Configurer les Extranets Participant

Sur cette page, nous abordons la phase de configuration des Extranets Participant concernant l'affichage de certaines informations ou le partage de fichiers avec vos Participants.

Depuis la page de configuration d' Extranet Participant, vous pouvez paramétrer les éléments suivants :

Dans la section Réglages principaux :

Message global : cette option vous permet de rédiger un message que vous souhaitez faire apparaître sur la page d'Accueil de l'Extranet de tous vos Participants. Vous pouvez aussi créer le message à afficher au cas par cas depuis la fiche de chaque Participant ;
Demander l'email du stagiaire si non présent sur sa fiche : cette option vous permet d'afficher un champ sur la page d'accueil de l'Extranet pour que le Participant puisse renseigner son adresse email si celle-ci n'est pas renseignée dans votre CRM
Demander le portable du stagiaire si non présent sur sa fiche : cette option vous permet d'afficher un champ sur la page d'accueil de l'Extranet pour que le Participant puisse renseigner son numéro de téléphone si celui-ci n'est pas renseigné dans votre CRM
URL de votre catalogue public : si vous n'utilisez pas le Catalogue Public de Dendreo, cette option vous permet de renvoyer le Participant sur la page de votre choix de votre site internet, en cliquant sur le bouton nommé "Catalogue"
Cacher le menu Catalogue : dans le cas ou vous utilisez le Catalogue Public de Dendreo, et qu'il est en cours de paramétrage, vous avez la possibilité de cacher le bouton afin que le Participant ne puisse pas y accéder depuis son Extranet. Dès que votre Catalogue Public est prêt à être visible, cochez "Non" pour le rendre disponible.
Afficher aux Participants le Suivi Pédagogique renseigné par les Formateurs : cette option vous permet de rendre visible les notes du suivi pédagogique ajoutées par le Formateur pour les Actions de Formation, les Modules ainsi que pour les Créneaux de la Formation.
Afficher l'email pro du Formateur pour les Participants : cette option vous permet de rendre disponible l'adresse mail professionnelle (si elle est notée dans la fiche Formateur de votre CRM Dendreo) sur l'onglet "Formateurs" de l'ADF ou est inscrit le Participant.
Cacher les Factures : Dans le cas d'une facture à destination d'un Particulier étant Participant dans une ADF (financement de type Particulier ou Participant), il est désormais possible de rendre visible les Factures dans son Extranet (Onglet Factures).
Partager les documents d'une ADF avec les Participants absents : cette option vous permet de garder les documents partagés dans l'espace de stockage de l'ADF confidentiel, avec uniquement le partage auprès des Participants ayant été notés comme intégralement présent à tous les Modules.

Partage de documents

Le Participant ayant accès à son Extranet a accès à un Espace de stockage similaire à celui disponible pour les administrateurs ou les formateurs.

Il peut uploader ses documents personnels, et surtout télécharger les documents que vous lui mettez à disposition comme les supports pédagogiques, ou bien même uploader des documents lui-même qui sont alors visibles par les administrateurs sur Dendreo.

Vos Participants ont accès en fonction des droits ci-dessus, à l’ensemble des documents que vous pouvez leur mettre à disposition. Vous avez la possibilité de déposer un fichier (exemple: règlement intérieur) dans votre Espace de stockage général, ou alors dans l'Espace de stockage des fiches Participants, Modules et Actions de formation (cf. image ci-dessous). Sur l’Espace de stockage d’une Action de formation, il est également possible de rendre disponible un fichier à l’ensemble des participants de cette Action de formation ou bien, à un Participant en particulier.

Vous pouvez notamment :

Utiliser le dossier « Partage Participants » de l'Espace de stockage général pour rendre des documents disponibles à tous vos Participants
Utiliser le dossier « Partage Participant » de l'Espace de stockage de la fiche d'un Participant pour partager des fichiers uniquement avec ce Participant
Utiliser le dossier « Public - Participants » de l'Espace de stockage des fiches Modules pour rendre des documents disponibles à tous les Participants suivant des Actions de Formation qui incluent ce Module (par exemple des support de cours liés à ce Module)
Utiliser le dossier « Participants » de l'Espace de stockage de la fiche Action de Formation pour partager des documents entre tous les Participants ou par Participant de cette Action de Formation spécifiquement