Préparer ses Factures pour la RFE

Dendreo évolue suite à l’entrée en vigueur de la Réforme de la Facturation Électronique et vous propose plusieurs options pour que vos Factures soient conformes au format Factur-X attendu par l'administration.

Dans cette documentation, vous retrouvez l’ensemble des champs et configurations obligatoires à connaître et compléter pour assurer la conformité de vos Factures.

Fonctionnement général

Le Factur-X est un format hybride : un PDF lisible par vos clients auquel est associé un fichier XML contenant les données structurées de la Facture. Ce sont les données du XML qui font foi pour les échanges électroniques avec l'administration et les Plateformes Agréées.

Une fois l'option de génération du Factur-X activée en autonomie (voir procédure ici), Dendreo alimente automatiquement le XML à partir des informations renseignées sur votre compte Dendreo : il est donc essentiel que la configuration de votre Organisme de Formation, de vos fiches CRM et éventuellement des champs de facturation avancée soient correctement complétées.

Champs d'identification de l'émetteur et du destinataire

_{Numéro d'identification d'entreprise}

Le champ N° SIRET est remplacé par le duo Type d'identifiant + Numéro d'identification d'entreprise :

• dans la configuration générale de votre Organisme de Formation (côté vendeur) ;
• sur les fiches Entreprises et Particuliers ;
• dans la Facturation avancée (côté destinataire).

Le Type d'identifiant est déduit du pays sélectionné précédemment : SIREN/SIRET pour la France et les DOM (Guadeloupe, Martinique, Guyane, La Réunion, Mayotte), BCE (0208) pour la Belgique, IDE (0183) pour la Suisse.

_{Adresse électronique de facturation}

Pour alimenter le XML du Factur-X avec l'adresse de routage électronique de l’émetteur et du client destinataire, vous retrouvez le duo de champs Adresse électronique de facturation + Type d'adresse :

• dans la configuration générale de votre Organisme de Formation (côté vendeur) ;
• sur les fiches Entreprises et Particuliers ;
• dans la Facturation avancée (côté destinataire).

Ce champ est relié à l'annuaire et se complète automatiquement selon la raison sociale sélectionnée.

Si vous sélectionnez une Entreprise qui a plusieurs adresses électronique de facturation dans l'annuaire, Dendreo en sélectionne une par défaut. Vous pouvez choisir l'adresse souhaitée dans la liste déroulante.

Le champ peut tout de même être complété manuellement.

Pour une Entreprise française, un seul type d’adresse est toléré : le CTC (0225), qui permet de saisir les adresses prévues par l’annuaire de la facturation électronique. Vous pouvez donc y saisir l’adresse communiquée par votre client, au format SIREN, SIREN_SIRET, SIREN_SIRET_Code routage ou SIREN_Suffixe.

L'adresse électronique de facturation ne bloque pas encore la facturation, mais elle sera obligatoire à terme pour émettre des Factures électroniques et sera directement reliée à l’annuaire électronique de facturation.

_{Référence Acheteur}

Pour renseigner la référence de votre client destinataire, vous retrouvez le champ Référence Acheteur sur les fiches Entreprises et Particuliers ainsi que dans la facturation avancée.

Ce champ sert à transmettre une information permettant à l'acheteur d'identifier le service, la personne ou le dossier concerné par la Facture. Il est à différencier de l'adresse électronique de facturation !

Champs relatifs au contenu des Factures

_{Catégorie d'opération}

Chaque produit ou ligne de Budget peut désormais être qualifié de Prestation de services ou de Livraison de biens, afin de déduire la catégorie d’opération globale de la Facture (qui peut aussi être Mixte si les lignes mêlent Prestation de services ET Livraison de biens).

Vous retrouvez cette option à deux endroits :

• Dans le menu Configuration > Produits pour les Modules et Produits ;
• Dans le menu Configuration > Budgets type pour les frais annexes / recettes libres.

Vous pouvez également modifier la Catégorie d'opération directement dans le Budget d'une Action de Formation, pour des lignes de types Dépenses/frais et Recettes libres refacturées.

_{Option du régime de la TVA sur les débits}

Pour indiquer si vous avez opté pour la TVA sur les débits, vous retrouvez le champ Option du régime de la TVA sur les débits dans le menu Configuration > section Financements et Factures.

_{Date de la vente ou de la prestation de services}

Le champ Date de la vente ou de la prestation de services est disponible en facturation avancée, et se calcule automatiquement selon la dernière date de l'ADF ou des Modules facturés s’ils sont terminés.

Vous pouvez cependant le modifier si besoin !

_{Instructions de paiement}

Vous pouvez configurer l’Instruction de paiement par défaut des Factures (virement, chèque, carte, etc.) qui sera reprise par défaut dans les Factures et modifiable en facturation avancée.

Vous retrouvez cette option dans le menu Configuration > section Financements et Factures.

_{Numéro de dossier}

Renseignez le champ Numéro de dossier au niveau d’un Financement pour indiquer une référence.

Dendreo complète systématiquement ce champ dans le Factur-X. Si vous ne le renseignez pas, l’information par défaut sera “Numéro complet de l’ADF - Libellé de l’ADF”. Si une Facture comporte plusieurs Financements, l’information sera “Numéro complet de l’ADF - Libellé de l’ADF, Numéro complet de l’ADF - Libellé de l’ADF […]”.