Questions fréquentes - Automatismes

Cette page liste l'ensemble des questions fréquentes de nos utilisateurs concernant les Emails automatiques et programmés. Elle vient en complément des documentations Programmer l'envoi d'un Email et Déclencher l’envoi automatique d’un Email.

Peut-on avoir à la fois un Email programmé et un Automatisme sur le même Modèle d'Email ?

Oui mais dans ce cas, seul le premier Email sera envoyé. Dendreo vous empêche d'envoyer plusieurs fois le même Modèle d'Email au même destinataire au sein d'un même contexte (c'est-à-dire d'une même Action de Formation).

Si un Email de convocation est programmé pour s'envoyer 5 jours avant le début de l'ADF mais qu'un Participant s'inscrit en dernière minute, ce dernier recevra-t-il quand même le mail de convocation ?

Non, car la date d'envoi calculée pour l'Automatisme est dans ce cas passée. Il faudra alors envoyer l'Email manuellement.

Peut-on programmer un Email pour un envoi dans 3 mois ?

Oui, il n'y a pas de limite de temps, vous indiquez le délai que vous souhaitez !

Peut-on désactiver l'Automatisme sur une Formation déjà programmée ?

Oui, vous retrouvez les Automatismes dans le menu Automatismes de chaque Action de Formation, depuis lequel vous pouvez activer ou désactiver certains Automatismes créés après la programmation de l'Action de Formation.

Peut-on distinguer l'INTER de l'INTRA dans un Automatisme ?

Oui, c'est possible en utilisant les filtres d'Étapes lors de la création de l'Automatisme : si vous ne sélectionnez que des Étapes liées aux INTER, celui-ci ne sera déclenché que pour les INTER.

Peut-on créer des Emails programmés pour relancer des Participants qui n'ont pas encore réalisé leur e-learning ?

Oui, c'est possible en utilisant les filtres de présence lors de la création de l'Automatisme : sélectionnez Absence totale sur le mode d'organisation E-learning.

Peut-on ajouter ou supprimer des déclencheurs ?

Vous ne pouvez pas ajouter de déclencheurs à votre niveau. Pour le moment, les déclencheurs disponibles se basent uniquement sur un délai (en jours, heures ou minutes), une temporalité (avant ou après) et un événement (plusieurs options).

Lorsque l'on duplique une Action de Formation, les Emails programmés sur l'ADF d'origine sont-ils dupliqués également ?

Non, les Emails programmés ne sont pas dupliqués avec l'Action de Formation. La programmation des Emails programmés est manuelle et individuelle.

Est-ce que les Emails peuvent être programmés par Module ?

Il est possible de créer un Automatisme sur la cible Participants > Module dans une Action de Formation. Vous trouverez plus d'informations dans la documentation Déclencher l’envoi automatique d’un Email.

Pour l'envoi d'une Convocation, est-il préférable de créer un Email programmé ou un Automatisme ?

L'Email programmé doit être créé Action de Formation par Action de Formation. Si l'envoi de la Convocation est systématique dans votre Organisme, vous avez donc tout intérêt à créer un Automatisme que vous pourrez activer/désactiver en un clic, selon votre besoin, à la programmation de chaque Action de Formation.

La pièce jointe d'un Email automatique peut-elle être conditionnelle ?

Au niveau de chaque Automatisme, vous pouvez définir des conditions sur les modes d'organisation. Pour pouvoir adapter les pièces jointes selon le contexte, vous pouvez créer 2 Modèles d'Email et créer 2 Automatismes en appliquant chacun sur les modes d'organisation correspondants.

L'Étape de l'Action de Formation change-t-elle automatiquement suite au déclenchement de l'Automatisme ?

Non, ce n'est pour le moment pas le cas.

Peut-on créer un Automatisme en fonction du statut du stagiaire ?

Non, ce n'est pour le moment pas possible, mais cela fait partie des évolutions envisagées à plus long terme : des conditions sur un champ relatif au Participant, ou sur le statut de l'inscription.

Peut-on créer un Automatisme pour déclencher l'envoi des Émargements en cours de Formation (semaine par semaine) ?

Pour le moment, le déclencheur est une date relative à l'Action de Formation : date de début ou de fin de l'ADF, ou du Module, ou du Créneau selon le Modèle d'Email/la cible liée à l'Automatisme.

Peut-on créer des Automatismes pour différentes entreprises clients ? (par exemple, une Entreprise ne souhaite pas que l'on envoie les accès Extranets avant la Formation contrairement aux autres Entreprises)

Actuellement, les Automatismes sont paramétrés au niveau de l'Action de Formation, il n'est donc pas possible d'exclure des Entreprises/Participants/Formateurs des Automatismes. Dans ce cas, il serait plutôt conseillé d'utiliser les Emails programmés.

Lorsqu'un client signe électroniquement un document, cela peut-il déclencher automatiquement l'envoi d'un Email ?

Non, ce n'est pour le moment pas possible, mais cela fait partie des évolutions envisagées à plus long terme.

Si un Modèle d'Email contient une restriction (partiellement présent ou absent), est-il nécessaire de reporter cette restriction dans l'Automatisme ?

Non, le filtre est gardé par défaut sur votre Automatisme, mais vous pouvez le modifier si vous le souhaitez. Ce nouveau filtre viendra alors écraser celui existant sur votre Modèle d'Email.

Peut-on créer un Automatisme avant que tous les Participants soient inscrits à l'Action de Formation ?

Oui, l'Automatisme peut être activé par défaut à la création d'une Action de Formation, mais il déclenchera effectivement un envoi si les conditions sont réunies, même si tous les Participants ne sont pas encore inscrits.

Peut-on configurer l'Automatisme pour éviter qu'il ne déclenche l'envoi d'un Email le dimanche ?

Actuellement, nous ne permettons pas d'enlever les dimanches et jours fériés du calcul lorsque l'on programme un Email pour être envoyé en nombre de jours. N'hésitez pas à nous remonter votre besoin sur le portail utilisateurs 🙌

Doit-on avoir au préalable l'adresse mail de tous les Participants avant la création d'un Automatisme ? Est-il possible d’automatiser l’envoi uniquement aux Participants qui ont une présence totale et dont les adresses email sont enregistrées, en excluant ceux dont l’adresse qui n’est pas renseignée ?

Les Participants n'ayant aucune adresse mail renseignée sur leur Fiche CRM ne seront pas pris en compte dans l'envoi de l'Email. Le filtre de présence totale peut ensuite être paramétré au niveau de votre Modèle d'Email ou au niveau de votre Automatisme.

Si un Automatisme est programmé sur les Questionnaires de Satisfaction à chaud, l'Email est-il envoyé aux personnes ayant déjà répondu au Questionnaire (sans envoi préalable d'Email) ?

En prenant l'exemple du Questionnaire de Satisfaction à chaud, si des réponses ont déjà été renseignées (par le Participant ou par un administrateur) l'Email ne sera pas envoyé aux Participants concernés.

De la même manière, si le Modèle d'Email a déjà été utilisé dans la même ADF pour un envoi, aucun Email ne sera programmé depuis l'Automatisme et ceci peu importe si le Participant a déjà répondu au Questionnaire de Satisfaction à chaud.