Utiliser l'Extranet Entreprise

Bienvenue sur le logiciel Dendreo 👋

L'Organisme de Formation pour lequel votre Entreprise est la cliente vous a donné accès à l'Extranet à destination des Entreprises, en tant que Contact de cette Entreprise. Cet Extranet est une interface web vous permettant d'accéder et d'échanger certaines informations directement en ligne avec l'Organisme.

Dans cet article, découvrez comment bien utiliser l'Extranet, notamment comment consulter les informations auxquelles vous avez accès, échanger des données avec l'Organisme de Formation, etc.

Fonctionnement général

L'accès à votre Extranet est activé et géré par l'Organisme de Formation : en cas de besoin ou d'aide concernant son utilisation, nous vous recommandons de contacter vos interlocuteurs au sein de l'Organisme.

En lisant cet article vous découvrirez comment :

• Consulter un tableau de bord reprenant vos différents indicateurs d'activité ;
• Vous informer des Actions de Formation passées et à venir ;
• Avoir une visibilité sur les Participants rattachés à votre Entreprise ;
• Consulter la liste des Participants inscrits à des Actions de Formation et connaître leur statut de présence/absence basé sur le Relevé de présence effectué ;
• Consulter le détail d'une Action de Formation à laquelle est inscrit au moins un de vos salariés : informations principales, liste des Modules, lieux de Formation, Formateurs, taux de présence, etc. ;
• Retrouver et télécharger les documents déjà signés ou à signer grâce à la signature électronique ;
• Accéder à vos Factures classées par année et par statut de paiement ;
• Accéder directement au Catalogue Public pour inscrire en autonomie vos salariés à des ADF ;
• Récupérer et/ou mettre à disposition des documents dans l'Espace de stockage ;
• Créer des tickets de suivi Qualité ;
• Renseigner des informations sur des Participants non identifiés.

Se connecter à son Extranet

Lors de l'activation de votre Extranet par l'Organisme de Formation, vous recevrez un Email vous permettant de créer votre compte utilisateur et de vous connecter à votre Extranet.

Après avoir pris connaissance de l'Email d'invitation, cliquez sur Accepter l'invitation et relier mon compte Dendreo existant pour valider l'adresse mail qui devient désormais votre login de connexion.

Une fois l'invitation acceptée, vous pourrez vous reconnecter à tout moment sur votre Extranet en utilisant l'URL fournie. Nous vous conseillons donc de la noter ou de l'enregistrer dans les favoris de votre navigateur.

Consulter les indicateurs d’activité

Depuis votre page d’accueil, vous retrouvez différents indicateurs concernant l’activité des apprenants de votre Entreprise avec l’Organisme de Formation :

• Le total des participants formés par année : c’est le nombre de participants uniques ayant été présents à la Formation. Un participant peut être compté 2 fois si la Formation est à cheval sur deux années ;
• Le total des heures stagiaires par année : c’est la somme des heures de présences des stagiaires ;

• Un graphique des heures stagiaires : c’est la somme des heures de présences des stagiaires ;

• Les chiffres des formations passées, en cours et futures : le nombre de Formations, de Participants, etc.

Consulter les détails de ses Formations

Depuis le menu Formateurs, vous pouvez accéder à de nombreuses informations concernant les Formations auxquelles ont assisté des apprenants de votre Entreprise :

• Les Formateurs ayant animé des Formations à des membres de votre Entreprise ;

• Le récapitulatif des Interventions des Formateurs de votre Entreprise ;

• Les Formations auxquelles ont assisté des membres de votre Entreprise ;

• Les Participants de votre Entreprise à des Formations ;

• Le récapitulatif des Participations de vos apprenants et des Formations auxquelles ils ont participé ;

• Les Pré-inscriptions effectuées par vous ou un membre de votre Entreprise pour une Formation de l’Organisme, avec pour chacune le rappel du prix, du statut de traitement (en attente, acceptée, etc.).

^{Accéder aux détails d’une Formation}

Cliquez sur une Formation pour consulter toutes ses informations, depuis l'accueil ou l’onglet Formations. Sur la page de la Formation, cliquez sur les onglets correspondants pour plus d’informations :

• Résumé : consultez les indicateurs d’activité, ainsi que les informations principales de la Formation (dates, objectifs à atteindre par les apprenants, nature de la Formation, etc.).
• Planning : consultez le déroulé complet de la Formation d'un point de vue chronologique.
• Formateur : consultez toutes les informations sur les intervenants animant la Formation.
• Salle : consultez les informations liées à la Salle dans laquelle se déroule la Formation (adresse, accès pour les personnes en situation de handicap, le plan d’accès de la salle, etc.).
• Documents partagés : accédez à l'Espace de stockage dans lequel récupérer et mettre à disposition des documents à destination de l’Organisme de Formation ou des Participants.
• Satisfaction : consultez les résultats des questionnaires de satisfaction complétés par les Participants.
• Factures : consultez les Factures de frais de la Formation.

