Configurer les Extranets Formateur

Dans cet article, découvrez les options de configuration de l'Extranet Formateur concernant l'affichage de certaines informations ou le partage de fichiers avec vos Formateurs.

Paramétrer les réglages principaux

Depuis la page de configuration des Extranets Formateurs, paramétrez les éléments ci-dessous : 

• Inviter automatiquement les Formateurs à rejoindre leur Extranet lors de leur création : cette option vous permet de précocher la case Inviter ce Formateur à accéder à l'Extranet lorsque vous ajoutez un Formateur. Cela permet donc d'inviter automatiquement tous les nouveaux Formateurs à leur Extranet, mais vous pouvez désactiver l'option individuellement si vous le souhaitez.
• En INTER, cacher le nom des Entreprises des Participants : cette option vous permet de rendre visible ou non l'Entreprise des Participants dans le listing des Participants inscrits aux Formations INTER du Formateur.
• Afficher les coordonnées des Entreprises et leur Contact sauf si les Entreprises sont cachées en INTER : cette option vous permet de rendre visible ou non sur l'Extranet Formateur l'identité des Contacts des Entreprises ayant des Participants inscrits à la Formation dispensée par le Formateur.
• Afficher les coordonnées des autres Formateurs ;
• Couleurs des créneaux de l'Agenda principal : définissez les couleurs par ADF, Étape, Salle, Module, catégorie de Modules ou Responsable de Formation.
• Les Formateurs peuvent planifier en autonomie des Créneaux via son Extranet : en activant cette option, dans le cas d'une Action de Formation composée d'un Module avec une planification progressive, les Formateurs staffés sur ce Module pourront, en autonomie depuis l'Extranet Formateur, planifier un nouveau créneau dans le futur en renseignant la date, les heures et le lieu.
• Les Formateurs peuvent modifier ou supprimer en autonomie les Créneaux futurs d’une ADF : en activant cette option, dans le cas d'une Action de Formation composée d'un Module avec une planification progressive, les Formateurs staffés sur ce Module pourront, en autonomie depuis l'Extranet Formateur, modifier la date, les heures et le lieu d'un créneau déjà programmé.
• Restreindre la planification de Créneaux par le Formateur aux dates des Modules : cette option permet de limiter les dates des Créneaux programmés en autonomie par les Formateurs en fonction des dates des Modules déjà programmées. En activant cette option, un Formateur ne peut pas planifier en autonomie un créneau avec une date ultérieure à celle de fin du Module programmée sur la fiche de l'Action de Formation.
• Les Formateurs peuvent modifier ou supprimer en autonomie les Créneaux passés d’une ADF, dans un délai de X jours suivant le Créneau pour les créneaux sur lesquels ils sont staffés.
• Autoriser les Formateurs à envoyer des emails d'invitation aux Extranets Participants : en activant cette option, vous autorisez les Formateurs à envoyer votre Modèle d'email d'invitation aux Extranets Participants en autonomie depuis leur Extranet Formateur.
• Autoriser la création et modification d’indisponibilités par les Formateurs internes : en activant cette option, vos Formateurs internes pourront saisir leurs indisponibilités en autonomie sur l'Agenda de leur Extranet Formateur. Notez que cette option ne concerne pas les Formateurs externes.
• Afficher la biographie et les compétences des autres Formateurs : cette option vous permet de rendre disponible les informations concernant le parcours professionnel et compétences des Formateurs staffés sur la même Action de Formation.
• Message global : cette option vous permet de rédiger un message que vous souhaitez faire apparaître sur la page d'Accueil de l'Extranet de tous vos Formateurs. Vous pouvez aussi créer le message à afficher au cas par cas depuis la fiche de chaque Formateur.
• Autoriser les Formateurs à déposer leurs Factures de Frais pédagogiques depuis leur Extranet : vous pouvez autoriser cette option pour tous les Formateurs Externes ou pour les Formateurs externes non rattachés à une Entreprise.
• Autoriser les Formateurs à envoyer des invitations RSVP depuis leur Extranet.
• Rendre les fiches Participants accessibles aux Formateurs : activez cette option avec accès même aux Formations où ils ne sont pas staffés, ou sans accès aux Formations où ils n'étaient pas staffés.
• Masquer les Évaluations et les Auto-positionnements sur l'Extranet Formateur : en masquant ces options de l'Extranet de vos Formateurs, ces derniers ne pourront donc pas les compléter par erreur.
• Masquer le détail par Participant dans la Satisfaction.
• Autoriser les Formateurs à modifier les inscriptions des Participants aux Modules d'une ADF : si vous autorisez les Formateurs à modifier les inscriptions des Participants aux Modules d'une ADF, l'option Masquer les Participants non inscrits dans le tableau de la liste des Participants passera à Non.
• Masquer les Participants non inscrits dans le tableau de la liste des Participants.

