Générer une Facture
Une fois le Financement effectué, vous pouvez alors le facturer. Depuis la liste des Financements, cliquez sur la flèche pour accéder à la fenêtre Facturation avancée et ainsi créer la Facture liée à ce Financement.
Si vous êtes certain des informations présentes dans la Facture, vous pouvez directement cliquer sur Facturer.
Accéder à la Facturation avancée
En arrivant sur l'interface de Facturation avancée, vous retrouvez en haut de page le numéro de la Facture, incrémenté automatiquement afin de ne pas créer de trou dans votre numérotation comptable. Vous pouvez le modifier à la volée et configurer la numérotation automatique.
Attention : vous devez vous assurer que le numéro de la Facture est correct avant d'émettre la Facture. Vous ne pourrez pas modifier la numérotation de cette Facture ensuite, sauf si la Facturation stricte a été désactivée.
Définissez ensuite les Financements à facturer. Vous pouvez facturer plusieurs Financements si besoin.
À noter : vous pouvez facturer plusieurs Financements au sein de la même Facture (même si les Financements n'appartiennent pas à la même ADF), à condition que le Financeur soit le même !
Indiquez ensuite les coordonnées du destinataire de la Facture. Elles sont préremplies avec les informations trouvées sur la fiche Entreprise ou la base de données pour les OPCO et Financeurs publics.
À noter : une Entreprise peut avoir des coordonnées de Facturation différentes.
Complétez ensuite les détails liés à la Facture à émettre, notamment :
- Le Modèle de Document à utiliser par Dendreo pour remplir toutes les données dans un document avec la mise en page que vous aurez choisie. Ce Modèle se trouve dans la catégorie Actions de Formation > par Financement de la bibliothèque des Modèles.
- La date d'émission : ce champ est obligatoire, et complété automatiquement avec la date du jour ;
- La date d'échéance : elle est automatiquement complétée selon l'échéance définie en configuration ;
- Des éventuelles remarques à faire figurer sur la Facture.
En cliquant sur Facturer, vous lancerez l'émission de la Facture : cette Facture sera figée et vous ne pourrez plus modifier ses informations (coordonnées, détails et numéroration), pour avoir une version immuable qui ne diffère pas entre ce que vous avez envoyé à votre client et ce que vous voyez de votre côté sur Dendreo.
Vous pourrez toujours ajouter librement des Règlements dans votre Facture après émission.
À noter : si vous émettez une Facture d'un montant de 0 euro, vous serez alerté et devrez confirmer.
Modifier la Facture
Comme évoqué précédemment, les champs des sections Coordonnées du destinataire et Détails sont verrouillés après génération de la Facture afin de garantir l'inaltérabilité de celle-ci. Cependant, vous pouvez les déverrouiller exceptionnellement pour effectuer des ajustements nécessaires avant émission.
Attention : les Factures ne doivent normalement jamais être modifiées. Il est fortement recommandé de créer un Avoir pour ensuite créer une nouvelle Facture.
Depuis l'interface de Facturation avancée, survolez la section souhaitée puis cliquez sur Modifier et regénérer la Facture. Modifiez ensuite le champ souhaité puis cliquez sur Sauvegarder : la version précédente de la Facture sera écrasée et remplacée par celle-ci, qui sera alors figée et ne pourra pas être modifiée.
À noter : au moment de la génération de la Facture, le Modèle de document indiqué dans la section Détails est également figé. Ainsi, si vous modifiez la version du Modèle depuis la configuration et souhaitez utiliser cette nouvelle version pour la Facture, vous devez modifier et régénérer la Facture.
Générer un Duplicata de la Facture
À partir du 31 janvier 2026, une Facture ne sera plus mise à jour et restera inchangée, quels que soient les Règlements reçus après son émission. Pour transmettre une Facture à jour contenant tous les Règlements, vous devez donc utiliser l’option de Duplicata.
Depuis le tableau des Factures, vous retrouvez les colonnes :
- Duplicata : générez le Document faisant état des Règlements (+ "Facture acquittée" si réglée totalement) ;
- Envoi Duplicata : envoyez le Modèle de document dédié contenant l’Action système Facture : envoi Duplicata. Si vous aviez déjà configuré un Modèle dédié à l'envoi de duplicata et Factures acquittées, pensez à y associer cette Action système pour pouvoir le déclencher directement depuis cette colonne.
Depuis l’édition ou la création d’un Modèle d’Email lié aux Factures, vous pouvez également sélectionner l’option Envoyer le Duplicata de Facture au lieu de la Facture initiale pour choisir le Document à utiliser en PJ.
Consulter les Factures
Une fois les Financements facturés, vous pouvez les télécharger en PDF dans le tableau des Financements.
Vous pouvez également les télécharger en PDF ou dans un format éditable (Excel ou Word en fonction de votre Modèle de document) depuis l'onglet Factures.
Dans le cadre de la Réforme de la Facturation Électronique (uniquement pour les clients belges pour le moment), vous pouvez également récupérer la Facture au format Factur-X depuis le tableau, en cliquant sur le bouton vert visible ci-dessus.
À noter : si le pays n'est pas indiqué sur la fiche CRM du destinataire de la Facture, c'est le pays défini en configuration générale qui sera alors repris. Dendreo vous alerte de cela depuis le point d'exclamation rouge visible ci-dessus.
Depuis l'onglet Factures, gérez toutes les Factures pour votre Action de Formation. Vous pouvez notamment :
- Éditer la Facture ;
- Exporter la facture sous format éditable ou PDF ;
- Voir les montants financés hors taxe et TTC ;
- Retrouver les dates clés de la Facture, ainsi que les relances éventuelles, qu'il vous sera possible de modifier en cliquant sur l'icône calendrier.
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