Pourquoi mon Automatisme ne déclenche pas l'envoi d'un Email ?

Plusieurs conditions sont à respecter pour qu’un Automatisme soit actif dans votre ADF, il est donc essentiel de vérifier les points ci-dessous qui peuvent influer sur le bon déclenchement de l’envoi de l’Email concerné :

1. L'activation de l'Automatisme

Depuis l'onglet Automatismes de l'ADF, vérifiez que l'Automatisme est bien actif en cochant la case dédiée.

2. L'Étape de l'Action de Formation

Vérifiez dans quelle Étape se trouve votre Action de Formation :

Sur l’interface de modification de l’Automatisme, vérifiez que l’Étape de l’Action de Formation est bien cochée.

3. Le mode d'organisation de l'Action de Formation

Vérifiez le mode d'organisation de votre Action de Formation :

Sur l’interface de modification de l’Automatisme, vérifiez que le mode d'organisation de l'ADF est bien coché.

4. La Catégorie de l'Action de Formation et du Module

Selon le Modèle d'Email à envoyer (par ADF ou par Module), vérifiez la Catégorie de l'ADF ou du Module.

Sur l’interface de modification de l’Automatisme, vérifiez que la Catégorie est bien cochée.

Si aucune Catégorie n'est cochée dans l'Automatisme, vérifiez bien qu'aucune Catégorie n'est renseignée non plus dans l'Action de Formation ou le Module pour que l'Email puisse s'envoyer.

5. La date de déclenchement de l’Automatisme

Le déclenchement automatique de l’envoi d’un Email peut se faire dès lors que la date d'envoi calculée lors de la création de l’Automatisme se trouve dans le futur. Si vous avez par exemple configuré un Automatisme 2 jours avant le début de l’Action de Formation mais que celle-ci a déjà commencé au moment de la création de l’Automatisme, l’Email ne s’enverra pas.

6. L’autorisation de renvoi au destinataire

Pour éviter les envois intempestifs, par défaut, les destinataires ne recevront pas deux fois le même Modèle d'Email depuis un Automatisme. Les destinataires ayant déjà reçu l’Email seront retirés automatiquement de la liste des destinataires pour tout autre envoi dans le même contexte (même Action de Formation, même Module ou même Créneau par exemple).

Vous pouvez cependant forcer le renvoi de l'Email (par exemple pour envoyer plusieurs relances). Pour cela, depuis la configuration du Modèle d’Email utilisé dans l’Automatisme, cochez Autoriser le renvoi de ce Modèle d’email aux destinataires l’ayant déjà reçu, puis sauvegardez.

7. La disponibilité du Questionnaire de Satisfaction

Dans le cas d’un Automatisme lié à un Questionnaire de Satisfaction, vérifiez tout d'abord le délai indiqué dans la configuration du Questionnaire avant de sélectionner un délai lors de la création de l’Automatisme.

En effet, si vous souhaitez déclencher l’envoi automatique du Questionnaire 24h avant la fin de l’Action de Formation mais que le délai configuré est de 3h30 avant la fin du dernier Créneau, le Questionnaire ne pourra donc pas s’envoyer 24h avant la fin comme souhaité.

8. Le sous-centre sur lequel l'Automatisme est accessible

Vérifiez sur quel sous-centre est partagé l’Action de Formation :

Sur l’interface de modification de l’Automatisme, vérifiez que le sous-centre de l’ADF est bien coché.