Gérer ses Modèles de documents
Sur cette page, il vous est présenté comment télécharger, modifier, intégrer et gérer vos Modèles de documents. Nous vous rappelons qu’il est privilégié d’utiliser le format .docx pour la génération des variables (tags) présentes sur votre document, mais vous pouvez également y déposer d’autres formats de document si vous ne désirez pas utiliser les champs variables.
À noter : seuls les utilisateurs ayant des droits d'accès administrateur peuvent gérer les Modèles de document.
🎥 Pour plus d'informations sur la gestion des Modèles de document, regardez notre vidéo dédiée !
Accéder à la bibliothèque de Modèles de documents
Pour accéder à votre bibliothèque de documents, cliquez sur l'icône de configuration > Modèles de docs.
À la création de votre compte Dendreo, votre bibliothèque est automatiquement composée des documents administratifs les plus courants, et ceux-ci sont déjà pré-tagués par notre équipe !
Créer un nouveau Modèle
- Depuis votre ordinateur, créez votre document type, que Dendreo pourra ensuite préremplir automatiquement avec les informations correspondantes.
À noter : seuls les documents au format Word, Excel, Power Point (à partir de la version 2003), Libre Office et PDF (avec champs de formulaire) peuvent être préremplis par Dendreo. Il est donc nécessaire que tous les documents types générables soient sauvegardés aux formats 2007 (.docx, .xlsx ou .pptx). Nous vous recommandons d'utiliser le format .docx, celui-ci étant le plus optimisé et permettant de réaliser le plus de choses, notamment l'utilisation de tags avancés (boucles, images, etc.).
Attention : les Modèles réalisés sur Excel (déconseillés) ne proposent pas d'afficher des images.
- Depuis la bibliothèque de Modèles, choisissez la bonne catégorie dans laquelle ajouter le nouveau Modèle :
- Action de Formation : documents généraux liés aux Actions de Formation INTRA / INTER (ex : feuille d'émargement) et qui concernent toutes les parties prenantes de la Formation.
- Action de Formation > Formateurs : documents relatifs à chaque Formateur d'une Action de Formation (ex : Contrat de sous-traitance Formateur).
- Action de Formation > Entreprises : documents relatifs à chaque Entreprise (client) d'une Action de Formation (ex : Convention de Formation).
- Action de Formation > Participant : documents relatifs à chaque Participant d'une Action de Formation (ex : Attestation de fin de Formation).
- Action de Formation > Financements : documents relatifs à chaque Financement d'une Action de Formation (typiquement, les Factures).
- Action de Formation > Modules : documents relatifs à chaque Module (ou séance) d'une Action de Formation, si vous faites des Actions de Formation multi-modules.
- Cliquez sur Ajouter un nouveau modèle de document de la bonne catégorie.
- Complétez les informations du Modèle :
- Nom du doc à l'affichage : c'est l'intitulé du document à l'affichage. Deux documents ne peuvent pas avoir le même intitulé. Mais toutes les versions d'un même document auront le même intitulé. Ce nom est différent du nom du fichier lorsqu'il sera téléchargé : il s'agit simplement du titre du document qui apparaîtra dans l'onglet Documents d'une Action de formation pour vous aider à l'identifier.
- Nom du doc au téléchargement : c'est le nom du fichier lors de son téléchargement. Vous n'avez pas besoin d'inclure l'extension du fichier dans le nom !
Par exemple : si vous intitulez votre document "Convention de Formation" et que son nom de fichier est "convention_de_formation", il sera listé comme "Convention de Formation" sur votre Action de Formation et sera nommé "convention_de_formation.docx" lors du téléchargement.
Il est possible d'inclure un certain nombre de tags dans le nom de vos fichiers, afin de nommer vos fichiers pertinemment et faciliter ainsi leur identification après téléchargement. Les tags disponibles sont les mêmes que ceux utilisés pour tagger vos documents. Cependant, au lieu de les inclure entre accolades { et }, vous devez les mettre entre dièses # et #.
- Cliquez sur Sauvegarder pour créer votre Modèle de document : le Modèle de document est créé, mais ne contient encore aucune version du document. Il vous faut donc ajouter ensuite la première version de votre Modèle.
- Sous ce nouveau document type créé, cliquez sur Uploader un document pour utiliser ce nouveau Modèle.
- Sélectionnez et déposez le document précédemment créé/édité sur votre ordinateur.
