Suivre la présence des Participants
Retrouver les émargements électroniques
En tant qu'Organisme de Formation, le suivi des émargements électroniques se fait depuis le sous-onglet Émargements des fiches de vos Actions de Formation :
Depuis cette interface vous pouvez :
- Naviguer entre les journées d'émargement ;
- Identifier la liste des Participants ayant signés électroniquement les feuilles de présence ;
- Supprimer des signatures ;
- Vérifier que le(s) formateur(s) ont bien validé la signature des émargements ;
- Créer une Prolongation de trois heures du délai des signatures ;
- Consulter l'historique des prolongations ;
- Consulter les preuves de traçabilité (piste d'audit) d’une feuille d’émargement électronique ;
- Retrouver les codes d'accès de chaque Participant (et accéder à l'Extranet des Participants depuis un accès direct auto-login).
Relevé automatique des présences
Dès que l'émargement électronique d'un créneau est validé par le Formateur, Dendreo remplit automatiquement le relevé des présences de l'Action de Formation concernée :
Un Participant ayant signé électroniquement sera marqué comme présent au créneau. → Sa présence sera identifiée par une icône propre à la signature électronique. |
Un Participant n'ayant pas signé électroniquement sera marqué comme absent injustifié sur le créneau. → Vous pourrez cependant renseigner un motif d'absence manuellement si nécessaire. |
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Modification du relevé des présences
Lorsqu'un émargement est réalisé, le relevé des présences se remplit sur l'intégralité du créneau. Cela signifie que Dendreo considère que le participant a été présent sur l'ensemble du créneau.
Si ce n'est pas le cas, ou que vous souhaitez enregistrer un relevé de présence exact en comptabilisant un retard par exemple, il est possible de le faire dans l'onglet Relevé de présence.
Feuilles d'émargement
À partir du relevé automatique des présences, une fiche d'émargement reprenant l'ensemble les signatures électroniques peut être générée à partir d'un Modèle de document qui doit être spécialement conçu pour afficher les émargements électroniques.
Vous trouverez ci-dessous 3 modèles de feuilles d'émargement électronique déjà taguées, que vous pouvez reprendre à votre guise :
Bon à savoir : un Modèle de feuille d'émargement conçu pour fonctionner avec l'émargement électronique fonctionne aussi très bien si vous n'utilisez pas l'émargement électronique. Les signatures ne seront simplement pas remplies automatiquement, et la piste d'audit n’apparaîtra pas !
Pour réaliser votre modèle de feuille d'émargement avec les signatures électroniques, voici la liste des tags que vous pouvez utiliser :
| Tag | Contexte dans lequel utiliser le tag (attention les boucles sont indiquées sans # ou ##) |
Résultat attendu |
| Contexte d'utilisation typique : Feuille d'émargement par jour | ||
| {adf_jour_creneau_participant_esignature} ou {adf_jour_i_creneau_j_participant_k_esignature} |
Boucle de jours {adf_jours} > Boucle de Participants par jour {adf_jour_participants} |
Affiche la signature électronique du Participant k sur le créneau j du jour i de l'ADF |
| {adf_jour_creneau_formateur_esignature} ou {adf_jour_i_creneau_j_formateur_k_esignature} |
Boucle de jours {adf_jours} > Boucle de Formateurs par jour {adf_jour_formateurs} |
Affiche la signature électronique du Formateur k sur le créneau j du jour i de l'ADF |
| Contexte d'utilisation typique : Feuille d'émargement par semaine | ||
| {adf_semaine_participant_jour_creneau_esignature} ou {adf_semaine_i_participant_j_jour_k_creneau_l_esignature} |
Boucle de Participants par semaine {adf_semaine_participants} |
Affiche la signature électronique du Participant j sur le créneau l du jour k de la semaine i de l'ADF |
| {adf_semaine_formateur_jour_creneau_esignature} ou {adf_semaine_i_formateur_j_jour_k_creneau_l_esignature} |
Boucle de Formateurs par semaine {adf_semaine_formateurs} |
Affiche la signature électronique du Formateur j sur le créneau l du jour k de la semaine i de l'ADF |
| Contexte d'utilisation typique : Feuille d'émargement par participant | ||
| {participant_jour_creneau_esignature} ou {participant_i_jour_j_creneau_k_esignature} |
Doc par Participant ou Boucle de participants {participants} > Boucle de "jours Participant" (jours d'inscription d'un Participant) {participant_jours} |
Affiche la signature électronique du Participant i sur le créneau k du jour j de l'ADF |
| {participant_jour_creneau_formateur_esignature} ou {participant_i_jour_j_creneau_k_formateur_esignature} |
Doc par Participant ou Boucle de participants {participants} > Boucle de "jours Participant" (jours d'inscription d'un Participant) {participant_jours} |
Affiche la signature électronique du Formateur sur le créneau k du jour j de l'ADF du Participant i |
Les tags affichant les signatures électroniques sont des tags d'image. Il est recommandé de définir la taille souhaitée de l'image de la signature en définissant un niveau de largeur. Par exemple : {adf_jour_creneau_formateur_esignature_100}.
Pour en savoir plus sur le fonctionnement des tags d'image, rendez-vous dans notre documentation dédiée au tagging des modèles de document.
Piste d'audit
Il existe pour chaque Action de Formation ayant des signatures électroniques une preuve de traçabilité présentée sous la forme d'une Piste d'audit.
Ce document liste l'ensemble de l'activité de signature électronique sur l'ADF, et atteste de son authenticité. Dendreo agit en tant que “Tiers de Confiance” et est garant de la conformité du processus d’émargement électronique en application du décret 2017-382 du 22 mars 2017 relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation.
Dans cette Piste d'audit vous retrouverez, par créneau , les informations suivantes :
| Pour les Participants signataires | |
| Pour les Formateurs | |
| Pour les Prolongations | |