Définir les Financements avant de Facturer

Le principe de création de Financement et de Facturation est similaire pour les produits de type Formation INTRA et INTER. 

Afin de pouvoir Facturer, vous devez tout d'abord définir le ou les Financement(s) de votre formation grâce à l'outil de création de Financements. Idéalement, avant de commencer à facturer, il est conseillé de définir comment l'intégralité de votre formation sera financée. Vous pouvez cependant facturer une formation qui ne serait que partiellement financée. 

Le sous-onglet de Financement vous permettra d'indiquer, par exemple, que votre formation est financée à 80% par un OPCO et 20% par le client.

D'un rapide coup d'œil, vous pouvez voir l'avancement de vos financements et facturations par Action de Formation grâce à un système de code couleur.

La partie verte est facturée, la partie bleue est financée (un financement est créé mais la facture n'est pas encore créée), la partie rouge n'a pas de financement créé.

En passant la souris sur une barre d'avancée de Financement, vous pourrez rapidement vérifier les montants en jeu.

Comment créer/ajouter des Financements ?

Rendez-vous dans le sous onglet  Financement de votre Action de Formation INTRA ou INTER.

Financer votre formation vous permet de définir comment votre formation doit être facturée. Les éléments à financer sont les suivants :

  • La formation (frais pédagogiques) - Il s'agit du coût de la formation en elle-même
  • Autres recettes (optionnel) - Recettes annexes (frais annexes) à facturer à votre client, que vous avez définies dans la partie "Recettes" de votre Budget
  • Autres frais à refacturer (optionnel) - Frais de fonctionnement refacturables (autres frais annexes) à refacturer à votre client, que vous avez définis dans la partie "Frais" de votre Budget

  • Chaque Financement peut être partiellement ou entièrement financé par :

  • L'entreprise cliente
  • Un OPCO (ou CDC)
  • Les pouvoirs publics
  • Les pouvoirs publics (client) : si le pouvoir public est directement commanditaire de la formation
  • ou être effectué en Sous-Traitance

  • A noter : vous pouvez créer un Financement pour un Participant qui n'est inscrit à aucun Module.

    En INTER vous devez financer les différentes Entreprises clientes individuellement.  Vous pouvez créer des financements partiels (par exemple si vous souhaitez facturer un acompte) en modifiant les montants financés.  Une fois un Financement effectué, vous pouvez alors le facturer. Vous pouvez également facturer plusieurs Financements au sein de la même Facture (même si les Financements n'appartiennent pas à la même Action de Formation), à condition évidemment que le Financeur soit le même. Pour cela, utilisez le petit bouton bleu de Facturation avancée.  Pour modifier un Financement, nous vous invitons à le supprimer et le ré-effectuer. Vous ne pouvez supprimer un Financement que s'il n'a pas déjà été facturé. Si c'est le cas, vous devez alors émettre un avoir ou supprimer la Facture correspondante (en éditant la Facture dans le sous-onglet Factures).

    Vous y verrez l'état d'avancement de vos financements pour cette Action de Formation et le montant restant à financer.

    Pour créer une facture d'acompte, découper votre Action de Formation en plusieurs financements afin de pouvoir émettre plusieurs factures.

    Formation INTER

    Cliquez sur  Ajouter un financement puis remplissez les informations concernant :

    1. l'Entité financée

    2. le Type de financement : 

    • Entreprise cliente, avec optionnellement, le choix de choisir un Financeur différent si l'entité financée fait partie d'un groupe d'entreprises)
    • OPCO (ou CDC) : vous aurez accès à un menu déroulant pour sélectionner l'OPCO dans notre carnet d'adresses existant et pourrez définir la catégorie BPF de ce financement 

    • Les Pouvoirs publics : vous aurez accès à un menu déroulant pour sélectionner un établissement financeur dans notre carnet d'adresses existant et pourrez définir la catégorie BPF de ce financement 

    3. Le Numéro de dossier pour votre suivi interne ou le suivi de votre dossier OPCO qui apparaitra sur la Facture

    4. Sélectionnez les Participants que vous souhaitez financer, vous pouvez modifier leur statut BPF depuis cette page.

    https://s3.amazonaws.com/helpscout.net/docs/assets/59b2fb88042863033a1cb464/images/60f82a7c6ffe270af2a90ef2/file-JNNchzP2fk.png

    Vous pouvez inscrire un montant libre à financer. Puis cliquez sur  Ajouter.

    Formation INTRA

    Cliquez sur  Ajouter un financement puis remplissez les informations concernant :

    1. Le Type de financement :

    • L'entreprise cliente 
    • Optionnellement le Financeur (si l'entité financée fait partie d'un groupe d'entreprises)
    • OPCO (ou CDC) : vous aurez accès à un menu déroulant pour sélectionner l'OPCO dans notre carnet d'adresses existant et pourrez définir la catégorie BPF de ce financement 

    • Les Pouvoirs publics : vous aurez accès à un menu déroulant pour sélectionner un établissement financeur dans notre carnet d'adresses existant et pourrez définir la catégorie BPF de ce financement 

  • Sous-Traitance : vous pourrez définir le financeur de la sous-traitance grâce au menu déroulant listant votre carnet d'adresses Entreprise
  • Le numéro de dossier pour votre suivi interne
  • Le montant à financer
  • Les Financeurs de type OPCO ou Pouvoir public (financeurs externes) : Dendreo possède déjà une base de données de financeurs externes fournie, cependant si un financeur externe venait à manquer, il vous est possible de demander l’ajout de ce Financeur externe depuis votre CRM Financeurs. A noter que cette liste est modérée par Dendreo pour éviter les doublons et vous assurer que celle-ci soit la plus juste possible. 

    Le principe de création de Financement et de Facturation pour les produits dits Hors Formation

    Lorsque vous avez créé un produit dits Hors Formation, vous pouvez gérer les Financements et la Facturation de la même manière que pour une formation INTRA.


    Pour aller plus loin

    Financeurs Externes
    Comprendre ce qu'est un Financeur Externe dans Dendreo

    La facturation multi-financements
    Créer une seule facture regroupant plusieurs Financements, plusieurs Actions de Formation

    Factures d'acompte
    Découper votre Action de Formation en plusieurs financements afin de pouvoir émettre plusieurs factures.

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