Gérer les Notes de frais des Formateurs

Cette page détaille le fonctionnement des Notes de frais de vos Formateurs. Vous y découvrirez :

  • Les différents types de frais gérés par Dendreo ;
  • Comment vos Formateurs peuvent les saisir ;
  • Les justificatifs qu'ils doivent fournir ;
  • Comment approuver ou refuser des Notes de frais ;
  • Comment les Notes de frais s'intègrent dans votre process de gestion administrative.

Avant-propos

La bonne prise en main de la gestion des Notes de frais implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes : 

  1. L'Extranet Formateur, l'interface dédiée à vos Formateurs depuis laquelle ils pourront saisir leurs Notes de frais ;
  2. Le budget d'une Action de Formation dans lequel Dendreo intégrera automatiquement le montant des Notes de frais approuvées pour qu'elles soient prises en compte dans le calcul de la marge ;
  3. Les Financements et la Facturation vous permettant de refacturer les Notes de frais à vos clients sans double saisie.

Les fonctionnalités 

  • Possibilité de saisir plusieurs types de dépenses : hébergement, transport, repas, etc avant, pendant mais également à postériori de la date de la Formation ;
  • Interface de saisie intégrée aux Extranets Formateurs ;
  • Gestion de différents statuts de traitement pour faciliter le suivi par vos équipes et les Formateurs ;
  • Prise en charge des Notes de frais liées à une Action de Formation spécifique ou hors Formation ;
  • Lien direct avec les Budgets de vos ADF pour une bonne prise en compte dans le calcul de la marge ;
  • Les montants liés aux Notes de frais refacturables sont intégrés automatiquement dans les montants à financer ;
  • Notifications dédiées pour vous alerter d'une nouvelle Note de frais soumise par un Formateur ;
  • Interface dédiée à la gestion globale de vos Notes de frais (toutes ADF confondues) ;
  • Stockage automatique des justificatifs dans Dendreo et rattachement avec la fiche Formateur.

Attention : cette fonctionnalité est différente de celle qui permet à vos Formateurs de vous transmettre des Factures liées à leurs prestations de Formation dont vous pouvez retrouver le fonctionnement sur notre documentation Suivre les Frais pédagogiques des Formateurs externes. Pour le moment, ces fonctionnalités sont séparées, mais il est probable qu'elles soient regroupées dans le futur. En attendant, il n'est pas possible de gérer de manière simultanée dans la même Facture des frais pédagogiques et des frais annexes.

À noter : la fonctionnalité, incluse par défaut dans votre abonnement, n'est pas automatiquement activée sur votre compte Dendreo. Rendez-vous sur la page de configuration des Notes de frais pour l'activer. 

Saisir une Note de frais en tant que Formateur

Pour saisir une Note de frais et suivre l'avancement du traitement de celle-ci, le Formateur devra obligatoirement se connecter à son Extranet Formateur depuis lequel il a alors 2 possibilités pour accéder à l'interface de saisie de la Note : 

  • Depuis l’onglet Notes de frais d'une Action de Formation spécifique ;
  • Depuis l'onglet Notes de frais de la rubrique Documents.

Avant de vous soumettre une Note de frais, le Formateur doit renseigner plusieurs attributs :

  • Action de Formation : permet de rattacher une Note de frais à une Action de formation spécifique ou préciser qu'elle est liée à une dépense hors Formation (exemple : des frais liés à un déplacement avant vente) ;
  • Centre de Formation : permet de rattacher une Note de frais à un Centre, dans le cadre du multi-centres ;
  • Type de dépense : permet de préciser si la Note de frais correspond à un hébergement, un transport, un repas, etc. ;

À noter : dans le cas des déplacements (frais kilométriques) vous pouvez paramétrer en configuration une rémunération différente selon la puissance fiscale des véhicules.

  • Intitulé : permet de personnaliser le nom de la Note de frais pour faciliter son suivi ;
  • Date de la dépense : permet de saisir la date correspondant à la dépense ;
  • Quantité : permet de renseigner la quantité liée à la dépense ;
  • Montant TTC : permet de renseigner le montant de la dépense en incluant la TVA ;
  • Taux de TVA : permet de sélectionner le taux de TVA correspondant ;
  • Commentaires : permet à votre Formateur d’apporter des précisions à votre attention ;
  • Justificatifs : permet de télécharger son justificatif (facture, ticket de caisse, etc.) ;

À noter : vous avez la possibilité de rendre ce champ obligatoire en configuration.

  • À refacturer au client : le Formateur peut cocher le fait de refacturer ou non au client.

À noter : en configuration, désactivez cette option et rendez les Notes de frais refacturables automatiquement.

Une fois que le Formateur a dûment complété sa Note de frais, après l'avoir enregistrée, il peut la modifier, la supprimer, ou la soumettre pour validation.

Gérer les Notes de frais en tant qu'Organisme de Formation

Notifications de nouvelles Notes de frais

Dendreo vous notifie de 2 façons lorsqu'un Formateur a soumis pour validation une nouvelle Note de frais :

Interface de suivi des Notes de frais

Un tableau de bord dédié vous permet de consulter, suivre et traiter l'ensemble des Notes de frais. Vous pouvez consulter ce tableau de bord depuis différentes pages du logiciel Dendreo :

  • Depuis la fiche d'une ADF, gérez l'ensemble des Notes de frais liées à cette ADF (tous Formateurs confondus) ;
  • Depuis la fiche d'un Formateur, gérez l'ensemble des Notes de frais liées au Formateur (toutes Actions de Formation qu'il a dispensées confondues) ;
  • Depuis la gestion des Notes de frais, gérez l'ensemble des Notes de frais de votre Organisme de Formation.

Traiter les Notes de frais

Une fois une Note de frais soumise par le Formateur, vous pouvez la traiter et ainsi :

  • Consulter le justificatif pour vérifier l'authenticité de la demande ;
  • Approuver ou refuser une ou plusieurs Notes de frais ;
  • Préciser si une Note de frais doit être refacturée ou non à un client pour que Dendreo l'intègre automatiquement dans les montants à financer de l'Action de Formation liée ;
  • Modifier les informations renseignées par le Formateur ;
  • Affecter une Note de frais à une Action de Formation même dans le cas où celle-ci a été préalablement liée à une dépense hors Formation par le Formateur ;
  • Mettre à jour le statut pour que le Formateur puisse suivre l'avancée du traitement sur son Extranet Formateur.

Attention : lorsqu'une Note de frais est marquée comme approuvée ou refusée, celle-ci n'est alors plus modifiable ni par l'Organisme de Formation ni par le Formateur.

Remontée des montants dans le Budget des Actions de Formation

Dès lors que vous avez accepté une Note de frais liée à une Action de Formation, Dendreo intègre automatiquement le montant correspondant dans le tableau de budget de l'Action de Formation. 

Attention : lorsqu'une Note de frais liée à une Action de Formation est acceptée, cela crée une ligne dans le Budget qui n'est plus modifiable.

Si une Note de frais est renseignée comme étant à refactureralors le montant correspondant est intégré automatiquement dans les montants à financer de l'Action de Formation en tant qu'Autres frais à refacturer. Pour en savoir plus sur les Financements, consultez notre documentation dédiée Définir les Financements avant de Facturer.

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