Émettre des Factures conformes à la Réforme de la Facturation Électronique

Dendreo permet l’émission de Factures électroniques directement depuis le tableau de suivi des Factures, grâce à son intégration avec une Plateforme Agréée / un Point d’Accès (PA).

Dans cette documentation, découvrez la procédure pour accéder à cette fonctionnalité : l’activation de la facturation électronique sur votre compte Dendreo, la préparation de vos Factures afin d'assurer leur conformité, ainsi que l’activation requise par notre Plateforme Agréée. Vous apprendrez également comment émettre et suivre les Factures électroniques sur votre compte Dendreo.

Vous pouvez également consulter notre article de blog RFE : tout ce que les OF doivent savoir.

🇧🇪 Cette fonctionnalité est pour le moment réservée à nos clients belges, pour qui l’obligation d’émettre des Factures électroniques entre en vigueur au 1er janvier 2026.

🇫🇷 Celle-ci sera sensiblement identique pour les Organismes de Formation français, avec quelques subtilités et ajustements qui seront mis en place dans les mois précédant l’entrée en vigueur de la réforme en France, dès le 1er septembre 2026.

Activer la facturation électronique sur Dendreo

Vous devez tout d'abord contacter notre équipe Support pour activer la facturation électronique.

Aucun coût supplémentaire n'est à prévoir : la fonctionnalité de génération et d'envoi de Factures électroniques est incluse dans votre abonnement Dendreo !

Générer le Factur-X

Une fois la fonctionnalité activée par notre équipe, vous pouvez générer vos Factures au format Factur-X, qui est l'un des formats prévus par la Réforme de la Facturation Électronique. Ce format est composé de :

Un PDF lisible ;
Un fichier XML inclus au PDF contenant les données structurées de votre Facture.

Il permet de conserver une partie visuelle classique en PDF, facilitant la transition et permettant de l'utiliser également dans des situations où la facturation électronique n'est pas nécessaire (B2C, étranger, etc.).

Parmi les formats prévus par la réforme, nous avons choisi le format Factur-X qui permet d'allier un PDF lisible avec un XML joint contenant les données structurées. Ce n’est cependant pas le format attendu en Belgique qui s’appuie plutôt sur le format UBL : pas d’inquiétude, les Factur-X seront automatiquement converties au format UBL lors de leur transmission à la PA !

Dendreo alimente automatiquement le XML à partir des informations renseignées sur votre compte Dendreo : il est donc essentiel que la configuration de votre Organisme de Formation, de vos fiches CRM et de vos facturations avancées soient correctement complétées.

Pour vous aider, consultez la liste des champs à connaître pour émettre des Factures conformes dans notre documentation Préparer ses Factures pour la Réforme de la Facturation Électronique.

Dès l'activation de la fonctionnalité par notre équipe, un nouveau bouton vert est disponible dans la colonne Facture du tableau des Factures, vous permettant de récupérer la Facture dans ce format :

La disponibilité du bouton de génération du Factur-X est cependant contrainte par la présence de différents champs obligatoires, notamment des champs suivants :

Le N° d'identification d'Entreprise ou N° de TVA intracommunautaire du Centre renseigné en configuration générale.
Le N° d'identification d'Entreprise ou N° de TVA intracommunautaire du destinataire de la Facture, ainsi que son adresse complète s’il s’agit d’une Entreprise.

Remplissez donc bien ces champs dans votre CRM, et vérifiez-les en facturation avancée avant de facturer !

À noter : nous pré-remplissons le pays du destinataire selon votre configuration générale, lorsqu'il n’est pas défini sur la fiche CRM. Pour renseigner en masse les pays sur les fiches au sein desquelles il n’est pas renseigné, utilisez l'outil dédié présent dans la boîte à outils du CRM. En cas d’information manquante, vous pouvez dans certains cas compléter ces coordonnées en éditant la Facture.

Compléter la procédure d’activation requise par la PA

Nous avons choisi la Plateforme Agréée / le Point d'Accès Iopole pour une première intégration au réseau de Factures électroniques, mais d'autres PA seront certainement intégrées à Dendreo dans les mois à venir 🙌

Autoriser Dendreo à émettre des Factures électroniques en votre nom, via Iopole en émission, n’a aucune implication majeure. Cela ne change pas la nécessité pour vous de réaliser le choix de votre PA de réception de manière indépendante. Vous pouvez tout à fait avoir plusieurs PA d’émission indépendantes et supplémentaires à votre choix de PA de réception qui, lui, est unique.

Il est nécessaire que le représentant légal de votre entreprise complète la procédure d’activation requise par Iopole, accessible par un lien unique fourni par nos équipes. Ce lien est valable pendant 12 jours. Si vous l’avez reçu mais que celui-ci est expiré, n’hésitez pas à recontacter notre équipe Support.

