Gestion Électronique de Documents (GED) - QR Codes

Gestion Électronique de Documents

Dendreo vous permet de générer des Documents grâce à notre moteur de publipostage / fusion de documents qui, à partir de vos Modèles de document, peut les pré-remplir automatiquement afin que ceux-ci soient prêts à l'emploi pour être imprimés ou envoyés par Email à vos destinataires.

Mais Dendreo va plus loin, puisque vous pouvez aussi utiliser Dendreo comme un Espace de stockage, afin d'y archiver les versions définitives ou signées de n'importe quel document, directement au sein des différentes fiches (Entreprise, Participant, Action de Formation) du logiciel, pour les retrouver facilement et les partager avec le reste de votre équipe.

Pour faciliter ce tri et archivage des documents, Dendreo vous propose aussi un mécanisme permettant de reconnaitre automatiquement un document provenant de Dendreo, afin de pouvoir l'identifier, et le classer automatiquement en l'associant aux fiches auxquelles il est lié. Pour ce faire, Dendreo applique un QR Code sur tous les documents générés par Dendreo, qui lui permettra ensuite de reconnaitre ce document, même si celui-ci a été imprimé et scanné ou photographié.

Qu'est-ce qu'un QR Code ?

Un QR code (ou Code QR) a le même fonctionnement qu'un code barre classique mais permet de stocker une plus grande variété et quantité d'informations, et peut se lire dans des orientations différentes.

Utiliser les QR Codes et la reconnaissance automatique de documents

Activer l'insertion des QR Codes

Pour pouvoir utiliser cette fonctionnalité, il faut que votre niveau d'abonnement à Dendreo le permette.

Rendez-vous ensuite dans Configuration > Configuration de la Gestion Électronique de Documents. Sur cette page vous pouvez régler :

  • Si vous souhaitez utiliser les QR Codes ou non
  • Choisir la page sur laquelle le QR Code apparaitra si le document est composé de plusieurs pages
  • La zone d'affichage de QR Code sur cette page

Notez que seul les documents générés en format natif ou PDF à partir d'un modèle DOCX peuvent se voir attribuer un QR Code.

Il est important de définir correctement la position du QR Code sur la page, et de ne plus la changer. En effet, Dendreo tentera de reconnaitre vos documents en lisant le QR Code sur la position actuellement réglée en configuration. Si vous générez un document avec un QR Code sur une position, puis changez la configuration, il est possible que Dendreo ne reconnaisse plus automatiquement votre document.

Si vous le souhaitez, vous pouvez désactiver l'insertion du QR Code par modèle de document en éditant le modèle de doc et en cochant cette option :

Générer un document avec QR Code

Une fois l'option activée, Dendreo insérera automatiquement un QR Code unique pour  tout document généré grâce à la fonctionnalité de génération de documents sur une Action de Formation.

Utiliser la fonctionnalité de reconnaissance et tri automatique

Une fois que vos documents comportent un QR Code, vous pouvez les uploader sur Dendreo, et le logiciel tentera de reconnaitre automatiquement l'origine du document pour venir le classer dans le bon Espace de stockage, et éventuellement le relier à plusieurs fiches

Notez que lorsque vous uploadez de nouveaux documents dans l'Espace de Stockage, ceux-ci sont en sur-brillance jaune pendant quelques minutes pour vous aider à les repérer plus facilement.

Pour un bon fonctionnement de cette fonctionnalité, chaque document doit contenir un seul QR Code. Vous ne pouvez pas par exemple uploader un document comportant 3 pages, avec 3 attestations de formation différentes : Dendreo considérera ce document comme une seule attestation de formation, et ne prendra en compte que le QR Code de la première ou dernière page (selon votre configuration) pour le reconnaitre et le classer.  Si vous scannez des documents, ne regroupez donc pas plusieurs documents différents en un seul fichier PDF : il vous faut nécessairement envoyer plusieurs documents indépendants.

Il existe deux méthodes pour utiliser cette fonctionnalité :

Upload rapide en page d'Accueil

Votre page d'accueil de Dendreo dispose d'un widget (cadre) permettant d'y glisser-déposer (ou cliquer-sélectionner) un ou plusieurs documents depuis votre ordinateur. Ce ou ces documents doivent impérativement comporter un QR Code généré par Dendreo pour pouvoir être correctement traités. 

