Gérer ses Groupes de Participants
La fonctionnalité des Groupes de Participants vous permet de regrouper les Participants d'une Action de Formation afin de faciliter leur inscription aux Modules, la génération de documents et/ou d'Emails à leur intention.
Cas d'usage : cette fonctionnalité peut être utile dans plusieurs situations, notamment lorsque vous avez des obligations de reporting différents en fonction des OPCO. Par exemple, vous pouvez différencier vos Participants DPC ou non, salariés ou non, générer des feuilles d'Émargement séparées pour chacun de ces Groupes, etc.
Configurer les Groupes de Participants
Depuis la Configuration générale, rendez-vous dans la section Groupes de Participants pour activer l'option dédiée.
Créez et renommez les Groupes souhaités.
Assigner un Participant à un Groupe
À noter : l'affectation d'un Groupe à un Participant se fait par Action de Formation. Par conséquent, un Participant ne fait partie d'un Groupe que sur l'Action de Formation depuis laquelle vous l'avez affecté. Il ne fera pas partie de ce Groupe sur d'autres Actions de Formation auxquelles il serait inscrit, à moins que vous ne l'y affectiez pour chacune.
Vous avez deux solutions pour assigner un Participant à un Groupe :
Solution #1
Sélectionnez le Groupe directement depuis la colonne Groupe du listing des Participants inscrits à l'Action de Formation.
Solution #2
Cliquez sur l'icône de modification d'un Participant.
Dans la rubrique Participant, vous retrouvez le champ Groupe à renseigner.
Gérer les inscriptions aux Modules par Groupe de Participants
Depuis l'onglet Inscriptions aux Modules et Prix d'une Action de Formation multi-Modules, vous pouvez gérer les inscriptions/désinscriptions aux différents Modules par Groupe de Participants. De cette façon, vous gagnez du temps puisque vous n'avez plus besoin de gérer les inscriptions Participant par Participant.
Générer des documents par Groupe de Participants
Une fois les Participants assignés à des Groupes, vous pouvez générer des Documents de façon indépendante pour chacun de ces Groupes depuis l'onglet Documents de votre Action de Formation : un filtre en haut à droite vous permet de sélectionner le Groupe pour lequel vous souhaitez générer les documents.
Vous pouvez également voir à quel Groupe appartient un Participant lorsque vous choisissez la personne pour qui sera généré le document. Sachez qu'il existe aussi, dans l'assistant de Tagging, des Tags relatifs aux Groupes.
Envoyer des Emails groupés par Groupe de Participants
Une fois les Participants assignés à des Groupes, vous pouvez envoyer des Emails groupés à l'ensemble des Participants d'un même Groupe. Rendez-vous sur l'onglet Emails de votre Action de Formation et filtrez sur le Groupe souhaité.
Supprimer un Groupe de Participants
Vous ne pouvez supprimer un Groupe de Participants que si aucun Participant n'est affecté à ce Groupe. Si au moins un Participant est affecté à ce Groupe, Dendreo vous propose plutôt de "cacher" ce Groupe de Participants. Si vous cachez un Groupe de Participants, celui-ci existera toujours en Configuration et pour les Participants liés mais ne sera plus disponible comme un choix de Groupe pour tous les autres Participants.