Configurer l'Extranet Participant

Dans cet article, découvrez les options de configuration de l'Extranet Participant concernant l'affichage de certaines informations ou le partage de fichiers avec vos Participants.

Paramétrer les réglages principaux

Depuis la page de configuration de l'Extranet Participant, paramétrez les éléments ci-dessous :

• Message global : cette option vous permet de rédiger un message que vous souhaitez faire apparaître sur la page d'Accueil de l'Extranet de tous vos Participants. Vous pouvez aussi créer le message à afficher au cas par cas depuis la fiche de chaque Participant ;
• Cacher les pages Modules : cette option vous permet de ne pas afficher de lien cliquable vers le Module depuis la page d'une Formation sur l'Extranet, et donc de ne pas accéder aux détails du Module ;
• URL de votre catalogue public : si vous n'utilisez pas le Catalogue Public de Dendreo, cette option vous permet de renvoyer le Participant sur une page de votre site internet, en cliquant sur Catalogue ;
• Cacher le menu Catalogue : si vous utilisez le Catalogue Public de Dendreo et que son paramétrage est en cours, vous pouvez masquer le bouton afin que le Participant ne puisse pas y accéder depuis son Extranet. Dès que votre Catalogue Public est prêt/terminé, cochez Non pour le rendre disponible ;
• Afficher aux Participants le Suivi Pédagogique renseigné par les Formateurs : cette option vous permet de rendre visibles les notes du suivi pédagogique ajoutées par le Formateur pour les Actions de Formation, les Modules ainsi que pour les Créneaux de la Formation ;
• Afficher les coordonnées des Formateurs : cette option vous permet de rendre disponible l'adresse mail professionnelle et/ou le numéro de téléphone du Formateur (si renseigné dans sa fiche CRM) sur l'onglet Formateurs de l'ADF où est inscrit le Participant ;
• Cacher les Factures : dans le cas d'une Facture à destination d'un Particulier étant Participant dans une ADF (Financement Particulier ou Participant), vous pouvez rendre visible les Factures dans son Extranet ;
• Partager les documents d'une ADF avec les Participants absents : cette option vous permet de garder les documents partagés dans l'espace de stockage de l'ADF confidentiel, avec uniquement le partage auprès des Participants ayant été notés comme intégralement présent à tous les Modules.
• Afficher les résultats des Évaluations (Modules et Compétences) aux Participants ;
• Afficher la biographie et les compétences des Formateurs : cette option vous permet de rendre disponible les informations concernant le parcours professionnel et compétences des Formateurs.

Paramétrer le partage de documents 

Le Participant ayant accès à son Extranet a accès à un Espace de stockage similaire à celui disponible pour les administrateurs ou les Formateurs. Il peut ainsi télécharger les documents que vous lui mettez à disposition, tels que les supports pédagogiques, ou bien même uploader des documents lui-même (personnels ou non) qui sont alors visibles par les administrateurs sur Dendreo.

Vos Participants ont accès, en fonction des droits sélectionnés ci-dessus, à l’ensemble des documents que vous pouvez leur mettre à disposition. Vous avez la possibilité de déposer un fichier (tel que votre règlement intérieur) dans votre Espace de stockage général, ou alors dans l'Espace de stockage des fiches Participants, Modules et Actions de Formation.

Sur l’Espace de stockage d’une Action de Formation, il est également possible de rendre disponible un fichier à l’ensemble des Participants de cette Action de Formation ou bien à un Participant en particulier.

Vous pouvez notamment :

• Utiliser le dossier Partage Participants de l'Espace de stockage général pour rendre des documents disponibles à tous vos Participants ;
• Utiliser le dossier Partage Participant de l'Espace de stockage de la fiche d'un Participant pour partager des fichiers uniquement avec ce Participant ;
• Utiliser le dossier Public - Participants de l'Espace de stockage des fiches Modules pour rendre des documents disponibles à tous les Participants suivant des Actions de Formation qui incluent ce Module (par exemple des support de cours liés à ce Module) ;
• Utiliser le dossier Participants de l'Espace de stockage de la fiche Action de Formation pour partager des documents entre tous les Participants ou par Participant de cette Action de Formation spécifiquement.

Paramétrer les champs modifiables en autonomie

Depuis son Extranet, le Participant peut désormais modifier en autonomie certains champs le concernant depuis l'onglet Mes informations, selon la configuration définie préalablement. Les modifications apportées par le Participant se synchronisent automatiquement avec sa fiche dans votre CRM.

Dans la rubrique Champs de la fiche Participant visibles et modifiables en autonomie par le Participant, sélectionnez les champs que les Participants peuvent consulter et/ou modifier :

• La propriété modifiable détermine si le Participant peut modifier ce champ en autonomie. S'il est ajouté sans être modifiable, il pourra simplement être consulté par le Participant. S'il est modifiable, et que le Participant modifie ce champ, les modifications seront effectives sur sa fiche dans le CRM. Vous pouvez à tout moment voir les champs qui ont été modifiés dans les logs d'activité de la fiche.
• La propriété obligatoire permet de rendre obligatoire le champ sur la page Mes informations. Si un champ obligatoire n'est pas complété, un message s'affichera sur l'Accueil de l'Extranet pour inviter le Participant à le renseigner.

Par défaut, seuls les champs "Civilité", "Nom", et "Prénom" ont été rendus visibles, et les champs "Email" et "Téléphone Portable" ont été automatiquement configurés comme "obligatoires".