Questions fréquentes - Signature électronique

Dans cet article, nous avons rassemblé toutes les questions fréquemment posées sur la fonctionnalité de la Signature électronique, accompagnées de leurs réponses, pour vous aider à maîtriser cette option.

Que se passe-t-il si j'envoie deux fois exactement le même document ?

Dendreo le détectera, et ne créera pas de doublon. En revanche, la personne sera notifiée à nouveau par email, comme si elle avait été relancée pour signer le document initial.

Que se passe-t-il si j'envoie deux fois le même Modèle de document avec un contenu différent ?

S'il y a une modification du contenu (changement du Modèle de document, ou des données de votre Action de Formation ou Devis), alors Dendreo détectera que c'est le même modèle, mais qu'il s'agit de deux versions différentes. Ces versions seront regroupées en termes d’affichage dans le suivi, en revanche le destinataire pourra toujours signer les deux versions. Il vous appartient de supprimer l’ancienne version qui n'est plus valide pour que votre interlocuteur ne signe pas la mauvaise version.

Pour les PDF libres (non issus d'un Modèle de document généré dynamiquement par Dendreo), cette fonctionnalité n'est cependant pas disponible.

Que se passe-t-il si j'envoie le même email à deux destinataires différents ?

Ce sera également regroupé en termes d’affichage dans le suivi et la première personne qui signera "validera" le document pour les deux destinataires.

Que se passe-t-il si mon destinataire transfère l'email qui lui est destiné ?

Ce n’est pas souhaitable, car cela annule une partie de la vérification d'identité, et donc la valeur de la signature électronique, mais cela fonctionne. La personne qui recevra l'email pourra alors signer les documents. Dendreo demande au signataire de confirmer son identité avant la signature, donc la personne qui signe pourra indiquer son nom avant de signer.

Que se passe-t-il si je supprime une demande de signature ?

La suppression de la demande de signature est possible si le document n'a pas encore été signé : le document ne sera alors plus disponible pour le destinataire qui pourra voir un message de ce type en cliquant sur l'email qu'il aura reçu.

Est-ce que plusieurs destinataires peuvent signer le même document ?

Ce n’est pas encore disponible, mais prévu dans une seconde version en cours de production !

Puis-je changer le contenu de l'email invitant le destinataire à signer ?

Non, mais vous pouvez ajuster le logo et la couleur qu'il utilise en les modifiant en configuration.

Comment vérifier la signature électronique de mon document (certificat, horodatage, etc)

Lorsque vous faites signer un document à un signataire, celui-ci est identifié par un lien unique accessible uniquement au destinataire de l’e-mail demandant la signature. Le signataire appose sa signature avec sa souris : celle-ci est alors ajoutée au document, depuis une nouvelle page dédiée, sans altérer votre contenu.

Dendreo certifie alors ce document : une empreinte du document est créée et injectée dans le document sous la forme d'un certificat (on parle aussi de cachet électronique). Ce certificat contient aussi la date exacte de la certification, c'est ce qu'on appelle un horodatage.

Ce certificat est visible lorsque vous ouvrez le document avec certains logiciels, notamment Acrobat Reader :

1. Une indication concernant la non-altération du document depuis sa signature sur Dendreo.
2. Une indication que la signature a bien été faite sur Dendreo.
3. Une indication que la certification contient un horodatage (visible dans les détails de la signature en 4).

Est-il possible d'avoir un certificat au nom de ma société et non Dendreo ?

Si vous souhaitez que les documents signés électroniquement affichent qu'ils ont été signés par votre société et non Dendreo, il est possible d'utiliser un certificat d’authentification au nom de votre entreprise. 

Peut-on choisir l'emplacement de la signature ?

Non, ce n'est pas possible. Dendreo ajoute automatiquement une page de signature à la suite du document.

Peut-on demander de remplir des champs ou de cocher des cases dans le document à signer ?

Cette option n'est pas disponible dans la signature électronique de document intégrée de Dendreo.

Comment suis-je facturé ?

Un nombre de signatures spécifique est compris dans votre abonnement, selon votre niveau :

Seule une signature effective du document engendre un coût.

