Gérer ses Groupes de Participants
La fonctionnalité des Groupes de Participants vous permet de regrouper les Participants d'une ADF afin de faciliter leur inscription aux Modules, la génération de documents et/ou d'Emails à leur intention.
Cas d'usage : cette fonctionnalité peut être utile notamment lorsque vous avez des obligations de reporting différent en fonction des OPCO. Par exemple, vous pouvez différencier vos Participants DPC ou non, salariés ou non, générer des feuilles d'Émargement séparées pour chacun de ces Groupes, etc.
Configurer les Groupes de Participants
Depuis la configuration des Groupes de Participants, activez l'option dédiée.
Créez, renommez/numérotez et supprimez ensuite les Groupes souhaités.
Assigner un Participant à un Groupe
À noter : l'affectation d'un Groupe à un Participant se fait par Action de Formation. Par conséquent, un Participant ne fait partie d'un Groupe que sur l'ADF depuis laquelle vous l'avez affecté. Il ne fera pas partie de ce Groupe sur d'autres ADF auxquelles il serait inscrit, à moins que vous ne l'y affectiez pour chacune. Vous ne pouvez donc pas associer un Participant à un Groupe depuis sa fiche CRM.
Vous avez deux solutions pour assigner un Participant à un Groupe :
Solution #1
Sélectionnez le Groupe directement depuis la colonne Groupe du listing des Participants inscrits à l'ADF.
Solution #2
Cliquez sur l'icône de modification d'un Participant pour accéder à l'édition de son profil dans l'ADF.
Dans la rubrique Participant, vous retrouvez le champ Groupe à renseigner.
Gérer les inscriptions aux Modules par Groupe de Participants
Depuis l'onglet Inscriptions aux Modules et Prix d'une Action de Formation multi-modules, vous pouvez gérer les inscriptions/désinscriptions aux différents Modules par Groupe de Participants. De cette façon, vous n'avez plus besoin de gérer les inscriptions Participant par Participant !
Générer des documents par Groupe de Participants
Une fois les Participants assignés à des Groupes, vous pouvez générer des Documents de façon indépendante pour chacun de ces Groupes depuis l'onglet Documents de votre Action de Formation : un filtre en haut à droite vous permet de sélectionner le Groupe pour lequel vous souhaitez générer les documents.
Vous pouvez également voir à quel Groupe appartient un Participant lorsque vous choisissez la personne pour qui sera généré le document. Il existe aussi, dans l'assistant de tagging, des tags relatifs aux Groupes.
Attention : dans le cas où vous utilisez conjointement les fonctionnalités de Groupes et de Sessions alternatives (par exemple, vous inscrivez le Groupe B à une session en particulier), générez les feuilles d'émargement par Module plutôt que par Groupe.
Envoyer des Emails groupés par Groupe de Participants
Une fois les Participants assignés à des Groupes, vous pouvez envoyer des Emails groupés à l'ensemble des Participants d'un même Groupe. Depuis l'onglet Emails de votre ADF et filtrez sur le Groupe souhaité.
Supprimer un Groupe de Participants
Vous ne pouvez supprimer un Groupe de Participants que si aucun Participant n'est affecté à ce Groupe. Si au moins un Participant est affecté à ce Groupe, vous pouvez plutôt masquer ce Groupe de Participants.
Si vous cachez un Groupe de Participants, celui-ci existera toujours depuis la configuration et pour les Participants liés mais ne sera plus disponible comme un choix de Groupe pour tous les autres Participants.