Gérer les Notes de frais des Formateurs

Cette page détaille le fonctionnement des Notes de frais de vos Formateurs. Vous y découvrirez :

les différents types de frais gérés par Dendreo ;
comment vos Formateurs peuvent les saisir ;
les justificatifs qu'ils doivent fournir ;
comment approuver ou refuser des Notes de frais ;
comment les Notes de frais s'intègrent dans votre process de gestion administrative.

Avant-propos

La bonne prise en main de la gestion des Notes de frais implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

L'Extranet Formateur qui est l'interface dédiée à vos Formateurs depuis laquelle ils pourront saisir leurs Notes de frais.
Le budget d'une Action de formation dans lequel Dendreo intégrera automatiquement le montant des Notes de frais approuvées pour qu'elles soient prises en compte dans le calcul de la marge.
Les financements et la facturation qui vous permettra de refacturer les Notes de frais à vos clients sans double saisie.

Les fonctionnalités

Possibilité de saisir plusieurs types de dépenses : hébergement, transport, repas, etc avant, pendant mais également à postériori de la date de la formation ;
Interface de saisie intégrée aux Extranets Formateurs ;
Gestion de différents statuts de traitement pour faciliter le suivi par vos équipes et les Formateurs ;
Prise en charge des Notes de frais liées à une Action de formation spécifique ou hors formation ;
Lien direct avec les budgets de vos Actions de formation pour une bonne prise en compte dans le calcul de la marge ;
Les montants liés aux Notes de frais refacturables sont intégrés automatiquement dans les montants à financer ;
Notifications dédiées pour vous alerter d'une nouvelle Note de frais soumise par un Formateur ;
Interface dédiée à la gestion globale de vos Notes de frais (toutes ADFs confondues) ;
Stockage automatique des justificatifs dans Dendreo et rattachement avec la fiche Formateur.

⚠️ Cette fonctionnalité est différente de celle qui permet à vos Formateurs de vous transmettre des Factures liées à leurs prestations de formation dont vous pouvez retrouver le fonctionnement sur notre documentation dédiée Frais pédagogiques Formateurs externes. Pour le moment, ces fonctionnalités sont séparées, mais il est probable qu'elles soient regroupées dans le futur. En attendant, il n'est pas possible de gérer de manière simultanée dans la même Facture des frais pédagogiques et des frais annexes.

Configuration

La fonctionnalité, incluse par défaut dans votre abonnement, n'est pas automatiquement activée sur votre compte Dendreo.

Rendez-vous sur la page de configuration des Notes de frais pour l'activer et la personnaliser.

Saisie d’une Note de frais par le Formateur

Pour saisir une Note de frais et suivre l'avancement du traitement de celle-ci, le Formateur devra obligatoirement se connecter à son Extranet Formateur depuis lequel il a alors 2 possibilités :

Accéder à l'interface de saisie depuis l’onglet Notes de frais d'une Action de Formation spécifique
Accéder à l'interface de saisie depuis l'onglet Notes de frais de la rubrique Documents

Avant de vous soumettre une Note de frais, le Formateur doit renseigner plusieurs attributs :

Action de formation : permet de rattacher une Note de frais à une Action de formation spécifique ou préciser qu'elle est liée à une dépense hors formation (exemple : des frais liés à un déplacement avant vente).
Centre de formation : permet de rattacher une Note de frais à un Centre de formation, dans le cadre de multi-centres
Type de dépense : permet de préciser si la Note de frais correspond à un hébergement, un transport, un repas, ou autres dépenses - Notez que dans le cas des déplacements (frais kilométriques) vous pouvez paramétrer en configuration une rémunération différente selon la puissance fiscale des véhicules.
Intitulé : permet de personnaliser le nom de la Note de frais pour faciliter son suivi.
Date de la dépense : permet de saisir la date correspondant à la dépense,
Quantité : permet de renseigner la quantité liée à la dépense
Montant TTC : permet de renseigner le montant de la dépense en incluant la TVA
Taux de TVA : permet de sélectionner le taux de TVA correspondant
Commentaires : permet à votre Formateur d’apporter des précisions à votre attention
Justificatifs : permet de télécharger son justificatif (facture, ticket de caisse, etc). Notez que vous avez la possibilité de rendre ce champ obligatoire en configuration
À refacturer au client : le Formateur peut cocher le fait de refacturer ou non au client. Notez qu'en configuration, vous pouvez désactiver cette option et/ou rendre par défaut les Notes frais refacturables automatiquement

Une fois que le Formateur a dûment complété sa Note de frais, après l'avoir enregistrée, il peut la modifier, la supprimer, ou la soumettre pour validation.

Gestion des Notes de frais par l'Organisme de formation

Notifications de nouvelles Notes de frais

Dendreo vous notifie de 2 façons lorsqu'un Formateur a soumis pour validation une nouvelle Note de frais :

Lorsque vous êtes connecté à votre compte, Dendreo affiche une pastille bleue dans le menu CRM et dans le menu secondaire Notes de frais Formateurs
Par email si vous avez préalablement paramétré l'option en configuration

Interface de suivi des notes de frais

Un tableau de bord dédié vous permet de consulter, suivre et traiter l'ensemble des Notes de frais. Vous pouvez consulter ce tableau de bord depuis différentes pages du logiciel Dendreo :

Depuis la fiche d'une ADF, vous pouvez gérer l'ensemble des Notes de frais liées à cette Action de formation (tous Formateurs confondus)
Depuis la fiche d'un Formateur, vous pouvez gérer l'ensemble des Notes de frais liées au Formateur (toutes Actions de formation qu'il a dispensées confondues)
Depuis l'interface de gestion des Notes de frais, vous pouvez gérer l'ensemble des Notes de frais de votre Organisme de formation.

Traitement des Notes de frais

Une fois une Note de frais soumise par le Formateur, vous pouvez la traiter.

Plusieurs possibilités s’offrent à vous :

Consulter le(s) justificatif(s) pour vérifier l'authenticité.
Approuver ou refuser une Note de frais ou une sélection de Notes de frais.
Préciser si une Note de frais doit être refacturée ou non à un client pour que Dendreo l'intègre automatiquement dans les montants à financer de l'Action de formation liée.
Modifier les informations renseignées par le Formateur.
Affecter une Note de frais à une Action de formation même dans le cas où celle-ci a été préalablement liée à une dépense hors formation par le Formateur.
Mettre à jour le statut pour que le Formateur puisse suivre l'avancée du traitement sur son Extranet Formateur.

⚠️ Lorsqu'une Note de frais est marquée comme approuvée ou refusée, alors celle-ci n'est plus modifiable ni par l'Organisme de formation ni par le Formateur.

Remontée des montants dans le Budget des Actions de formation

Dès lors que vous avez accepté une Note de frais liée à une Action de Formation, Dendreo intègre automatiquement le montant correspondant dans le tableau de budget de l'Action de formation.

⚠️ Lorsqu'une Note de frais liée à une Action de Formation est acceptée, cela crée une ligne dans le Budget qui n'est plus modifiable.

Astuce : Si une Note de frais est renseignée comme étant à refacturer, alors le montant correspondant est intégré automatiquement dans les montants à financer de l'action de formation en tant que Autres frais à refacturer. Pour en savoir plus sur les financements voir notre documentation dédiée définir les Financements et Facturer.