Taguer un Modèle de document

Grâce à Dendreo et à son système de tagging performant, il vous est possible de créer des Modèles de documents qui se rempliront automatiquement pour chacune de vos Actions de Formation.

Les Modèles de documents dans Dendreo ne sont pas imposés et sont donc complètement libres. Vous pouvez y inclure l'intégralité de votre charte graphique, et ajouter autant de Modèles de documents que vous souhaitez.

Rendez vous dans la partie Modèles de documents pour commencer à les créer.

Avant-propos 

La bonne prise en main de la fonctionnalité du tagging des Modèles de documents et d'Emails implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

• La gestion de la bibliothèque de Modèles de documents ;
• La gestion de la bibliothèque de Modèles d'Emails.

Fonctionnement général

Il s'agit probablement de l'aspect le plus complexe de la configuration de Dendreo. Tagger un document revient à expliquer à Dendreo comment pré-remplir vos documents types lors de leur génération. Pour cette partie, il est conseillé d'avoir des connaissances informatiques intermédiaires.

Qu'est-ce qu'un tag ?

Un tag est du texte, identifié entre accolades  "{" et "}", que vous insérez dans un document et qui sera remplacé par une valeur dynamique au moment de la génération du document.

Dendreo est capable de générer plusieurs milliers de tags différents pour vous aider à paramétrer vos documents types.  Un tag vous permet de remplir automatiquement les documents de toutes vos actions de formation à partir d'un seul modèle créé.  Par exemple, le tag {participant_nom} sera toujours associé au champ nom de la fiche d'un participant. 

Un tag ne contient jamais d'accent ou d'espace.

Par exemple, si vous tapez dans votre document Word  "Le client, Monsieur {client_nom}, s'engage à...", et que vous uploadez ce document comme un nouveau Modèle de document en configuration, lorsque vous le téléchargerez dans une Action de Formation, le tag sera remplacé automatiquement par le nom du client : "Le client, Monsieur Dupont, s'engage à...". {client_nom} devient dans ce contexte : "Dupont".

Il vous suffit donc de tagger correctement vos modèles de document une première fois et tous vos fichiers se rempliront automatiquement pour chacune de vos Actions de Formation !

Rechercher un tag

Pour commencer, il vous faut trouver les bons tags à utiliser parmi la bibliothèque de tags de Dendreo. Pour cela, deux options s'offre à vous :

Utiliser l'assistant de tagging simple

Rendez-vous sur votre page de Configuration des modèles de document. 

Cet assistant tagging simplifié n'est pas exhaustif, il contient uniquement les tags les plus simples.

L'assistant est organisé en thèmes et comporte également une fonction de recherche. Chaque tag comporte un exemple et une description.

Utiliser l'assistant de tagging complet

Celui-ci est accessible depuis l'onglet  Documents de chacune de vos Actions de Formations, et via le bouton Consulter les Tags.

Cet assistant est exhaustif, pour les tags disponibles pour ce document. De plus les résultats présentés sont ceux calculés en temps réel pour ce document.

Vous pouvez faire une recherche par mot-clé pour rechercher un tag par nom ou par résultat. Il existe plusieurs catégories de tags :

• Action de formation
• Participant
• Entreprise
• Formateur
• Module
• Financement
• Facture
• Variables globales : informations générales
• Variables de configuration : informations liées à la configuration de votre compte (ou plus précisément de votre centre de formation, si vous êtes en option multi-centres)
• Auteur du document : informations liées au compte de la personne qui génère le document 
• Insérer le tag dans votre Document

Téléchargez le modèle actuel que vous souhaitez modifier depuis la page de configuration des modèles de documents puis ouvrez le fichier (.docx ou .xlsx), ou créez simplement un nouveau document sur Word ou Excel.

Copiez/collez le tag trouvé plus haut comme du texte dans votre document à l'emplacement désiré.

Les tags respectent la mise en page de vos documents. Si vous écrivez un tag en rouge, ou que vous le mettez en gras, le texte remplacé le sera également. A vous de formater vos documents comme vous le souhaitez !

Lorsque vous collez un tag, nous conseillons de coller le tag sans conserver la mise en forme, afin que le tag s'adapte automatiquement à la mise en forme de votre document.

Si vous collez avec le bouton collez, utilisez cette option :

Si vous collez avec un raccourci clavier, utilisez "Cmd + Ctrl + V" au lieu de "Cmd + V" sur Mac, ou "Ctrl + Shift + V" au lieu de "Ctrl + V" sur Windows. Une popup s'ouvrira alors ou vous pouvez choisir "Texte non formaté" lorsque vous collez.

