Utiliser l'Espace de stockage

Vous pouvez utiliser Dendreo comme un Espace de stockage afin d'y archiver les versions définitives ou signées de n'importe quel document, directement au sein des différentes fiches (Entreprise, Participant, Action de Formation) du logiciel, pour les retrouver facilement et les partager avec le reste de votre équipe.

Au même titre que Dropbox, Google Drive ou One Drive, l'espace de stockage de Dendreo fonctionne comme un disque dur dans lequel vous pouvez enregistrer, consulter et partager tous les documents administratifs relatifs à votre activité d'Organisme de Formation.

Avant propos

Cette fonctionnalité est une option incluse par défaut dans votre abonnement et n'est soumise à aucune contrainte de limitation. 

La bonne prise en main de votre espace de stockage implique que vous maitrisiez les fonctionnalités suivantes : 

• La gestion électronique de document par QR Code qui facilite le tri et l'archivage des documents ;
• La signature électronique de documents qui vous permet de faire signer numériquement vos documents administratifs qui seront alors automatiquement stockés sur votre compte Dendreo ;
• Le partage des documents en pièces jointes depuis l'interface d'envoi des Emails directement vers les Espaces de stockage des destinataires ;
• Les Extranets Participants, Formateur et Entreprise depuis lesquels vos interlocuteurs peuvent accéder aux documents que vous leur aurez partagé.

Fonctionnalités

• Un Espace de stockage sécurisé par un système de cryptage des fichiers ;
• Une arborescence de dossiers sur plusieurs niveaux ;
• Le stockage de vos fichiers par Action de Formation ou par interlocuteur (Formateur, Entreprise, Participant) ;
• La personnalisation de l'arborescence des dossiers de vos Espace de stockage ;
• La possibilité de partager des fichiers avec des interlocuteurs externes ;
• Des fichiers indexés pour les retrouver facilement depuis le moteur de recherche globale ;
• Des dossiers spécifiques à vos Modules qui seront automatiquement rattachées à l'espace des ADF composées de Modules ;
• Des espaces indépendants pour les comptes Multi-centres.

Consulter les Espaces de stockage

Vous retrouvez les Espaces de stockage à différents endroits du logiciel, suivant le contexte dans lequel le document a été partagé.

Espace de stockage principal

Disponible depuis l'onglet Accueil, cet espace de stockage vous permet de conserver des documents administratifs ou bien de rendre disponibles ces documents au niveau de votre structure. Il peut être configuré pour être commun à tous les centres, ou bien indépendant par centre si vous utilisez la fonctionnalité Multi-centres. 

Vous disposez d’un dossier partagé avec l’ensemble de vos Entreprises clientes, de vos Participants et Formateurs toutes formations confondues. Vos interlocuteurs retrouvent ces documents directement depuis leur Extranet, dans le menu Documents.

Il est également possible, sur l’ensemble des Espaces de stockage, de créer des dossiers afin de stocker des documents ou bien de simplement copier-coller ces documents directement dans cet Espace de stockage. Ceux-ci ne seront pas partagés avec les interlocuteurs cités précédemment mais consultables et utilisables uniquement en interne (utilisateurs Dendreo).

Espace de stockage de la Fiche Module

Une fiche Module est matérialisée par une icône de puzzle à gauche de l’intitulé. Cet Espace de stockage vous permet de déposer des documents comme les supports pédagogiques à l’attention des Participants ou Formateurs qui ont participé, qui participent ou bien qui vont suivre ce Module.

Vos interlocuteurs retrouvent ces documents sur leur Extranet dans le menu Documents Partagés de l’Action de Formation à laquelle ils participent.

Ce qui implique que toute Action de Formation composée de ce Module peut hériter de ses fichiers. Ils seront disponibles dans le dossier Modules de l’Action de Formation.

Espace de stockage de la fiche Action de Formation

Vous y trouvez un dossier de partage avec les Entreprises (clientes), les Formateurs dispensant cette Action de Formation et les Participants assistant à cette Formation. Le Centre de Formation peut partager des documents avec ces différentes parties prenantes mais il est également possible pour les Participants et les Formateurs de rendre disponibles des documents directement depuis leur Extranet. Cela nécessite un paramétrage sur votre configuration Extranet Formateur.

Le dossier Signatures électronique contient l’ensemble des documents qui ont été envoyés avec une demande de Signature électronique depuis Dendreo.

Espace de stockage sur les Fiches CRM

Retrouver cet Espace de stockage sur la fiche d’une Entreprise, d’un Formateur ou encore d’un Participant vous permet de stocker des documents concernant uniquement cet interlocuteur. Il est possible d’y déposer des documents « génériques » comme le CV du Formateur mais également des documents liés à une Action de Formation comme un Contrat de sous-traitance.

Cet espace de stockage est également disponible depuis les Extranets Entreprises, Formateurs et Participants.

Fiche Formateur sur Dendreo

Extranet Formateur

Espace de stockage Formateur

Vos formateurs disposent d’un Espace de stockage accessible depuis leur Extranet Formateur. Ils ont deux niveaux d’Espace de stockage :

- Un Espace de stockage Principal qui permet d’échanger des fichiers uniquement entre votre centre de Formation et le Formateur. Sur cette espace, votre Formateur dispose d’un dossier lui permettant de partager un fichier avec les autres Formateurs de la Formation.

- Un Espace de stockage par Action de Formation qui permet de mettre à disposition du/des Formateurs de cette Action de Formation des supports pédagogiques dans un dossier privé. Vous pouvez le faire depuis votre compte Dendreo, en déposant un fichier directement dans l’Espace de stockage du Module concerné comme présenté ci-dessous.

Espace de stockage Participant

Depuis l'Extranet Participant, vous avez la possibilité de transmettre un fichier à un Participant ou bien à l’ensemble des Participants d’une Action de Formation.

Trier automatiquement les documents

La fonctionnalité de reconnaissance de documents (via QR Code) vous aide à trier automatiquement les documents que vous aurez générés dans Dendreo et que vous souhaitez ré-uploader dans celui-ci. Par exemple des feuilles d'émargement signées, des conventions de Formation qui vous sont retournées signées, etc.

Pour plus de détails sur son fonctionnement, consultez notre article sur la Gestion Électronique de Documents (GED) par QR Code.

Lier des fichiers

L'espace de stockage disponible dans chaque fiche d'Action de Formation vous permet de lier les fichiers à la Fiche d'un individu, Entreprise, Particulier, Participant, Formateur ou d'un Module et ainsi retrouver ces fichiers dans leur Espace de stockage respectif.

Les fichiers sont alors visibles dans le sous-dossier Fichiers liés dans les ADF.