Déclencher l’envoi automatique d’un Email

Découvrez comment fonctionnent les Automatismes permettant l’envoi de vos Emails sans aucune intervention manuelle des membres de votre Équipe. Cette fonctionnalité, complémentaire aux Emails programmés, vous permet d’automatiser la communication par Email avec vos Participants, vos Formateurs et vos Contacts. Dans cet article, vous apprendrez notamment comment paramétrer les filtres et les conditions s'appliquant à l'envoi automatique de vos Emails par Dendreo.

Exemple de cas d'usage : pour m'assurer que tous mes Participants puissent répondre à mon questionnaire de satisfaction à froid, je décide de créer un Automatisme pour que mon Modèle d'Email dédié au Questionnaire de Satisfaction à froid soit envoyé automatiquement 90 jours après la date du dernier créneau programmé, pour toutes mes Actions de Formation confirmées et à tous les Participants ayant été marqués comme présents.

Attention : pour le bon fonctionnement des Automatismes, il est essentiel de veiller au bon tagging de vos Modèles d’Emails et de Documents. Contrairement aux Emails programmés, avec les Automatismes, Dendreo programmera des ordres d'envoi sans que vous ayez pu prévisualiser le contenu des Emails. Par précaution, avant de les lier à un Automatisme, nous vous recommandons d’effectuer systématiquement des envois manuels ou programmés de vos Modèles d'Email pour vous assurer qu’ils fonctionnent correctement et que tous les cas d’usage sont bien gérés par les tags 🚨

À noter : cette fonctionnalité est en 🟠 BETA.

Avant-propos

La bonne prise en main des Automatismes implique que vous maîtrisiez les fonctionnalités suivantes :

  • Le fonctionnement général des Emails qui vous explique comment envoyer des Emails manuellement ;
  • Les Emails programmés qui vous permettent définir manuellement et à l'avance la date et l'heure d'envoi d'un Email ;
  • Les Modèles d'Email qui vous permettent de configurer le contenu des Emails envoyés automatiquement ;
  • Les Modèles de document qui peuvent être ajoutés en pièces jointes des Emails envoyés automatiquement ;
  • Les Tags (et particulièrement les Tags conditionnels) qui permettent de variabiliser le contenu des Emails envoyés automatiquement.

Principe général

Depuis la configuration de votre compte Dendreo, vous devez commencer par créer des Automatismes qu'il faudra obligatoirement lier à un Modèle d'Email de votre bibliothèque d'Emails et configurer plusieurs paramètres qui définiront les critères de déclenchement d'envoi.

Une fois activé, un Automatisme s’applique sur toutes les Actions de Formation qui remplissent les critères de déclenchement, y compris les Actions de Formation passées, en cours ou futures, dès lors que la date d’envoi calculée est dans le futur. Il est cependant possible de désactiver un Automatisme pour une Action de Formation, en vous rendant directement sur celle-ci.

Comme avec les Emails programmés, pour toutes les Actions de Formation concernées par l'Automatisme, Dendreo programme des ordres d'envoi que vous pouvez consulter. Notez que ces ordres peuvent être modifiés automatiquement si de nouveaux paramètres sont ajoutés entre le moment où ils ont été créés et le moment où l'envoi des Emails a réellement lieu (par exemple dans le cas d'un changement de la date d'un Créneau, de l'ajout ou de la suppression d'un Participant, etc.).

Une fois les Emails envoyés automatiquement, vous retrouvez dans les logs d'Emails l'historique des Emails envoyés, comme tous ceux envoyés depuis votre compte Dendreo (qu'ils aient été programmés ou envoyés manuellement).

À noter : l'expéditeur de l'Email automatisé est l'expéditeur par défaut indiqué dans la configuration des Emails.

