Configurer les Extranets Formateur

Sur cette page, nous abordons la phase de configuration des Extranets Formateurs concernant l'affichage de certaines informations ou le partage de fichiers avec vos Formateurs.

Depuis la page de configuration des Extranets Formateurs, vous pouvez paramétrer les éléments suivants : 

Réglages principaux

• Inviter automatiquement les Formateurs à rejoindre leur Extranet lors de leur création : cette option vous permet de précocher la case Inviter ce Formateur à accéder à l'Extranet lorsque vous ajoutez un Formateur. Cela permet donc d'inviter automatiquement tous les nouveaux Formateurs à leur Extranet, mais vous pouvez désactiver l'option individuellement si vous le souhaitez.
• En INTER, cacher le nom des Entreprises des Participants : cette option vous permet de rendre visible ou non l'Entreprise des Participants dans le listing des Participants inscrits aux formations INTER du Formateur.
• Afficher les coordonnées des Entreprises et leur Contact sauf si les Entreprises sont cachées en INTER : cette option vous permet de rendre visible ou non sur l'Extranet Formateur l'identité des Contacts des Entreprises ayant des Participants inscrits à la formation dispensée par le Formateur.
• Les Formateurs peuvent planifier en autonomie des Créneaux via son Extranet : en activant cette option, dans le cas d'une Action de Formation composée d'un Module avec une planification progressive, les formateurs staffés sur ce Module pourront, en autonomie depuis l'Extranet Formateur, planifier un nouveau créneau dans le futur en renseignant la date, les heures et le lieu.
• Les Formateurs peuvent modifier ou supprimer en autonomie les Créneaux futurs d’une ADF :  en activant cette option, dans le cas d'une Action de Formation composée d'un Module avec une planification progressive, les Formateurs staffés sur ce Module pourront, en autonomie depuis l'Extranet Formateur, modifier la date, les heures et le lieu d'un créneau déjà programmé.
• Restreindre la planification de Créneaux par le Formateur aux dates des Modules :  cette option permet de limiter les dates des créneaux programmés en autonomie par les Formateurs en fonction des dates des Modules déjà programmées. En activant cette option, un Formateur ne peut pas planifier en autonomie un créneau avec une date ultérieure à celle de fin du Module programmée sur la fiche de l'Action de formation.
• Les Formateurs peuvent modifier ou supprimer en autonomie les Créneaux passés d’une ADF, dans un délai de X jours suivant le Créneau pour les créneaux sur lesquels ils sont staffés.
• Autoriser le Formateur à envoyer des emails d'invitation aux Extranets Participants : en activant cette option, vous autorisez les Formateurs à envoyer votre modèle d'email d'invitation aux Extranets Participants en autonomie depuis leur Extranet Formateur.
• Autoriser la création et modification d’indisponibilités par les Formateurs internes : en activant cette option, vos Formateurs internes pourront saisir leurs indisponibilités en autonomie sur l'agenda de leur Extranet Formateur. Notez que cette option ne concerne pas les Formateurs externes.
• Afficher les coordonnées des autres Formateurs : cette option vous permet d'afficher le numéro, l'adresse mail ou les deux données liées à un Formateur aux autres Formateurs staffés sur la même Action de Formation sur leurs Extranets.
• Rendre les fiches Participants accessibles aux Formateurs.
• Masquer les Participants non inscrits dans le tableau de la liste des Participants.
• Message global : cette option vous permet de rédiger un message que vous souhaitez faire apparaître sur la page d'Accueil de l'Extranet de tous vos Formateurs. Vous pouvez aussi créer le message à afficher au cas par cas depuis la fiche de chaque Formateur.
• Autoriser les Formateurs à déposer leurs Factures de Frais pédagogiques depuis leur Extranet.
• Autoriser les Formateurs à envoyer des invitations RSVP depuis leur Extranet.
• Masquer les Evaluations et les Auto-positionnements sur l'Extranet Formateur : en masquant ces options de l'Extranet de vos Formateurs, ces derniers ne pourront donc pas les compléter par erreur.

Partage de documents

Le Formateur ayant accès à son Extranet aura accès à un Espace de stockage similaire à celui disponible pour les administrateurs.

Il pourra uploader ses propres documents personnels, mais il pourra surtout télécharger des documents que vous lui mettez à disposition, ou bien même uploader des documents lui-même qui seront alors visibles par les administrateurs sur Dendreo.

Tous les dossiers présents dans votre Espace de stockage général, dans l'Espace de stockage des fiches Formateurs, Modules et ADF (cf. image ci-dessous) sont accessibles par les Formateurs sur leur Extranet en fonction des droits ci-dessus.

Vous pouvez notamment :

• Utiliser le dossier "Partage Formateurs" de l'Espace de stockage général pour rendre des documents disponibles à tous vos Formateurs
• Utiliser le dossier "Partage Formateur" de l'Espace de stockage de la fiche d'un Formateur pour partager des fichiers uniquement avec ce Formateur
• Utiliser le dossier "Privé - Formateurs" de l'Espace de stockage des fiches Modules pour rendre des documents disponibles à tous les Formateurs qui sont staffés sur des Actions de Formation qui incluent ce Modules (par exemple des support de cours liés à ce Module)
• Utiliser le dossier "Formateurs" de l'Espace de stockage des fiches Actions de Formation pour partager des documents entre tous les Formateurs de ces Actions de Formation spécifiquement

Champs visibles et importables en autonomie par les Formateurs

Si vous avez renseigné des participants non identifiés dans une Action de Formation, les Formateurs pourront importer en autonomie les informations liées aux Participants sur leurs Extranets. 

• La propriété visible contrôle l'affichage du champ dans le tableau des Participants (que l'information soit issue d'un import ou pas).
• La propriété obligatoire permet de rendre obligatoire le champ lors d'imports. Si un champ est listé ci-dessous il devient automatiquement importable.

Seuls les champs Nom et Prénom ne peuvent être modifiés car ils sont obligatoires pour connaitre l'identité des Participants importés.

Vous pouvez également :

• Ajouter un nouveau champ : il s'agit d'ajouter un champ présent dans la fiche Participant de votre CRM
• Supprimer un champ : en cliquant sur la corbeille rouge
• Modifier l'ordre de disposition des champs

Les règlages effectués ici seront effectifs sur l'ensemble des Extranets Formateur.