satisfaction, qui vous permet d'accéder à un formulaire dans lequel vous devez indiquer votre niveau d'appréciation de la Formation et du Formateur.

Il existe deux types de Questionnaires de Satisfaction :

• Les Questionnaires de Satisfaction à chaud sont disponibles automatiquement au minimum 3h30 avant la fin du Module (selon ce qui a été configuré par l'Organisme).
• Le Questionnaire de Satisfaction à froid sont disponibles automatiquement au minimum un mois après la date de fin de la Formation (selon ce qui a été configuré par l'Organisme).

Émarger électroniquement sa feuille de présence

Afin d'attester votre présence, vous devez signer une feuille d'émargement lors de chaque Créneau de Formation. Cet émargement peut se faire électroniquement si cette fonctionnalité est utilisée par l'Organisme.

Sur la page d'accueil de l'Extranet ou depuis une Formation spécifique, vous retrouvez un encadré Émargement électronique ainsi qu'un bouton Signer, qui vous permet d'accéder à une interface sur laquelle apposer votre signature pour certifier numériquement votre présence au Créneau correspondant.

Sur cette inferface, vous retrouvez toutes les informations liées au Créneau concerné, afin de vous assurer que vous étiez bien présent à ce Créneau avant de soumettre votre signature.

Accéder aux classes virtuelles

Si votre Formation est en distanciel, accédez à la classe virtuelle (Dendreo Live, Google Meet, Zoom, Teams, etc.) directement depuis votre Extranet, en cliquant sur Rejoindre la classe virtuelle.

Accéder aux contenus e-learning

Si votre Formation est composé d'un Module e-learning, accédez aux contenus présents sur le LMS directement depuis votre Extranet, en cliquant sur Accéder au Module e-learning.

Consulter, signer et partager des documents

Sur la page d'accueil, cliquez sur l'onglet Documents pour accéder aux documents à signer et partagés.

^{Documents à signer}

Depuis le menu Documents, cliquez sur Documents à signer pour accéder aux documents nécessitant une signature de votre part. Lorsqu'une signature est requise, une alerte s'affiche à côté du nom du menu !

Pour chaque document, cliquez sur Signer.

Vous arrivez sur le document à signer. Consultez attentivement le document puis cliquez sur Signer.

Vous arrivez sur l'interface de signature électronique sur laquelle apposer votre signature.

Sur la page Documents à signer, cliquez sur Signés pour retrouver vos documents déjà signés.

^{Documents partagés}

Depuis le menu Documents, cliquez sur Documents partagés pour accéder à l'Espace de Stockage dans lequel retrouver les documents généraux partagés avec vous et uploader des fichiers dans votre Extranet. Rendez-vous sur l'Espace de Stockage d'une Formation spécifique pour retrouver les documents associés à ces Formations partagés avec vous.

Selon vos droits, vous pouvez uploader un ou plusieurs fichiers d'un coup (limite de 4Go), créer des sous-dossiers, renommer vos fichiers et dossiers, déplacer vos fichiers par glissé-déposé, supprimer vos fichiers (corbeille ou définitivement). Pour télécharger un fichier ou entrer dans un dossier, double-cliquez dessus.

Créer des tickets de suivi qualité

Sur la page d'accueil de l'Extranet, cliquez sur le bouton d'aide pour créer un ticket de suivi qualité. Ce formulaire vous permet de participer au suivi qualité de l'Organisme de Formation en lui faisant des remontées : suggestion d'amélioration, incident, etc.

Complétez les champs du formulaire et insérez si besoin un fichier, avant d'envoyer votre ticket à l'Organisme.

Consulter le Catalogue de l'Organisme de Formation

Sur la page d'accueil de l'Extranet, cliquez sur Catalogue pour accéder au Catalogue de Formations de l'Organisme, sur lequel vous retrouvez toutes les Formations proposées par celui-ci.