Utiliser l'Espace de stockage

Vous pouvez utiliser Dendreo comme un Espace de stockage afin d'y archiver les versions définitives ou signées de n'importe quel document, directement au sein des différentes fiches (Entreprise, Participant, Action de Formation) du logiciel, pour les retrouver facilement et les partager avec le reste de votre équipe.

Au même titre que Dropbox, Google Drive ou One Drive, l'espace de stockage de Dendreo fonctionne comme un disque dur dans lequel vous pouvez enregistrer, consulter et partager tous les documents administratifs relatifs à votre activité d'Organisme de Formation. Les documents sont stockés sans aucune limite de durée !

Avant-propos

Cette fonctionnalité est une option incluse par défaut dans votre abonnement. Sa bonne prise en main implique cependant que vous maitrisiez les fonctionnalités suivantes : 

• La gestion électronique de document par QR Code qui facilite le tri et l'archivage des documents ;
• La signature électronique de documents qui vous permet de faire signer numériquement vos documents administratifs qui seront alors automatiquement stockés sur votre compte Dendreo ;
• Le partage des documents en pièces jointes depuis l'interface d'envoi des Emails directement vers les Espaces de stockage des destinataires ;
• Les Extranets Participants, Formateur et Entreprise depuis lesquels vos interlocuteurs peuvent accéder aux documents que vous leur aurez partagés.

Fonctionnalités

Les fonctionnalités principales de l'Espace de stockage sur Dendreo sont les suivantes :

• Un Espace de stockage sécurisé par un système de cryptage des fichiers ;
• Une arborescence de dossiers sur plusieurs niveaux ;
• Le stockage de vos fichiers par ADF, par interlocuteur (Formateur, Entreprise, Participant), ou par Salle ;
• La personnalisation de l'arborescence des dossiers de vos Espaces de stockage ;
• La possibilité de partager des fichiers avec des interlocuteurs externes ;
• Des fichiers indexés pour les retrouver facilement depuis le moteur de recherche globale ;
• Des dossiers spécifiques à vos Modules rattachés à l'espace des ADF composées de Modules ;
• Le partage des pièces jointes d'un Email directement dans les Espaces de stockages correspondants ;
• Le partage des documents d'une ADF directement dans les Espaces de stockages correspondants ;
• Des espaces indépendants pour les comptes multi-centres.

Consulter les Espaces de stockage

Vous retrouvez les Espaces de stockage à différents endroits du logiciel, selon le contexte dans lequel le document a été partagé.

^{L'Espace de stockage principal}

Disponible depuis l'onglet Accueil, cet Espace de stockage vous permet de conserver des documents administratifs ou bien de rendre disponibles ces documents au niveau de votre structure.

Vous disposez d’un dossier partagé avec l’ensemble de vos Entreprises clientes, de vos Participants et Formateurs, toutes Formations confondues. Vos interlocuteurs retrouvent ces documents directement depuis leur Extranet, dans le menu Documents partagés.

Il est possible, sur l’ensemble des Espaces de stockage, de créer des dossiers afin de stocker des documents ou bien de simplement copier-coller ces documents directement dans cet Espace de stockage. Ceux-ci ne seront pas partagés avec les interlocuteurs cités précédemment, mais consultables et utilisables uniquement en interne par les utilisateurs Dendreo.

^{L'Espace de stockage de la fiche Module}

Cet Espace de stockage vous permet de déposer des documents tels que les supports pédagogiques à l’attention des Participants ou Formateurs qui ont participé, qui participent ou bien qui vont suivre ce Module.

Vos interlocuteurs retrouvent ces documents sur leur Extranet dans le menu Documents partagés de l’Action de Formation à laquelle ils participent. Ce qui implique que toute Action de Formation composée de ce Module peut hériter de ses fichiers.

