Configurer l'Extranet Entreprise

Dans cet article, découvrez les options de configuration de l'Extranet Entreprise, notamment comment définir les droits d'accès et de partage de fichiers mis à disposition sur l'Espace de stockage, customiser l'URL d'accès aux Extranets, ainsi que gérer le multi-extranets.

Paramétrer les réglages principaux

Depuis la page de configuration de l'Extranet Entreprise, paramétrez les éléments ci-dessous : 

• Message global : cette option vous permet de rédiger un message que vous souhaitez faire apparaître sur la page d'Accueil de l'Extranet de toutes vos Entreprises. Vous pouvez aussi créer le message à afficher au cas par cas depuis la fiche de chaque Entreprise ;
• Inviter par défaut les Contacts lors de leur création (peut être désactivé individuellement) : cette option vous permet de pré-cocher la case Inviter ce Contact à accéder à l'Extranet de son Entreprise lorsque vous ajoutez un Contact dans votre CRM. Tous les nouveaux Contacts sont alors invités automatiquement à l'Extranet de leur Entreprise ;
• Les Contacts d'une Entreprise peuvent voir les demandes de signature concernant l'Entreprise : cette option vous permet de rendre visibles ou non les documents déjà signés ou qui restent à signer depuis l'outil de signature électronique de document. En désactivant cette option, chaque Contact ayant accès à l'Extranet de son Entreprise ne pourra voir que les documents qui lui sont adressés personnellement. Dans le cas contraire, n'importe quel Contact de l'Entreprise verra toutes les demandes de signature de documents envoyées à n'importe quel Contact de l'Entreprise ;
• Cacher les Factures : cette option vous permet de rendre visible ou non la rubrique dédiée aux Factures ;
• URL de votre catalogue public : dans le cas où vous n'utilisez pas le Catalogue Public de Dendreo, vous pouvez renseigner l'URL de votre propre Catalogue. Cette URL sera utilisée pour rediriger les Contacts qui cliquent sur le bouton Catalogue depuis l'Extranet ;
• Cacher le menu Catalogue : cette option vous permet de rendre visible ou non le bouton permettant de rediriger les Contacts vers le Catalogue Public ;
• Afficher aux Participants et Entreprises le Suivi Pédagogique renseigné par les Formateurs ;
• Afficher les coordonnées des Formateurs ;
• Afficher la biographie et les compétences des Formateurs ;
• Masquer le détail par Participant dans la Satisfaction.

Paramétrer le partage de documents

Chaque Contact ayant accès à l'Extranet de son Entreprise a accès à un Espace de stockage dans lequel il peut uploader et télécharger des documents. Ces documents, qui peuvent être partagés par ou avec l'Organisme de Formation et/ou l'ensemble des Formateurs d'une Action de Formation et/ou les Participants d'une Action de Formation, sont stockés dans différents dossiers.

Pour chacun des dossiers, vous pouvez définir les droits (lecture, écriture, édition et suppression) des Contacts d'une Entreprise ayant accès à l'Extranet Entreprise :

• Le Dossier global partagé entre le Centre et toutes les Entreprises (Espace global) est prévu pour partager des documents accessibles à tous les Contacts de votre CRM ayant accès à l'Extranet de leur Entreprise. Il s'agit de documents communs et non confidentiels disponibles pour tous ;
• Le Dossier partagé entre le Centre et chaque Entreprise (Fiche Entreprise) est prévu pour partager des documents spécifiquement avec chaque Entreprise ;
• Le Dossier partagé entre une Action de Formation et ses Entreprises est prévu pour partager des documents avec toutes les Entreprises impliquées dans une Action de Formation ;
• Le Dossier partagé entre une Action de Formation et une Entreprise (privé) est prévu pour partager des documents privés avec chaque Entreprise impliquée dans une Action de Formation ;
• Le Dossier partagé entre un Module et tous les Participants inscrits à ce Module dans des ADF ;
• Le Dossier personnel de l'Entreprise permet à celle-ci de stocker des documents sans partage.

Afficher une vue agrégée

Si une Entreprise cliente de votre CRM a été notée comme Entreprise Parente et qu'elle possède plusieurs filiales, il est possible de faire afficher les informations liées :

• À chacune des Filiales ;
• À la Maison-mère ;
• À l'ensemble des Entreprises rattachées (Vue agrégée).

Accéder à la liste des Formateurs et des Interventions

Si votre Entreprise est Fournisseur (Sous-traitant, c'est-à-dire qu'elle fournit des Formateurs), sur son Extranet, dans l'onglet Formations, elle peut accéder aux deux menus Formateurs et Interventions.

^{Liste des Formateurs}

Ce tableau liste les Formateurs importés/créés dans Dendreo et associés à l'Entreprise.

Ce tableau fonctionne comme un annuaire : vous pouvez choisir les informations à afficher dans le tableau en cliquant sur le bouton Colonnes. Vous pouvez aussi trier les colonnes en cliquant sur leur intitulé.

^{Liste des Interventions}

Ce tableau liste l'ensemble des interventions de tous les Formateurs associés à l'Entreprise.

Tout comme pour la liste des Formateurs, vous pouvez choisir les informations à afficher dans le tableau en cliquant sur le bouton Colonnes. Vous retrouvez notamment la Rémunération et les Émargements.

Activer l'option de multi-extranets

Si vous êtes en configuration multi-centres, vous pouvez activer une option multi-extranets. Celle-ci permet d'avoir une URL différente de connexion à vos Extranets, en fonction de chacun de vos sous-centres. 

Activer l'option de marque blanche

Il est possible de personnaliser l'URL par défaut et la remplacer par une URL de votre choix. De cette façon, vous pouvez renforcer votre marque en limitant les mentions liées à Dendreo.

^{Afficher un message dédié sur l'Extranet d'une Entreprise}

Pour chaque Entreprise, il vous est également possible d'insérer un message à afficher sur la page d'accueil de leur Extranet. Pour cela, depuis la fiche CRM de l'Entreprise, cliquez sur l'icône de crayon.