Suivi des émargements et feuilles d'émargements
Retrouver les signatures électroniques
En tant qu'Organisme de Formation, le suivi des émargements électronique se fait depuis le sous-onglet Émargements des fiches de vos Actions de Formation :
Depuis cette interface vous pouvez effectuer les actions suivantes :
- Naviguer entre les journées d'émargement ;
- Identifier la liste des Participants ayant signés électroniquement les émargements ;
- Supprimer des signatures ;
- Vérifier que le(s) formateur(s) ont validé les émargements ;
- Créer une Prolongation de trois heures du délai des signatures ;
- Consulter l'historique des prolongations ;
- Consulter les preuves de traçabilité (piste d'audit) d’une feuille d’émargement électronique ;
- Retrouver les codes d'accès de chaque Participant (et accéder à l'Extranet des Participants depuis un accès direct auto-login) ;
Relevé automatique des présences
Dès que l'émargement électronique d'un créneau est validé par le Formateur, Dendreo remplit automatiquement le relevé des présences de l'Action de formation concernée, comme suit :
| Un Participant ayant signé électroniquement sera marqué comme présent au créneau - Sa présence sera identifiée par une icône propre à la signature électronique. |
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Modification du relevé des présences
Lorsqu'un émargement est réalisé, le relevé des présences se rempli sur l'intégralité du créneau. Cela signifie que Dendreo considère que le participant a été présent sur l'ensemble du créneau.
Si ce n'est pas le cas, ou que vous souhaitez enregistrer un relevé de présence exact en comptabilisant un retard par exemple, il est possible de le faire dans l'onglet "Relevé de présence".
Feuilles d'émargement
À partir du relevé automatique des présences, une feuille d'émargement reprenant l'ensemble les signatures électroniques est générable à partir d'un Modèle de document qui doit être spécialement conçu pour afficher les émargements électroniques.
Vous trouverez ci-dessous 3 modèles de feuilles d'émargement électronique déjà "tagguées", que vous pouvez reprendre à votre guise :
Pour réaliser votre modèle de feuille d'émargement avec les signatures électroniques, voici la liste des tags que vous pouvez utiliser :
| Tag | Contexte dans lequel utiliser le tag (attention les boucles sont indiquées sans # ou ##) |
Résultat attendu |
| Contexte d'utilisation typique : Feuille d'émargement par jour | ||
| {adf_jour_creneau_participant_esignature} ou {adf_jour_i_creneau_j_participant_k_esignature} |
Boucle de jours {adf_jours} > Boucle de Participants par jour {adf_jour_participants} |
Affiche la signature électronique du Participant k sur le créneau j du jour i de l'ADF |
| {adf_jour_creneau_formateur_esignature} ou {adf_jour_i_creneau_j_formateur_k_esignature} |
Boucle de jours {adf_jours} > Boucle de Formateurs par jour {adf_jour_formateurs} |
Affiche la signature électronique du Formateur k sur le créneau j du jour i de l'ADF |
| Contexte d'utilisation typique : Feuille d'émargement par semaine | ||
| {adf_semaine_participant_jour_creneau_esignature} ou {adf_semaine_i_participant_j_jour_k_creneau_l_esignature} |
Boucle de Participants par semaine {adf_semaine_participants} |
Affiche la signature électronique du Participant j sur le créneau l du jour k de la semaine i de l'ADF |
| {adf_semaine_formateur_jour_creneau_esignature} ou {adf_semaine_i_formateur_j_jour_k_creneau_l_esignature} |
Boucle de Formateurs par semaine {adf_semaine_formateurs} |
Affiche la signature électronique du Formateur j sur le créneau l du jour k de la semaine i de l'ADF |
| Contexte d'utilisation typique : Feuille d'émargement par participant | ||
| {participant_jour_creneau_esignature} ou {participant_i_jour_j_creneau_k_esignature} |
Doc par Participant ou Boucle de participants {participants} > Boucle de "jours Participant" (jours d'inscription d'un Participant) {participant_jours} |
Affiche la signature électronique du Participant i sur le créneau k du jour j de l'ADF |
| {participant_jour_creneau_formateur_esignature} ou {participant_i_jour_j_creneau_k_formateur_esignature} |
Doc par Participant ou Boucle de participants {participants} > Boucle de "jours Participant" (jours d'inscription d'un Participant) {participant_jours} |
Affiche la signature électronique du Formateur sur le créneau k du jour j de l'ADF du Participant i |
Piste d'audit
Il existe pour chaque Action de Formation ayant des signatures électroniques une preuve de traçabilité présentée sous la forme d'une Piste d'audit.
Ce document liste l'ensemble de l'activité de signature électronique sur l'ADF, et atteste de son authenticité. Dendreo agit en tant que “Tiers de Confiance” et est garant de la conformité du processus d’émargement électronique en application du décret 2017-382 du 22 mars 2017 relatif aux justificatifs d’assiduité d’une personne en formation.
Dans cette Piste d'audit vous retrouverez, par créneau , les informations suivantes :
| Pour les Participants signataires | |
| Pour les Formateurs | |
| Pour les Prolongations | |