^{L'Espace de stockage de la fiche Action de Formation}

Vous y trouvez un dossier de partage avec les Entreprises (clientes), les Formateurs dispensant cette Action de Formation et les Participants assistant à cette Formation. Le Centre de Formation peut partager des documents avec ces différentes parties prenantes, mais il est également possible pour les Participants et les Formateurs de rendre disponibles des documents directement depuis leur Extranet.

Le dossier Signature électronique contient l’ensemble des documents qui ont été envoyés avec une demande de Signature électronique depuis Dendreo.

^{L'Espace de stockage des fiches CRM}

Retrouver cet Espace de stockage sur la fiche d’une Entreprise, d’un Formateur, d’un Participant ou encore d'une Salle vous permet de stocker des documents concernant uniquement cet interlocuteur. Il est possible d’y déposer des documents génériques comme le CV du Formateur, mais également des documents liés à une Action de Formation comme un Contrat de sous-traitance.

Cet Espace de stockage est par ailleurs disponible depuis les Extranets Entreprises, Formateurs et Participants.

^{L'Espace de stockage Formateur}

Vos Formateurs disposent d’un Espace de stockage accessible depuis leur Extranet Formateur.

Ils ont deux niveaux d’Espace de stockage :

• Un Espace de stockage principal qui permet d’échanger des fichiers uniquement entre votre Centre de Formation et le Formateur. Sur cet espace, votre Formateur dispose d’un dossier lui permettant de partager un fichier avec les autres Formateurs de la Formation ;

• Un Espace de stockage par Action de Formation qui permet de mettre à disposition du Formateur de cette ADF des supports pédagogiques dans un dossier privé. Vous pouvez le faire depuis votre compte Dendreo, en déposant un fichier directement dans l’Espace de stockage du Module concerné.

^{L'Espace de stockage Participant}

Depuis l'Extranet Participant, vous avez la possibilité de transmettre un fichier à un Participant ou bien à l’ensemble des Participants d’une Action de Formation. Le Participant peut également déposer un fichier dans le dossier Privé (vous et le centre) depuis son Extranet.

Configurer une arborescence par défaut

Depuis la configuration de la gestion documentaire, vous pouvez prédéfinir des dossiers à créer par défaut dans les Espaces de Stockage de vos différentes fiches (Actions de Formation, Formateurs, etc.).

Associer un interlocuteur à un fichier

Depuis l'Espace de stockage d'une Action de Formation, vous avez la possibilité d'associer un fichier à la fiche d'un interlocuteur (Entreprise, Particulier, Participant, Formateur, Module) et ainsi retrouver ce fichier dans leur Espace de stockage respectif. Pour cela, au survol du fichier, une liste déroulante apparaît, depuis laquelle vous pouvez choisir la fiche à associer.

Une fois le fichier associé, il apparaît dans l'onglet Fichiers liées dans les ADF de la fiche CRM de l'interlocuteur.

Cependant, sur les Extranets, les fichiers restent présents uniquement dans les dossiers attitrés.

Partager les pièces jointes d'un Email sur les Espaces

Depuis l'interface d’envoi d’un Email (depuis une Action de Formation ou une fiche CRM), partagez les pièces jointes libres ou générées automatiquement par Dendreo directement dans l'Espace de stockage du destinataire de l'Email.

Partager des documents sur l'Extranet depuis une ADF

Depuis une ADF, vous pouvez partager les documents directement sur l'Espace de stockage de l'Extranet d'un Participant. Pour cela, depuis l'onglet Documents d'une ADF, cliquez sur l'icône violette de partage.

Choisissez ensuite si vous souhaitez partager le fichier au format word ou PDF.

Trier automatiquement les documents

La fonctionnalité de reconnaissance de documents avec QR Code vous aide à trier automatiquement les documents que vous aurez générés dans Dendreo et que vous souhaitez ré-uploader dans celui-ci. Par exemple des feuilles d'émargement signées, des conventions de Formation qui vous sont retournées signées.