Suivre ses Factures

Depuis l'onglet Factures, vous pouvez visualiser rapidement l'ensemble de vos factures par exercice comptable et statut de règlement.

Afin de faciliter votre usage et votre lecture des factures, nous les avons divisées en sous catégorie :

par années d'exercice comptable
Factures en attente de règlement
Factures échues non réglées : dont la date d'échéance est dépassée
Projection encaissement

Le tableau vous présentera toutes les données pratiques, il vous est possible de cliquer sur Colonnes afin de rajouter d'autres données. Vous pourrez exporter au format CSV, Excel ou Imprimer le tableau, ainsi qu'effectuer une recherche.

Chaque facture est affichée sur une ligne distincte, des outils sont disponibles afin d'éditer rapidement une facture sélectionnée.

Vous pouvez modifier les détails, supprimer ou émettre l'avoir d'une facture
Vous pouvez exporter la facture au format éditable (Excel ou Word en fonction de votre modèle de document) ou PDF
Vous pouvez rapidement mettre à jour le numéro de Facture et la date d'émission. Également, il vous est possible d’apporter des renseignements complémentaires sur le Destinataire de la Facture ou déterminer un délais de paiement différent pour celui-ci..

Renseigner un Règlement

Depuis ce même icône Suivi, vous avez la possibilité de renseigner un Règlement ou plusieurs Règlements pour cette Facture.

Afin de faciliter votre suivi de paiement des factures, vous pouvez inscrire la Référence de paiement (n° de chèque ou d'ordre de virement par exemple) et d’un menu déroulant de choix de compte bancaire lorsque plusieurs comptes sont renseignés paramétrable en Configuration des Exports comptables. Vous disposez également d’un icône commentaire associé à ce règlement.

Si un règlement ne correspondait pas à la bonne Facture, il est possible de détacher un règlement d’une Facture. Celui-ci se retrouvera dans les Règlements sans factures mais toujours associé au destinataire de cette Facture.

A noter qu’il est possible d’annuler un règlement en le détachant de la Facture initiale mais également en le supprimant ou enfin, en réalisant un règlement négatif correspondant à un remboursement.

Import de règlements de Factures

Il est possible d'importer des règlements en masse dans Dendreo, plutôt que de renseigner ces informations Facture par Facture.

Pour en savoir plus, consulter l'article dédié.

Gestion des règlements libres

Lorsque vous recevez un règlement avant l’édition d’une facture, il vous est possible de l’indiquer en suspens depuis le menu Règlements sans facture. Il est donc possible d’enregistrer ce règlement et de l’affecter à la Facture dans un second temps, dans le cadre du Multi-centre, nous vous inviterons à préciser le centre concerné. Par exemple, cela peut vous être utile pour encaisser des acomptes avant d'avoir émis la Facture ou bien concernant les formations EDOF de plus de trois mois. En effet, la Caisse des Dépôts et des Consignation règle avant que l’organisme de formation ait été autorisé à facturer.

Attention : si l’émetteur n’est pas renseigné, il n’est pas possible de l'exporter en comptabilité.

Pour le suivi de vos règlements, vous bénéficiez de logs de règlements qui agrègent l’ensemble des activités des utilisateurs concernant les règlements.

Envoi des factures et relances par email

Vous pouvez envoyer vos factures et relances de paiement directement depuis Dendreo !

Rendez-vous dans vos tableaux de factures où vous trouverez 4 colonnes ( Envoi, Relance 1, Relance 2, Emails), si vos contacts emails sont correctement informés, l'icône enveloppe vous indiquera qu'il est possible d'envoyer un email type.

Cliquez dessus afin de sélectionner le modèle d'email en fonction du destinataire, la date d'envoi sera automatiquement remplie dans le tableau et le suivi des factures et relances grandement simplifié dans Dendreo !

Lorsque l'email est envoyé, l'icône enveloppe est remplacée par la date d'envoi. Vous pouvez passer votre souris par dessus afin de lire les informations pour l'envoi de cet email. Cliquez sur la date si vous souhaitez envoyer l'email à nouveau.