Une fois que toutes vos modifications ont été apportées, vous pouvez sauvegarder votre document puis le réuploader dans Dendreo.

Sections et contextes de tags

Si vous avez lu notre article sur les  modèles de documents, vous savez qu'il existe plusieurs sections de modèles de document ("Action de formation", "Action de formation > Par Participant", etc..). Chaque section constitue un contexte différent pour vos tags.

Les tags commençant par {formateur_...} ne sont disponibles que dans la section "Action de formation > par Formateur".

Les tags commençant par {participant_...} ne sont disponibles que dans la section "Action de formation > par Participant".

Les tags commençant par {module_...} ne sont disponibles que dans la section "Action de formation > par Module".

Les tags commençant par {ent_...} ne sont disponibles que dans la section "Action de formation > par Entreprise".

Les tags commençant par {fact_...} ou {fin_...} ne sont disponibles que dans la section "Action de formation > par Financement".

Notez que si vous utilisez l'assistant de tagging complet, celui-ci vous donne bien les tags disponibles dans le contexte de chaque section. Ainsi, selon l'icône sur laquelle vous cliquez, des tags différents seront disponibles :

Tags globaux

Certains tags sont disponibles quelque soit le contexte :

• Les tags débutant par {adf_…} contiennent des informations sur l'action de formation, comme {adf_intitule}
• Les tags débutant par {g_...} contiennent des tags généraux, comme {g_date_edition} -> 27/02/2018
• Les tags {auteur_...} sont relatifs à l'auteur du document
• Les tags {conf_...} font appel à des informations que vous avez rentrées en configuration générale, comme {conf_of_raison_sociale} -> Centre de Paris
• Les tags {centre_...} font appel à des informations de configuration d'un centre spécifique dans le cadre d'une gestion multicentres dans Dendreo. Leur résultat est souvent égal à {conf_...}

Tags pour éléments multiples

Certains éléments de votre Action de formation sont multiples et ont un nombre qui peut varier. Par exemple vous pouvez avoir plusieurs Modules, plusieurs Formateurs, plusieurs Participants, plusieurs Entreprises.

Pour accéder aux informations de ces éléments, plusieurs options s'offrent à vous. Prenons l'exemple d'une Action de Formation animée par 2 Formateurs :

• si vous êtes dans un document d'une section relative à ces éléments (ici "Action de formation > par Formateur"), vous pouvez tout simplement utiliser les tags "simples". Par exemple les tags {formateur_prenom} et {formateur_nom} de votre document seront remplacés par les prénoms et noms de chacun de vos deux Formateurs lorsque vous générerez les deux documents relatifs à ces deux Formateurs. Résultat :
  • Document 1 : Prénom et Nom de Formateur 1
  • Document 2 : Prénom et Nom de Formateur 2
• si vous êtes dans un document d'une section quelconque et que vous souhaitez faire référence à vos deux formateurs, vous pouvez alors utilisez les tags numérotés {formateur_1_...} et {formateur_2_...}. Dendreo générera autant de tags numérotés qu'il y a de Formateurs sur votre ADF. Les tags {formateur_1_...} feront toujours référence au "premier" Formateur de votre ADF, et {formateur_2_...} au "second". Par exemple vous pouvez écrire : "La formation sera animée par {formateur_1_civilite} {formateur_1_nom} et {formateur_2_civilite} {formateur_2_nom}" dans n'importe quel document. Résultat :
  • Document : Formateur 1 et Formateur 2
• de la même manière, vous pouvez faire référence à tous les Formateurs de votre ADF dans n'importe quel document de n'importe quelle section, sans avoir besoin de connaître le nombre de Formateurs, et sans utiliser les tags numérotés, grâce à une boucle. Dans ce cas vous pouvez écrire la boucle : "La formation sera animée par : {#formateurs} - {formateur_civilite} {formateur_nom} {/formateurs}" et Dendreo nommera tous les Formateurs de votre ADF automatiquement, en créant autant de lignes qu'il y a de formateurs. Notez que dans ce contexte vous pouvez utiliser {formateur_nom} ou bien {formateur_i_nom} dans la boucle, ce qui revient au même ("i" étant ici le 'compteur' équivalent à écrire 1, 2, 3... avec les tags numérotés). Résultat :
  • Document : Formateur 1, Formateur 2, .... Formateur n.

Notez que pour les tags numérotés relatifs aux Participants, vous pouvez spécifier en Configuration l'ordre dans lequel les Participants seront numérotés ({participant_1}, {participant_2}...) :

Pour faire référence aux différents Modules de votre ADF, vous devez utiliser les tags {adf_m_1_…}, {adf_m_2_…}, etc. (m = module).

