Suivre l'acquisition des Compétences et la validation des Modules
Cette page vous présente la fonctionnalité qui permet de retranscrire l'évaluation des Compétences acquises par les Participants et/ou de renseigner la validation des Modules qui composent une Action de Formation. Vous y découvrirez le fonctionnement général, la configuration nécessaire à son utilisation, les principales fonctionnalités et leurs limites.
Dans le cadre de votre démarche d'amélioration continue, vous devez démontrer qu'un processus d'évaluation existe, est formalisé et est mis en œuvre. Il permet d'apprécier l'atteinte des objectifs (indicateur 11 Qualiopi). À la fin de la Formation, le Formateur s'exprime sur l'atteinte des objectifs Participant par Participant.
Avant-propos
La bonne prise en main du suivi de l'acquisition des compétences et validation des Modules implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :
- L'Extranet Formateur : c'est l'interface permettant à vos Formateurs d'évaluer les Participants ayant suivi la Formation (si vos Formateurs sont les personnes qui renseignent ces notes en autonomie) ;
- La création des Modèles de documents : ils sont nécessaires à la personnalisation de vos attestations ou certificats ;
- La création de Compétences évaluables dans vos Modules de Formation.
Fonctionnalités
- Retranscription des évaluations par les Formateurs depuis l'Extranet Formateur et/ou par l'Organisme de Formation depuis la fiche d'une Action de Formation ;
- Deux niveaux d'évaluation par Participant : Module validé ou non (dans son ensemble), et Compétences du Module acquises, en cours d'acquisition ou non acquises ;
- Détails de l'évaluation : note et appréciation libre ;
- Résumé du statut des évaluations par Participant et par Action de Formation ;
- Tags dédiés pour générer les Modèles de documents personnalisés par Participant (certificats, attestations, etc.).
Principe général
Les Formateurs ont la possibilité d'évaluer tour à tour chaque Participant inscrit à l'Action de Formation qu'ils ont dispensé. Pour cela, les Formateurs doivent obligatoirement se connecter à leur Extranet Formateur. Depuis l'onglet Évaluation de l'Action de Formation, ils peuvent alors sélectionner chaque Participant inscrit et saisir leur évaluation.
Les membres de l'équipe de l'Organisme de Formation ont également la possibilité de saisir manuellement les évaluations de chaque Participant inscrit à une Action de Formation. Depuis l'onglet Évaluation de l'Action de Formation, ils peuvent alors sélectionner chaque Participant et saisir leur évaluation. Dans le cas où un Formateur a déjà évalué les Participants, c'est depuis cette même interface que l'Organisme de Formation peut consulter le détail.
Évaluation d'un Participant
Pour chaque Module qui compose l'Action de Formation, vous pouvez préciser s'il est validé ou non, renseigner une note et/ou saisir une appréciation libre.
Pour chaque Compétence renseignée sur la fiche des Modules, vous pouvez noter si elle est acquise, en cours d'acquisition ou non acquise, renseigner une note et/ou saisir une appréciation libre.
Il est possible de modifier sur combien est notée la Compétence (sur 10, 20, 30, etc.).
Il est également possible de valider le Module et l'ensemble des Compétences en un seul clic !
Règles de fonctionnement
- Pour évaluer, le Module doit obligatoirement avoir commencé (il n'est pas possible d'évaluer par anticipation).
- Seuls les Formateurs staffés sur un Module verront l'évaluation de ces Modules et pourront la renseigner. Dans le cas des co-animations, les évaluations d'un Participant sont partagées entre tous les Formateurs d'un même Module et tous les Formateurs du Module peuvent intervenir sur l'évaluation d'un Participant.
À noter : depuis la configuration des Extranets Formateurs, en cochant Oui à Masquer les Évaluations et les Auto-positionnements sur l'Extranet Formateur, les options d'évaluations et d'auto-positionnements ne s'affichent plus sur l'Extranet des Formateurs et ces derniers ne pourront donc pas les compléter par erreur. Ces options sont cependant toujours actives et s'affichent toujours dans la configuration.
Attention : si vos Modules ne sont pas évaluables, les options d'évaluations et d'auto-positionnements ne s'affichent pas sur l'Action de Formation.
- Tant qu'aucun Participant n'a été évalué (que cela soit au niveau d'un Module ou des Compétences) toute modification des Compétences sur la fiche d'un Module met à jour automatiquement les pages d'évaluation. Ceci vous permet de renseigner des Compétences sur des Modules et de pouvoir commencer à utiliser la fonctionnalité même pour des Actions de Formation déjà programmées et commencées.
- Dès qu'un Participant est évalué, les compétences sont alors "figées" pour tous les Participants et pour le Module de l'Action de Formation concernée. Toute modification faite a posteriori sur la fiche du Module n'affecte plus la liste des Compétences affichées sur l'interface de suivi des évaluations. Ceci vous permet de faire évoluer la liste des Compétences d'un Module, sans affecter les éventuelles évaluations déjà réalisées pour ce Module dans des Actions de Formation passées.
À noter : en cas d'ajout de Compétences sur un Module, après avoir déjà réalisé des évaluations, un bouton apparait sur l'interface des évaluations pour permettre d'ajouter cette Compétence à la liste des Compétences évaluables. Ceci permet une sorte de "resynchronisation" permettant de rattraper un oubli éventuel.
Attention : dès lors qu'un Participant a été évalué, vous ne pouvez plus le désinscrire de l'Action de Formation ou supprimer son rattachement à un Module (dans le cas d'Actions de Formation multi-modules). Il faut obligatoirement supprimer ses évaluations avant de pouvoir le désinscrire, mais l'historique des évaluations ne sera pas conservé.
À noter : si vous aviez déjà collecté des Évaluations avant votre souscription à Dendreo, vous pourrez bientôt initialiser la note moyenne de chaque Module afin de conserver cet historique.
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