Limites actuelles

  • Cette première version permet uniquement de créer des Automatismes pour des Emails à envoyer dans le contexte d'une Action de Formation.
  • Pour éviter les envois en doublon, des destinataires ayant déjà reçu un Email sont retirés automatiquement de la liste des destinataires de l'ordre d'envoi automatique (même si l'Email lui a été envoyé manuellement).
  • L'envoi d’un Email peut ne pas être immédiat et nécessiter un certain délai, que l’envoi soit programmé ou manuel. Par exemple, si vous souhaitez envoyer un Email à 8h55 pour une Formation commençant à 9h, il se peut que l’Email n'arrive pas à destination avant le début de la Formation. Il est donc essentiel de prendre ce critère en compte lors de l’envoi de vos Emails.

Fonctionnement général

Ajouter un Automatisme

Pour mettre en œuvre l'automatisation des Emails, il suffit de suivre les étapes ci-dessous :

  1. Depuis le menu Automatismes, cliquez sur Ajouter un Automatisme.

  1. Dans le contexte d'un compte multi-centres, choisissez les Centres de Formation avec lesquels vous souhaitez partager l’Automatisme.

À noter : un Automatisme peut être créé soit depuis la vue globale, soit depuis un sous-centre spécifique. Cependant, un administrateur d’un sous-centre ne pourra éditer, désactiver ou supprimer un Automatisme que si celui-ci n’est partagé qu’avec le sous-centre de l’administrateur en question. Dans tous les cas, la désactivation de l’Automatisme pourra toujours se faire ADF par ADF.

  1. Sélectionnez la cible de l’Automatisme.

À noter : vous devez avoir paramétré au moins un Modèle d’Email pour la cible sélectionnée afin de pouvoir créer l’Automatisme.

  1. Définissez le délai souhaité pour le déclenchement de l’Automatisme, par exemple le début ou la fin d'une Action de Formation, d’un Module, etc.

  1. Sélectionnez le Modèle d’Email à utiliser ainsi que les éventuels filtres de présence, CC et destinataires dynamiques.

À noter : le filtre de présence déterminera la liste des destinataires, qui sera donc dynamique et dépendra de la condition sélectionnée au moment de l'envoi. Par exemple, si vous ajoutez des Participants à une Action de Formation, ceux-ci seront ajoutés à la liste des destinataires s'ils remplissent la condition sélectionnée. Le même comportement s'applique pour les CC dynamiques : la liste des CC sera dynamique et dépendra de la liste finale des destinataires sélectionnés au moment de l'envoi.

À noter : si vous ne définissez pas de destinataire dynamique, le Contact au moment de l'envoi de l'Email sera celui défini dans l'Action de Formation (Emails > Entreprise) pour chaque Entreprise. Par défaut, il s'agit du Contact de l'ADF, ou à défaut, du Contact Principal, ou encore de l'Email d'Entreprise si aucun Contact n'est défini pour une Entreprise.

  1. Ajustez les conditions de déclenchement en fonction de vos besoins spécifiques en sélectionnant les Étapes des Actions de Formation ainsi que le mode d’organisation.

  1. Cliquez sur Créer l’Automatisme.

  1. Modifiez ou supprimez un Automatisme en cliquant sur l’icône de corbeille ou de crayon.

À noter : si vous supprimez un Automatisme, les Emails programmés liés sont également supprimés.

Activer un Automatisme

Par défaut, lors de la création d’un Automatisme, ce dernier est automatiquement inactif. Vous pouvez l'activer en cochant la case dédiée lors de sa création ou directement depuis l’interface de gestion des Automatismes.

Bouton d'activation depuis la création de l'Automatisme
Bouton d'activation depuis la gestion des Automatismes

Vous pouvez également activer/désactiver les Automatismes depuis les différentes interfaces de planification d’une Action de Formation : depuis l’Agenda, un Module, un Devis ou encore un dossier EDOF !

