Présentation des Modèles de documents
La page de gestion des Modèles de document (ou documents types) vous permet de gérer des Modèles de documents que vous pouvez ensuite télécharger au sein de vos Actions de Formation et qui seront pré-remplis automatiquement avec les différentes informations contenues dans Dendreo.
Cela vous permet, par exemple, d'avoir un Modèle de feuille d'émargement qui contiendra automatiquement les bons horaires et noms des Participants pour chaque Action de Formation dans laquelle vous téléchargerez ce document. Un gain de temps indéniable !
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Fonctionnement général
Vous pouvez créer autant de Modèles de document que vous le souhaitez. Dendreo gère différentes extensions de documents, cependant le format le plus commun et recommandé est le .docx.
Éditer un Modèle de document
Chaque Modèle de document peut avoir plusieurs versions. Par exemple, si vous souhaitez changer la police de caractère du titre sur votre Modèle de Feuille d'émargement existant, il vous suffit de partir du Modèle existant (téléchargez-le depuis Dendreo), changer la police et uploader la nouvelle version sur Dendreo. Vous pouvez ainsi garder un historique de toutes les versions utilisées et revenir à une version ultérieure si nécessaire !
L'édition des Modèles de document se fait directement dans votre logiciel d'édition (Microsoft Office ou OpenOffice). Les documents ne sont pas édités dans Dendreo directement. Vous avez donc accès à l'intégralité des fonctionnalités classiques de votre logiciel d'édition et n'êtes pas restreint par des contraintes de mise en forme ! Vous pouvez donc partir de vos Modèles de document existants.
Utiliser les tags
Un Modèle de document est un document qui contient des "tags" (vous pouvez cependant utiliser des Modèles de document sans tags). Ces tags seront ensuite remplacés dynamiquement par Dendreo avec la bonne valeur lors de leur génération dans vos Actions de formation.
Un tag est toujours entre accolades, par exemple {participant_nom}, qui sera remplacé par le nom du Participant lors de la génération du document. Tagger un document correspond à l'activité d'identifier les zones du document qu'il faut rendre variables, en les remplaçant par les tags Dendreo appropriés.
À noter : si vous utilisez la gestion électronique de document, pensez à réserver un espace libre toujours au même endroit sur vos documents afin que Dendreo puisse y insérer un QR Code sans rentrer en conflit avec le reste du design de votre document !