Gérer ses Modèles de documents
Sur cette page, il vous est présenté comment télécharger, modifier, intégrer et gérer vos Modèles de documents. Nous vous rappelons qu’il est privilégié d’utiliser le format .docx pour la génération des variables (tags) présentes sur votre document mais vous pouvez également y déposer d’autres formats de document si vous ne désirez pas utiliser les champs variables.
Accéder à la bibliothèque de Modèles de documents
Pour accéder à votre bibliothèque de documents, cliquez sur l'icône des "engrenages" en haut à droite de votre écran, puis sur Modèles de Docs.
Notez qu'à la création de votre compte Dendreo, votre bibliothèque est automatiquement composée des documents administratifs les plus courants, ceux-ci sont déjà pré-tagués par notre équipe.
C'est depuis cette interface que vous pouvez administrer vos Modèles de documents :
Modifier / supprimer un Modèle
Pour modifier un modèle de document, cliquez sur le bouton d'édition (crayon bleu) : vous pourrez alors changer les paramètres de nom.
Pour modifier le contenu de ce document, téléchargez la dernière version du Modèle de document en cliquant sur son nom (en bleu), modifiez-la sur votre ordinateur, et uploadez la nouvelle version en cliquant sur le bouton d'édition du Modèle de document pour révéler la barre jaune d'upload.
Vous pouvez désactiver (sans le supprimer) n'importe quel document type en décochant l'œil se trouvant devant son nom dans le listing détaillé.
Vous pouvez supprimer n'importe quelle version d'un Modèle de document grâce au bouton de suppression à droite. A noter qu'il n'y a pas de limite en terme de stockage, nous vous conseillons donc de garder toutes les versions de vos Modèles de documents afin de pouvoir reprendre la dernière version en cas d'erreur.
Vous pouvez également supprimer intégralement un Modèle de document : cette action le supprimera, ainsi que toutes les versions du document associées. Si vous n'êtes pas sûr de vouloir faire cela, vous pouvez simplement désactiver (masquer) un Modèle de document, sans le supprimer (cf. plus haut).
Créer un nouveau Modèle
Pour ajouter un nouveau Modèle de document, choisissez tout d'abord la bonne catégorie dans laquelle l'ajouter :
- Action de Formation : documents généraux liés aux Actions de Formation INTRA / INTER (ex : feuille d'émargement) et qui concernent toutes les parties prenantes de la formation.
- Action de Formation > Formateurs : documents relatifs à chaque Formateur d'une Action de Formation (ex : Contrat de sous-traitance Formateur).
- Action de Formation > Entreprises : documents relatifs à chaque Entreprise (client) d'une Action de Formation (ex : Convention de formation).
- Action de Formation > Participant : documents relatifs à chaque Participant d'une Action de Formation (ex : Attestation de fin de formation).
- Action de Formation > Financements : documents relatifs à chaque Financement d'une Action de Formation (typiquement, les Factures).
- Action de Formation > Modules : documents relatifs à chaque Module (ou séance) d'une Action de Formation, si vous faites des Actions de Formation multi-modules.
Cliquez ensuite sur le bouton "Ajouter un nouveau modèle de document" de la bonne catégorie. Il vous sera demandé de remplir :
- Le Nom du doc à l'affichage : l'intitulé du document à l'affichage. Deux documents ne peuvent pas avoir le même intitulé. Mais toutes les versions d'un même document auront le même intitulé. Ce nom est différent du nom du fichier lorsqu'il sera téléchargé : il s'agit simplement du titre du document qui apparaîtra dans l'onglet Documents d'une Action de formation pour vous aider à l'identifier.
- Complétez également le Nom du doc au téléchargement : on entend ici le nom du fichier lors de son téléchargement. Vous n'avez pas besoin d'inclure l'extension du fichier dans le nom.
Exemple : Si vous intitulez votre document type "Convention de formation" et que son nom de fichier est "convention_de_formation", il sera listé comme "Convention de formation" sur votre Action de Formation et sera nommé "convention_de_formation.docx" lors du téléchargement.
Il est possible d'inclure un certain nombre de tags dans le nom de vos fichiers, afin de nommer vos fichiers pertinemment et faciliter ainsi leur identification après téléchargement.
Les tags disponibles sont les mêmes que ceux utilisés pour tagger vos documents. Cependant, au lieu de les inclure entre accolades { et }, vous devez les mettre entre dièses # et #. Par exemple, votre nom de fichier peut être le suivant : Convention_#ent_raison_sociale#.
Une fois ces deux noms choisis, vous pouvez cliquer sur Sauvegarder pour créer votre Modèle de document.
