Alimenter le Budget d'une Action de Formation

Sur cette page, vous découvrirez comment alimenter le Budget d'une Action de Formation en renseignant les Recettes, les Frais et les Rémunérations.

Une fois le Budget d'une Action de Formation correctement renseigné, vous pouvez consulter d'un simple coup d’œil le taux de marge et le montant de la marge de cette Action de Formation.

Comprendre le fonctionnement du tableau de Budget

Dès qu'une ADF est programmée, le Budget est automatiquement créé par Dendreo. Par défaut, il est complété par les informations que vous avez potentiellement déjà renseignées lors de la programmation de l'ADF (prix des Modules, nombre de Participants inscrits, rémunération des Formateurs staffés, etc.) et les lignes de Budget configurées par défaut.

Pour accéder au Budget de votre Action de Formation, rendez-vous sur l'onglet Budget.

Le tableau du Budget se divise en 3 typologies de lignes, réparties comme suit :

Ligne #1 - Les Recettes de la Formation

Les Recettes liées à la Formation correspondent aux Frais pédagogiques qui alimentent le BPF et dépendent du prix des Modules et/ou du nombre de Participants.

En INTER ces lignes s'affichent avec un détail :

• Par Module : par défaut, la recette totale d'un Module est calculée par son prix unitaire et par le nombre de Participants inscrits au Module 
• Par Participant pour ceux bénéficiant d'un prix spécifique différent de celui du Module

En INTRA, ces lignes s'affichent par Module en fonction de vos paramètres de configuration, à savoir  : 

• Un prix global, dans le cas d'un forfaitaire 
• En fonction de la durée des Modules, dans le cas d'un prix à la durée (jours)

Les Recettes libres correspondent aux recettes libres additionnelles à facturer à votre client (location de matériel, etc.). Dans ce cas, deux types de recettes sont possibles, chacune affectant votre BPF différemment :

• BPF (Outils pédagogiques et autres produits au titre de la Formation professionnelle continue) : ligne C-11
• Hors BPF : ces recettes ne sont pas comptées dans le Bilan Pédagogique et Financier

Ligne #2 - Les Rémunérations et frais des Formateurs

Les Rémunérations des Formateurs dépendent du nombre d'heures réalisées par le Formateur staffé sur votre Action de Formation et du tarif horaire du Formateur. Le tarif horaire utilisé par défaut est celui renseigné sur la fiche du Formateur, mais il peut être modifié individuellement directement dans le Budget. Si vos Formateurs sont salariés, des sous-lignes de "charges" seront ajoutées, que vous pouvez configurer sur la page de configuration pour tenter de prendre en compte le vrai coût chargé des Formateurs salariés.

Les Rémunérations de Formateurs additionnelles (horaires, hors Formation) permettent de comptabiliser des heures supplémentaires, hors heures purement pédagogiques, réalisées par les Formateurs : par exemple des heures de préparation, correction, etc. Ces heures rémunérées sont à attribuer à des Modules et dates en particulier (même si ces heures ne s'affichent pas dans les Agendas), de sorte que celles-ci apparaissent correctement sur la page de récapitulatif mensuel des heures des Formateurs. En ajoutant ces lignes, de nouvelles heures s'additionnent dans la partie du Budget concernant la Rémunération de vos Formateurs.

Si votre ADF n'est pas assujettie à la TVA (0%) mais que votre Formateur externe est quant à lui assujetti, Dendreo comptabilise automatiquement la TVA du Formateur dans votre Budget car celle-ci affecte votre marge. Lors de l’ajout/modification d’une ligne du Budget de type Formateur : Frais pour un Formateur externe, le champ Appliquer la TVA du Formateur à cette ligne de frais est alors par défaut à Oui, mais vous pouvez choisir Non si vous êtes dans un cas particulier (avance de trésorerie conventionnée par exemple).

Ligne #3 - Les Frais de fonctionnement

Les Frais non refacturables regroupent tous vos Frais de fonctionnement directement liés à l'ADF. Ces Frais sont des coûts qui diminuent directement votre marge. Ils ne sont pas répercutés dans le BPF.

Les Frais refacturables sont des frais de fonctionnement que vous refacturez directement à votre client (par exemple des repas ou des supports de Formation). Ces lignes sont donc "neutres" et n'affectent pas votre marge. Les recettes liées à la refacturation de ces frais sont incluses dans le BPF, ligne C-11.

Budgétiser une Action de Formation

Avant de pouvoir procéder au Financement et à la Facturation de votre Action de Formation, il est nécessaire de vérifier que vous avez correctement renseigné votre Budget. Pour cela, vous devez vérifier :

1. Que le prix de vos Modules est correctement renseigné ;
2. Le nombre de Participants inscrits par Module ;
3. Que certains Participants ne bénéficient pas d'un prix spécifique ;
4. La rémunération horaire des Formateurs ;
5. Le staffing d'heures par Module et par Créneau des Formateurs ;
6. Que vous avez saisi les éventuelles heures de Rémunération hors Formation des Formateurs ;
7. Que vous avez saisi l'ensemble des Frais de fonctionnement.

Dans certains cas, vous avez besoin d'ajouter manuellement des lignes de Recettes, de Frais ou de Rémunération. Pour cela, cliquez sur le bouton Ajouter une ligne en haut à droite de votre Budget.

Saisissez ensuite l'ensemble des champs relatifs à la ligne à ajouter.