  • Si Dendreo reconnait bien le ou les documents, ceux-ci seront automatiquement rangés dans l'espace de stockage de la bonne Action de Formation (et associés éventuellement avec la bonne Entreprise, le bon Formateur ou le bon Participant, afin de retrouver ce Document également depuis leurs fiches via l'onglet "Documents liés dans des ADFs").
  • Si Dendreo ne parvient pas à reconnaitre le document, un message d'erreur apparaitra et votre document ne sera pas sauvegardé. Il vous faudra alors tenter de l'uploader manuellement au bon endroit.

Exemple d'un upload de 2 documents, avec une erreur et une réussite

Notez que si vous tentez d'uploader un document avec QR Code directement dans une mauvaise Action de Formation, Dendreo vous bloquera et vous alertera par une erreur.

Upload via Email

Il est également possible d'envoyer vos documents comportants un QR code à Dendreo via Email ! Pour cela, une adresse e-mail unique privée est générée pour chaque Organisme de formation. Vous pouvez trouver cette adresse email directement sur la page d'accueil ici : 

ou bien dans Configuration > Configuration de la Gestion Électronique de Documents. Cliquez sur le petit bouton vert à côté de l'email pour le copier automatiquement dans votre presse-papier.

Vous pouvez envoyer un ou plusieurs documents dans le même e-mail, et ces documents peuvent appartenir à une ou plusieurs Actions de Formations différentes.

Vous pouvez tout à fait faire suivre à Dendreo (forward) un email qui vous a été envoyé par un Client (par exemple une Convention de formation qu'un Client vous renvoie signée).

Une fois votre email traité, vous recevrez un email automatique de rapport de la part de Dendreo vous informant que les documents ont bien été ajoutés aux ADFs (et Participants, Entreprises ou Formateurs) correspondants à votre requête. Dans le cas où le document n'a pas été correctement reconnu, vous recevrez un retour également vous indiquant qu'il y a eu une erreur lors de la reconnaissance.

Gardez votre adresse email d'upload confidentielle ! Celle-ci ne doit pas être partagée publiquement, sous risque de laisser des personnes extérieures à votre organisme uploader des documents sur Dendreo sans votre accord.

En configuration, vous pouvez :

  • générer une nouvelle adresse email si vous le souhaitez (utile si vous avez diffusé par erreur votre adresse email d'upload confidentielle, et que vous souhaitez la désactiver)
  • ajuster les paramètres de notification de réception du rapport email de traitement des fichiers 

Exemple pratique

Supposons que vous générez une Convention Entreprise avec l'Entreprise A, pour l'Action de Formation B. 

Vous envoyez ensuite cette Convention à l'Entreprise A (soit par courrier, soit par email).

Cette convention vous revient signée, soit par email, soit par courrier. Trois possibilités s'offrent alors à vous :

  1. Vous téléchargez la Convention qui vous a été renvoyée par email puis vous l'uploadez sur la page d'accueil de Dendreo, dans la zone en image plus haut.
  2. Vous transférez l'email du Client avec la (les) pièce(s) jointe(s) directement sur l'adresse d'upload via email Dendreo
  3. Vous recevez par courrier la Convention : vous pouvez la scanner avec un scanner dédié ou une application mobile (type Dropbox ou autre, qui permet de scanner des Documents simplement en prenant des photos de ceux-ci), puis uploadez le PDF obtenu via l'une des 2 méthodes précédentes (sur l'Accueil de Dendreo, ou via l'envoi par email).

Une fois la Convention uploadée selon l'une des trois méthodes ci-dessus, celle-ci se retrouvera automatiquement stockée dans l'Espace de stockage de la fiche de l'Action de Formation B, et sera liée également avec l'Entreprise A, ce qui vous permettra de retrouver celle-ci aussi depuis la fiche de l'Entreprise A (via l'onglet "Fichiers liés dans les ADFs", et non "Espace de stockage").

Vous pouvez également uploader le document directement dans la bonne ADF. Dans ce cas le document sera automatiquement lié à la fiche Entreprise (ou autre) associée. Dans le cas ou le document ne correspond pas à l'ADF dans laquelle vous essayez de l'uploader, un message d'erreur vous préviendra que la manipulation n'a pas fonctionné. 

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