Désormais, votre Modèle de document est créé mais ne contient encore aucune version du document. Il vous faut ajouter la première version de votre Modèle de document.
Uploader une nouvelle version d'un Modèle de document
Cliquez sur l'icône du crayon bleu à droite de la ligne du Modèle concerné. Dans la zone jaune-orangée, cliquez sur le bouton Uploader une nouvelle version de ce modèle de document, et sélectionnez le document depuis votre ordinateur / disque dur. Le nom de votre fichier localement n'a absolument aucune importance et ne sera pas enregistré.
Seuls les documents au format Word, Excel, Power Point (à partir de la version 2003), OpenOffice, et PDF avec champs de formulaire peuvent être préremplis par Dendreo. Il est nécessaire que tous les documents types générables soient sauvegardés aux formats 2007 (.docx, .xlsx ou .pptx).
Attention, les Modèles réalisés sur Excel (déconseillés) ne proposent pas d'afficher des images.
Nous vous recommandons d'utiliser le format .docx dès que possible. C'est le plus optimisé et celui permettant de réaliser le plus de choses, notamment l'utilisation de tags avancés (boucles, images, etc.)
Si vous enregistrez un document Word sous le format XML 2003, son nom deviendra "nom_document.xml". Fermez le document puis renommez le fichier en "nom_document.doc". Vous pouvez maintenant l'ouvrir à nouveau, il se comportera comme un document Word ordinaire mais sera générable par Dendreo si vous le tagguez (cf. plus bas) et l'uploadez. Seul le format 2007 .pptx est géré pour les PowerPoints.
Si un document type OpenOffice, Word, Excel ou Powerpoint est bien enregistré aux formats 2007 ou XML 2003 et qu'il contient au moins un tag, alors une icône apparaîtra à côté de son nom pour vous signifier que Dendreo a détecté que ce document sera pré-rempli lors de son téléchargement.
Attention à la limite de poids qui est de 6 Mb, cela permet d'optimiser la génération de vos documents et de limiter la taille des emails lorsque ces documents sont utilisés en pièces jointes.
Définir l'ordre de vos Modèles
Vous avez la main sur l'ordre dans lequel apparaitront vos documents types sur les onglets "Documents" de vos pages Actions de formation. Pour ordonner vos fichiers, il vous suffit de simplement glisser-déposer vos documents types au sein du listing (grâce à la petite poignée à gauche du nom).
A noter : vous pouvez également masquer les Modèles dont vous n'avez pas l'utilité via le bouton "oeil". En masquant un Modèle, les utilisateurs de votre compte ne peuvent plus le générer mais vous pourrez toujours le réactiver si besoin.
Modèles par Centre de Formation
Si vous utilisez la fonctionnalité Multi-centres, vous pouvez activer/désactiver des Modèles de documents pour seulement certains de vos Centres de Formation en cliquant sur l'icône maison.
Définir les conditions de génération
Vous avez également la possibilité de restreindre la génération de documents en fonction de la présence des Participants. Pour se faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton du crayon bleu pour modifier le Modèle concerné, puis de sélectionner l'option que vous souhaitez. Enfin cliquez sur Sauvegarder.
Vous pourrez retourner dans le menu Documents de l’Action de Formation et seuls les participants répondant au critère choisi apparaitront:
Activer / désactiver le QR Code
Activez ou non le QR code sur le document pour qu'il puisse être reconnu par Dendreo si vous utilisez la fonctionnalité de Gestion électronique de document.
Gérer les versions de vos Modèles
Puisque vous disposez de plusieurs versions d'un même modèle de document, il vous est possible de choisir quelle version du document il convient d'activer et de rendre disponible dans les Actions de formation. Vous pouvez ainsi tester une nouvelle version et, si elle ne vous convient pas, revenir à une version antérieure en un clic ! Aucun risque de perdre vos documents types.
Pour choisir la version du document à activer, cliquez sur la coche verte à gauche. Tout upload d'une nouvelle version d'un modèle de document active automatiquement celle-ci comme la version à utiliser sur vos Actions de formation.
Ajouter des Modèles non générables
Outre le fait de pouvoir uploader des documents qui seront générés avec du contenu dynamique, vous pouvez également uploader des documents "fixes", c'est à dire ne contenant aucun tag. Dendreo vous alertera que votre document ne contient pas de tag, mais le reste du process fonctionnera de manière identique. Vous pouvez notamment utiliser cette possibilité pour, par exemple, envoyer votre Règlement intérieur en pièce jointe d'emails envoyés via Dendreo même si votre Règlement ne contient aucune partie variable.