Configurer la Facturation

Dans cet article, retrouvez la liste des paramètres par défaut à configurer pour optimiser et automatiser votre processus de Facturation avec Dendreo. Nous vous recommandons d'effectuer cette étape en amont de l'utilisation de votre compte.

Avant-propos

La bonne prise en main de la Facturation implique que vous maîtrisiez les notions suivantes :

• Factures échues non réglées : Factures non payées et dont la date d'échéance est passée ;
• Date d'échéance : date à laquelle est exigible l'exécution d'une obligation, ici le paiement d'une Facture ;
• Date d'émission : date à laquelle la Facture est émise, date de la Facture ;
• Date d'envoi : date à laquelle la Facture est envoyée au client.

Compléter la configuration générale

Depuis votre configuration générale, vous trouverez les sections contenant les options à configurer.

^{Exercice comptable}

Dans cette section, paramétrez les informations liées à votre exercice comptable. Il est indispensable de les configurer en amont de votre utilisation de Dendreo, car vous ne pourrez plus modifier les compteurs d'incrémentation par la suite !

• Clôture comptable (mois) : cette option vous permet de sélectionner le mois qui correspond au dernier mois de votre exercice comptable.
• Clôture comptable (jour) : cette option vous permet de sélectionner le jour qui correspond au dernier jour du dernier mois de votre exercice comptable.
• Afficher les Factures par exercices comptables ? : en activant cette option, Dendreo active l'affichage de vos Factures par année de création dans la rubrique Facture. Cette option est particulièrement utile si votre exercice comptable est à cheval sur 2 années, dans ce cas Dendreo affiche vos Factures dans la deuxième année correspondante à votre exercice comptable.
• Afficher les Actions de Formations par exercices comptables ? : en activant cette option, Dendreo active l'affichage de vos Actions de Formation par année de création. Cette option est particulièrement utile si votre exercice comptable est à cheval sur 2 années, dans ce cas Dendreo affiche vos Actions de Formation dans la deuxième année correspondant à votre exercice comptable. 
• Clôture des exercices comptables (jours) : si vous configurez cette valeur à 15 jours par exemple, et que votre exercice comptable se clôture au 31/12, cela veut dire que jusqu’au 15 janvier inclus il vous sera impossible d’émettre une Facture pour le prochain exercice comptable (prochain exercice comptable pas encore ouvert). Dès le 16 janvier, il sera impossible d’émettre une facture sur l’exercice précédent (exercice comptable clôturé).

^{Devise, TVA}

Dans cette section, vous pouvez configurer les informations liées à votre devise ainsi que les différents taux de TVA auxquels vous être assujettis.

• Devise : cette option vous permet de préciser la devise qui doit apparaître sur vos Factures. Notez qu'il n'est pas possible de gérer du multi-devises.
• Format des nombres en texte : disponible Français ou Belge (septante).
• Taux de TVA : vous pouvez définir des taux de TVA pour vos produits liés à la Formation, les produits hors formation et les produits annexes/recettes libres.

^{Financements et Factures}

Dans cette section, retrouvez les différents paramètres à définir pour vos Financements et Factures.

• Moyen de paiement par défaut des Règlements : choisissez le moyen de paiement parmi nos différentes options proposées (virement, chèque, prélèvement, carte bancaire, PayPal, espèces ou Stripe). Le moyen de paiement sélectionné ici s'applique ensuite pour toutes vos Entreprises et Participants. Vous pouvez cependant définir un moyen de paiement spécifique pour une Entreprise en particulier depuis la fiche CRM de l'Entreprise.
• Délais de paiement par défaut des Factures : ce champ vous permet de saisir le délai d'échéance de paiement de vos Factures avec une gestion du calcul automatique des échéances "fin de mois". C’est-à-dire que si votre facture est éditée le 4 juin, l’échéance est au 31 juillet au lieu du 4 juillet. C’est la configuration qui est renseignée par défaut. Vous avez la possibilité également de proposer l’échéance 30 jours fin de mois le 15. C’est-à-dire que si votre facture est éditée le 4 juin, l’échéance est au 15 août au lieu du 31 juillet. Cette option permet aussi à Dendreo d'identifier les Factures échues non réglées pour le suivi du paiement de vos Factures.
• Alertes sur Factures impayées : cette option vous permet d'activer ou non les alertes concernant les Factures impayées. Il peut être utile de ne pas l'activer dans le cas où Dendreo n'est pas votre outil de facturation de référence et ainsi de ne pas polluer votre compte avec des alertes inutiles.
• Autoriser le téléchargement des Factures au format Word : vous pouvez autoriser cette option pour les administrateurs seulement, pour tout le monde ou bien pour personne.
• Autoriser la suppression des Factures : vous pouvez autoriser cette option pour les administrateurs seulement, pour tout le monde ou bien pour personne.
• Catégorie BPF par défaut des Financements de type "Pouvoirs publics" : choisissez une catégorie BPF par défaut (formation de leur agents, instances européennes, État, conseils régionaux, France Travail (ex Pôle Emploi) ou autres ressources publiques) pour vos Financements de type Pouvoirs publics.
• Catégorie BPF par défaut des Financements de type « Pouvoirs publics »  ou de type « OPCO » : ce champ vous permet de renseigner un Financeur Pouvoir Public par défaut ou bien OPCO, lorsque vous choisissez ce type de Financeur au niveau des Fiches Entreprises par exemple.
• Personnaliser libellé "Numéro de dossier".
• Rendre obligatoire le "Numéro de dossier".

^{Actions de Formation}

Dans cette section, vous trouverez certains paramètres configurables, qui sont liés à vos Actions de Formation mais qui peuvent avoir des effets sur votre Facturation.