La procédure de vérification prend quelques minutes et nécessite simplement de votre part :

De confirmer les informations de votre entreprise ;
Au mandataire légal de scanner sa carte d’identité et de réaliser un selfie vidéo de quelques secondes.

Une fois la procédure complétée, un délai de validation de quelques minutes à quelques heures est à prévoir.

Émettre et suivre ses Factures électroniques sur Dendreo

Une fois l'inscription validée, vous retrouvez la colonne E-Facture dans le tableau des Factures. Elle contient :

Le bouton d’envoi à la PA pour les Factures non encore transmises ;
Après envoi, les statuts de la Facture mis à jour en temps réel.

Attention : la disponibilité du bouton d’envoi de l’E-Facture est contrainte par la validation de votre procédure d’activation, et la disponibilité du Factur-X.

Après avoir cliqué sur le bouton d’envoi de l’E-Facture, une vérification automatique de la présence de votre destinataire dans l’annuaire Peppol est faite afin d’assurer le bon acheminement de la Facture. Si le destinataire ne figure pas dans l'annuaire Peppol, une notification d'erreur vous l'indique en bas de page :

À noter : il est possible que votre destinataire ne soit pas encore enregistré dans l'annuaire, il faudra alors retenter l’envoi ultérieurement, après son enregistrement dans celui-ci. Il est également possible que les coordonnées de votre destinataire soient erronées, auquel cas vous devrez les corriger.

Le statut des Factures est également visible dans le tableau des Financements, dans la colonne E-factures :

Vous pouvez consulter l’historique des statuts de votre Facture depuis la facturation avancée :

Un Modèle d’Email dédié permet de notifier le destinataire de la transmission de la Facture électronique :

Le Modèle peut être déclenché directement depuis l’envoi d’Email présent dans le tableau des Factures : le Modèle d'Email sélectionné par défaut s'adapte automatiquement en fonction de l'envoi préalable ou non de votre Facture électronique.

Si vous avez envoyé une E-Facture, la date d’envoi de la Facture sera automatiquement renseignée.

Points d'attention

Il est important de noter que dans le cadre de la facturation électronique, les informations de la Facture (vendeur, acheteur, détails des lignes de Facture, TVA, montants, etc.) se trouvent dorénavant dans le XML (contenu dans le Factur-X ou dans le UBL).

La partie "visible" de la Facture (le PDF dans le cadre de Factur-X) n'a plus d'importance et ne sera sans doute pas regardé par votre interlocuteur. Vous ne devriez donc pas compter sur votre Modèle de Facture pour y insérer des informations "libres" nécessaires à son traitement.

Par exemple, si vous utilisez des champs personnalisés sur Dendreo et que vous les insérez dans vos Modèles de Factures, ceux-ci ne seront PAS présents dans le XML et donc a priori non consultés par votre destinataire.

Pour cela, plusieurs solutions existent ou sont à l'étude :

Tout d'abord, sachez que nous envoyons le "PDF visible" en pièce jointe de vos Factures électroniques, que ce soit en Factur-X ou en UBL. Donc, notamment pendant une période de transition, vos destinataires pourront encore se référer à la Facture "papier" qu'ils recevront en pièce jointe de votre Facture pour obtenir plus d'informations que ce que pourrait contenir le XML.
Le champ Remarque à faire figurer sur la Facture est inclus dans le XML de votre Facture électronique. Notez cependant que ce champ n'est pas aujourd'hui un champ "dynamique" dans lequel vous pouvez inclure des tags pour l'alimenter automatiquement avec des informations concernant votre Formation ou vos stagiaires. Vous pouvez cependant y insérer manuellement des informations importantes pour votre destinataire, ce champ sera bien traité et visible dans le cadre de la lecture de votre Facture électronique.
De nouvelles options de configuration sont à l'étude pour vous permettre de paramétrer des informations dynamiques supplémentaires (tags) au sein du champ Remarque à faire figurer sur la Facture de votre Facture électronique, ainsi que dans chaque ligne individuelle de votre Facture. Notez que vous pouvez déjà ajuster la constitution de ces lignes individuelles, ce qui affecte leur composition et les informations de base qu'elles contiennent en agissant sur le champ Niveau de détail de la Facture (une ligne par Participant, par inscription d'un Participant à un Module, par ADF ou par Module, selon le mode de pricing).
Des pièces jointes pourront être envoyées en complément de votre Facture, au sein de votre Facture électronique (les formats Factur-X et UBL permettent d'inclure des pièces jointes). Ces pièces jointes pourront apporter des éléments de preuve nécessaires (feuilles d'émargement, etc.) ou bien des informations annexes supplémentaires pour donner plus d'information sur le contenu de votre Facture.

N'hésitez pas à nous faire part de vos retours sur le Portail utilisateurs mis à votre disposition, afin de nous aider à adapter Dendreo à vos besoins et usages !