Définir les Financements avant de facturer

Afin de pouvoir Facturer votre Action de Formation, vous devez tout d'abord définir comment celle-ci sera financée. Dans cette documentation, découvrez le fonctionnement général des Financements sur Dendreo ainsi que toutes les étapes de création et de modification d'un Financement dans une Action de Formation.

Fonctionnement général

Financer votre Formation vous permet de définir comment votre Formation doit être facturée.

Les éléments à financer sont les suivants :

• La Formation (frais pédagogiques), c'est la Formation en elle-même ;
• Les Autres recettes (optionnel), ce sont les Recettes annexes (frais annexes) à facturer à votre client, que vous avez définies dans la partie Recettes du Budget de l’Action de Formation ;
• Les Autres frais à refacturer (optionnel), ce sont les frais de fonctionnement refacturables (autres frais annexes) à refacturer à votre client, que vous avez définis dans la partie Frais de votre Budget.

Chaque Financement peut être partiellement ou entièrement financé : par exemple, vous pouvez indiquer que votre Formation est financée à 80% par un OPCO et à 20% par le client.

Dendreo vous permet également de choisir le type de Financement que vous souhaitez réaliser : soit par Participant (en mode de pricing par Participant) ou Action de Formation, soit par Module pour plus de précision. Facturer séparément chaque Module de votre Action de Formation peut notamment être utile dans le cas de Formations longues, pour vous éviter de devoir attendre la fin de l’ADF pour tout facturer.

Créer un Financement

Rendez-vous dans l’onglet Financements de votre Action de Formation INTRA ou INTER.

Cliquez sur Ajouter un Financement en haut à droite puis sélectionnez/indiquez les éléments suivants :

_{1. L'entité financée}

Ce champ est à remplir uniquement dans le cas d'une INTER. En effet, lors d'une INTER, vous devez financer les différentes Entreprises clientes individuellement.

_{2. Le type de Financement}

Les différents types de financements sont les suivants :

• L'Entreprise cliente : sélectionnez ensuite le Financeur ;
• Le Participant, si un Participant est lié à une Entreprise mais que la Facture lui est destinée : sélectionnez ensuite le Participant financeur ;
• Le Particulier ou le Particulier (hors BPF) si l’entité financée est un Particulier ;
• La Sous-traitance : sélectionnez ensuite le Financeur de la sous-traitance ;
• L'OPCO (ou CDC) : sélectionnez ensuite l’OPCO financeur et la Catégorie BPF du Financement ;
• Les Pouvoirs publics : sélectionnez ensuite l’Établissement financeur et la Catégorie BPF du Financement ;
• Les Pouvoirs publics (client direct) si l'Entreprise des Participants est elle-même un Pouvoir Public et finance la Formation : sélectionnez le Financeur et la Catégorie BPF du Financement.

_{3. La règle de Facturation : totale ou partielle}

Choisissez une règle de Facturation et Dendreo calculera automatiquement le bon montant à facturer ! Basée sur le suivi des présences à l'instant T, cette méthode assure une Facturation équitable et transparente.

Les règles disponibles sont les suivantes :

• Le montant total du Financement ;
• Le montant selon la présence exacte, arrondie à la minute ;
• Les règles de calcul spécifiques de la Caisse des Dépôts et Consignations (articles 6.2 et 6.3) ;
• Les règles spécifiques DPC définies par l'Agence Nationale du DPC, spécialement pour les professionnels de santé (pages 4, 5 et 6).

_{4. Le numéro de dossier}

Il est utile pour votre suivi interne ou le suivi de votre dossier OPCO indiqué dans la Facture.

_{5. Les modes de Financement : par Module ou par Participant}

Un Financement peut être réalisé de deux manières différentes :

• Par Participant ou Action de Formation selon le mode de pricing : vous saisissez un montant global par apprenant pour toute l’Action de Formation. Le système ventile automatiquement le montant sur les Modules, et vous pouvez ajuster la répartition si besoin.

• Par Module : vous saisissez un montant global par Module pour tous les Participants de l’Action de Formation. Le système ventile automatiquement le montant sur les Participants, et vous pouvez ajuster la répartition si besoin.

Les deux vues sont synchronisées : passer de l'une à l'autre conserve les données.

Par défaut, le montant affiché est le total à financer pour chaque Participant ou Module. Vous pouvez cependant modifier les montants pour effectuer un Financement partiel, par exemple dans le cas d'une Facture d'acompte.

En INTER comme en INTRA, vous pouvez modifier le statut BPF des Participants depuis la colonne dédiée.

_{Points d'attention}

• La possibilité de financer par Module est une nouvelle évolution : si votre Action de Formation avait déjà des Financements partiels facturés avant l'arrivée de cette fonctionnalité, tout nouveau Financement aura le même niveau de détail qu'avant, par ADF ou Participant et non par Module ou inscription au Module.
• Si vous utilisez la règle de Facturation Présences exactes pour votre Financement, le calcul des présences se fait désormais au niveau de chaque Module financé : c’est le pourcentage de présence à chaque Module qui est pris en compte, pas le pourcentage de présence à toute l’Action de Formation.

Suivre les Financements

Dans l’onglet Financements de l’ADF, vous pouvez voir l'avancement de vos Financements et Facturations pour chaque Action de Formation grâce à un système de code couleur.

Vous retrouvez ce même code couleur en haut à droite du tableau : la partie verte est payée, la partie jaune est financée (un Financement est créé mais la Facture n'est pas encore créée), la partie bleue est facturée et la partie rouge est à financer (le Financement n'a pas encore été créé). En passant votre souris sur la barre d'avancée, vous pouvez vérifier les montants concernés.

Modifier un Financement

Pour modifier un Financement, cliquez sur le bouton de crayon.

Si vous souhaitez modifier ou supprimer un Financement déjà Facturé, vous devez alors émettre une Facture d'avoir (en éditant la Facture dans le sous-onglet Factures). Vous y verrez l'état d'avancement de vos Financements pour cette Action de Formation et le montant restant à financer.

Facturer le Financement

Une fois un Financement effectué, vous pouvez alors le facturer, en une ou plusieurs fois. Pour cela, cliquez sur le bouton Facturer, ou bien sur la flèche pour accéder à la fenêtre de Facturation avancée.

Vous pouvez facturer plusieurs Financements au sein de la même Facture (même si les Financements n'appartiennent pas à la même Action de Formation), à condition évidemment que le Financeur soit le même.