Émettre des Factures conformes à la RFE

Dendreo permet l’émission de Factures électroniques directement depuis le tableau de suivi des Factures, grâce à son intégration avec une Plateforme Agréée / un Point d’Accès (PA), conformément à la RFE.

Dans cette documentation, découvrez comment activer la génération du Factur-X sur votre compte Dendreo, comment émettre et suivre les Factures électroniques sur votre compte Dendreo et comment déclarer l'encaissement à la PA après réception du paiement de la Facture.

Vous retrouvez également les points d'attention à bien connaître avant d'émettre ses Factures électroniques

Activer le Factur-X

Rendez-vous dans le menu Configuration > Facturation > section Financements et Factures, puis sélectionnez Oui à Générer les Factures au format Factur-X pour activer en autonomie l'option dédiée.

Vos prochaines Factures peuvent ensuite être générées au format Factur-X. Ce format est composé de :

• Un PDF lisible ;
• Un fichier XML inclus au PDF contenant les données structurées de votre Facture.

Il permet de conserver une partie visuelle classique en PDF, facilitant la transition et permettant de l'utiliser également dans des situations où la facturation électronique n'est pas nécessaire (B2C, étranger, etc.).

Dendreo alimente automatiquement le XML à partir des informations renseignées sur votre compte Dendreo : il est donc essentiel que la configuration de votre Organisme de Formation, de vos fiches CRM et de vos facturations avancées soient correctement complétées. Pour vous aider, vous retrouvez la liste des champs à connaître pour émettre des Factures conformes dans notre documentation Préparer ses Factures pour la RFE.

Générer le Factur-X

Une fois la génération du Factur-X activée, un nouveau bouton vert est disponible dans la colonne Facture du tableau rassemblant l'ensemble de vos Factures, vous permettant de récupérer la Facture dans ce format.

Dendreo génère et joint le Factur-X partout où vos Factures sont transmises : par Email (Factures, relances et mises en demeures), dans les exports, sur les Extranets Entreprise et Participant et enfin depuis l'API.

La disponibilité du bouton de génération du Factur-X est contrainte par plusieurs champs obligatoires :

• Le N° d'identification d'Entreprise ou le N° de TVA intracommunautaire, ainsi que l'adresse électronique de facturation, la raison sociale et le pays de votre Organisme de Formation.
• Le N° d'identification d'Entreprise ou N° de TVA intracommunautaire du destinataire de la Facture, ainsi que sa raison sociale, son pays et son adresse complète s’il s’agit d’une Entreprise.

Remplissez donc bien ces champs dans votre CRM, et vérifiez-les en facturation avancée avant de facturer !

Compléter la procédure d’activation requise par la PA

Nous avons choisi la Plateforme Agréée / le Point d'Accès Iopole pour une première intégration au réseau de Factures électroniques, mais d'autres PA seront certainement intégrées à Dendreo dans les mois à venir 🙌

Depuis la configuration de la Facturation électronique, effectuez l'enrôlement de votre Centre de Formation.

Émettre et suivre ses Factures électroniques sur Dendreo

Une fois l'inscription validée, vous retrouvez les deux colonnes suivantes dans le tableau des Factures :

• E-Facture Action : le bouton d’envoi à la PA et de déclaration de l'encaissement ;
• E-Facture Statut : le statut de la Facture sur la PA, mis à jour en temps réel (déposée, émise, etc.).

Après avoir cliqué sur le bouton d’envoi de l’E-Facture, une vérification automatique de la présence de votre destinataire dans l’Annuaire central (Peppol pour la Belgique) est faite afin d’assurer le bon acheminement de la Facture. Si le destinataire ne figure pas dans l'annuaire, une notification vous l'indique en bas de page :

Le statut des Factures est également visible dans le tableau des Financements, dans la colonne E-factures :

Vous pouvez consulter l’historique des statuts de votre Facture depuis la facturation avancée :

Un Modèle d’Email dédié permet de notifier le destinataire de la transmission de la Facture électronique :

Le Modèle peut être déclenché directement depuis l’envoi d’Email présent dans le tableau des Factures : le Modèle d'Email sélectionné par défaut s'adapte automatiquement en fonction de l'envoi préalable ou non de votre Facture électronique.

Déclarer l'encaissement à la PA

Après réception du paiement de votre Facture par le destinataire, vous devez déclarer cet encaissement à votre PA. Pour cela, depuis le tableau rassemblant l'ensemble de vos Factures, vous retrouvez ainsi le bouton Déclarer l'encaissement afin de transmettre l'information à votre PA.

Le bouton ne s'affiche que lorsqu'une Facture est transmise ou reçue, qu'au moins un Règlement n'a pas encore été déclaré, et que votre Centre de Formation est en France. Selon la situation, vous retrouvez le bouton Déclarer l'encaissement (partiel) ou Déclarer un remboursement.

Après la déclaration, la Facture passe au statut Encaissée et le Règlement ne peut plus être modifié.

Points d'attention

Il est important de noter que dans le cadre de la facturation électronique, les informations de la Facture (vendeur, acheteur, détails des lignes de Facture, TVA, montants, etc.) se trouvent dorénavant dans le XML (contenu dans le Factur-X ou dans le UBL).

La partie "visible" de la Facture (le PDF dans le cadre de Factur-X) n'a plus d'importance et ne sera sans doute pas regardé par votre interlocuteur. Vous ne devriez donc pas compter sur votre Modèle de Facture pour y insérer des informations "libres" nécessaires à son traitement.

Par exemple, si vous utilisez des champs personnalisés sur Dendreo et que vous les insérez dans vos Modèles de Factures, ceux-ci ne seront PAS présents dans le XML et donc a priori non consultés par votre destinataire.

Pour cela, plusieurs solutions existent ou sont à l'étude :

• Tout d'abord, sachez que nous envoyons le "PDF visible" en pièce jointe de vos Factures électroniques, que ce soit en Factur-X ou en UBL. Donc, notamment pendant une période de transition, vos destinataires pourront encore se référer à la Facture "papier" qu'ils recevront en pièce jointe de votre Facture pour obtenir plus d'informations que ce que pourrait contenir le XML.
• Le champ Remarque à faire figurer sur la Facture est inclus dans le XML de votre Facture électronique. Notez cependant que ce champ n'est pas aujourd'hui un champ "dynamique" dans lequel vous pouvez inclure des tags pour l'alimenter automatiquement avec des informations concernant votre Formation ou vos stagiaires. Vous pouvez cependant y insérer manuellement des informations importantes pour votre destinataire, ce champ sera bien traité et visible dans le cadre de la lecture de votre Facture électronique.
• De nouvelles options de configuration sont à l'étude pour vous permettre de paramétrer des informations dynamiques supplémentaires (tags) au sein du champ Remarque à faire figurer sur la Facture de votre Facture électronique, ainsi que dans chaque ligne individuelle de votre Facture. Notez que vous pouvez déjà ajuster la constitution de ces lignes individuelles, ce qui affecte leur composition et les informations de base qu'elles contiennent en agissant sur le champ Niveau de détail de la Facture (une ligne par Participant, par inscription d'un Participant à un Module, par ADF ou par Module, selon le mode de pricing).
• Des pièces jointes pourront être envoyées en complément de votre Facture, au sein de votre Facture électronique (les formats Factur-X et UBL permettent d'inclure des pièces jointes). Ces pièces jointes pourront apporter des éléments de preuve nécessaires (feuilles d'émargement, etc.) ou bien des informations annexes supplémentaires pour donner plus d'information sur le contenu de votre Facture.