Tags de boucle

Il est souvent nécessaire d'afficher sur un document plusieurs éléments, comme par exemple la liste de tous les Participants, la liste des jours ou modules d'une Action de Formation, etc. 

Pour cela, il vous faut utiliser les tags de boucle ! Ceux-ci vous permettent, de manière simple et compacte d'indiquer à Dendreo tous les éléments que vous souhaitez voir apparaitre sur votre document, et la mise en forme de ceux-ci. Il existe des boucles de texte, et des boucles de lignes de tableaux.

Tags conditionnels

Dans certains cas il peut être intéressant de faire une condition pour variabiliser l'affichage d'une mention en fonction d'une autre. Par exemple "Si une formation est e-learning, alors écrire XXX, sinon écrire YYY". Pour se faire, une syntaxe particulière de tags conditionnels existe !

En utilisant les conditions vous pouvez minimiser le nombre de modèles de documents et d'emails que vous avez, et ainsi vous simplifier la gestion administrative. Par exemple si vos conventions INTER et INTRA ne diffèrent que par quelques phrases, faites une condition selon la nature de l'Action de Formation pour afficher une phrase ou l'autre, et ne conservez qu'un seul modèle de convention, qui fonctionnera quelque soit le contexte ! Un seul modèle de convention signifie aussi, un seul modèle d'email proposant en pièce jointe cette convention ;)

Tags spécifiques aux Factures

Une Facture peut, par définition, comporter plusieurs lignes. Une facture peut regrouper plusieurs Financements, et comporter des frais pédagogiques, des frais de produits hors formation, des frais divers, etc... En INTRA, Dendreo regroupera les lignes de facture par thèmes (formation, frais..), alors qu'en INTER, Dendreo remplira une ligne par Participant en plus de rajouter les frais divers en fin de Facture. 

Pour gérer tous ces cas possibles, des tags spéciaux  {ligne...} ont été créés. Ceux-ci n'existent que dans le contexte des Factures et devraient être utilisés dans vos modèles de Facture. Typiquement une facture comportera plusieurs lignes :

{ligne_1_intitule} {ligne_1_montant_ht} {ligne_2_intitule} {ligne_2_montant_ht} etc.

L'intitulé de chaque ligne, et le montant associé, dépendra de ce que vous avez facturé.

De plus, Dendreo est capable de gérer l'affichage de plusieurs taux de TVA différents au sein d'une même facture, grâce aux tags {fact_tva_i} et {fact_tva_i_montant}, et notamment l'utilisation d'une boucle sur {fact_tvas}.

Tags spécifiques aux Devis

Selon la même logique que pour les Factures, les Devis comportent des tags {ligne_i_....} pour reprendre l'intégralité des informations pouvant être incluses dans un devis. 

Etant donné que les lignes d'un Devis peuvent être de nature différente (modules liés à une ADF, modules non liés, frais...), il est a priori nécessaire d'utiliser les tags conditionnels pour prévoir l'affichage de chacune des lignes en fonction de leur nature. Consultez notre modèle par défaut pour vous aider à démarrer ! (contactez-nous en cas de besoin).

Tags spécifiques aux feuilles d'émargement

Consulter notre article dédié

Tags spéciaux

Ces tags ne fonctionnent pas dans les documents Powerpoint soient .pptx

Les tags multi-lignes formatés

Il s'agit de tags correspondant aux champs formatés de type :

dont le tag retourne plusieurs lignes de texte. Par exemple le tag  {module_description} renverra la description d'un Module, généralement se tenant sur plusieurs lignes de texte, très souvent déjà formaté (texte en gras, italique, listes, etc.).

Tags de décalage de date et heure

Dendreo vous offre la possibilité de modifier des tags pour calculer automatiquement une date à partir d'un tag de date ou une heure à partir d'un tag d'heure. Cette option fonctionne avec les tags suivants :

• {g_date_edition}
• {adf_date_debut}
• {adf_date_debut_texte}
• {adf_date_fin}
• {fact_date_emission}
• {adf_heure_debut}
• {adf_heure_debut_texte}

La syntaxe est la suivante (sans espace): { tag original _$$_ modification }.

Prenons un exemple qui sera parlant: {g_date_edition_$$_+2months} calculera automatiquement la date du jour située 2 mois après la date du tag original (ici g_date_edition), donc 2 mois après la date de génération de ce document. Notez que l'option de modification doit être en anglais et sans espace (+17days, -3days, +4weeks, +2hours, -15minutes, etc.). Elle se base sur la fonction PHP strtotime.

