Budget d'une Action de Formation

Sur cette page vous découvrirez comment alimenter le Budget d'une Action de Formation en renseignant les recettes, les frais et les rémunérations.

À noter : Renseigner le Budget d'une Action de Formation est la première étape du processus de facturation : les recettes et les frais refacturables qui y sont saisis servent de base pour créer vos Financements. 

Notez aussi qu'une fois le Budget d'une Action de Formation correctement renseigné, d'un simple coup d’œil vous pouvez consulter le taux de marge et le montant de la marge de cette Action de Formation.

Fonctionnement du tableau de Budget 

Dès qu'une Action de Formation est programmée, le Budget est automatiquement créé par Dendreo. Par défaut, il est complété par les informations que vous avez potentiellement déjà renseignées lors de la programmation de l'Action de Formation (prix des Modules, nombre de Participants inscrits, rémunération des Formateurs staffés, ...) et les lignes de Budget configurées par défaut.  

Astuce : la configuration au préalable de vos Budgets peut être un gain de temps, vous évitant de ressaisir des frais ou des recettes récurrents et systématiques.
Pour en savoir plus sur la configuration, rendez-vous sur la page dédiée de notre Documentation. 

Pour accéder au Budget de votre Action de Formation, rendez-vous sur l'onglet Budget. Le tableau du Budget se divise en 3 typologies de lignes, réparties comme suit : 

Ligne 1 - Les recettes de la formation

  • Recettes liées à la formation correspondent aux frais pédagogiques qui alimentent le BPF et qui dépendent du prix des Modules et/ou du nombre de Participants :    
    • En INTER ces lignes s'affichent avec un détail :
      • Par Module  - Par défaut la recette totale d'un Module est calculée par son prix unitaire et par le nombre de Participants inscrits au Module 
      • Par Participant pour ceux bénéficiant d'un prix spécifique différent de celui du Module - pour en savoir plus sur les prix par Participant, rendez-vous sur la page dédiée de notre documentation 
    • En INTRA, ces lignes s'affichent par Module en fonction de vos paramètres de configuration, à savoir  : 
      • Un prix global, dans le cas d'un forfaitaire 
      • En fonction de la durée des Modules, dans le cas d'un prix à la durée (jours) 
  • Recettes libres correspondent aux recettes libres additionnelles à facturer à votre client (exemple : la location de matériel). Dans ce cas, trois types de recettes sont possibles, chacune affectant votre BPF différemment :
    • BPF - Outils pédagogiques : ligne C-12 du BPF
    • BPF - Autres produits au titre de la formation professionnelle continue : ligne C-13 du BPF
    • Hors BPF : ces recettes ne sont pas comptées dans le Bilan Pédagogique et Financier

Ligne 2 - Les rémunérations des Formateurs 

  • Rémunérations des Formateurs : ces lignes dépendent du nombre d'heures réalisées par le ou les Formateur(s) staffés sur votre Action de Formation et du tarif horaire du ou des Formateur(s). Le tarif horaire utilisé par défaut est celui renseigné sur la fiche du Formateur mais il peut être modifié individuellement directement dans le Budget. Si vos Formateurs sont salariés, des sous-lignes de "charges" seront ajoutées, que vous pouvez configurer sur la page de Configuration, pour tenter de prendre en compte le vrai coût chargé des formateurs salariés.
    Si vos Formateurs Externes sont soumis à la TVA, le taux de TVA est comptabilisé dans le Budget d'une Action de Formation à 0% de TVA afin de le rendre aussi exact que possible. 
  • Rémunération Formateur additionnelle (horaires, hors Formation) : ces lignes permettent de comptabiliser des heures supplémentaires, hors heures purement pédagogiques, réalisées par les Formateurs, comme par exemple des heures de préparation, correction, etc.  Ces heures rémunérées sont à attribuer à des Modules et dates en particulier (même si ces heures ne s'affichent pas dans les agendas), de sorte que celles-ci apparaissent correctement sur la page de récapitulatif mensuel des heures des Formateurs.  En ajoutant ces lignes, viennent s'additionner dans le Budget de nouvelles heures dans la rémunération de vos Formateurs 

Ligne 3 - Les frais de fonctionnement 

  • Frais non refacturables : ces lignes regroupent tous vos frais de fonctionnement directement liés à l'Action de Formation. Ces frais sont des coûts qui diminuent directement votre marge. Ils ne sont pas répercutés dans le BPF ;
  • Frais refacturables : ces lignes sont des frais de fonctionnement que vous refacturez directement à votre client (par exemple des repas ou des supports de formation). Ces lignes sont donc "neutres" et n'affectent pas votre marge. Les recettes liées à la refacturation de ces frais sont incluses dans le Bilan Pédagogique et Financier : 
    • BPF - Outils pédagogiques : ligne C-12 du BPF
    • BPF - Autres produits au titre de la formation professionnelle continue : ligne C-13 du BPF

A noter : Si vous acceptez les Notes de Frais de vos Formateurs, celles-ci apparaitront automatiquement comme nouvelles lignes sur votre Budget. Découvrez cette fonctionnalité sur notre documentation sur le sujet.

Budgétiser votre Action de Formation

Avant de pouvoir procéder au Financement et à la Facturation de votre Action de Formation, il est nécessaire de vérifier que vous avez correctement renseigné votre Budget. Pour cela vous devez vérifier  : 

  1. que les prix de vos Modules soient correctement renseignés 
  2. le nombre de Participants inscrits par Module 
  3. que certains Participants ne bénéficient pas d'un prix spécifique
  4. la rémunération horaire des Formateurs 
  5. le staffing d'heures par Module et par Créneau des Formateurs 
  6. que vous avez saisi les éventuelles heures de rémunération hors formation des Formateurs 
  7. que vous avez saisi l'ensemble des frais de fonctionnement 

Dans certains cas, vous avez besoin d'ajouter manuellement des lignes de recettes, de frais ou de rémunération. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne situé en bas de votre Budget, puis saisissez l'ensemble des champs relatifs à la ligne à ajouter :

Vous souhaitez savoir comment faire les Financements une fois le Budget correctement renseigné ? 

Rendez-vous sur la page dédiée aux Financements. Ceci est l'étape préalable à la facturation !

Cet article vous a-t-il aidé ? Merci ! votre avis compte énormément pour les équipes de Dendreo Nous n'avons pas pu enregistrer votre feed-back :( Pouvez-vous ressayer ?

Besoin d'aide supplémentaire ? Nous contacter Nous contacter