Gestion des Automatismes lors de la création d'une ADF depuis l'Agenda

Une fois l'Automatisme créé et activé, le système analyse les Actions de Formation déjà créées, les Modules, Créneaux etc. qui remplissent les conditions de déclenchement. Des Emails programmés liés à cet Automatisme seront alors créés dès lors que la date d'envoi calculée est dans le futur. Par exemple, dans le cas où l’Automatisme est paramétré pour se déclencher 7 jours avant le début d’une ADF, si vous programmez une ADF 3 jours avant son commencement, l’Automatisme ne se déclenchera donc pas : les ordres d’envoi des Emails programmés ne seront pas créés et les Emails ne seront donc pas envoyés.

À noter : si vous désactivez un Automatisme depuis la configuration, les Emails programmés liés sont également supprimés.

Gérer les Automatismes depuis une Action de Formation

Au niveau de chaque Action de Formation, depuis le menu Automatismes, vous pouvez gérer les règles d'envoi automatique applicables, avec la possibilité d'activer ou de désactiver ces règles par Action de Formation.

Lors de la programmation d'une Action de Formation, vous pouvez donc désactiver certains Automatismes pour gérer des exceptions selon vos besoins.

À noter : ce qui est défini dans l’Action de Formation n’impacte pas la configuration générale.

Si vous souhaitez nous suggérer le développement d’un nouvel Automatisme, n’hésitez pas à poster votre demande sur le portail utilisateurs ! 🚀

Consulter les Emails programmés

Plusieurs tableaux de bord sont disponibles pour retrouver les Emails automatiques en attente d'envoi.

  1. Depuis l'Accueil

Depuis la page des Emails programmés, vous pouvez visualiser les ordres d’envoi programmés liés à vos Automatismes pour suivre les Emails planifiés et vous assurer qu'ils correspondent bien aux attentes et aux besoins de communication.

Les Emails programmés liés à des Automatismes sont représentés par une icône ⚡️ :

En survolant l'icône, vous pouvez voir le détail de la date de déclenchement paramétrée en configuration de l'Automatisme :

Si besoin, vous avez toujours la possibilité de créer des Emails programmés spécifiques pour une Action de Formation ou envoyer un Email à la demande depuis une Action de Formation.

  1. Depuis une Action de Formation

Pour retrouver tous les ordres liés à une Action de Formation, il suffit de vous rendre sur l'onglet Emails programmés de l'Action de Formation.

  1. Depuis une fiche CRM

Pour retrouver tous les ordres liés à un interlocuteur de votre CRM (Participant, Contact, Entreprise, Formateur, Salle, etc.), rendez-vous sur l'onglet Emails programmés de sa fiche.

À noter : les Emails programmés sont automatiquement mis à jour si les paramètres de l'Action de Formation (dates, Étapes, mode d'organisation, etc.) sont modifiés. Les Emails programmés évoluent en fonction de différents événements pouvant survenir sur l'Action de Formation, tels que l'ajout ou la suppression d'un Participant.

Pour plus d’informations sur le fonctionnement des Emails programmés et leurs spécificités, consultez la documentation Programmer l'envoi d'un Email.

Gérer les relances

Pour gérer les relances, cochez Autoriser le renvoi de ce Modèle d’Email aux destinataires l’ayant déjà reçu depuis le Modèle d’Email.

Vous pourrez ainsi créer plusieurs Automatismes avec le même Modèle d’Email, à des temporalités différentes !

Par défaut et si vous ne cochez pas cette case, les destinataires ayant déjà reçu cet Email sont retirés automatiquement de la liste des destinataires : dans le cas d'un Automatisme ou d'un Email programmé avec filtre de destinataire dans le même contexte (même ADF, Module ou même Créneau par exemple), les destinataires seront ignorés.

À noter : dans le cas d'une relance basée sur un Modèle d'Email liés aux Questionnaires, les personnes ayant déjà répondu aux Questionnaires seront automatiquement exclus des destinataires des différents envois dans le contexte d'une Action de Formation.

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