Définir les Financements avant de facturer

Afin de pouvoir Facturer, vous devez tout d'abord définir les Financements de votre Formation grâce à l'outil de création de Financements. Idéalement, avant de commencer à facturer, il est conseillé de définir comment l'intégralité de votre Formation sera financée. Vous pouvez cependant facturer une Formation qui ne serait que partiellement financée.

Le sous-onglet de Financement vous permettra d'indiquer, par exemple, que votre Formation est financée à 80% par un OPCO et à 20% par le client.

D'un rapide coup d'œil, vous pouvez voir l'avancement de vos Financements et Facturations par Action de Formation grâce à un système de code couleur.

La partie verte est payée, la partie jaune est financée (un Financement est créé mais la Facture n'est pas encore créée), la partie bleue est facturée et la partie rouge est à financer (le Financement n'a pas encore été créé).

En passant votre souris sur la barre d'avancée, vous pouvez rapidement vérifier les montants en jeu.

Créer et ajouter des Financements

Rendez-vous dans le sous onglet Financement de votre Action de Formation INTRA ou INTER.

Financer votre Formation vous permet de définir comment votre Formation doit être facturée. Les éléments à financer sont les suivants :

• La Formation (frais pédagogiques) : la Formation en elle-même ;
• Autres recettes (optionnel) : les Recettes annexes (frais annexes) à facturer à votre client, que vous avez définies dans la partie Recettes de votre Budget ;
• Autres frais à refacturer (optionnel) : les frais de fonctionnement refacturables (autres frais annexes) à refacturer à votre client, que vous avez définis dans la partie Frais de votre Budget.

Chaque Financement peut être partiellement ou entièrement financé par :

• L'entreprise cliente ;
• Un OPCO (ou CDC) ;
• Les pouvoirs publics ;
• Les pouvoirs publics (client direct) si le pouvoir public est directement commanditaire de la Formation ;
• En Sous-Traitance.

En INTER, vous devez financer les différentes Entreprises clientes individuellement. Vous pouvez créer des Financements partiels (par exemple si vous souhaitez facturer un acompte) en modifiant les montants financés. Une fois un Financement effectué, vous pouvez alors le facturer. Vous pouvez également facturer plusieurs Financements au sein de la même Facture (même si les Financements n'appartiennent pas à la même Action de Formation), à condition que le Financeur soit le même. Pour cela, cliquez sur la flèche pour accéder à la Facturation avancée.

Pour modifier un Financement, nous vous invitons à le supprimer et le ré-effectuer. Vous ne pouvez supprimer un Financement que s'il n'a pas déjà été facturé. Si c'est le cas, vous devez alors émettre un avoir ou supprimer la Facture correspondante (en éditant la Facture dans le sous-onglet Factures).

Vous y verrez l'état d'avancement de vos Financements pour cette Action de Formation et le montant restant à financer.

Pour créer une Facture d'acompte, découpez votre Action de Formation en plusieurs Financements afin de pouvoir émettre plusieurs Factures.

Pour une Formation INTER

Cliquez sur Ajouter un financement puis remplissez les informations concernant :

1. L'Entité financée ;

2. Le Type de Financement :

• Entreprise : avec optionnellement la possibilité de choisir un Financeur différent si l'Entité financée fait partie d'un groupe d'entreprises ;
• OPCO (ou CDC) : vous avez accès à un menu déroulant pour sélectionner l'OPCO dans notre carnet d'adresses existant et pourrez définir la catégorie BPF de ce Financement ;

• Les Pouvoirs publics : vous avez accès à un menu déroulant pour sélectionner un établissement Financeur dans notre carnet d'adresses existant et pouvez définir la catégorie BPF de ce Financement ;
• Les Pouvoirs publics (client direct) : l’Entreprise renseignée dans le champ Type est un pouvoir public et finance sa Formation (permet d’alimenter la bonne ligne du BPF) ;

3. Le Numéro de dossier pour votre suivi interne ou le suivi de votre dossier OPCO qui apparait sur la Facture.

Sélectionnez les Participants que vous souhaitez financer. Vous pouvez modifier leur statut BPF depuis cette page.

Vous pouvez inscrire un montant libre à financer. Puis cliquez sur Ajouter.

Pour une Formation INTRA

Cliquez sur Ajouter un financement puis remplissez les informations concernant :

1. Le Type de Financement :

• L'Entreprise cliente ;
• Optionnellement le Financeur (si l'Entité financée fait partie d'un groupe d'entreprises) ;
• OPCO (ou CDC) : vous avez accès à un menu déroulant pour sélectionner l'OPCO dans notre carnet d'adresses existant et pouvez définir la catégorie BPF de ce Financement ;

• Les Pouvoirs publics : vous avez accès à un menu déroulant pour sélectionner un établissement Financeur dans notre carnet d'adresses existant et pouvez définir la catégorie BPF de ce Financement ;
• Les Pouvoirs publics (client direct) : l’Entreprise renseignée dans le champ Type est un pouvoir public et finance sa Formation (permet d’alimenter la bonne ligne du BPF) ;

• Sous-Traitance : vous pouvez définir le Financeur de la Sous-traitance grâce au menu déroulant listant votre carnet d'adresses Entreprise ;
• Le Numéro de dossier pour votre suivi interne ;
• Le montant à financer.

Pour un produit Hors Formation

Lorsque vous avez créé un produit dit Hors Formation, vous pouvez gérer les Financements et la Facturation de la même manière que pour une Formation INTRA.