Déclencher l’envoi automatique d’un Email

Découvrez comment fonctionnent les Automatismes permettant l’envoi de vos Emails sans aucune intervention manuelle des membres de votre Équipe. Cette fonctionnalité, complémentaire aux Emails programmés, vous permet d’automatiser la communication par Email avec vos Participants, vos Formateurs et vos Contacts. Dans cet article, vous apprendrez notamment comment paramétrer les filtres et les conditions s'appliquant à l'envoi automatique de vos Emails par Dendreo.

Avant-propos

La bonne prise en main des Automatismes implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

• Le fonctionnement général des Emails qui vous explique comment envoyer des Emails manuellement ;
• Les Emails programmés pour définir manuellement et à l'avance la date et l'heure d'envoi d'un Email ;
• Les Modèles d'Email pour configurer le contenu des Emails envoyés automatiquement ;
• Les Modèles de document à ajouter en pièces jointes des Emails envoyés automatiquement ;
• Les Tags (et particulièrement les Tags conditionnels) pour variabiliser le contenu des Emails envoyés.

Principe général

Depuis la configuration de votre compte Dendreo, vous devez commencer par créer des Automatismes qu'il faudra obligatoirement lier à un Modèle d'Email de votre bibliothèque d'Emails et configurer plusieurs paramètres qui définiront les critères de déclenchement d'envoi.

Une fois activé, un Automatisme s’applique sur toutes les Actions de Formation qui remplissent les critères de déclenchement, y compris les Actions de Formation passées, en cours ou futures, dès lors que la date d’envoi calculée est dans le futur. Il est cependant possible de désactiver un Automatisme pour une Action de Formation, en vous rendant directement sur celle-ci.

Comme avec les Emails programmés, pour toutes les Actions de Formation concernées par l'Automatisme, Dendreo programme des ordres d'envoi que vous pouvez consulter. Notez que ces ordres peuvent être modifiés automatiquement si de nouveaux paramètres sont ajoutés entre le moment où ils ont été créés et le moment où l'envoi des Emails a réellement lieu (par exemple dans le cas d'un changement de la date d'un Créneau, de l'ajout ou de la suppression d'un Participant, etc.).

Une fois les Emails envoyés automatiquement, vous retrouvez dans les logs l'historique des Emails envoyés, ainsi que tous ceux envoyés depuis votre compte, qu'ils aient été programmés ou envoyés manuellement.

Limites actuelles

• Cette première version permet uniquement de créer des Automatismes pour des Emails à envoyer dans le contexte d'une Action de Formation.
• L'envoi d’un Email peut ne pas être immédiat et nécessiter un certain délai, que l’envoi soit programmé ou manuel. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un Email à 8h55 pour une Formation commençant à 9h, il se peut que l’Email n'arrive pas à destination avant le début de la Formation. Il est donc essentiel de prendre ce critère en compte lors de l’envoi de vos Emails.

Fonctionnement général

Découvrez ci-dessous comment ajouter un Automatisme, l'activer pour une Action de Formation, gérer les Automatismes depuis une ADF et gérer les Relances, ainsi que comment consulter les Emails programmés.

^{Ajouter un Automatisme}

Pour mettre en œuvre l'automatisation des Emails, il suffit de suivre les étapes ci-dessous :

1. Depuis le menu Automatismes, cliquez sur Ajouter un Automatisme.

2. Dans le contexte d'un compte multi-centres, choisissez les Centres de Formation avec lesquels vous souhaitez partager l’Automatisme.

3. Sélectionnez la cible de l’Automatisme.

4. Définissez le délai souhaité pour le déclenchement de l’Automatisme, par exemple le début ou la fin d'une Action de Formation, d’un Module, du premier ou dernier Créneau synchrone pour le Participant, etc.

5. Sélectionnez le Modèle d’Email à utiliser ainsi que les filtres de présence, CC et destinataires dynamiques.

Le filtre de présence déterminera la liste des destinataires, qui sera donc dynamique et dépendra de la condition sélectionnée au moment de l'envoi. Par exemple, si vous ajoutez des Participants à une ADF, ceux-ci seront ajoutés à la liste des destinataires s'ils remplissent la condition sélectionnée. Le même comportement s'applique pour les CC dynamiques : la liste des CC sera dynamique et dépendra de la liste finale des destinataires sélectionnés au moment de l'envoi.