Que se passe-t-il si je ne suis pas en facturation automatique et que je n'ai plus de crédits de signature ?

Vous ne pourrez plus envoyer de nouveaux documents à faire signer électroniquement. Vos demandes de signatures déjà lancées fonctionneront toujours (et pourront avoir un coût non encore pris en compte).

Est-ce que la signature électronique Dendreo est acceptée par l'ANDPC ? (Avril 2023)

L'ANDPC a revu ses exigences règlementaires au 30 novembre 2022 dans le guide relatif aux critères et procédures de prise en charge des actions de DPC :

Tout organisme doit apporter la preuve qu’il utilise une solution technique certifiée permettant d’obtenir des signatures électroniques qualifiées. En effet, en sa qualité d’organisme financeur, il appartient à l’ANDPC, dans le cadre de ses diligences normales reposant sur le contrôle du service fait et attesté, non d’interdire sans limite la signature électronique, mais de s’assurer précisément du procédé d’authentification mis en place et du niveau de fiabilité et de sécurité associé. A cet égard, seule la signature qualifiée nous apparaît répondre à cette exigence d’authentification et de fiabilité dans le cadre d’un tel contrôle.Rappelons que la signature électronique est encadrée par plusieurs textes de droits communautaire et français lui conférant une valeur légale à certaines conditions. La signature qualifiée a pour principales particularités de présenter un niveau d’authentification maximum. Elle présente la même valeur légale que la signature manuscrite et requiert un dispositif spécifique dédié : elle n’est possible qu’à condition de posséder un certificat numérique attestant de l’identité du signataire. Un tel certificat est un dispositif cryptographique, délivré à une personne physique par des tiers de confiance. Elle implique en outre que l’identité du signataire soit validée en amont et que la vérification de cette identité soit faite au moyen d’une rencontre physique ou bien réalisée à distance si certaines conditions sont respectées avec néanmoins au préalable un face-à-face. Ainsi, sur le plan juridique, seule la fiabilité de la signature qualifiée est présumée, à la différence des autres signatures électroniques.

Rappelons qu'il existe 3 niveaux de signature électronique comme le résume Yousign :

La signature électronique proposée par Dendreo est une signature électronique de niveau "avancé". Elle s'appuie sur un prestataire externe, Universign, qui est reconnu par l'ANSSI et fait partie de la liste nationale de confiance. Ce prestataire est d'ailleurs fondamentalement reconnu par l'ANDPC (01/03/2023) :

Après vérification, il apparaît que la et Universign proposent notamment une solution de signature électronique qualifiée conforme au règlement sur l’identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein de l’Union européenne (eIDAS) en vigueur.

La signature avancée est adaptée pour signer des contrats, compromis de vente d'un bien immobilier, assurance-vie, etc. Cependant, l'ANDPC a pris la décision que la signature de documents comme les attestations sur l'honneur de participation, ou même les émargements, nécessitent le niveau qualifié, c'est-à-dire le même niveau de sécurité que des actes d'avocats ou de passation de marchés publics (!). Ce niveau de sécurité nécessite la vérification de l'identité du signataire en face à face, par un tiers de confiance.

Dendreo ne propose pas ce processus de vérification dans le cadre de sa signature électronique, même si elle s'appuie sur Universign. Ce processus nécessite de se rendre sur place (la Poste par exemple), pour vérification de son identité, et remise d'un certificat électronique sur clé USB, qu'il est ensuite nécessaire de brancher sur son ordinateur au moment de la signature du document pour attester de la fiabilité de la signature. Dans certains cas, il est possible de faire cette vérification d'identité à distance, via webcam, carte d'identité, vidéo où vous devez réciter des chiffres par exemple, puis attente de contre-validation manuelle.

Nous considérons que ce niveau de sécurité n'est pas adapté aux enjeux de la plupart des organismes de formation, et est bien trop coûteux à mettre en place pour être utilisé de manière réaliste sur le terrain. Nous n'avons donc pas pour le moment le projet d'implémenter un tel niveau de sécurité pour la signature de documents sur Dendreo.

➡️ Mise à jour du 17/07/2023 - l'ANDPC décide de maintenir la signature qualifiée