Si votre document type Libre Office, Word, Excel ou Powerpoint est bien enregistré aux formats 2007 ou XML 2003 et qu'il contient au moins un tag, une icône d'écrou apparaîtra alors à côté de son nom pour vous signifier que Dendreo a détecté que ce document sera pré-rempli lors de son téléchargement.
Attention : la limite de poids est de 6Mb. Cela permet d'optimiser la génération de vos documents et de limiter la taille des Emails lorsque ces documents sont utilisés en pièces jointes.
Modifier un Modèle de document
Depuis la bibliothèque de Modèles, pour modifier le contenu d'un Modèle de document :
- Cliquez sur le bouton d'édition.
- Téléchargez la dernière version du Modèle de document en cliquant sur son nom (en bleu).
- Modifiez le Modèle sur votre ordinateur, depuis votre logiciel éditeur de texte.
- Cliquez sur Uploader une nouvelle version de ce Modèle de document puis sélectionnez le document depuis votre ordinateur ou disque dur.
Le nom de votre fichier localement n'a absolument aucune importance et ne sera pas enregistré.
Masquer et supprimer un Modèle de document
Masquer un Modèle
Vous pouvez désactiver (sans le supprimer) n'importe quel Modèle de document en cliquant sur l'icône d'œil.
À noter : en masquant un Modèle, les utilisateurs de votre compte ne peuvent plus le générer, mais vous pourrez toujours le réactiver si besoin.
Supprimer une version
Vous pouvez supprimer n'importe quelle version d'un Modèle de document en cliquant sur l'icône de corbeille.
À noter : il n'y a pas de limite en termes de stockage, nous vous conseillons donc de garder toutes les versions de vos Modèles de documents afin de pouvoir reprendre la dernière version en cas d'erreur.
Supprimer un Modèle
Vous pouvez également supprimer intégralement un Modèle de document : cette action le supprimera, ainsi que toutes les versions du document associées. Si vous n'êtes pas sûr de vouloir faire cela, vous pouvez simplement désactiver (masquer) un Modèle de document, sans le supprimer, comme expliqué plus haut.
Définir l'ordre de vos Modèles
Vous avez la main sur l'ordre dans lequel apparaitront vos documents types sur les onglets Documents de vos Actions de Formation. Pour ordonner vos fichiers, glissez-déposez vos documents dans la liste.
Définir le Centre de Formation
Si vous utilisez la fonctionnalité multi-centres, vous pouvez activer/désactiver des Modèles de documents pour seulement certains de vos Centres de Formation.
Pour cela, cliquez sur l'icône de maison puis sélectionnez le Centre sur lequel activer le Modèle.
Attention : le Modèle de document ne sera alors modifiable par un sous-centre que s'il est le seul à y avoir accès.
Définir les conditions de génération
Vous avez la possibilité de restreindre la génération de documents en fonction de la présence des Participants. Pour cela, pour les Modèles concernant les Participants, sélectionnez l'option souhaitée : Tous les Participants, Participants présents au Créneau ou bien Participants absents au Créneau.
Dans l'onglet Documents de l'Action de Formation, seuls les Participants répondant au critères apparaitront alors à la génération du document.
Activer le QR Code
Activez ou non le QR code sur le document pour qu'il puisse être reconnu par Dendreo si vous utilisez la fonctionnalité de Gestion Électronique de Document. Pour cela, cliquez sur le bouton de QR Code.
Gérer les versions de vos Modèles
Puisque vous disposez de plusieurs versions d'un même modèle de document, il vous est possible de choisir quelle version du document il convient d'activer et de rendre disponible dans les Actions de Formation. Vous pouvez ainsi tester une nouvelle version et, si elle ne vous convient pas, revenir à une version antérieure en un clic ! Aucun risque de perdre vos documents types.
Pour choisir la version du document à activer, cliquez sur la coche verte.
À noter : tout upload d'une nouvelle version d'un Modèle de document active automatiquement celle-ci comme la version à utiliser sur vos Actions de Formation.
Ajouter des Modèles non générables
Outre le fait de pouvoir uploader des documents qui seront générés avec du contenu dynamique, vous pouvez également uploader des documents "fixes", c'est-à-dire ne contenant aucun tag. Dendreo vous alertera que votre document ne contient pas de tag, mais le reste du process fonctionnera de manière identique.
Vous pouvez notamment utiliser cette possibilité pour, par exemple, envoyer votre Règlement intérieur en pièce jointe d'emails envoyés via Dendreo même si votre Règlement ne contient aucune partie variable.