Suivre ses Factures

Depuis l'onglet Factures, visualisez l'ensemble de vos Factures par exercice comptable et statut de règlement.

Pour faciliter votre usage et votre lecture des Factures, nous les avons divisées en sous-catégories :

• Années d'exercice comptable ;
• Factures en attente de règlement ;
• Factures échues non réglées, dont la date d'échéance est dépassée ;
• Projection encaissement.

Le tableau vous présente toutes les données pratiques, cliquez sur Colonnes pour rajouter d'autres données.

Vous pourrez exporter au format CSV, Excel ou imprimer le tableau, ainsi qu'effectuer une recherche.

Chaque Facture est affichée sur une ligne distincte. Pour chacune, vous pouvez :

• Modifier les détails de la Facture, supprimer ou émettre l'Avoir d'une Facture.

• Exporter la Facture en PDF ou en format éditable (Excel ou Word selon votre Modèle de document).

Renseigner un Règlement

Depuis la page de modification d'une Facture, renseignez ses potentiels Règlements depuis l'encadré dédié.

Pour faciliter le suivi de paiement des Factures, vous pouvez inscrire la Référence de paiement (n° de chèque ou d'ordre de virement par exemple) et sélectionner le compte bancaire dans la liste déroulante (lorsque plusieurs comptes sont renseignés en configuration des Exports comptables).

Vous disposez également d’une icône de commentaire associé à ce Règlement.

Vous pouvez détacher un Règlement d’une Facture si celui-ci ne correspond pas à la bonne Facture : il se retrouvera dans les Règlements sans factures, mais sera toujours associé au destinataire de cette Facture.

^{Importer des Règlements de Factures}

Importez des Règlements en masse plutôt que de renseigner ces informations Facture par Facture.

^{Gérer les Règlements libres}

Lorsque vous recevez un Règlement avant l’édition d’une Facture, vous pouvez l’indiquer en suspens depuis le menu Règlements sans facture. Il est donc possible d’enregistrer ce Règlement et de l’affecter à la Facture dans un second temps. Dans le cadre du multi-centres, nous vous inviterons à préciser le centre concerné.

Pour le suivi de vos Règlements, vous bénéficiez de logs de Règlements qui agrègent l’ensemble des activités des utilisateurs concernant les Règlements.

Envoyer des Factures et relances par Email

Cliquez sur l'enveloppe pour accéder à l'interface de l'Email. Sélectionnez le Modèle d'Email en fonction du destinataire, la date d'envoi sera automatiquement remplie dans le tableau.

Lorsque l'Email est envoyé, l'icône d'enveloppe est remplacée par la date d'envoi dans le tableau. Survolez la date avec votre souris pour lire les informations relatives à l'envoi de l'Email, ou bien cliquez sur la date si vous souhaitez le renvoyer.

Si vous choisissez d'envoyer les Factures et relances en dehors de Dendreo mais de tout de même y effectuer le suivi, vous pouvez toujours manuellement y entrer les dates comme expliqué ci-dessous.

^{Paramétrer un Email et une signature pour le comptable}

Depuis la configuration des Emails, vous pouvez renseigner une adresse mail d’expédition ainsi qu’une signature personnalisée utilisées pour l’envoi des Factures et relances. Cet expéditeur peut recevoir directement les réponses de vos clients directement dans sa boîte mail sans avoir un accès à Dendreo.

Vous avez également l’opportunité de renseigner un destinataire en copie ou copie cachée de l’ensemble des envois d’Emails concernant les Factures.

^{Relancer des Factures échues}

Depuis la page de modification d'une Facture, dans la rubrique Suivi et relances, vous pouvez effectuer le suivi du paiement de la Facture ainsi que le suivi des relances si nécessaire.

Choisissez le niveau de relance et ajoutez un commentaire interne.

Utilisez aussi les colonnes appropriées dans le tableau des factures pour suivre l'avancée des Factures.

Alerter des clients créditeurs

Dendreo vous alerte à divers emplacements de vos éventuelles créances. L’objectif étant que vous soyez informé des éventuels montants impayés d'un client dans le cas où Dendreo détecte que vous prévoyez de continuer à travailler avec lui.

^{Depuis la fiche CRM du client}

Depuis la fiche CRM du client, depuis l'onglet Factures, vous retrouvez le nombre de Factures échues non réglées du client de toute la période sélectionnée.

^{Depuis une Action de Formation} 

Lorsque vous programmez une Action de Formation pour laquelle un Participant inscrit est rattaché à une entité de facturation ayant des Factures échues non réglées, Dendreo vous alertera avec un bandeau dédié.

Déclarer une Facture "en perte"

En remplissant cette date, vous indiquez que le solde de cette Facture ne sera jamais payé. Elle n'apparaitra plus dans le listing des Factures en attente de paiement et le reste à payer ne sera plus pris en compte dans les projections d'encaissement.

Suivre le paiement des Factures

Depuis la rubrique Projection des encaissements de l'onglet Factures, vous pouvez consulter rapidement vos encaissements en attente. Ainsi, sous forme d'un graphique et d'un simple coup d’œil, vous pouvez connaître le cumul de vos encaissements prévisionnels théoriques (basés sur la date d'échéance des factures) et avoir une meilleure maîtrise de votre trésorerie.

Le graphique affiche également les montants des encaissements en retard.