Comment déposer sur Dendreo un document signé manuellement ?
Cas d’usage : j'ai envoyé un document à signer à mon destinataire (avec demande de signature électronique ou non) et ce dernier me l'a renvoyé signé en pièce jointe d'un email. Je souhaite le stocker sur Dendreo afin de le conserver dans mes archives.
Vous pouvez déposer dans Dendreo un document signé manuellement, que vous ayez ou pas effectué une demande de Signature électronique au destinataire du document. Plusieurs solutions sont possibles :
Cas #1 - Avec demande de Signature électronique
Si vous avez effectué une demande de signature d’un document en utilisant notre fonctionnalité de Signature électronique, vous pouvez déposer sur Dendreo un document qui a été signé manuellement. Que la demande ait été faite par email ou en déposant le fichier dans l'Espace de Stockage, la procédure est la même :
Dans l’onglet Signature numérique de l'ADF ou de la fiche CRM, cliquez sur Déposer le document signé.
Le document apparaît bien comme étant signé, comme s'il avait été signé électroniquement, et vous pouvez le consulter en cliquant sur le document vert puis éventuellement le télécharger si besoin.
En cas d'erreur, si vous aviez déposé le mauvais fichier, vous pouvez cliquer sur Remplacer le document signé.
Attention : vous ne pouvez pas supprimer le document déposé, mais seulement le remplacer.
Le document déposé et signé est ensuite disponible dans l'Espace de Stockage de l'Action de Formation et/ou de la fiche CRM correspondante, dans le répertoire Signature électronique.
Cas #2 - Sans demande de Signature électronique
Depuis votre Espace de Stockage, vous pouvez archiver un document envoyé par Email ou mis à disposition sur l'Extranet du destinataire, qui l'a ensuite signé manuellement. Plusieurs solutions sont possibles :
- Avec QR code et tri automatique
Grâce aux QR codes affichés sur les documents générés depuis votre compte Dendreo, vous pouvez archiver le document signé en utilisant la fonctionnalité Upload rapide ou triage automatique des documents.
Pour plus d’informations, consultez Utiliser la reconnaissance et le tri automatique.
En reconnaissant le QR Code, Dendreo classe le fichier dans le bon dossier de l'Espace de Stockage.
Attention : la qualité du QR code est primordiale pour pouvoir être lue par Dendreo. Le document doit être correctement scanné, sinon la qualité du QR Code peut se retrouver détériorée.
- Dépôt manuel dans un dossier de l'Espace de Stockage
Accédez à l’Espace de stockage de l’entité ayant signé le document puis glissez-déposez le document signé :
- Soit depuis l'Espace de Stockage présent sur les fiches CRM.
- Soit depuis l'Espace de Stockage présent sur l'Action de Formation.
Pour plus d'informations, consultez notre documentation Utiliser l'Espace de stockage.