Pour modifier vos modèles d'emails, rendez-vous en Configuration. Des modèles sont pré-créés en fonction du type de destinataire de la facture : Entreprise ou Financeur externe, la bonne facture et le contact référent seront automatiquement préremplis dans l'outil d'emailing de Dendreo.

Si vous choisissez d'envoyer les factures et relances en dehors de Dendreo mais de tout de même y effectuer le suivi, vous pouvez toujours manuellement y entrer les dates comme expliqué ci-dessous.

Paramétrer un email et une signature pour le comptable

Il vous est possible de renseigner une adresse email d’expédition ainsi qu’une signature personnalisée qui seront utilisés pour l’envoi des Factures et des relances. Cet expéditeur peut donc recevoir directement les réponses de vos clients directement dans sa boîte emails sans nécessairement avoir un accès à Dendreo.

Vous avez également l’opportunité de renseigner un destinataire en copie ou copie cachée de l’ensemble des envois d’emails concernant les Factures.

Relances des factures échues

Depuis l'onglet Factures, vous pouvez effectuer le suivi du paiement de vos factures et si nécessaire le suivi des relances en cliquant sur l'icône Calendrier du Suivi.

Choisissez le niveau de relance et ajoutez un commentaire interne.

N'hésitez pas à utiliser les colonnes appropriées dans votre tableau listant les factures afin de suivre l'avancée de ses factures.

Alerte à propos des clients créditeurs

Dendreo vous alerte à divers emplacements de vos éventuelles créances. L’objectif étant que vous soyez informé des éventuels montants impayés d'un client dans le cas où Dendreo détecte que vous vous prévoyez de continuer a travailler avec lui.

Depuis la Fiche Client dans l'onglet CRM

Dans la rubrique Opportunité, Dendreo vous informera du nombre de factures échues non réglées du client concerné sous la forme d'un bandeau rouge. Notez que vous avez la possibilité, à droite du bandeau, de désactiver ces alertes.

Dans la rubrique Factures et sa sous-rubrique Échues non réglées des bulles d'informations vous alerteront du nombre de factures.

Depuis une Action de Formation

Dès lors que vous programmez une Action de Formation pour laquelle un Participant inscrit est rattaché à une entité de facturation ayant des factures échues non réglées alors Dendreo vous alertera par l'affichage d'un bandeau.

Passage au statut "En perte" d'une Facture déclarée irrécouvrable

Si vous avez émis une Facture et que celle-ci ne sera jamais réglée, vous pouvez la déclarer "En perte" depuis la section "Suivi et relances"

Les Factures déclarées "En perte" ne sont pas concernées par l'alerte "Échue non réglée" sur l'ADF et les Relances, et ne sont pas comptabilisées parmi les projections.

Si le paramètre "Alertes sur Factures impayées" est bien activé en Configuration, vous êtes alors toujours averti de l'existence de cette Facture déclarée irrécouvrable pour cette Entreprise lorsque vous vous rendez sur sa fiche, que vous inscrivez un Participant de cette Entreprise ou créez une Opportunité pour cette Entreprise.

Le fait d'avoir passé "En perte" une Facture irrécouvrable ne vous empêche pas de renseigner des Règlements ultérieurement si la créance vient à être recouverte.

Suivi du paiement des factures

Depuis la rubrique Projection encaissements de l'onglet Factures vous pouvez consulter rapidement vos encaissements en attente. Ainsi sous forme d'un graphique, d'un simple coup d’œil vous pouvez connaître le cumul de vos encaissements prévisionnels théoriques (basés sur la date d'échéance des factures) et avoir une meilleure maîtrise de votre trésorerie.

Notez que le graphique affiche aussi les montants des encaissements en retard.

A noter : Il n'est pas (encore) possible d'exporter en autonomie toutes les Factures. Merci d'effectuer la demande au support en indiquant les dates souhaitées. Un fichier zip sur mesure vous sera envoyé.