Espace de stockage

Dendreo intègre une fonctionnalité de stockage de documents.  Au même titre que Dropbox, Google Drive ou One Drive, l'espace de stockage de Dendreo fonctionne comme une disque dur dans lequel vous pouvez enregistrer, consulter et partager tous les documents administratifs relatifs à votre activité d'Organisme de formation

Avant propos

Cette fonctionnalité est une option incluse par défaut dans votre abonnement et n'est soumise à aucune contrainte de limitation. 

La bonne prise en main de votre espace de stockage implique que vous maitrisiez les fonctionnalités suivantes: 

• Gestion électronique de document par QR Code qui vous faciliter le tri et archivage des documents,
• Signature électronique de documents qui vous permet de faire signer numériquement vos documents administratifs qui seront alors automatiquement stocké sur votre compte Dendreo
• Les Extranets Participants, Formateur et Entreprise depuis lesquels vos interlocuteurs pourront accéder aux document que vous leur aurez partagé. 

Les fonctionnalités

• Un espace de stockage sécurisé par un système de cryptage des fichiers
• Une arborescence de dossiers sur plusieurs niveaux 
• Stocker vos fichiers par Action de formation ou par interlocuteur (Formateur, Entreprise, Participant)
• Personnalisation de l'arborescence des dossiers de vos espace de stockage
• Possibilité de partager des fichiers avec des interlocuteurs externes 
• Des fichiers indexés pour vous permettre de les retrouver facilement depuis le moteur de recherche globale
• Des dossiers spécifiques à vos Modules qui seront automatiquement rattachées à l'espace des ADFs composées des Modules
• Des espaces indépendants pour les comptes multi-centres

Le fonctionnement général

Vous avez 3 niveaux d’espaces de stockage ;

Espace de stockage « Principal »

• Disponible depuis l'onglet Accueil, cet Espace de Stockage vous permet de conserver des documents administratifs ou bien de rendre disponible ces documents au niveau de votre structure. Il peut être configuré pour être commun à tous les centres, ou bien indépendant par centre, si vous utilisez la fonctionnalité Multi-centres. 

Vous disposez d’un dossier partagé avec l’ensemble de vos Entreprises clientes, vos Participants et vos Formateurs toutes formations confondues. Vos interlocuteurs retrouveront ces documents directement depuis leur Extranet, menu Documents. Notez qu’il est également possible sur l’ensemble des Espaces de stockage, de créer des dossiers afin de stocker des documents ou bien simplement copier-coller ces documents directement dans cet Espace de stockage. Ceux-ci ne seront pas partagé avec les interlocuteurs cités précédemment mais consultable et utilisable uniquement en interne (utilisateurs Dendreo).  

Espace de stockage de la Fiche Module

• Une fiche Module est matérialisé par un icône puzzle à gauche de l’intitulé comme vous pouvez l’observer sur la capture ci-dessous. Cet espace de stockage vous permet de déposer des documents comme les Supports pédagogiques à l’attention des Participants ou bien des Formateurs qui ont participé, qui participent ou bien qui vont suivre ce Module.   

Vos interlocuteurs retrouveront ces documents sur leur Extranet Participant ou Extranet Formateur dans le menu Documents Partagés de l’Action de formation à laquelle ils participent.

Ce qui implique que toutes Actions de formation composées de ce Module peuvent hériter de ces fichiers. Ils seront disponibles dans le dossier Modules de l’Action de formation (cf capture ci-dessous). 

Espace de stockage de la fiche Action de formation

• Vous y trouvez un dossier de partages avec les Entreprises (clientes), les Formateurs dispensant cette Action de formation et les Participants assistant à cette formation. Le Centre de formation peut partager des documents avec ces différentes parties prenantes mais il est également possible pour les Participants et les Formateurs de rendre disponible des documents directement depuis leurs Extranets. Cela nécessite un paramétrage sur votre configuration Extranet Formateur. Le dossier Signatures électronique référence l’ensemble des documents qui ont été envoyés avec une demande de Signature Electronique depuis Dendreo. 

Espace de stockage sur les Fiches Entreprise, Formateur et Participant

• Retrouver cet Espace de stockage sur la fiche d’une Entreprise, d’un Formateur ou encore d’un Participant vous permettant de stocker des documents concernant uniquement cet interlocuteur. Il est possible d’y déposer des documents « générique » comme le CV du Formateur mais également des documents lié à une Action de formation comme un Contrat de sous-traitance. Cet Espace de stockage est également disponible depuis les Extranets Entreprises, Formateurs et Participants.

Espace de stockage Formateur

Vos formateurs disposent d’un Espace de stockage accessible depuis leur Extranet Formateur. Ils ont deux niveaux d’Espace de stockage :

- Espace de stockage « Principal » : vous permet d’échanger des fichiers uniquement entre votre centre de formation et le formateur. Sur cette espace, votre formateur dispose d’un dossier lui permettant de partager un fichier avec les autres formateurs de la formation.

- Espace de stockage par Action de formation : vous permet de mettre à disposition du/des formateurs de cette Action de formation, des supports pédagogiques dans un dossier Privé. Vous pouvez le faire depuis votre compte Dendreo, en déposant un fichier directement dans l’Espace de stockage du Module concerné comme présenté ci-dessous. A noter que si vous souhaitez rendre disponible un support pédagogique directement aux participants suivant ce Module, vous avez un dossier nommé « Public - Participants » prévu à cet effet.

Espace de stockage Participant

Présent sur l’ Extranet Participant, vous avez la possibilité de transmettre un fichier à un participant ou bien à l’ensemble des participants d’une Action de formation.

Reconnaissance de document (via QR Code)

Cette fonctionnalité vous aide à trier automatiquement les documents que vous aurez générés dans Dendreo et que vous souhaitez ré-uploader dans celui-ci. Par exemple des feuilles d'émargement signées, des conventions de Formation qui vous sont retournées signées etc. Pour plus de détails sur son fonctionnement consultez notre article sur la Gestion Électronique de Documents (GED) par QR Codes.

Fichiers liés (espace de stockage des Actions de Formation)

L'espace de stockage disponible dans chaque fiche d'Actions de formation vous permet de lier les fichiers à la fiche d'un individu, Entreprise, Particulier, Participant, Formateur ou d'un Module et ainsi retrouver ces fichiers dans leur espace de stockage respectif.

Les fichiers seront visibles dans le sous dossier Fichiers liés dans les ADFs.