6. Ajustez les conditions de déclenchement en fonction de vos besoins spécifiques en sélectionnant les Étapes des Actions de Formation, le mode d’organisation (présentiel, à distance, e-learning, etc.) ainsi que les Catégories de Modules selon la cible sélectionnée précédemment.

Par défaut, toutes les Catégories sont sélectionnées dans le champ Catégories de Modules mais vous pouvez en décochez certaines selon votre besoin. En activant Toutes les catégories, toutes les Formations liées à des Catégories de Module existantes et des futures Catégories créées seront concernées par cet Automatisme.

7. Cliquez sur Créer l’Automatisme.

8. Modifiez ou supprimez un Automatisme en cliquant sur l’icône de corbeille ou de crayon.

^{Activer un Automatisme}

Par défaut, lors de la création d’un Automatisme, ce dernier est automatiquement inactif. Vous pouvez l'activer en cochant la case dédiée lors de sa création ou depuis l’interface de gestion des Automatismes.

Vous pouvez également activer ou désactiver les Automatismes depuis les différentes interfaces de planification d’une Action de Formation : depuis l’Agenda, un Module, un Devis ou encore un dossier EDOF !

Une fois l'Automatisme créé et activé, le système analyse les Actions de Formation déjà créées, les Modules, Créneaux etc. qui remplissent les conditions de déclenchement. Des Emails programmés liés à cet Automatisme seront alors créés dès lors que la date d'envoi calculée est dans le futur. Par exemple, dans le cas où l’Automatisme est paramétré pour se déclencher 7 jours avant le début d’une ADF, si vous programmez une ADF 3 jours avant son commencement, l’Automatisme ne se déclenchera donc pas : les ordres d’envoi des Emails programmés ne seront pas créés et les Emails ne seront donc pas envoyés.

^{Gérer les Automatismes depuis une Action de Formation}

Au niveau de chaque Action de Formation, depuis le menu Automatismes, vous pouvez gérer les règles d'envoi automatique applicables, avec la possibilité d'activer ou de désactiver ces règles par ADF.

Lors de la programmation d'une Action de Formation, vous pouvez donc désactiver certains Automatismes pour gérer des exceptions selon vos besoins.

^{Consulter les Emails programmés}

Plusieurs tableaux de bord sont disponibles pour retrouver les Emails automatiques en attente d'envoi.

1. Depuis l'Accueil

Depuis la page des Emails programmés, vous pouvez visualiser les ordres d’envoi programmés liés à vos Automatismes pour suivre les Emails planifiés et vous assurer qu'ils correspondent bien aux attentes et aux besoins de communication.

Les Emails programmés liés à des Automatismes sont représentés par une icône ⚡️ :

En survolant l'icône, consultez le détail de la date de déclenchement paramétrée en configuration :

Si besoin, vous avez toujours la possibilité de créer des Emails programmés spécifiques pour une Action de Formation ou envoyer un Email à la demande depuis une Action de Formation.

2. Depuis une Action de Formation

Pour retrouver tous les ordres liés à une Action de Formation, il suffit de vous rendre sur l'onglet Emails programmés de l'Action de Formation.

3. Depuis une fiche CRM

Pour retrouver tous les ordres liés à un interlocuteur de votre CRM (Participant, Contact, Entreprise, Formateur, Salle, etc.), rendez-vous sur l'onglet Emails programmés de sa fiche.

^{Gérer les relances}

Pour gérer les relances, cochez Autoriser le renvoi de ce Modèle d’Email aux destinataires l’ayant déjà reçu depuis le Modèle d’Email.

Par défaut et si vous ne cochez pas cette case, les destinataires ayant déjà reçu cet Email sont retirés automatiquement de la liste des destinataires : dans le cas d'un Automatisme ou d'un Email programmé avec filtre de destinataire dans le même contexte (même ADF, Module ou même Créneau par exemple), les destinataires seront ignorés.