Envoi d'emails dans une Action de Formation

Cette page vous donne la procédure à suivre pour envoyer un email dans le cadre d'une Action de Formation. Vous y apprendrez notamment comment fonctionne l' interface d'envoi des emails de Dendreo, les différents types d'emails que vous pouvez envoyer et comment personnaliser un email avant de déclencher son envoi.

Etape 1 : Accéder à l'interface d'envoi des emails

Sélectionner le type de destinataire

Les Modèles d'emails étant configurés et répertoriés par destinataire, la première étape consiste à sélectionner,  depuis l'onglet Emails de votre Action de Formation, le type de destinataire pour lequel vous souhaitez envoyer l'email, à savoir : les Participants, les Formateurs ou les Entreprises (via les contacts).

Appliquer les filtres en fonction du contexte d'envoi

Si nécessaire, vous pouvez appliquer des filtres vous permettant d'afficher certains Modèles d'email configurés pour fonctionner dans certains contextes ou limiter l'envoi à une partie des destinataires. Parmi les filtres disponibles, vous pouvez choisir d'afficher les Modèles d'email : 

• Par Groupe : si vous utilisez la fonctionnalité de Groupe de Participants alors vous pouvez déclencher l'envoi d'email à un groupe donné de votre Action de Formation.
• Par Module : si vous souhaitez envoyer des informations relatives à un Module donné et/ou uniquement aux Participants inscrits à un Module en particulier.
• Par Créneau : si vous souhaitez envoyer des informations relatives à un Créneau donné et/ou uniquement aux Participants inscrits au Module d'un Créneau en particulier.

Sélectionner le nombre de destinataires 

Deux solutions s'offrent à vous lors de la préparation d'envoi d'un email :

• Solution 1 : Envoyer un email à un seul destinataire de la liste.
• Solution 2 : Envoyer un email en un clic à plusieurs destinataires de la liste via la fonction d'Envoi groupé - Cette fonctionnalité est particulièrement utile lorsque vous avez besoin d'envoyer un certificat de réalisation à l'ensemble des Participants présents à une Action de Formation par exemple. 

Etape 2 : Personnalisation du contenu de l'email

Une fois le Modèle d'email sélectionné, vous êtes alors redirigé vers l' interface d'envoi des emails depuis laquelle vous pouvez personnaliser et contrôler le contenu de l'email avant de déclencher l'envoi. 

Fonctionnement général de l'interface d'envoi des emails

1. Dans la partie gauche de l'interface, Dendreo affiche le contenu tel que vous avez configuré le Modèle d'email dans votre bibliothèque d'emails. C'est depuis cette partie que vous pouvez personnaliser le contenu avant envoi. 
2. Dans la partie droite de l'interface, Dendreo affiche l'email tel qu'il sera perçu par le destinataire de l'email. C'est depuis cette partie que vous pouvez prévisualiser et contrôler les pièces jointes avant envoi.

Les contenus personnalisables

Bien que le contenu configuré par défaut soit déjà renseigné par Dendreo, vous pouvez personnaliser différents contenus avant de déclencher l'envoi, à savoir :

• Contacts  : Vous pouvez ajouter des destinataires en copie simple ou copie cachée de l'email. Pour cela, vous pouvez sélectionner des contacts de votre CRM en lien avec le destinataire et/ou ajouter des destinataires en copie libre en saisissant manuellement leur adresse email. Si des adresses email en CC/CCI ont été définies par défaut dans le modèle d'email il n'est pas possible de les retirer à ce moment. Il est nécessaire d'effectuer la modification lors de la configuration des modèles d'email
• Objet et corps de l'email : Vous pouvez ajouter du texte si vous souhaitez compléter le contenu configuré par défaut.
• Pièces jointes : Vous pouvez ajouter des pièces jointes libres, c'est à dire des fichiers stockés dans l'espace de stockage de l'Action de Formation ou télécharger un fichier depuis votre ordinateur.
• Signature électronique : vous pouvez activer ou désactiver la signature électronique d'un document joint.