Envoyer un Email depuis une Action de Formation

Cette page vous explique la procédure à suivre pour envoyer un Email dans le cadre d'une ADF. Vous y apprendrez notamment comment fonctionne l'interface d'envoi des Emails de Dendreo, les différents types d'Emails que vous pouvez envoyer et comment personnaliser un Email avant de déclencher son envoi.

Accéder à l'interface d'envoi des Emails

Sélectionner le type de destinataire

Les Modèles d'Emails étant configurés et répertoriés par destinataire, la première étape consiste à sélectionner depuis l'onglet Emails de votre Action de Formation le type de destinataire à qui vous souhaitez envoyer l'Email, à savoir : les Participants, les Formateurs ou les Entreprises (depuis les Contacts).

Appliquer les filtres en fonction du contexte d'envoi

Si nécessaire, vous pouvez appliquer des filtres vous permettant d'afficher certains Modèles d'Emails configurés pour fonctionner dans certains contextes ou limiter l'envoi à une partie des destinataires. Parmi les filtres disponibles, vous pouvez choisir d'afficher les Modèles d'Emails : 

• Par Groupe : si vous utilisez la fonctionnalité de Groupe de Participants, vous pouvez alors déclencher l'envoi d'Email à un Groupe donné de votre Action de Formation ;
• Par Module : si vous souhaitez envoyer des informations relatives à un Module donné et/ou uniquement aux Participants inscrits à un Module en particulier ;
• Par Créneau : si vous souhaitez envoyer des informations relatives à un Créneau donné et/ou uniquement aux Participants inscrits au Module d'un Créneau en particulier.

Sélectionner le nombre de destinataires

Deux solutions s'offrent à vous lors de la préparation d'envoi d'un Email :

• Solution 1 : envoyer un Email à un seul destinataire de la liste en cliquant sur son nom dans le tableau de gauche puis en sélectionnant le Modèle à envoyer dans la colonne de droite.

• Solution 2 : envoyer un Email à plusieurs destinataires en même temps en cliquant directement sur le Modèle souhaité dans la colonne de droite. Cette fonctionnalité est utile si vous avez besoin d'envoyer un certificat de réalisation à l'ensemble des Participants présents à une ADF par exemple.

Personnaliser le contenu de l'Email

Une fois le Modèle d'Email sélectionné, vous êtes alors redirigé vers l'interface d'envoi des Emails depuis laquelle vous pouvez personnaliser et contrôler le contenu de l'Email avant de déclencher l'envoi.

1. Dans la partie gauche de l'interface, Dendreo affiche le contenu tel que vous avez configuré le Modèle d'Email dans votre bibliothèque d'Emails. C'est depuis cette partie que vous pouvez personnaliser le contenu avant l'envoi.
2. Dans la partie droite de l'interface, Dendreo affiche l'Email tel qu'il sera perçu par le destinataire de l'Email. C'est depuis cette partie que vous pouvez prévisualiser et contrôler les pièces jointes avant l'envoi.

Les filtres de présence

Dans le cas d'un Modèle d'Email destiné aux Participants d'une Action de Formation, vous pouvez restreindre son envoi en fonction du relevé de présence des Participants.

Par exemple, pour votre Modèle d'Email de fin de Formation dans lequel vous prévoyez l'envoi de l'attestation de Formation, vous pouvez définir un filtre pour que cet Email soit envoyé uniquement aux Participants ayant une présence totale, c'est-à-dire les Participants ayant été marqués présents à 100 % de la Formation.

Les destinataires en copie de l'Email

Depuis l'interface d'envoi de l'Email, vous retrouvez les CC dynamiques configurées dans le Modèle d'Email, que vous pouvez tout de même modifier selon votre besoin.

Vous pouvez également ajouter des destinataires en copie simple (CC) ou copie cachée (CCI) de l'Email, en cliquant sur Ajouter copie libre et/ou Ajouter copie cachée libre.

Sélectionnez les contacts de votre CRM en lien avec le destinataire ou saisissez manuellement leur adresse.

Les autres contenus personnalisables

Bien que le contenu configuré par défaut soit déjà renseigné par Dendreo, vous pouvez personnaliser différents contenus avant de déclencher l'envoi, à savoir :

• Objet et corps de l'Email : vous pouvez ajouter du texte si vous souhaitez compléter le contenu configuré par défaut ;
• Signature électronique : vous pouvez activer ou désactiver la signature électronique d'un document joint ;
• Pièces jointes : vous pouvez ajouter des pièces jointes libres, c'est-à-dire des fichiers stockés dans l'espace de stockage de l'Action de Formation ou télécharger un fichier depuis votre ordinateur.

Supprimez une pièce jointe en cliquant sur la croix s'affichant au survol de l'intitulé de la pièce.