Créez et personnalisez vos Modèles d'emails
Cette page vous explique comment gérer votre bibliothèque de Modèles d'emails. Vous y découvrirez notamment les étapes à suivre pour créer et modifier un Modèle d'email depuis l'interface de configuration des emails.
Un Modèle d'email est un email type configuré au préalable, avec des contenus et des pièces jointes dynamiques, que Dendreo pré-remplit automatiquement en fonction du contexte lorsque vous l'envoyez à vos interlocuteurs (Formateurs, Contacts, Participants, Entreprises, Sous-traitants, etc.).
Configurer votre bibliothèque de Modèles d'emails vous permet de gagner du temps dans la gestion des informations et des documents que vous transmettez à l'ensemble de vos interlocuteurs.
À l'ouverture de votre compte Dendreo, vous disposez d'ores et déjà d'une bibliothèque de Modèles d'emails configurés par nos soins. Vous pouvez directement les utiliser ou simplement vous en inspirer pour la création de vos propres Modèles.
Étape #1 - Créer un nouveau Modèle d'email
Depuis la configuration des emails, cliquez sur le bouton Ajouter un Modèle d'email situé en bas de chaque section afin d'initier la création d'un nouveau Modèle d'email.
Étape #2 - Sélectionner la Cible
Cette étape consiste à sélectionner le type de destinataire de l'email (Formateurs, Contacts, Participants, etc.) et le contexte dans lequel vous souhaitez que soit envoyé l'email (au global de l'Action de Formation, par Module d'une Action de Formation, par Créneau d'une Action de Formation, lors de la génération d'un Devis, à l'étape de la Facturation d'une Action de formation, etc.).
Choisir la bonne cible est indispensable pour que Dendreo pré-remplisse automatiquement la bonne adresse email de destination lors de l'envoi de l'email.
À noter : il est également possible de choisir une ou plusieurs adresses email à ajouter en CC ou CCI par défaut. Ainsi, l'adresse mail ajoutée sera en copie carbone (CC), ou copie carbone invisible (CCI) de tous les emails envoyés par Dendreo et utilisant le modèle d'email en question. Pour ajouter plusieurs adresses emails, il est nécessaire de les séparer par des virgules. Enfin, les adresses ajoutées en CC/CCI par défaut dans ces modèles d'emails ne peuvent pas être retirées lors de l'envoi de cet email.
Étape #3 - Donner un nom à votre Modèle d'email
Dans le champ Intitulé, renseignez le nom que vous souhaitez donner à votre Modèle d'email. Cet intitulé n'est visible que par les utilisateurs de votre compte Dendreo et permet de retrouver facilement votre Modèle d'email dans l'interface d'envoi des emails.
Étape #4 - Définir les filtres de présences
Dans le cas d'un Modèle d'email destiné aux Participants d'une Action de Formation, vous pouvez restreindre son envoi en fonction du relevé de présence des Participants.
Par exemple, pour votre Modèle d'email de fin de formation dans lequel vous prévoyez l'envoi de l'attestation de Formation, vous pouvez définir un filtre pour que cet email soit envoyé uniquement aux Participants ayant une présence totale (= Participants ayant été marqués présents à 100% de la Formation).
Étape #5 - Renseigner l'objet de l'email
Dans le champ Titre du mail, renseignez l'objet de l'email tel que vous souhaitez qu'il soit vu par les destinataires de l'email.
Astuce : l'objet d'un Modèle d'email peut être variabilisé avec l'utilisation des tags. Pour en savoir plus, rendez-vous sur notre documentation dédiée Tagging des Modèles de documents.
Étape #6 - Saisir le contenu du corps de l'email
Cette étape consiste à saisir le contenu que vous souhaitez pouvoir être lu par les destinataires de l'email. Plusieurs formats de contenus sont possibles :
- Les contenus de type texte "dur" qui seront systématiquement repris par Dendreo lors de la génération de l'email quelque soit le contexte ;
- Les contenus de type texte dynamiques variabilisés automatiquement par Dendreo grâce aux tags ;
- Les contenus de type Images.
Utiliser les tags
Afin de variabiliser certains contenus dans le Modèle d'email, les tags disponibles pour les Modèles d'emails sont les mêmes que pour les Modèles de documents. Pour retrouver toutes les informations sur le tagging, rendez-vous sur notre documentation dédiée : Tagging des Modèles de documents.
Ajouter des images
Pour intégrer des images dans vos Modèles d'emails il convient de saisir le lien d'hébergement de celle-ci en utilisant la fonction Insérer / éditer une image des options de mise en forme. Pour en savoir plus sur la procédure, consultez notre documentation dédiée : Insérer une image dans un Modèle d'email.
🚨 Il est indispensable que l'image soit hébergée sur un espace de stockage public afin que les destinataires de votre email puissent les voir.
Étape #7 - Ajouter des pièces-jointes au Modèle d'email
Vos Modèles d'emails peuvent contenir des pièces jointes sélectionnées parmi vos Modèles de document, que Dendreo générera "à la volée" et intégrera automatiquement en pièce jointe de l'email lors de l'envoi. Par exemple, vous pouvez créer un Modèle d'email, à destination de vos Participants, et le configurer pour que Dendreo intègre automatiquement en pièce jointe votre Modèle d'attestation au format PDF.
À noter : dans le contexte d'une Action de Formation, si votre Document type en pièce-jointe est de plus de 10 Documents (par exemple des Attestations, Certificats x Participants), ils seront regroupés dans une seule pièce-jointe jointe au format zip.
🚨 Les pièces jointes disponibles pour chaque type de modèle d'email dépendent de la cible destinataire de l'email sélectionnée à l'étape #1.
Astuce : pour tous les Modèles de document que vous ajoutez en pièce jointe de votre Modèle d'email, vous pouvez activer par défaut la demande de signature électronique. Pour en savoir plus, consultez la documentation dédiée : Signature électronique de document.
Compte Multi-centres : Gestion des modèles d'email par centre
Si vous utilisez la fonctionnalité Multi-centres, vous pouvez activer/désactiver des Modèles d'emails pour seulement certains de vos Centres de Formation en cliquant sur l'icône de maison.
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