• Prix des Modules de formation en INTER : cette option n'est pas configurable, par défaut sur Dendreo une Action de Formation INTER a un prix défini par Participant et la facturation est calculée sur cette base.
• Prix des Modules de formation en INTRA : cette option vous permet de définir si vos Actions de Formation INTRA sont, par défaut, commercialisées et facturées au forfait, à la journée, ou par Participant.
• Possibilité de définir un prix par Participant : en activant cette option vous autorisez vos utilisateurs à affecter un prix spécifique par Participant, qui sera alors repris lors de la facturation.

^{Entreprises et Particuliers}

Dans ces deux sections, vous trouvez certains paramètres configurables qui sont liés à vos Entreprises ou Particuliers mais qui peuvent faciliter l'étape de Financement de vos Actions de Formation.

• Mode de financement par défaut : cette option vous permet de définir le mode de Financement sélectionné par défaut lorsque vous faites vos Financements. Elle est particulièrement utile si vos Financements sont le plus souvent gérés de la même façon.
• Statut BPF par défaut : cette option vous permet de définir le cas le plus fréquent du statut de vos Participants rattachés à une Entreprise. Elle est particulièrement utile si vous travaillez avec des Participants ayant majoritairement le même statut.

Définir le budget type

Depuis la rubrique ADF - Budget Type de votre configuration, cliquez sur Ajouter une ligne du Budget type pour définir des lignes de Recettes, de Frais ou de Rémunération intégrées automatiquement par Dendreo dans le Budget pour chaque nouvelle Action de Formation.

Recettes

• Recettes liées à la Formation : cette ou ces lignes dépendent du prix des Modules composant l'Action de Formation, et du nombre de Participants. En INTRA, le prix peut également être forfaitaire ou dépendre de la durée de la formation (en jours).
• Recettes libres : ajoutez des recettes libres additionnelles à facturer à votre client (par exemple la location d'ordinateurs). Trois types de recettes libres sont possibles, chacune affectant votre BPF différemment :
  • BPF - Outils pédagogiques : ligne C-11 du BPF ;
  • BPF - Autres produits au titre de la formation professionnelle continue : ligne C-11 du BPF ;
  • Hors BPF : ces recettes ne sont pas comptées dans le Bilan Pédagogique et Financier.

Rémunérations

• Rémunérations des Formateurs : ces lignes dépendent du nombre d'heures réalisées par les Formateurs staffés sur votre ADF, et du tarif horaire du Formateur. Le tarif horaire utilisé par défaut est celui renseigné sur la fiche du Formateur, mais il peut être modifié individuellement directement dans le Budget.

Dépense/Frais

• Frais non refacturables : ces lignes regroupent tous vos frais de fonctionnement directement liés à l'ADF. Ces frais sont des coûts qui diminuent directement votre marge. Ils ne sont pas répercutés dans le BPF.
• Frais refacturables : cette ou ces lignes sont des frais de fonctionnement que vous refacturez directement à votre client (par exemple des repas, ou des supports de formation). Ces lignes sont donc "neutres" et n'affectent pas votre marge. Les recettes liées à la refacturation de ces frais sont incluses dans le BPF :
  • BPF - Outils pédagogiques : ligne C-12 du BPF ;
  • BPF - Autres produits au titre de la formation professionnelle continue : ligne C-13 du BPF.

Configurer la numérotation

Dendreo numérote plusieurs objets tels que les Entreprises, les Factures, les Opportunités, les Devis, les Modules, et les Actions de Formation. La numérotation des Factures est importante car elle doit être effectuée par un numéro unique basé sur une séquence chronologique continue et sans rupture.

Vous pouvez régler la numérotation sur la page Numérotation automatique de votre configuration, mais il est fortement conseillé de laisser notre équipe faire cette configuration pour vous.

La transition de votre Facturation nécessite dans la plupart des cas une configuration spécifique de notre côté ! Pour que nous puissions le configurer pour vous, envoyez au support les informations ci-dessous :

• Le format souhaité ;
• Quelques exemples pour que nous puissions bien comprendre votre fonctionnement ;
• Les spécificités liées aux objets (comme la remise à zéro par année comptable pour les Factures).

^{Gérer la numérotation pour les clients internes}

Pour les Factures, vous pouvez également Utiliser une numérotation différente pour les clients internes : sélectionnez Oui puis indiquez une numérotation pour pouvoir enregistrer.

Une fois la numérotation interne enregistrée, vous retrouvez le champ Client interne sur l'interface de création ou de modification d'une fiche Entreprise : si vous choisissez Oui, la numérotation interne définie précédemment sera utilisée pour toutes les Factures émises pour cette Entreprise.

Utiliser des modèles de Facture

Dans le cas où vous utilisez plusieurs modèles de Facture en fonction des différents destinataires facturés ou en fonction des types d'Action de Formation, rendez-vous en bas de la page de configuration des Modèles de document pour régler des modèles par défaut selon les différents cas de figure.

Les différents modèles que vous pouvez définir sont les suivants :

• Modèle utilisé pour les Devis ;
• Modèle utilisé pour la facturation : modèle générique proposé par défaut pour toutes vos Facturations (à l'exception des cas suivants ci-dessous) ;
• Modèle utilisé pour la facturation INTRA : modèle de Facture conçu pour vos Formations INTRA ;
• Modèle utilisé pour la facturation Hors Formation : modèle de Facture conçu pour la Facturation de vos produits Hors Formation ;
• Modèle utilisé pour la facturation INTER pour les financeurs externes : modèle de Facture conçu pour vos formations INTER et à destination des Financeurs externes ;
• Modèle utilisé pour la facturation INTRA pour les financeurs externes : modèle de Facture conçu pour vos formations INTRA et à destination des Financeurs externes.