Définir les Financements avant de facturer

Afin de pouvoir Facturer, vous devez tout d'abord définir les Financements de votre Formation. Idéalement, avant de commencer à facturer, il est conseillé de définir comment l'intégralité de votre Formation sera financée. Vous pouvez cependant facturer une Formation qui ne serait que partiellement financée, par exemple un Financement basé sur le temps de présence d'un Participant.

🎥 Pour plus d'informations sur la Facturation et les Financements, regardez notre vidéo dédiée en cliquant ici !

Fonctionnement général

Financer votre Formation vous permet de définir comment votre Formation doit être facturée. Les éléments à financer sont les suivants :

  • La Formation (frais pédagogiques), c'est la Formation en elle-même ;
  • Les Autres recettes (optionnel), ce sont les Recettes annexes (frais annexes) à facturer à votre client, que vous avez définies dans la partie Recettes de votre Budget ;
  • Les Autres frais à refacturer (optionnel), ce sont les frais de fonctionnement refacturables (autres frais annexes) à refacturer à votre client, que vous avez définis dans la partie Frais de votre Budget.

Chaque Financement peut être partiellement ou entièrement financé.

Depuis chaque Action de Formation, le sous-onglet Financement vous permet d'indiquer, par exemple, que votre Formation est financée à 80% par un OPCO et à 20% par le client.

D'un rapide coup d'œil, vous pouvez voir l'avancement de vos Financements et Facturations par Action de Formation grâce à un système de code couleur.

La partie verte est payée, la partie jaune est financée (un Financement est créé mais la Facture n'est pas encore créée), la partie bleue est facturée et la partie rouge est à financer (le Financement n'a pas encore été créé). En passant votre souris sur la barre d'avancée, vous pouvez rapidement vérifier les montants concernés.

Créer un Financement

Rendez-vous dans le sous onglet Financement de votre Action de Formation INTRA ou INTER.

À noter : dans le cas d'un produit dit Hors Formation, vous pouvez gérer les Financements et la Facturation de la même manière que pour une Formation INTRA.

Cliquez sur Ajouter un financement puis indiquez :

1. L'Entité financée

Ce champ est à remplir uniquement dans le cas d'une INTER.

En effet, lors d'une INTER, vous devez financer les différentes Entreprises clientes individuellement. Sélectionnez alors les Participants à financer puis modifiez les montants si vous souhaitez effectuer un Financements partiels (par exemple dans le cas d'une Facture d'acompte).

En INTER comme en INTRA, vous pouvez modifier le statut BPF des Participants depuis ce tableau :

2. Le Numéro de dossier

Il est utile pour votre suivi interne ou le suivi de votre dossier OPCO indiqué dans la Facture.

3. Le Type de Financement

Les différents types de financements sont les suivants :

  • L'Entreprise cliente avec optionnellement la possibilité de choisir un Financeur différent si l'Entité financée fait partie d'un groupe d'entreprises ;
  • Le Particulier (hors BPF) ;
  • La Sous-traitance : vous pouvez définir le Financeur de la Sous-traitance grâce au menu déroulant listant votre carnet d'adresses Entreprise ;
  • L'OPCO (ou CDC) : vous avez accès à un menu déroulant pour sélectionner l'OPCO dans notre carnet d'adresses existant et pourrez définir la catégorie BPF de ce Financement ;
  • Les Pouvoirs publics : vous avez accès à un menu déroulant pour sélectionner un établissement Financeur dans notre carnet d'adresses existant et pouvez définir la catégorie BPF de ce Financement ;
  • Les Pouvoirs publics (client direct) : l’Entreprise renseignée dans le champ Type est un pouvoir public et finance sa Formation (permet d’alimenter la bonne ligne du BPF).

À noter : concernant les Financeurs de type OPCO ou Pouvoir public (financeurs externes), Dendreo possède déjà une base de données de Financeurs externes fournie. Cependant, si un Financeur externe venait à manquer, il vous est possible de demander l’ajout de ce Financeur externe depuis votre CRM Financeurs. Cette liste est modérée par Dendreo pour éviter les doublons et vous assurer que celle-ci soit la plus juste possible.

4. La Règle de Facturation

Choisissez une règle de Facturation et Dendreo calculera automatiquement le bon montant à facturer ! Basée sur le suivi des présences à l'instant T, cette méthode assure une facturation équitable et transparente.

Les règles disponibles sont les suivantes :

À noter : pour l'instant, Dendreo ne gère pas les cas où les prix des Modules sont différents, la Facture se faisant sur le pourcentage du montant global de l'Action de Formation.

Pour plus d'informations, consultez la documentation Règles de facturation au prorata de présence.

Les Règles et le Pourcentage de Facturation depuis la liste des Financements

🚧 Cette fonctionnalité est encore en cours de développement ! Pour plus d'informations sur les prochaines étapes d'évolution de la fonctionnalité de Facturation au prorata, consultez la demande dédiée sur le portail utilisateurs.

Modifier le Financement

Pour modifier un Financement, cliquez sur le bouton de crayon.

À noter : les options d’édition ou suppression d’un Financement sont limitées. En effet, vous ne pouvez supprimer un Financement que si il n’a pas encore été facturé, et vous ne pouvez pas modifier le montant d’un Financement sur une valeur inférieure à ce qui a déjà été facturé pour ce Financement.

Si vous souhaitez modifier ou supprimer un Financement déjà Facturé, vous devez alors émettre un avoir ou supprimer la Facture correspondante (en éditant la Facture dans le sous-onglet Factures). Vous y verrez l'état d'avancement de vos Financements pour cette Action de Formation et le montant restant à financer.

Facturer le Financement

Une fois un Financement effectué, vous pouvez alors le facturer. Pour cela, cliquez sur le bouton Facturer, ou bien sur la flèche pour accéder à la fenêtre de Facturation avancée.

Vous pouvez facturer un Financement en plusieurs fois !

Pour plus d'informations sur la facturation du financement, consultez la documentation Générer une Facture.

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