Paramétrer le partage de documents

Le Formateur ayant accès à son Extranet aura également accès à un Espace de stockage similaire à celui des administrateurs. Il peut ainsi télécharger les documents que vous lui mettez à disposition ou bien même uploader des documents lui-même (personnels ou non) visibles par les administrateurs sur Dendreo.

Tous les dossiers présents dans votre Espace de stockage général, dans l'Espace de stockage des fiches Formateurs, Modules et ADF (cf. image ci-dessous) sont accessibles par les Formateurs sur leur Extranet en fonction des droits configurés ci-dessus.

Vous pouvez notamment :

• Utiliser le dossier Partage Formateurs de l'Espace de stockage général pour rendre des documents disponibles à tous les Formateurs ;
• Utiliser le dossier Partage Formateur de l'Espace de stockage de la fiche d'un Formateur pour partager des fichiers uniquement avec ce Formateur ;
• Utiliser le dossier Privé - Formateurs de l'Espace de stockage des fiches Modules pour rendre des documents disponibles à tous les Formateurs qui sont staffés sur des Actions de Formation qui incluent ce Modules (par exemple des support de cours liés à ce Module) ;
• Utiliser le dossier Formateurs de l'Espace de stockage des fiches Actions de Formation pour partager des documents entre tous les Formateurs de ces Actions de Formation spécifiquement

Paramétrer les champs Participants à modifier

Vous pouvez régler ci-dessous les champs qui seront visibles et renseignables lors d'ajout de Participants en autonomie par les Formateurs sur leur Extranet. Le Formateur pourra importer depuis son Extranet autant de Participants qu'il y a de "Participants non identifiés" rattachés à une seule et même Entreprise sur une Action de Formation, et chaque Participant importé remplacera un "Participant non identifié" dans cette ADF :

• La propriété visible contrôle l'affichage du champ dans le tableau des Participants (que l'information soit issue d'un import ou pas) ;
• La propriété obligatoire permet de rendre obligatoire le champ lors d'imports. Si un champ est listé ci-dessous, il devient automatiquement importable ;
• La propriété modifiable permet de rendre modifiable dans le tableau des Participants (que l'information soit issue d'un import ou pas).

Les champs Nom et Prénom sont obligatoires et ne peuvent donc pas être modifiés.

Vous pouvez également ajouter un nouveau champ, les supprimer et modifier l'ordre de disposition.

Paramétrer les champs modifiables en autonomie

Depuis son Extranet, le Formateur peut désormais modifier en autonomie certains champs le concernant depuis l'onglet Mes informations, selon la configuration définie préalablement. Les modifications apportées par le Formateur se synchronisent automatiquement avec sa fiche dans votre CRM.

Dans la rubrique Champs de la fiche Formateur visibles et modifiables en autonomie par le Formateur, sélectionnez les champs que les Participants peuvent consulter et/ou modifier :

• La propriété modifiable détermine si le Formateur peut modifier ce champ en autonomie. S'il est ajouté sans être modifiable, il pourra simplement être consulté par le Formateur. S'il est modifiable, et que le Formateur modifie ce champ, les modifications seront effectives sur sa fiche dans le CRM. Vous pouvez à tout moment voir les champs qui ont été modifiés dans les logs d'activité de la fiche.
• La propriété obligatoire permet de rendre obligatoire le champ sur la page Mes informations. Si un champ obligatoire n'est pas complété, un message s'affichera sur l'Accueil de l'Extranet pour inviter le Formateur à le renseigner.

Afficher un message sur l'Extranet Formateurs

Pour chaque Formateur, il vous est possible d'insérer un message qui s'affichera sur la page d'accueil de son Extranet. Pour cela, cliquez sur l'icône de crayon puis renseignez le message souhaité.

Lorsque le Formateur se rendra sur son Extranet, il retrouvera votre message en haut de sa page d'Accueil.

Désactiver l'accès à l'Extranet d'un Formateur

Dans le cas où vous devez couper l'accès à son Extranet à un Formateur, vous avez 2 possibilités :

• Supprimer la fiche du Formateur dans votre CRM.
• Cliquer sur l'icône rouge dans l'encadré lié à l'Extranet sur sa fiche Formateur.