^{Renseigner les informations d'un Participant non identifié}

Depuis une Formation, dans l'onglet Participants, retrouvez la liste des Participants inscrits à la Formation dont les Participants non identifiés de votre Entreprise pour lesquels vous devez renseigner des informations.

En bas de page, complétez les informations du Participant puis cliquez sur Importer.

Gérer son Agenda

L'onglet Agenda vous permet de consulter en autonomie les Formations contractualisées avec l'Organisme de Formation. La consultation de ces Formations peut se faire avec une vue Calendrier ou bien en Liste.

Cliquez sur l'une des Formations pour accéder aux détails de celle-ci.

^{S'abonner à l'Agenda Dendreo}

Cette fonction vous permet de lire le calendrier des Formations directement dans votre logiciel de calendrier préféré (Google, Outlook, Apple et autres), sans avoir besoin de vous connecter à votre Extranet Dendreo pour consulter le calendrier.

Cette fonction permet donc la recopie des Formations de l’Organisme de Formation dans votre gestionnaire de calendrier personnel. En revanche, cela ne recopie pas vos évènements « privés » dans votre calendrier Extranet Dendreo. En cliquant sur S'abonner à cet agenda, Dendreo vous fournira un lien que vous pourrez utiliser, en le copiant/collant, selon les instructions de votre logiciel de lecture de calendrier.

L'idée est de s'abonner à l'URL fournie par Dendreo, et non pas de visiter cette URL, télécharger le calendrier qui s'y trouve, et l'installer dans votre logiciel de gestion d'agenda (sinon vous ne feriez que copier/coller l'agenda à une date T et il ne se mettra pas à jour).

• Pour Google Calendar, allez dans Paramètres > Ajouter un Agenda > À partir de l'URL et copiez le lien fourni par Dendreo précédemment.
• Pour Outlook, rendez-vous sur cette page d'aide, ou cette page d'aide pour les versions installées.
• Pour l'application Calendrier d'un iPhone, rendez-vous sur le support d'Apple.
• Pour l'application Calendrier sur un Mac, rendez-vous sur guide de utilisateur de Calendrier d'Apple.
• Pour Mozilla Thunderbird, rendez-vous dans Agenda > Nouvel agenda sur le réseau, copiez l'URL fournie par Dendreo dans Adresse puis recherchez et validez l'abonnement.

Signer ses documents

Depuis le menu Documents, cliquez sur Documents à signer.

Vous arrivez sur l'interface des documents nécessitant une signature de votre part.

Pour chaque document, cliquez sur Signer.

Vous arrivez sur le document à signer. Consultez attentivement le document puis cliquez sur Signer.

Vous arrivez sur l'interface de signature électronique sur laquelle apposer votre signature.

Sur la page Documents à signer, cliquez sur Signés pour retrouver vos documents déjà signés.

Consulter et régler ses Factures

Depuis le menu Documents, cliquez sur Factures pour accéder aux Factures de votre Entreprise.

Cliquez sur l’icône de paiement dans la colonne Payer par CB pour régler les frais de la Formation.

Téléchargez ensuite la Facture si besoin, et payer (en une ou plusieurs fois) le montant à régler.

Complétez vos informations de paiement pour cliquez sur Payer pour finalement le paiement.

Consulter et partager des documents

Depuis le menu Documents, cliquez sur Documents partagés pour accéder à l'Espace de Stockage dans lequel retrouver les documents généraux partagés avec vous et uploader des fichiers dans votre Extranet.

Vous arrivez sur l'interface depuis laquelle vous retrouvez tous les documents partagés avec vous.

Selon vos droits, vous pouvez uploader un ou plusieurs fichiers d'un coup (limite de 4Go), créer des sous-dossiers, renommer vos fichiers et dossiers, déplacer vos fichiers par glissé-déposé, supprimer vos fichiers (corbeille ou définitivement). Pour télécharger un fichier ou entrer dans un dossier, double-cliquez dessus.

Créer un ticket de Suivi qualité

La fonction de Suivi qualité vous permet de compléter des tickets de n'importe quelle nature (problème interne, plainte client, accident, panne, suggestion d'amélioration, idée, veille légale, etc.) et d'en faire le suivi. Depuis la page d'Accueil de votre Extranet, vous retrouvez le bouton de création d'un ticket de Suivi qualité.

La page de création s'ouvre. Complétez alors les champs suivants :

• Type de ticket : sélectionnez Réclamation ;
• Action de Formation concernée par le ticket ;
• Date d'ouverture du ticket ;
• Personne concernée par le signalement : Participant, Formateur, Contact ;
• Description du ticket ;
• Possibilité d'insérer des médias.

Une fois un ticket créé, vous pouvez en faire le suivi depuis l'icône de Suivi qualité.