Créer et personnaliser les Modèles d'Emails

Un Modèle d'Email est un Email type configuré au préalable, avec des contenus et pièces jointes dynamiques, que Dendreo pré-remplit automatiquement en fonction du contexte lorsque vous l'envoyez à vos interlocuteurs (Formateurs, Contacts, Participants, Entreprises, Sous-traitants, etc.).

Configurer votre bibliothèque de Modèles d'Emails vous permet de gagner du temps dans la gestion des informations et des documents que vous transmettez à l'ensemble de vos interlocuteurs.

Dans cet article, nous vous expliquons comment gérer votre bibliothèque de Modèles d'Emails ainsi que les étapes à suivre pour créer et modifier un Modèle d'Email depuis l'interface de configuration des Emails.

Étape #1 - Créer un nouveau Modèle d'Email

Depuis la configuration des Emails, cliquez sur le bouton Ajouter un Modèle d'email situé en bas de chaque section afin d'initier la création d'un nouveau Modèle d'Email.

Étape #2 - Sélectionner la cible

Cette étape consiste à sélectionner le type de destinataire de l'Email (Formateurs, Contacts, Participants, etc.) et le contexte dans lequel vous souhaitez que soit envoyé l'Email (au global de l'ADF, par Module ou Créneau d'une ADF, lors de la génération d'un Devis, à l'étape de la Facturation d'une ADF, etc.).

Choisir la bonne cible est indispensable pour que Dendreo pré-remplisse automatiquement la bonne adresse de destination lors de l'envoi de l'Email. 

Étape #3 - Donner un nom au Modèle d'Email

Dans le champ Intitulé, renseignez le nom que vous souhaitez donner à votre Modèle. Cet intitulé n'est visible que par les utilisateurs de votre compte Dendreo et permet de retrouver facilement votre Modèle d'Email dans l'interface d'envoi des Emails.

Étape #4 - Choisir l'éventuelle Action système

Associez une Action système à un Modèle d'Email, par exemple pour déclencher l'envoi d'un Email d'accusé de réception envoyé à un visiteur s'étant pré-inscrit à une Formation sur votre Catalogue Public, ou encore l'Envoi d'un Questionnaire de Satisfaction à la fin d'une Formation.

Chaque cible (définie précédemment) propose des Actions systèmes différentes.

Étape #5 - Définir les filtres de présences

Dans le cas d'un Modèle d'Email destiné aux Participants d'une Action de Formation, vous pouvez restreindre son envoi en fonction du relevé de présence des Participants.

Par exemple, pour votre Modèle d'Email de fin de Formation dans lequel vous prévoyez l'envoi de l'attestation de Formation, vous pouvez définir un filtre pour que cet Email soit envoyé uniquement aux Participants ayant une présence totale, c'est-à-dire les Participants ayant été marqués présents à 100% de la Formation.

Étape #6 - Définir les éventuels destinataires dynamiques

Dans le cas d'un Modèle d'Email de type Entreprises ou Particuliers dans le contexte d'une Action de Formation, vous avez la possibilité de définir un type de contact à qui adresser par défaut l'Email :

Vous retrouvez également les destinataires dynamiques dans la configuration des Automatismes ainsi que dans l'onglet Emails de l'Action de Formation depuis lequel vous pouvez définir un type de destinataire différent de celui sélectionné en configuration du Modèle, pour une Action de Formation spécifique.

Étape #7 - Choisir les éventuelles CC/CCI par défaut et CC dynamiques

Il vous est possible de choisir une ou plusieurs adresses mail à ajouter en CC ou CCI par défaut. Ainsi, l'adresse ajoutée sera en copie carbone (CC), ou copie carbone invisible (CCI) de tous les Emails envoyés par Dendreo et utilisant le Modèle d'Email en question.

Pour ajouter plusieurs adresses Emails, il est nécessaire de les séparer par des virgules.

Vous pouvez également ajouter des CC dynamiques. Ce filtre déterminera la liste des CC des destinataires concernés, qui sera donc dynamique et dépendra de la condition sélectionnée au moment de l'envoi.

Vous retrouvez ces filtres pré-selectionnés lors de l'envoi d'un Email.

Étape #8 - Renseigner l'objet de l'Email

Dans le champ Titre du mail, renseignez l'objet de l'Email tel que vous souhaitez qu'il soit vu par les destinataires de l'Email.

Étape #9 - Saisir le contenu du corps de l'Email

Cette étape consiste à saisir le contenu que vous souhaitez pouvoir être lu par les destinataires de l'Email. Plusieurs formats de contenus sont possibles : 

• Les contenus de type texte "dur" qui seront systématiquement repris par Dendreo lors de la génération de l'Email quel que soit le contexte ;
• Les contenus de type texte dynamiques variabilisés automatiquement par Dendreo grâce aux tags ;
• Les contenus de type image.

Afin de variabiliser certains contenus dans le Modèle d'Email, les tags disponibles pour les Modèles d'Emails sont les mêmes que pour les Modèles de documents.

Pour intégrer des images dans vos Modèles d'Emails, il convient de saisir le lien d'hébergement de celle-ci en utilisant la fonction Insérer/éditer une image des options de mise en forme.

Étape #10 - Ajouter des pièces jointes au Modèle d'Email

Vos Modèles d'Emails peuvent contenir des pièces jointes sélectionnées parmi vos Modèles de documents que Dendreo génère "à la volée" et intègre automatiquement en pièce jointe de l'Email lors de l'envoi. Par exemple, vous pouvez créer un Modèle d'Email à destination de vos Participants et le configurer pour que Dendreo intègre automatiquement en pièce jointe votre Modèle d'attestation au format PDF.

Pour tous les Modèles de documents que vous ajoutez en pièce jointe de votre Modèle d'Email, vous pouvez activer par défaut la demande de signature électronique.

Vous pouvez également paramétrer le partage automatique par défaut des documents en pièces jointes.

Étape #11 - Gérer les relances

Pour gérer les relances, cochez Autoriser le renvoi de ce Modèle d’Email aux destinataires l’ayant déjà reçu depuis le Modèle d’Email.

Par défaut et si vous ne cochez pas cette case, les destinataires ayant déjà reçu cet Email sont retirés automatiquement de la liste des destinataires : dans le cas d'un Automatisme ou d'un Email programmé avec filtre de destinataire dans le même contexte (même ADF, Module ou même Créneau par exemple), les destinataires seront ignorés.

Étape #12 - Gérer les Modèles d'Email par centre

Si vous utilisez la fonctionnalité multi-centres, vous pouvez activer/désactiver des Modèles d'Emails pour seulement certains de vos Centres de Formation en cliquant sur l'icône de maison.