Tags de modification de montants

De la même manière, il est possible de calculer un montant à partir d'un autre montant. Les tags modifiables sont les suivants :

{adf_total_frais_ttc}, {adf_total_autres_recettes}, {adf_total_depenses}, {adf_total_depenses_non_refacturables}, {adf_total_depenses_refacturables}, {ent_montant_total_participants}, {ent_montant_total_participants_ttc}, {ent_montant_total_participants_tva}, {adf_total_frais_pedagogiques}, {adf_total_frais_pedagogiques_ttc}, {adf_total_frais_pedagogiques_tva}, {adf_total_frais_annexes}, {adf_total_frais_annexes_ttc}, {adf_total_frais_annexes_tva}, {adf_total_frais}, {adf_total_frais_ttc}, {adf_total_frais_tva}, {adf_prix_par_heure}, {fin_montant_finance}, {fin_montant_finance_ttc}, {fin_montant_finance_tva}, {fin_montant_frais_facture}, {fin_montant_frais_facture_ttc}, {fin_montant_frais_facture_tva}, {participant_prix}, {formateur_remu_tot_brut}, {formateur_remu_tot_net}

La syntaxe est la suivante (sans espace):  { tag original _$$_ modification avec % }.

Par exemple : {adf_total_frais_pedagogiques_$$_30%} calculera le montant égal à 30% du montant du tag {adf_total_frais_pedagogiques}.

Tags d’images

Certains tags d'image vous permettent d'insérer dans vos modèles de document des images que vous avez enregistrées quelque part dans Dendreo. Par exemple, le logo de votre organisme de formation, les photos de vos formateurs, des plan d'accès à vos salles de formation (plan image).

Les tags d'images ne sont utilisables que dans les modèles de documents ".docx" et dans les emails.

Vous pouvez redimensionner l'image automatiquement en définissant une dimension absolue en pixels (par exemple"200") :  

Tags de saut de page

{adf_jour_i_nouvelle_semaine} et {adf_jour_i_nouveau_mois} : ces tags vous permettent de forcer un saut de page, notamment lorsqu'ils sont utilisés au sein de boucles.

Par exemple, dans le cadre d'Actions de Formation s'étalant sur plusieurs journées, vous pouvez réaliser une boucle qui affiche tous les jours de votre ADF. Votre document final comportera peut-être 50 jours les uns à la suite des autres. Mais si vous souhaitez regrouper vos jours par mois, de sorte que chaque nouveau mois génère la création d'une nouvelle page, vous pourriez utiliser la syntaxe suivante :

{#adf_jours} {adf_jour_nouveau_mois}  {adf_jour_texte} {/adf_jours}

Cette syntaxe est particulièrement utile sur les feuilles d'émargement par exemple :

Bonnes pratiques et astuces

• Les tags finissant par "_sans" vous permettent de ne pas afficher "Variable non renseignée" si celui-ci est vide. En savoir plus.
• Si vous ne trouvez pas un tag dans l'assistant de tagging complet, c'est peut-être qu'il n'existe que dans sa version numérotée. Par exemple, si vous êtes au sein d'une boucle :

{#adf_jours} {adf_jour_texte} {/adf_jours}

vous remarquerez que le tag {adf_jour_texte} n'existe pas si vous le cherchez dans l'assistant de tagging exhaustif. C'est parce qu'il s'agit d'un tag numéroté, qui apparait dans l'assistant de tagging sous la forme {adf_jour_1_texte}, {adf_jour_2_texte}, {adf_jour_3_texte}, etc. Mais au sein d'une boucle, nous utilisons la syntaxe {adf_jour_i_texte}, ou la syntaxe simplifiée {adf_jour_texte} pour faire référence à ces mêmes tags numérotés.

• Attention à ne pas trop ralentir vos documents avec de trop nombreuses images lourdes afin d'éviter des générations trop lentes et ne pas dépasser les limites de pièces jointes dans les envois d'email. Un modèle de document ne devrait pas dépasser 1 ou 2 Mo dans l'idéal. Pensez également à vérifier que votre mise en page ne soit pas corrompue grâce à cet article.

Contrôler le rendu d'un Modèle de Document

Afin de contrôler le bon rendu d'un modèle de document, choisissez une Action de formation (INTRA ou INTER) puis rendez-vous dans l'onglet  Documents de celle-ci. Sélectionnez le document que vous souhaitez contrôler puis téléchargez-le, les tags de votre modèle de document doivent avoir été remplacés par les données relatives à votre Action de Formation.

Lors de la transformation de votre document en PDF, si vous expérimentez des dissemblances de rendu, lisez l' article sur la mise en forme des PDF.